公文文件管理制度正式版.doc

公文文件管理制度正式版
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ZD/EG
绿色投资控股企业制度EASTGREEN INVESTMENT HOLDING LIMITED
〔基本管理制度系统〕

文件体系基本管理规定〔草案〕
2021年月日公布 2021 年月日实施起草部门：人力资源部发文部门：人力资源部主要起草人：岳良签发人：
发放围：总部、各项目公司、各项目部密级：部公开▲
文件体系管理基本规定〔草案〕

1.1为强化公司文件体系管理，维护其规性、科学性、稳定性、连续性、强制性、
可行性和普遍适用性，确保公司有效、高速运转，特制定本规定。
1.2本规定中所称文件体系是指由公司红头文件和各种规共同构成的、有一定关
系结构的文件集合。
1.3本规定适应于绿色投资控股〔以下简称集团总部〕及其下属公司〔包涵子公
司、分公司、投资控股公司、已投入商业运营的项目公司，以下简称下属公司〕、各筹建在建工程项目部〔以下简称项目部〕等机构， 1.2中所界定的文件的制订、公布、修改和执行。

2.1文件体系框架如图1所示。文件按发文方式分为两类，即红头文件和规。
红头文件
技术标准
文件体系企业标准〔Q〕管理标准
工作标准
规基本管理制度系统〔01〕
经营企划管理制度系统〔02〕
行政总务管理制度系统〔03〕
企业制度〔ZD〕财务审计管理制度系统〔04〕
人力资源管理制度系统〔05〕
市场营销管理制度系统〔06〕
专业管理制度系统技术研发管理制度系统〔07〕
工程项目管理制度系统〔08〕
运营管理制度系统〔09〕
采购物流管理制度系统〔10〕
其它专业管理制度系统〔11〕
图1 绿色投资控股公司文件体系及分类图
注：〔〕系制度类别
“九种文〞，“九种文〞
包括公司重大的决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函，以及其它确必需以红头形式公布的重要文件。
2.2.1红头文件具有最高的管理效力，集团总部总裁办、人力资源部有权限拟
定和公布以“绿色投资控股〞名义的红头文件，效力围为集团总部和各下属公司、各项目部。
已经注册成立且已投入商业运行的运营类下属公司人事行政管理部门有权限拟订和公布在下属公司围生效的红头文件。
已注册成立的筹建或在建项目公司和未注册的筹建在建工程项目部一般无权限拟订公布红头文件，如必需公布红头文件，由集团总部相关部门拟订公布。其他部门和个人均无权限公布红头文件。
红头文件仅限于公司公布对对外重要的公文和文件：
①公司股东会、董事会、监事会相关的决议性文件；
②公司规章制度和企业标准等重大文件；
③转发上级文件或依据上级文件精神制订的公司文件；
④公布公司体制机构变动或中层以上管理人员任免事项；
⑤公布公司的重大开发、项目、经营管理等工作的决定；
⑥公布有关重大奖惩决定和通报；
⑦其他有关公司的重大事项。
2.2.2红头文件的发文管理部门和编号规则见{附件1}。
2.2.3公布其他一般性决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪
要、函等以及公司部之间的联系文件用公司一般发文格式进行公布。一般发文格式和编号规则见{附件2}。
2.3本规定中所称的规是指用文字、图表形式规定管理活动的容、程序和方法，
包括企业标准和企业制度。
2.3.1企业标准是对企业部与生产技术直接相关的、必需要统一的重复性活动所
作的具体规定，包括技术标准、管理标准和工作标准。
2.3.2企业制度是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能围、责
任权限、业务流程和协调方法所作的规定，包括基本管理制度和专业管
理制度等。
2.3.3基本管理制度是公司根本性、全局性、综合性的管理制度，是公司基本
管理方针的集中反映，包括公司章程、公司治理制度、组织机构管理制
度等。
2.3.4专业管理制度是在基本管理制度的指导下，对公司各项专业管理工作的
围、容、程序、方法等所作的规定，是确保公司组织机构正常运行的必
要条件，包括财务审计管理制度系统、人力资源管理制度系统等。

3.1红头文件、企业标准、公司制度的规、审核、公布、宣扬、归档，由集团公
司总部总裁办和人力资源部按使命划分围分别统一归口管理。凡涉及公司法务、经营管理、行政办公、后勤总务、企划、计划管理以及财务、市场、工程、运营等由总裁办负责归口管理，凡涉及人力资源管理类、人事任免等由人力资源部负责归口管理。
3.2公司红头文件、企业标准、公司制度的审批、用印、监督实施，由公司总裁
办统一归口管理，并负责组织和参加红头文件、企业标准、制度的制订。
3.3各项专业制度的起草、修改、完善、维护由相对应的职能部门负责，必要时
两个以上部门可以联合行文，但部门不宜过多，联合行文应是同级部门。
3.4下属公司可依据集团公司企业制度制订具体的实施细则等文件，另外下属公
司可依据自身特点和实际必需要制订和公布在下属公司围有效的红头文件、企业标准、制度等文件，以上文件的规、审核、公布、宣扬、归档、监督实施由下属公司人事行政管理部门统一归口管理，下属公司的各项专业管理制度由下属公司各相关职能部门负责起草、拟订、修改和完善。
3.5下属公司的红头文件、企业标准、部制度等文件须报集团公司总部总裁办和
人力资源部和相关职能管理部门备案后生效，并接受集团公司总裁办、人力资源部和相应的职能部门业务指导和监督，接受总裁办的行政监督。3.6凡碰到难以确定责任归属的文件，由总裁办负责确定该文件的类型及归口管
理部门。

4.1.1以董事会、监事会、总裁办名义公布的红头文件以及容涉及总裁办使命
围的红头文件由总裁办负责起草。
4.1.2人力资源管理类、人事任免类等其他人事类以公司名义公布的红头文件
以及容涉及公司人力资源部使命围的红头文件由人力资源部负责起草。
4.1.3下属公司围的红头文件由下属公司人事行政管理部门负责起草。
4.1.4各项相关部门负责提供与红头文件相关的具体容和文件材料。

企业标准的起草按相关企业标准的规定执行，由标准涉及的相关部门起草。

草；专业管理制度由相应的职能部门起草。在起草过程中起草部门应当
广泛征询公司领导、相关部门、以及员工的看法和建议。

①地位、作用和意义；
②指导思想、基本原则和实施围；
③制订的依据；
④具体容及实施的步骤、方法和手段；
⑤执行、监督、检查、解释、修订该项制度的部门及其互相关系；
⑥该项制度与其他制度之间的关系；
⑦违反该项制度的处罚办法。

①符合国家方针、政策、法律、法规；
②符合公司实际和领导意图，与公司业已生效的管理制度不相冲突；
③具有针对性、适用性、可操作性、可检查性；
④重点特别，结构严谨，条理清楚，言简意赅，用语、引文准确，标点
符号使用恰当；
⑤以流程图方式表示相关流程和工作程序，在流程图中注明主要控制点、
责任部门及所必需工作时间等。

5.1.1凡必需人力资源部正式公布的红头文件，首先由人力资源部门负责人和部
门主管领导进行初审，初审后依据必需要由文件容涉及的相关部门进行会签，会签后提交公司主管领导复核，复核后提交总裁办审核，审核后由总裁办上报集团总裁批准签发，最后由总裁办在文件落款用印后交人力资源部公布。
5.1.2凡必需总裁办正式公布的红头文件，首先由所在部门负责人进行初审，初
审后依据必需要由总裁办组织文件容涉及的部门进行会签，会签后提交公司主管领导复核，复核后由总裁办上报集团总经理批准签发，最后由总裁办在文件正本落款用印后公布。
5.1.3凡必需下属公司人事行政管理部门正式公布的红头文件，首先由人事行政
负责人进行初审，初审后由文件容涉及的相关部门进行会签，会签后提交下属公司总经理批准签发，批准后上报公司总裁办或人力资源部以及相关职能部门审核备案，经审核备案无异议后由人事行政部门在文件正本用印后公布。
5.1.4起草红头文件的部门必需按要求填写《公文审批表》，随附文件审批件
一同报批，公文审批表格式见{附件3}。

企业标准的审批按相关企业标准的规定执行。

5.3.1初审。凡必需正式公布的企业制度，在送公司领导审批或签发之前，须经
所在部门负责人和部门主管领导进行初审。初审的重点是：把握制度容是否符合国家的方针、政策、法律、法规；提法是否同已出台的有关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，看法是否一致。另外还要检察概念是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规。
5.3.2起草制度的部门必需按要求填写《公文审批表》，附随制度草案由相关部
门负责人和领导签批。
5.3.3会签。起草部门依据制度容必需要，负责组织会签，会签部门由制度容所
涉及的相关部门组成，人力资源部和总裁办参加所有制度会签。
5.3.4复核。制度会签后由起草部门送总裁办或人力资源部〔纸介质和电子文
档各一份〕进行复核。复核的重点是：制度容是否正确全面、审核会签手续是否齐全规、格式、编号是否符合标准、公布围标注是否合理。凡
经复核不合格的，总裁办和人力资源部有权要求起草部门按规定标准进行修改、补充、完善。在复核过程中，总裁办和人力资源部可依据制度具体状况提交公司主管领导或总经理进行复核并完善制度容。
5.3.5讨论公示。制度草案经复核基本成文后，依据文件必需要由总裁办或人力
资源部组织在制度生效围进行讨论或公示，征询员工看法，并组织进行修改和完善。
5.3.6公司在制定、修改或者决定直接涉及员工切身利益的劳作报酬、工作时
间、休息休假、劳作安全卫生、保险福利、职工培训、劳作纪律以及劳作定额管理等规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和看法，与工会或者职工代表平等协商确定。在规定制度实施过程中，工会或者职工代表认为公司的规章制度不适当的，有权向公司提出，通过协商做出修改完善，公司直接涉及劳作者切身利益的规章制度应当在单位公示，或者发给员工本人。
5.3.7审批和签发。制度草案讨论公示结束，由发文部门制作制度正本并送总
裁办审核，由总裁办送交有关公司领导审批和签发。公司基本管理制度和重要制度，经主管领导、总经理审核批准后交董事长签发；专业管理制度由主管领导审核后交总经理审批并签发。制度正本经有效签发后由总裁办用印并转交发文部门组织公布。
5.3.8下属公司制定的企业制度参照以上审批程序，由人事行政管理部门具体
实施制度的审批过程。
5.3.9下属公司制度首先由起草部门负责人初审，由相关主管领导进行复核，
容涉及公司总部相关职能管理部门管辖围的制度还必需要报公司总部职能部门复核，复核后由文件容涉及的相关部门进行会签，必需要进行讨论和公示的制度由人事行政管理部门组织实施。制度经讨论公示后由人事行政部门提交下属公司总经理批准签发，批准后由人事行政管理部门上报集团公司总总裁办、人力资源部以及相关职能部门审核备案，审核备案后由人事行政管理部门在制度落款用印后组织公布。

6.1.1红头文件的公布围和密级由发文部门依据文件容进行确定。
6.1.2公司总部所有红头文件由总裁办按发文类别进行分类编号，红头文件模
板和编号办法参见{附件1}。

公布。

企业标准的发文规按相关企业标准的规定执行。

6.3.1企业制度的公布围由起草单位依据实际必需要确定，并在《发文审批表》
上具体填写。公布形式有两种：纸介质及网络电子介质。公布和传阅权
限由制度起草部门提出，总裁办确认。
6.3.2企业制度由发文部门按公布围具体实施，由收文单位相关人员在《文件
签收表》上签名，以示收文。
6.3.3企业制度的格式为：正式制度包括编号、类别、标题、正文、制订机关、
成文日期、生效日期、适应围等；纸介质的统一用A4复印纸印刷，同时
保留同样格式电子文档；标题为三号黑体并加黑，正文为小四号宋体；
边距为上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米；字间
距为标准距离，行距为1.5倍。具体格式模板参见{附件4}。
6.3.4所有制度均由总裁办进行分类编号，编号办法见图1及附件6。
6.3.5企业制度的校对由起草或发文单位负责。
6.3.6下属公司企业制度的印制、分发由下属公司人事行政管理部门负责。7．附则
本规定的解释权和修订权属于人力资源部，自公布之日起实施。
8．附件
附件1红头文件模板和编号说明
附件2 公司信笺发文模板和编号规则。
附件3 公文审批单
附件4公司制度模板
附件5公司制度出台流程图
附件6 制度编号说明附件7 文件签收表