采购部规范管理工作手册-采购部各岗位标准流程与职责.docx

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采购部标准化管理手册
一、采购部各岗位服务标准流程
〔一〕物资进出库管理流程
〔1〕仓库管理人员对进库物资，填写《商品、物料进库验收单》，核对商品、物料的规格、数量、质量相符后签发验收单。
〔2〕仓库人员发现质量要求及规格、数量与发票或采购、业务部门的要求不相符的商品，有权拒绝进库，并及时向业务部门、采购部报告。
〔3〕物资出库，要求办理出库手续，凭《出库单》与《领料单》或《调拔单》，验收规格与数量，有关领导签字后，给予发货。
〔4〕库房对任何部门均应按正式出库单发货，严禁先出货后补手续的做法。
〔5〕为确保仓库安全，保管员必需在仓库办公地方发货，领用人未通过同意不得进入库房。
〔6〕由提货方点验离开后发生的短缺，由提货方自负，仓库不负补偿责任，仓库应挂有显然标示牌。
〔二〕物资采购管理流程
〔1〕了解各部门使用各类物资的状况，编制物资年度使用量与月度使用量计划，交采购部。
〔2〕充分掌握市场信息，收集市场物资状况，猜测市场供应变化，为酒店物资采购提出合理化建议。
〔3〕由采购部依据物资的库存状况制定实际采购计划，交分管经理审批，同意后交采购部进行采购。
〔4〕签订合同，必需注明供货品种、规格、质量、价格、交货时闻、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。
〔5〕严把质量关，认真检查物资质量，力求价格低廉，供货及时。
〔6〕及时与库房联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量，避免盲目采购造成积压浪费。
〔三〕仓库领料流程
〔1〕各部门填写领料、领物单时要字迹清楚，不得涂改，否则做废票处理。
〔2〕领料、领物单必需经部门领导签字方可生效。
〔3〕如遇特别状况急必需领取物品，必需由部门经理 通知采购部管理员以上的负责人，经同意后由领货人签写借条，向仓库领货，并在次日补办领料手续。
〔4〕所领物品要当面点清，严禁私拿仓库物品和私吃仓库食品。
〔5〕夜间无特别状况，不得开仓库发货。
〔四〕物品管理流程
〔1〕在每月初及月末对各部门所有物品进行登记、盘点。物品登记和清查时，须有办公室相关人员及登记部门物品负责人双方在场。
〔2〕各部门所必需物品应于月初列出清单交至办公室，由办公室统一申请；办公室领取后分发至各部门，并明确记录各部门所领物品。
〔3〕物品清查时，办公室以及各部门人员应核实所有物品的实际数量、耗用状况。各部门对已耗用的物品应能具体阐明其用途，给予合理解释，清查人员做好具体记录，如发现物品使用有不符合实情时应及时汇报。
〔4〕借用物品时，必需首先经办公室物品管理负责人同意后方可借用；借用人须为各部门主管，或具有各部门主管证实的人员。
〔5〕借用物品时须在《物品借还登记表》上签借用人的姓名、所属部门、所借物品名称及数量、借用时问。归还物品应在期限内；如必需续借，应在归还期限前办理续借手续；归还期限一到，如所借物品尚未归还，物品管理人员有权去催促催还，各部门应配合其工作。
〔6〕借条上应加盖公章，由部门负责人签名同意后，方可借用。使用时应妥善保管，如有损坏按价赔偿。
〔7〕所有大件公用物品在一按时间由办公室统一收回，盘点并集中保管。如有所必需，及时补充，以确保日后工作的顺利进行。
二、采购部各岗位使命标准
〔一〕采购部经理岗位使命
〔1〕主持采购部全面工作，执行总经理(或财务部总监)的指令，执行国家的有关法律规定，依据董事会的工作安排，提出并执行酒店的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。
〔2〕调查研究酒店各部门物资必需求及消耗状况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化状况，了解酒店内各种物资的供必需状况。
〔3〕负责制定采购方针、策略、制度及采购工作的程序与标准，经管理当局批准后，确保落实执行。
〔4〕依据酒店经营目标，掌握酒店经营的物质必需求，选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商，确定供求关系；负责与厂商进行重要的业务谈判，签订有关合同报上级审批；检察所有货合同及其它业务合约等文件。
〔5〕负责组织市场调查研究，及时提供市场信息和采购政策，按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支，降低成本。
〔6〕监督参加大批量商品的订货业务洽谈，认真督察各采购员的采购进度及价格控制，并督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作，确保物品的质量。
〔7〕督导部门员工执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的状况，及时处理发现的问题。
〔8〕协调与政府有关部门的关系，学习国家经济、海关、检疫卫生等法律法规，并督导采购人员在从事采购业务活动中，遵纪遵守法律讲信誉。
〔9〕负责部门员工工作安排、考勤，制订并执行培训计划，组织学习业务、法律、卫生检疫等方面的知识，定期考核评估员工，向上级提出对员工的奖惩建议。
〔10〕在部门例会上，定期总结采购落实状况，每月初将上月的采购状况逐项列出报表，呈报酒店总经理财务部经理，以便上级领导掌握酒店的所有采购项目。
〔11〕审批所有采购宴请单，订货单、协调与各部门之间的关系，向各部门提出降低成本的建议；对必需要采购固定资产设备，提出原有设备修复的可能性。
〔二〕采购部主管岗位使命
〔1〕依据采购部经理的要求，整理有关资料，提出看法和建议，并主持采购部各项工作，提出酒店物资采购计划。
〔2〕调查研究酒店各部门物资必需求及消耗状况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化状况，指导并监督员工展开业务。
〔3〕全面负责对外采购业务，安排采购人员的日常采购工作。
〔4〕审核年度各部门的采购计划，统筹策划和确定采购内容。
〔5〕负责协助经理与供货商洽谈供货合同，组织对供应商的评估工作，确保供应商费用等指标的完成，审核商品采购合同和促销协议。
〔6〕负责采购人员的工作安排、任务分配和培训考核，监督采购员的订货工作，确保分店和配送中心有充足的库存，同时确保较高的商品周转。
〔7〕按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽可能减少开支。
〔三〕采购员岗位使命
〔1〕严格执行酒店采购管理规定和实施细则，在接到采购任务单后，明确购货具体要求，做到及时采购，确保供应。
〔2〕按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货(价)比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。
〔3〕了解和掌握一线商品供货信息，对酒店采购策略、产品原料结构调整改善及新产品开发提出参照看法，并负责办理物料验收、运输入库、盘点交接等手续。
〔4〕负责与客户签订采购合同，催促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款项，发生问题及时向上级报告，坚持与各供货单位的关系。
〔5〕采购过程中，遵守财务制度，以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪。
〔6〕严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场(委托)检验，做到进货环节少，质量优等，价格合理。
〔7〕填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。
〔8〕完成采购部主管临时交办的其他任务。
〔四〕仓库保管员岗位使命
〔1〕负责保管和收发所有的物资，严格检察各部门的物资领用计划表，核对规格、数量与库存后，将缺口物品报采购部主管。
〔2〕按照采购单内容，依据产品的型号、规格、数量等分类别存放，办理验收手续。
〔3〕严格执行物资管理制度，强化对库存物品的管理、检查，把防火、防盗、防蛀、防霉烂等措施落在实处，确保库存物资的完好无损和合理存放物品。
〔4〕按生产营销部的生产计划，做好备料工作，及时催促采购员按时入库，碰到无法解决的问题要上报。
〔5〕做好月末盘点工作，编制库存报表。
〔6〕协助采购部经理，跟踪和催收应到而未到的物品。
〔7〕严格遵守工作场所管理要求，做好仓库卫生工作。
〔8〕服从分配，按时完成领导指派的其他工作。
〔五〕物资管理员岗位使命
〔1〕负责落实酒店物资的购置、管理工作，按规定将所购物资及时登记入帐入库。
〔2〕每月抽检各部门物品的出、入库消耗状况做到物尽其用。
〔3〕妥善保管库存物资，做到勤清查、勤核对，确保物资部库房的物品与帐面相符，确保财产物资的安全完整，因违犯管理制度而造成的损失，由责任人负责赔偿。
〔4〕定期抽检一个部门，并将所查结果报部门经理和采购经理，对财产物资的提出购置建议。
〔5〕定期向领导汇报财产物资的购置、消耗和实存状况，认真总结经验，切实管好用好各项财产物资。
〔六〕采购部司机岗位使命
〔1〕遵守酒店纪律和规矩，自觉遵守交通规则，按操作规程驾车，不得玩忽职守。
〔2〕严格遵守有关车辆保养规定，爱护车辆。
〔3〕为确保行车安全，必需天天检查车况，发现险情，及时报告领导，并提出处理看法。
〔4〕认真填写行车记录。
〔5〕严守机密，具有优良的职业道德。
〔6〕确保采购部外出用车，不得私自出车。
〔7〕及时向领导提供检车、检证、养路费等状况。
〔8〕按时完成领导交办的临时性工作。
三、采购部各岗位常用记录表格
1、采购申请单

表7-1 采购申请单
采购物资名称
采购数量
采购时间
采购人

2、物资领用汇总表

表7-2 物资领用汇总表
物资名称
数量
领用部门
领用日期〔年月日〕
领用者签名

3、物资验收单

表7-3 物资验收单
品 名
规 格
单 价
用 途

4、物资入库单

表7-4 物资入库单
编号
科 目
进货价格
零售价格
含税进销差价
品 名
单位
数量
单价
商品进价
进项税
价税合计
单价
金额
金 额

人民币〔大写〕

收货单位

主管： 保管： 物价： 制表：
注：第一、二联营业组留存，第三联供货结算联，第四联会计记帐联，第五联仓库留存。

5、物资盘存表

表7-5 物资盘存表
物 资
单位
帐面数量
盘点数量
盘 盈
盘 亏
备 注
名 称
规格
编号
数量
金额
数量
金额

小 计

会计： 主管： 核对： 填表：

6、物资发出月报表

表7-6 物资发出月报表 年 月
编 号
品 名
单 位
数 量
零售单价
金 额
十
万
千
百
十
元
角
分

备注

付货人： 收货人：
注：第一联他库留存，第二联会计记帐，第三联营业组留存。

7、物资退货登记表

表7-7 物资退货登记表
厂商： 编号： 日期：
物资编号
名 称
数 量
备 注
签 章

退货理由

主管： 填表：