物品采购管理制度-物品申购、采购、保管流程与表格模板.doc

深圳市掌玩网络技术
规章管理制度
文件名称：
《物品采购管理制度》
文件编号：
ZW-HR-010
版 次：
A-0
生效日期：

签 发：

物品采购管理制度
全文目录
第一章 总则 1
一、目的 1
二、适用范围 2
第二章 采购权限和原则 2
一、使命权限 2
二、采购原则 2
第三章 采购流程 3
一、采购申请 3
二、询价比价议价 4
三、供应商选择 4
四、采购合同签定及采购过程的完成 4
五、验收入库 5
六、对帐付款 5
第四章 物品申领与保管 5
一、物品领用 5
二、物品保管与盘点 5
第五章 附则 6
第六章 流程图与表格模板 7

第一章 总则
一、目的
为强化物品采购管理，规范所有物品采购工作，保证公司经营活动所必需物品的正常继续供应，降低采购成本，特制定本制度。
二、适用范围
公司对外采购相关固定资产、办公用品、劳保用品的采购管理〔以下统称为物品采购〕。

第二章 采购权限和原则
一、使命权限
与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购均由人事行政部负责。其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购。
二、采购原则
1. 询价比价原则
有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2. 一致性原则
采购人员定购的物品必需与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的状况下，采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。
3. 低价搜索原则
采购人员随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4. 清廉原则
自觉维护企业利益，努力提升采购物品质量，降低采购成本。严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。工作认真仔细，
5. 监督问责原则：
1) 采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。
2) 在采购过程中，如果碰到采购商品质量、价格等问题，相关部门均可向采购部门提出异议。
3) 对采购人员在采购过程中发生的违犯清廉制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
第三章 采购流程
一、采购申请
1、与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件〔例如测试手机、机顶盒、手柄、各种产品配件〕等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品〔例如办公设备、电脑、办公文具、劳保等〕的采购均由人事行政部负责。
2、其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购〔例如线上活动活动奖品、研发人员日常使用工具书等〕。
3、物品必需求部门提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、必需求日期、参照价格、用途等，假设涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。
4、请购部门可在提出采购申请前先进行市场调研，给出采购商家或采购价格的建议，采购部门可参照请购部门给出的调研数据进行采购。
5、日常办公文具及劳保用品的采购由人事行政部在每月月底进行统计和收集，次月第一周进行采购。并将此类预算费用在每月月初及时报至财务审核。
二、询价比价议价
每一种物品〔物资〕原则上必需两家以上的供应商进行报价。所有采购务必按低价原则进行采购。但属于独家代理、独家制造、专卖品等则无必需比价议价。
三、供应商选择
1、具有合法经营主体者。
2、品质、交货期、价格、服务等条件优良者。
3、信誉优良者。
4、其他客户认可的供应商。
四、采购合同签定及采购过程的完成
1、所有的采购项目原则上均必需要提供采购合同或交易订单，并附上送货单及采购发票。
2、假设无法提供采购合同和订单的，采购过程必需两个人共同参加完成。，
五、验收入库
当各类物品〔文具、劳保用品除外〕采购完后，必需第一时间办理资产登记。登记项目包括品名、型号、规格、用途、有效期等。并在物品上贴上资产标签以便日常管理。
六、对帐付款
财务依据采购人员提供的资料进行对帐付款
第四章 物品申领与保管
一、物品领用
1、所购买的物品在做好资产登记后便可进行领用。
2、必需要借用物品时必需向人事行政部进行申领并登记，登记内容包括借用物品名称、规格型号、数量、借用时间、借用期限和归还时间。
3、物品用完之后须及时归还于行政人事部，假设已到归还时间还必需继续使用的，必需补办续借手续。
4、行政人事部在物品被借出后应及时跟催物品的归还状况。
5、物品归还时，应及时检查物品是否有所损坏。假设有损坏必需照价或者折价赔偿。
6、日常办公用品及劳保用品的领用〔笔记本、笔、纸巾等〕都必需做好领用登记后方可领用。
二、物品保管与盘点
1、所有按照采购流程采购完成的物品均属于公司资产，都必需按照流程办理资产入库登记和由人事行政部统一保管。
2、行政人事部负责所保管物品的保管和日常借出。
3、人事行政部应定期检查所有资产是否完好，有否损坏或遗失。假设发现物品损坏或遗失，应该及时向总经理报告，并说明原因。
4、人事行政部及财务部于每一季度进行一次所有物品资产的盘点和清理。
5、盘点完毕后，所有的资产状况必需以报表的形式备存并上报总经理审核。
第五章 附则
一、本制度的解释权归人事行政部。
二、 本制度自公布之日起开始执行。
三、 本制度为公司内部管理文件，未通过公司领导批准，任何人不得复印和外传。
四、 制度修改、修订及换版工作须经总经理授权后由人事行政部执行。

第六章 流程图与表格模板

采购流程图
流程
作业要求
记录表单
责任单位/人
采购申请

询价比价议价
验收入库
进度跟催
供应商选择
接收请购单
对帐/整理付款
签订采购合同

1、物资必需求部门依据实际必需要填写请购单
请购单
必需求部门
1、接收已核准的请购单
请购单
采购人员
1、采购人员依申购必需求及采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价
询价记录表
采购人员
依优质低价原则进行选择
询价记录表
必需求部门/采购人员
依据供必需双方确定的条件签订合同(假设无合同，按无合同处理)
采购合同
采购人员
依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理
采购合同
采购人员
按采购必需求进行验收，办理入库手续

必需求部门
财务依据采购人员提供的资料进行对帐付款
送货单
发票
采购人员/会计

请 购 单
申购部门：

年 月 日

序号
名称
规格型号
单位
请购数量
参照价
要求到货日期
用途

请购人： 部门主管确认： 采购经办人： 财务： 核准：

说明：1、签批流程：使用部门请购〔填写品名、规格、参照价、请购数量、要求到货日期、用途等——
部门主管确认——总经理核准——采购
2、采购经办人必需凭核批的请购单及时采购，报销时请购单必需附发票后。

请 购 单
申购部门：

年 月 日

序号
名称
规格型号
单位
请购数量
参照价
要求到货日期
用途

请购人： 部门主管确认： 采购经办人： 财务： 核准：

说明：1、签批流程：使用部门请购〔填写品名、规格、参照价、请购数量、要求到货日期、用途等——
部门主管确认——总经理核准——采购
3、采购经办人必需凭核批的请购单及时采购，报销时请购单必需附发票后。

物品领用表登记表〔适用经用品〕

序号
领用物品名称
规格型号
数量
领用时间
估计归还时间
领用人
归还时是否完好

物品领用表登记表〔适用消耗品〕

序号
领用物品名称
规格型号
数量
领用时间
领用人