工厂采购管理制度-采购文件制定规范-备品备件采购流程.doc

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1 目的
规范采购工作，确保工厂采购符合规定要求，及时满足公司的必需求。
2 适用范围
本程序适用于本工厂使命范围内采购的工作。
3 使命
供应配送采购部负责本程序的制订、修改，及深圳工厂的备品备件的采购工作；
公司总部采购负责工厂原辅材料、投资类资产以及大宗备件类采购；
制造部等使用部门负责制定《采购申请单》并提交审批后，录入SAP系统中完成PR，及所采购物品的质量验收工作；
供应配送部仓储负责到货数量、铭牌所注规格型号和包装质量的验收工作，以及物料入库、完成SAP系统中的收货、保管和发放工作；
财务部负责付款审批及付款工作。
4 采购文件的制定和管理
4.1 采购文件
4.1.1 采购文件包括：《采购申请单》、图纸、技术规范文件、《报价单》、《合同》、《采购订单》、供应商资料和供应商评估资料等；
4.1.2 供应配送部采购应对各采购文件进行规范整理，并存档三年以上；
4.2 《采购申请单》、图纸、技术规范及质量检验标准的制定；
4.2.1 《采购申请单》、图纸和技术规范由使用部门提出，这部分文件要求做到准确完整、简单明了，《采购申请单》必需经使用部门工程师以上人员提出，经部门经理及工厂总监审批后才成为有效文件，同时使用部门将所采购物品录入SAP系统完成PR；质量检验标准参照有关国标或企业标准，特别件或加工件依据使用部门提出的要求(如:图纸) 验收；
4.3 合同的制定及更改
状况与供应商洽谈长期或一次性的合同，并按照公司有关合同的审批流程制定和审批《合同》；
4.3.2 合同经供必需双方法人代表或授权代表签名盖章后生效。生效的合同原件交财务部储存，采购部储存合同的复印件；
4.3.3 合同的更改，按照公司有关合同的审批规定进行更改合同；
4.3.4 依据SAP系统形成的PR，采购部或工厂供应配送部及时在SAP系统中完成《采购订单》〔PO〕；
4.3.5《采购订单》审批后，采购部打印签字后发给供应商订货及送货；
4.3.6供应商收到《采购订单》后，必需确认并回传给采购部；
4.4 供应商资料收集以及供应商评估资料的建立；
4.4.1 供应商的信息资料由采购部负责收集、整理和归档；
4.4.2 由公司总部负责采购的供应商评估由总部采购部和各使用部门共同完成，评估最终结果由采购总部完成，并反馈给各使用部门；工厂采购部负责采购的供应商，如必需要评估，由工厂采购部和相关部门共同完成。
5 备品备件采购流程
5.1 供应配送采购部在SAP系统中接到有效的《采购申请单》〔PR〕等文件后，依据所必需备品备件品种，推断是否有现成的签订长期合同供应商；
5.1.1如果有，则依据质量、价格、服务和供货时间等因素，从该类供应商中选择合适的供应商购买；
5.1.2如果没有，寻找供应商，进行质量、价格、供货时间和服务等方面比较，并确定价格、付款方式、供货期等，选定合适的供应商购买；
5.2 如果采购部采购的物品在供货时间、价格超出了使用部门的要求，或者是在采购物品的品牌、规格型号或技术性能与原使用部门提出的有出入，采购部应及时反馈到使用部门负责人，经其确认后方可订货采购，并及时通知供应配送部仓储，告之变更状况以便收货；
5.2.1 供货时间:采购部在收到有效的采购文件之日起,通用型国产备件到货期在20天内;进口备件到货期在120天内;少数特别备件到货期依据市场报价另行通知使用部门；
5.3 采购部向未签订长期合同供应商采购时，单次采购金额大于或等于10000元人民币，原则上必需先签订合同，再采购；
5.4 采购专业性较强的备件时，例如：加工备件、修理备件等，由使用部门自行联系和采购，但单次采购金额大于或等于10000元人民币时，使用部门必需签订合同并会知采购部；
5.5 原则上，无采购申请单采购员不得进行采购。但在紧急状况下的紧急采购，使用部门必需经理以上人员可以先向采购部口头申请,采购员视状况进行采购，但使用部门须在5个工作日内补上《采购申请单》并在SAP中形成PR。该类物品在到货之前，由采购部或使用部门通知物料部门收货，如果物料部门在没有接到任何通知收到该类物品时，应及时与采购部联系，以便正确处理，以免影响生产；
5.5.1 在实施紧急采购后，如果该使用部门无任何原因未能在5个工作日内在SAP中完成PR，这种状况在同一部门全年累计超过三次后，采购部可以停止该部门的紧急采购；
5.6 在采购部人员资源紧张的状况下，设备突然故障引起的紧急采购，且单次采购金额小于5000元人民币，使用部门在得到本部门经理的同意后，可以直接安排人员采购，SAP中《采购订单》由使用部门完成，付款手续由使用部门依据公司有关规定自行办理；
5.6.1 除使用部门向采购部已签合同的供应商采购且货款未付状况之外，使用部门自行负责的采购项目，由使用部门负责其付款和质量等问题的处理；
5.7 供应商选定之后，采购部向供应商发出《采购订单》订货,并及时跟踪供应商供货状况,以确保备品备件准时、准确到达指定工厂。
6 备品备件验收、入库、对不合格品的处理
6.1 备品备件采购到厂后，物料部门依据SAP系统中《采购订单》首先对到货的数量、物品商标或铭牌上注明的规格型号和包装质量进行验收，包装质量验收标准以不影响物品性能为标准，如果遇上这类事情，而物料仓管员又不能确定的状况下，可以通知使用部门技术人员或有关负责人前来确认验收，如果通知了使用部门，而使用部门在15分钟内不能够派人员来验收，物料中心可以先暂收货；
6.2 备品备件入库之前，应由物料部门通知使用部门有关技术人员或负责人验收，原则上，在验收合格后仓库才干进仓入库；
6.3 使用部门在接到物料中心通知后,须在2个工作日内到仓库进行验收〔如果遇上人员休假或出差等状况除外〕，超出此期限，而到货的物品又与《采购订单》无出入，仓库可以依据《采购订单》进行入库，此后如有问题，使用部门可以直接与采购联系。如有出入，又没有采购员的书面通知时，仓管员不能入库；
6.4 验收人员应本着对工作认真负责态度，保持公平公正的原则对到货后的备品备件进行验收，备品备件验收入库后，验收人员应承当起相应的责任；
6.5 关于验收不合格备品备件，仓库管理员有权拒绝入库，并及时通知采购部处理，由采购部负责与供应商协商，依据具体状况做出相应的处理；
6.6 在采购手续齐全的状况下，备品备件到货后，物料部门须在2个工作日内完成SAP系统中的物料收货流程。
7 采购送货
由于公司属下的两个工厂互相之间分布较远，在不背离公司利益的前提下，应合计供应商的利益，在物品符合交通部和公司运输要求的状况下，且当次送货金额小于五百元人民币，可以同意供应商执行就地就近送货的原则，将货送到供应商认为方便的我公司工厂仓库，由该仓库管理员签收，并负责通过公司的内部通勤车转送到目的工厂，在货送到目的工厂之前，签收人员应对收到货物的遗失承当责任。
8 货款支付与结算
按照合同或采购之前谈判规定的结算方式，供应商将发票及相关付款文件交公司财务，财务部填写付款申请单并审核，一切审核合格后，由财务部办理付款手续。
9 相关记录
采购申请单 DWC-SZ-QP-01-B01
采购订单 DWC-SZ-QP-01-B03

中国达能饮料深圳工厂文件