内部沟通程序-保证公司管理体系信息交流的及时有效.doc

一. 文件版本说明：■新制 □ 修订

文件制定或修订说明
版本修订
版本修订记录：
修订日期
NO
修订内容摘要
版本
修订人员
2010/12/26
1
新制定A1版
A1

二.各部门签核记录：
签核部门

总经理
制造部
工程部
人事部
品质部
采购部
签核

日期

文控中心签核： 日期：
1 目的
为了确保公司管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。
3 使命
3. 1各部门依据部门使命负责对内、对外信息的沟通工作。
3.2各岗位应及时将所掌握的有价值信息传递给相关岗位，并注意信息的完整性、准确性和保密性。重要信息最好采纳书面方式〔含邮件、会议纪要、表单等〕传递。
3.3信息接受者要注意确认信息，必要时核实信息的真实性；信息接受者应依据要求提供信息反馈。
4 定义
无
5 程序
5.1 沟通信息的类别
公司方针、目标；
使命和权限的分配；
管理要求，包括管理手册、程序文件、企业标准制度、适用的法律法规等等；
产品和过程的信息；
检查和测量结果，包括质量、职业健康安全、环境影响监测测量结果；内、外部审核结果、管理评审结果；来自外部的信息，包括来自上级、行业、社会等其他相关方的要求，以及类似单位；g)其他项目的经验教训、相关方的埋怨或投诉
质量、职业健康安全事故及环境污染；
事故、事件、不合格、改正和预防措施等；
其他日常沟通信息。
5.2 沟通方式
沟通可以采用各种方式进行沟通，以有效为原则〔关于重要的要求或信息，宜采纳书面文件方式进行〕。主要包括会议、邮件、 、 、计算机网络、文件、联系单、报刊、口头协商与交流、月报表、内部通讯刊物等。
会议沟通：主要适用于必须要集中讨论及征求看法的事项。会议沟通的要求详见《会议管理制度》。
邮件沟通：主要适用于必须要向多人传递某一信息/简单征求反馈，以及单对单的事项沟通。所表述的事项相对复杂或重要，必须要文字具体描述。关于重要事项邮件发送前或后应与收件人确认邮件是否接收。
口头协商与交流：主要适用于单对单的事项讨论，事项简单易理解。
内部刊物、布告栏、简报、报表、内部通讯刊物：主要适用于向某一群体公布某一信息，必须要群体内人员了解信息，侧重于信息的单向传递，一般不要求反馈看法的事项。
：主要适用于向异地传递纸面信息。 后应通过邮件/ 确认对方是否接收。
联系单：主要适用于对重要事项的书面沟通，并必须要留文备查的事项。
5.3 沟通步骤
找到责任岗位直接去沟通；如果不能解决则：
找该岗位的直接上级沟通；如果仍不能解决则：
报告自己上级去帮助沟通；如果仍不能解决则：
找到双方共同上级去解决。
6 参照文件
无
7 使用表单
无
8 附件
无