档案文件材料归档制度.docx

档案文件材料归档制度
1）归档范围
凡是本物业管理管理处工作活动中获得及办理完毕的具有保存价值的各种载体材料（包括图样、照片、软件、软盘、光盘、录音带、录像带、报表、实物、收发文件等）均属归档范围。
（1）会议类
与甲方召开的会议记录、本公司会议、各部门及其他物业管理工作会议记录和会议材料。
党委、团委、工会会议材料。
上级机关召开的需要贯彻执行的会议材料。
（2）文件类
接管移交资料。
与甲方、施工单位、政府相关部门的往来函文。
工作过程中获得的与基地物业管理相关的各种文件、资料。
各部室的工作计划、总结、交接班记录、项目故障与维修、保养记录等工作过程中形成的记录。
实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等各种物业管理工作记录。
处理甲方、工作人员各种来信、来访意见中形成的文件材料。
本管理处有关单位签订的各种合同、协议书、意见书等材料。
总公司收文、发文。
本公司编印的情况反映、简报、大事记等。
本管理处员工、党员、团员花名册、各类学历及资格证书复印件，员工调进出介绍信存根，工资转移存根，职称文件。
各项普查工作中形成的文件材料。
本管理处各类评优等文件材料。
本管理处的其他收文。
（3 ）报表、账薄、凭证类党员统计报表。
企业综合年报、统计报表。
物业管理公司情况统计报表。
工会、出纳形成的报表、凭证、账薄等。
（4）声像类（包括照片、录像带、录音带、软盘、软件、光盘、实物等）本管理处参加有关重要庆祝活动的声像材料。
本管理处举行的重要会议、庆祝活动的声像材料。
上级机关领导检查和视察本管理处工作中形成的声像材料。
甲方需我管理处留存的声像材料。
工伤（亡）事故调查中形成的声像材料。
一些具有教育意义和保存价值的声像材料。
（5）资料类：
采购方编印的简介、宣传资料、报刊。
上级及相关单位编印的与本管理处工作有关的文件汇编。
本管理处自行编印的年鉴、统计资料、报刊等。
有保存价值的其他资料。
2）不需归档文件范围
（1）需随时查阅重要文件，放在相关部门，在不需使用时再归档。
（2）文件形成过程中的修改稿。
（3）部门文件及部门主持召开会议中形成的交流性文件材料。
3）归档要求
（1）归档文件材料，应按照文书书写要求，底稿字迹清楚，长久保存资料用钢笔书写，禁用圆珠笔及铅笔。
（2）归档文件应齐全、完整，正文、底稿、附件均应齐全。
（3）传真件应复印一份后与原件一起归档。
（4）会计凭证、账薄应由财务人员装订成册，编号后按总公司财务相关制度归档。
（5）声像材料移交时应注明时间、地点、人物、内容及其他文字说明。
4）归档时间
文书档案在次年4月底以前归档。会议材料在会议结束后1个月内归档。财务档案在财务部门保存一年后归档。科技档案于工程项目结束后归档。其他门类和载体的特殊档案可随时归档。
5）归档督查
档案室在每年第一季度将需定时归档的文件材料抄告各有关部门，用以督促检查归档情况，部门在完成文件材料清理归档后，由部门负责人在抄告单上签字后整体移交档案管理员，如有特殊情况不能归档时，部门负责人应注明其原因
。
6）档案借阅制度
（1）凡本管理处职工均可借阅本业务范围内的一般档案、资料，借阅本业务范围内的绝密档案资料，需管理处主任签字，如因工作需要借阅其他处室的档案资料，须经该部门部长批准。
（2）借阅密级文件及公司办公会议记录，必须经管理处主任批准。
（3）外单位人员借阅档案资料，凭该单位介绍信，经管理处主任批准方可借阅。绝密文件、资料经总公司领导批准。
（4）借阅档案期限一般不超过一个月。机密、绝密档案一般不得借出，如因工作需要借出，需经管理处主任领导批准，期限不超过一星期。因工作需要延期应再办续借手续。
（5）甲方因工作需要在检查本公司工作时，各类工作记录应无条件供查检阅。
（6）借阅者对所借档案资料应负责保密，不得私自转借、拆卷、复印、摘录。不得在文件资料上圈点、划线、加字、删改。
（7）机密、绝密文件不得复印，一般文件资料如因工作需要复印，须经有关部门部长批准。
（8）因公出差不得携带机密、绝密文件、资料。
（9）如丢失文件应立即向有关部门报告，写明原因，经管理处主任审批，
放入卷存查，并按情节轻重作出处理。
（10）档案借出和归还时，双方应当面点清，办好借、销登记手续。档案归还时应进行检查，发现问题及时追查原因和责任。并向管理处主任汇报。
7）档案库房管理制度
（1）档案库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，不断完善防有害生物、防尘、防火、防盗、防有害气体等防护设施，做好照明和档案保管状况检查等方面的工作。
（2）库房柜架要排放整齐，保持一定的距离，便于通风。
（3）每周监测库房温湿度，并做好记录，库房温湿度过高时，应采取必要措施。
（4）非工作人员未经允许，不得进入库房。出入库房必须随手关门，下班前要检查门窗关闭情况，以确保库房安全整洁。
（5）库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆物品和其他杂物。
（6）档案管理人员应注意预防因电造成的灾害，每天下班前应检查电线开关、电器等。
（7）经常打扫库房卫生，保持库房整洁。
（8）定时检查虫霉，发现问题及时处理。
（9）为便于保管人员切实掌握档案的存放情况，每年库房必须建立档案存放指南。
8）档案室保密制度
（1）档案工作人员必须认真学习宣传、贯彻执行《国家机关工作人员保密守则》，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
（2）凡利用保密档案资料人员必须严格遵守公司会制定的有关保密规定。
（3）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经有关领导批准。
（4）外单位查阅、借阅有密级档案，须经管理处主任批准方可提供。
（5）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。
（6）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内
容，不得将保密档案带出室外和借给他人。
（7）凡保密档案的销毁，必须填写销毁清单，经总公司领导和管理处主任审核批准，并由两人以上负责监销。
9）档案鉴定销毁制度
（1）档案鉴定销毁工作应在管理处主任的领导下，由档案资料员会同有关部门共同进行。
（2）档案的鉴定必须依据上级有关规定，按照文件的内容及保管期限进行鉴定，保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的原则是：
对本公司具有长远利用价值的档案永久保存。
在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
凡介于两种保管期限之间的档案，应掌握保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽；本公司文件从宽，外单位文件从严。
（3）公司的档案鉴定销毁工作，分为二种形式进行：
档案室鉴定。
在公司文件归档时，由档案员鉴定，剔除一部分没有保存价值的文件，即“不需归档文件”，由档案员登记造册保存一年后，经管理处主任批准后方可销毁。
档案鉴定小组鉴定。
对已超过保管期限的档案，档案员提申请，由管理处主任助理、档案员、有关部门人员组成档案鉴定小组对过期档案进行鉴定。
经过鉴定，对超过保管期限或已失去保存价值的档案，应剔出销毁。由档案人员造具销毁清册，提出销毁报告，报请管理处主任审批后方可执行销毁。
（4）销毁档案时必须严格执行保密制度，指定两名以上工作人员监销。并在销毁单上签字。档案销毁清单须保存备查。
10）档案管理运作环节
（1）资料的收集
1.1设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，对所有档案资料进行严格管理。
1.2资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。
（2）资料分类整理
收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。
（3）资料归档管理
3.1归档就是按照资料本身的内在联系规律进行科学地分类与保存。根据实际需要，**县政务服务中心物业服务采购项目的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案卷组按不同业务性质、编号进行造册、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。
3.2档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须经管理处主任同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。
3.3档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质
（4）档案的运用
采用先进的检索软件，建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值
。
4.1外部网：与广大使用人进行联网，所有管理资料如：装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查。
4.2内部网：管理处内部各室联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理分层使用。