《高效会议管理技巧》分享.doc

《高效会议管理技巧》分享
《高效会议管理技巧》分享一、会议的种类

二、会议效率不高的原因及具体表现

三、预防性管理

四、高效会议的八大特征

1．会议时间安排的规范
◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混
乱，还必需一段时间才干进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。
◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最合适进行一对一的会谈，同样也
是进行业务会谈的最正确时机。
◆上午10-12点或下午1-3点之间，最合适调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、
新方法。
◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上
回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。
2．会议规范本身
会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：
◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。
◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
◆所有与会者都要准备在会上发言。
◆准时开始，准时结束。
◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。
◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，必需特别注意。
◆看法不同是好事，议论才干面面俱到，甚至有人扮“黑脸〞。
◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。
◆所有与会者应承当起对会议质量进行反馈的使命。
◆必要时请第三方监控，以确保会议质量。
3．固定的会议流程规范

五、开会前的准备工作
1．无必需开会的“五个如果〞

图3-1 不必需开会的“五个如果〞
◆如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无必需
举行会议，例如写纸条、打 或发邮件等。
◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，关于一些问题的解决具有经济实
用的优势。
◆如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长期的所谓会议。
首先，因为他人的参加可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无必需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人看法，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。
◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取
某些会议的发生，因为长此以往公司必定会不堪重负、得不偿失。
2．必需开会的“五个如果〞

图3-2 必需开会的“五个如果〞
◆“听取部门汇报工作〞最好采纳会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。按时
交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风尚，使公司内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。
◆表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采纳会议的形式表扬
或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工〞可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警悟员工，避免同类事情再度发生。
◆当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采纳邮件或者其他书
面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才干促进协作，从而确保任务的及时完成。
六、准备工作的作用
1)1H 5W

图3-3 1H 5W
1H 5W是指会议准备工作必需要特别注意的6个方面，用英文缩写表示为1H 5W。

2)特别提醒
依据统计调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参加。当然，会议的合适人数应该依据会议的议题、重要性具体决定。
3) 会议准备工作核对单
会议的具体准备工作相当于会议的硬件，因此必需要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议成功的有效确保。

4) 主持人的准备工作
① 主持人的4个准备工作

② SWOT 分析

图3-4 SWOT 分析
SWOT 是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S 〞和“W 〞代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O 〞和“T 〞则是指你所进行的这次会议主持工作对你四周的环境〔也包括你自身〕可能带来的机会或是威胁。七、成功会议的五种策略
1)如何做开场白

2)如何达成决议——决策方式
彼德·德鲁克决议法：彼德·德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。

3)4种群体决策

4)4种团队决策法

5)如何圆满结束会议

八、会议中的沟通与反馈技巧
1)3种沟通图画
1．沟通漏斗

图5-1 沟通漏斗
这样的漏斗现象时随时刻发生在我们四周，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。
2．沟通金三角

图5-2 沟通金三角
沟通金三角反映的是一种换位思索的思维模式。只有开会沟通的双方采纳换位思索的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方合计，才干真正体会彼此的意思，也才干实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思索。
3．沟通的冰山模式

图5-3 沟通的冰山模式
沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时，谈的是同一个话题，但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整个冰山体积的5%～20%，隐含在水面以下的冰山体积，即对方真正想说却没说出的内容则占到80%～95%。
2)有效沟通原则

3)造成沟通困难的因素

4)如何建立信任

九、会议中的反馈技巧
1)反馈的两种方式

2)反馈的两种类型

图5-4 反馈的两种类型
◆正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈
一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、常常、逐渐减少。
◆建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，
又不能伤害别人的自尊。
下面介绍2种效果较好的建设性反馈：

3)反馈时的特征4)如何接受反馈

十、主持人的会议管理技巧

1)倾听的技巧
1．倾听的礼节

2．倾听的具体方法

3．倾听的误区
倾听容易陷入以下误区，一定要分外注意：

4．“倾听〞小总结

如果用两句日常用语来总结倾听的技巧，那你可以常常使用“我也有相同的经历〞“如果是我的话〞这两句话进入倾听状态，同时也能使会谈者充分感受到你正在倾听。其实，这两句话的作用在于它可以使你置身于一种既合适表达自己感受，又能与别人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会议主持中游刃有余。
2)会议中的说话技巧

会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧：
◆展示。即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。
◆探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同看法，这时候主持人要用一些经典的探询式问
话来了解与会者的看法，例如：“后来呢？〞“那结果怎么样呢？〞“那你到底什么意思呢？〞“你能再给我们讲清楚一点吗？〞
◆评论。与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论，如“我明白你的
意思了〞“我认为问题是.......〞这样两者的沟通就可以顺畅进行了。
◆建立。评论之后必需要采纳“建立〞的说话技巧。“建立〞就像搭积木一样，是指主持人将与会者表
达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立〞常常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？〞“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？〞“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？〞
◆测试理解状况。在会议中总有一些人表示反对看法，关于这些反对看法作为主持人的你可能没听明
白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采纳“测试〞的问话方式，来测试一下大家的理解状况。例如“刚刚这位先生的发言大家都清楚了吗？〞或者说“您刚刚是说的这个意思，我理解对了吗？〞这就是测试的说话方式，用其来确保大家真正弄懂一些看法的实际含义。
◆总结。在测试完理解状况之后，就必需要总结，即把大家的看法集中，例如：“刚刚大家讨论非常好，
我来总结一下你们说的是一、二、三……〞。
◆排除与引进。排除是指拒绝某些与会者持续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人
碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外，马上其排除〞。“排除〞
的具体方法是：“您这个观点太好了，那么您对下一个问题怎么看？〞或是“你这个问题回答得非常好，您旁边那位有什么见解呀？后边那位有什么见解呀？〞用这种问话可以达到一举两得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。这其二“把别人带进来〞就是所谓的“引进〞。简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说话技巧，这两种技巧通常是连用的。
◆就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到
一按时间时，主持人就要依据实际状况说：“好，这个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们马上转入第三步的程序〞、“我们讨论这几个方案到底哪个适用？〞。
十一、如何对待会议中的意外状况1)与“Cicada蝉〞相遇

2)与“Shark 鲨鱼〞相遇

3)与“Donkey驴〞相遇

4)遭遇“Rabbit Tracking兔子般追踪〞5)与“Crab 螃蟹〔跑题者〕〞相遇

十二、主持人与参会者的守则与责任
1)主持人的守则与责任
1．具体的守则与责任

2．主持人作为矛盾调停者的失败表现

2)参会者的守则与责任
1．参会者10大守则

2．参会者的责任
表8-1 参会者责任一览表

3)如何处理会议中的冲突

十三、会议记录
1)会议记录者的功能

会议记录者主要有4种功能。
◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。
◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所制定的程序。
这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所制定的程序，可以起到“和事佬〞的作用。
◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书或一般的
文员去做会议记录，现在则流行指派那些有潜力做主持人的员工去做这项工作。因为这样做可以帮助公司培养后备人才(这里专指那些将来可以去做主持人的人才)。而且，在这个问题上，主张要由不同的员工轮换担任会议记录者，而不是由固定的部门秘书来专职担任，因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人。
◆观察预防功能。会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者
可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些状况做好相关纪录，以此来提醒主持人。当然，最主要的观察预防功能体现在他可以警悟主持人避免走入以下3大会议误区：
第一误区社会性懈怠
社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会议为例，许多会议决议的产生通常都要使用“全体通过〞这个名词，其实这个名词代表的意义并不是真正的全体看法一致，而是一种群体性的漠视结果。大多数人关于主持人或发言者提出的问题不感兴趣或是不予理睬，听之任之，从始至终好像是在一种参会状态，实际是处在一种参加的假象中。
关于这种会议误区，身在其中的主持人和对答者均不易察觉，只有站在第三者角度上的会议记录者可以清楚看到，因此，它可以针对此种状况适时做出提醒，避免会议作出少数人的决议，从而失去了开会的真正价值。
第二误区从众心理
从众心理就是大家都用一种声音说话。参会者之所以会用一种声音说话，不是因为站在真理的角度上，而主要是因为规范性的从众压力。例如某个小团体或是很有权威的某个人的影响力很强，他们的想法因为他们的影响力而对很多个体产生一种强大的压迫力，迫使许多个体同意其决策。
这种误区也必需要类似会议记录者这样的第三者来观察发现，并帮助大家及时预防。
第三误区团体极化
团体极化指的是会议的讨论有时会趋于极端化，或者极好或者极坏。无论是哪种状况，都不利于形成客观的决议。
会议记录者的客观态度能够帮助克服这种误区。
2)谁能胜任会议记录者

3)对会议记录的10大建议
1.重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。
2.除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的具体发言内容，可能毫无用武之
地。
3.大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与
会者轮换担任。
4.会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。
5.会议记录者的责任还包括：
要及时指出令人疑惑的发言，请该发言人解释清楚。
适时做总结，协助讨论进行。
向与会者确认各议案的排序是否无误。
6.会议记录内容包涵：
讨论过程中所达成的各种共识〔要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误〕
有哪些证据支持次议案的通过，及反对看法如何
分派工作的具体情形及完成日期。
7.会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。
8.会议记录应有组织地整理如下：
标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。
使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点
工作分派情形及完成日期记录无误。
通过此决议的评估标准〔如有必要〕。
9.会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。
10.将此份会议记录发送给与会者。
十四、团队会议的误区
会议记录者除了记录会议的内容外，还必需负责监督整个会议的过程，确保会议决策的正确性和规范性。
团队会议的误区主要有以下三点：
1：社会性懈怠
2：团队思维
3：团队极化
团队思维产生的原因有：
1：达成一致的时候，没有合计所有的信息；
2：可能是团队有很强的凝集力和特别强的领导，他占主导地位，逼着大家都往一个方向思索；
3：更重要的是来自规范性的从众压力，使得学员不得不同意最终的决策，而不是内心的。
在会议结束之前，主席发言5到7分钟总结之后，会议记录者发给参会人会议评估单，评估这个会质量的好与坏。
例如会议核对单的条款如下：
1：你认为这会议有必要吗？
2：你认为你作为参会者，你的出席有必要吗？
评价会议好坏的标准：
1：主持人准备了议程没有？请大家评议一下。
2：开会的目的清楚吗？
3：会议记录者有没有？
4：会议议程照章进行了吗？
5：是否适时整合了与会者的看法呢？
6：工作分配是否得当呢？
十五、会后跟进
1)作为参会者的会后跟进人们会以时间紧，任务急为借口，会后不再合计开会过程中的各种情形，关于那些认为与自己无关的会议则更是如此。其实，会后的回忆能帮助自己反思并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，这是一种优良的习惯。
2)作为主持人的会后跟进

3)自我评定

4)怎样提升下次会议的质量
1)只有必要时才开会。
2)召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。
3)制订出色的会议议程并事先分发。
4)时间是宝贵的，开会是要花钱的;准时开会，才干准时结束。
5)常常加以归纳,有意识地把握会议的方向。
6)注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。
7)会议记录应阐明最后的结论。
8)会议成功只有用结果来衡量。
9)注重结果，但更强调实施所有的决定。
10)作为主持人，要劝阻冗长的发言,激励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。
5)关于习惯