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S公司公章管理办法

S公司公章管理办法之相关制度和职责，公司印章管理规定【1】1、目的为强化公司印章的统一管理,凸显印章在业务工作中的作用,明确使用印章的责任和权限,规范印章雕刻及使用流程。2、适用范围公司各种印章的雕刻和使用。...
公司印章管理规定【1】
1、目的
为强化公司印章的统一管理,凸显印章在业务工作中的作用,明确使用印章的责任和权限,规范印章雕刻及使用流程。
2、适用范围
公司各种印章的雕刻和使用。
3、职责
3.1总经办:负责公司行政公章、法人印、合同专用章的统一雕刻、保管及使用,负责按要求刻制公司各类印章以及印章启用前的登记备案工作,负责公司作废印章的销毁。
3.2公司分管领导:负责用印文件的审批;
3.3采购部:负责报关专用章及报关法定代表人私章的管理及使用。
3.4计财部:因工作需要,财务部放置***公司法定代表人印鉴章一枚,由财务部负责其私章的管理及使用。
3.5.各单位需持有效的签字单到管理部使用对外印章。
4、内容
4.1定义
4.1.1行政公章是指“***公司〞公章,用作以公司名义发出的函件、〔证实〕、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计、决算及有约束力的文件等。
4.1.2业务专用章
4.1.2.1对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门,可以申请刻制业务专用章,业务专用章只能用于所规定专项业务,但不包括签订的合同、协议等有法律效力的业务,如人事专用章、财务专用章等。
4.1.2.2内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用,不能对外使用。
4.1.3党工团印章
党工团印章是指只限于党工团组织开展活动及出具有关证实使用,具体范围参照国家有关规定执行。
4.1.4法人印
法人印是指公司法定代表人印章。
4.1.5合同专用章
合同专用章是指用于对外签订的合同、协议等有法律约束力的文件。
4.2印章雕刻
4.2.1公司行政公章由总经理提出交总经办按规定刻制。除公司刻制行政公章外,公司下属各单位原则上一律不准刻制行政公章。
4.2.2负责对外业务专用章由各所需业务单位申请,经单位负责人审核,由公司分管领导批准,交管理部按规定刻制。
4.2.4党工团印章由党工团组织提出申请,经单位负责人审核,由分管领导审核,公司党工团负责人批准,交管理部按规定刻制,原则上二级党工团组织不再刻制印章。申请和刻制的有关状况参照国家相关规定执行。
4.2.5公司其它类业务章,由使用单位提出,经单位负责人审核,报公司分管领导批准,交总经办按规定刻制。
4.2.6合同专用章的刻制,必须由法律和销售等相关部门提出,经分管公司领导审核后交管理部按规定刻制。
4.2.7申请刻制各类印章,都必须填写《印章刻制申请表》(附件一),按印章刻制流程逐级签字,持有效的刻制申请表交由管理部专人负责到公司定点刻字社刻制。
4.2.8印章刻制完成后,由总经办专人负责领取印章并在印章备案表上登记备案,由总经办下发到单位并明保证管人和责任人后方可使用。
4.3印章使用
4.3.1公司行政公章用印,应填写《印章使用申请单》(附件一),原则上必须经单位负责人审核,由公司分管领导签字批准后方可用印。任何人不能在空白书面文件上加盖公章,公司印章不同意外带,特别状况例外。
4.3.2党工团组织印章,使用时需经党工团组织负责人批准。使用范围参照国家有关规定执行。
4.3.3各类对外业务专用章用印须经本单位领导批准后方可用印。空白文件严禁用印。
4.3.4法人印使用时原则上需经法人代表本人签字批准,填写《印章使用申请单》(附件二),持有效申请单到总经办用印。
4.3.5合同专用章使用有关程序参照公司有关合同管理规定执行。
4.4印章保管规定
4.4.1公司行政印章、法人印、合同专用章统一由总经办指定专人保管。
4.4.2各类对外业务专用章由各部门领导明确部门保管人和责任人,并指定专人保管。
4.4.3党工团组织印章由总经办领导明确其保管人和责任人。
4.4.4如印章保管人和责任人变更,需填写《印章保管人变更申请表》(附件三),交到管理部备案。
4.4.5印章须妥善保管,如不慎丢失要及时向相关部门报告说明,并采用适当方式声明作废。对乱用或严重失职加盖印章,丢失印章的部门和个人要追究相应责任。
4.5印章销毁
4.5.1印章有破损、字迹不清、机构名称变更,要及时向总经办申请改换印章,同时将作废印章交总经办,并定期销毁。
4.5.2印章销毁必须填写《印章销毁申请表》(附件四),经公司分管领导批准,持有效申请表和待销毁的印章交总经办登记备案。由总经办声明作废并定期销毁。

公司公章管理〔制度〕【2】
第一章 总则
第一条 公司印章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征。为了保证公司印章使用的安全化、合理化,保证公司的利益不受损失并提升工作效率,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理规定。
第二条 本规定适用于总公司、分公司各类公章的日常使用、管理、保存等工作。
第二章 管理权限及责任
第三条 总公司行政中心负责制定公章使用管理规定 ,并指定专人负责公司总部各类公章的日常使用管理工作。
第四条 各分公司、办事处负责人依据本规定对分公司各类公章进行日常使用管理 ,或也可授权分公司行政部门专人负责各类公章的日常管理工作。
第五条 公章使用中出现错误或对公司造成损失的依据使用申请记录追查相关人员责任。
第三章 公司公章的种类及定义
第六条 印章/鉴:总公司、分公司向主管机关登记的公司印章或制定业务专用的公司印章(如财务支票印鉴等)。
第七条 职章:刻有公司董事长或总裁、总经理等职衔的印章。
第八条 部门章:刻有公司重要部门名称的印章,其不对外单位的部门章可加注“对内专用〞。
第九条 签字章:刻有公司董事局主席及总裁、总经理签名的印章,某种程度上也可称之为法人章。
第十条 财务章、合同章:由某些重要部门使用的印章,如财务专用章、发票专用章 、合同专用章等。
第四章 公司印章的刻制、启用
第十一条 公司印章的刻制均须报公司董事长审批。
第十二条 法人个人名章、行政章、财务章、合同章,由行政管理中心开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续,印章的形体、规格按 国家有关规定执行,并经北京市公安局备案。
第十三条 公司各部门的专用章(人事章、合同章等 ),由各部门依据工作需要自行决定其形体、规格。
第十四条 未经公司董事长批准,任何人不得擅自刻制本部门的印章。
第十五条 新印章要做好戳记,并统一在行政管理中心留样保存,以便备查。 第十六条 新印章启用前应由行政管理中心下发启用通知 ,并注明启用日期、发放单位和使用范围。
第五章 公司印章的使用范围
第十七条 公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章(合同章、财务章、人事章 )、总经理(法人)专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使用。
第十八条 公司行政章的使用范围主要为:
1 、公司对外签发的文件。
2 、公司与相关单位联合签发的文件。
3 、由公司出具的证实及有关材料。
4 、公司对外提供的财务报告。
5 、公司章程、协议。
6 、员工调动。
7 、员工的任免聘用。
8 、协议(合同)资金担保承诺书。
第十九条 公司合同专用章的使用范围主要为:
1 、 对外投资、合资、合作协议。
2 、 各类经济合同等。
第二十条 公司董事长/总经理(法人)个人名章,主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。
第二十一条 财务专用章,主要用于货币结算等相关业务 。
第二十二条 公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用,不得对外 。
第六章 公司印章的保管、停用
第二十三条 印章的管理
1 、公司所有印章须有记录,注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
2 、公司行政章、合同专用章由行政管理中心专人负责管理。
3 、 专项业务章(财务章、人事章等)由各部门、分公司指定专人负责管理。 4 、 法人个人名章,由公司指定财务管理中心专人负责管理。
5 、 各部门须将印章管理员名单报行政管理中心备案。
6 、 印章管理员如因工作变动,应及时上缴印章,并与新印章管理员办理接交印章手续,以免贻误工作。非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承当相应的责任 。
第二十四条 公章的保管
1 、 公章的保管应做到安全、隐蔽、使用方便。公章保管人原则上应将各类公章放置总公司、分公司指定保险柜内保存。印章不可私自委托他人代管。
2 、 为保证资金的绝对安全,财务专用章、法人个人名章等银 行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提出现金。
3 、 印章管理员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。
4 、 公章保管人因公外出时,应委托专人暂时代为保管,并办理相关交接手续,同时及时知会公司行政管理中心和各级行政部门领导。
5 、 印章应及时维护、保证其清楚、端正。
6 、 印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,管理员应及时向行政管理中心总监报告,并备案,配合查处。
第七章 公司印章的停用
第二十五条 公司印章出现以下状况时,需停用。
1 、 公司名称变动。
2 、 印章使用损坏。
3 、 印章遗失或被窃,声明作废。
第二十六条 印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送行政管理中心封存或销毁 ,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
第八章 印章的使用流程
第二十七条 公司印章只限于公布公司内部文件、对各分公司的通告、公司内部制度 、总公司与各分公司之间的文件往来,外部单位、政府部门等得对外发文,及有关合同、协议、担保、证实等事项,为维护公司利益严禁个人未经批准擅自挪用、借用公司公章。
第二十八条 对外公章使用最终审批人一般为总公司董事长或总经理 ,分公司一般为总公司授权审批的分公司负责人。
第二十九条 任何类型公章的使用一律执行登记 、审批制度。使用人因对公业务需
要按实际状况不通,使用不同类型的公章时,应统一填写公司《公章使用申请表》。交由部门负责人、行政部门、公司领导审批后方可盖章使用。
第三十条 因地域或其他原因,总公司领导依据分公司处理日常事务的重要程度可授权 分公司领导审批分公司公章的使用状况。
第三十一条 紧急状况下(如遇合同签订、银行过户或其他与公司重大利益有关等重要事项,)需要签批公章和公司保管人 联系确认最终由审批人加盖公章,事后补签审批手续 。
第三十二条 任何公章只能在办公区域内使用,严禁任何人将公章带离工作区域。如确须工作需要或有重要事项须将公章带往异地使用的,需填写携带印章外出申请表后,由分管领导及总经理/ 董事长签批后方可带出,印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对 印章的使用后果承当一切责任。
第九章 使用时注意事项
第三十三条 以公司名义签订的合同、协议、订购单等,由专业人员审核,公司分管领导批准后方可盖章。(对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当 ,要齐年盖月,字迹端正,图形清楚。)
第三十四条 私人取物、取款、挂失、办理证实,需用单位介绍信时,由行政管理中心严格审批,符合要求后办理并执行登记制度。
第三十五条 任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。 用章材料必须已经填写完毕,字迹须清楚、正确。
第三十六条 对已调出、解除、终止劳作关系人员要求出示相关证实的,必须持有效证件材料,经行政管理中心总监审批后,方可盖章。
第十章 违反使用管理规定应承当的责任
第三十七条 公章使用责任人(签字人)对公章富有经济、行政、法律责任。如公章使用申请人假公济私,未经批准利用公章办理个人事务的,每次罚款 100 元。累计超过两次以上的直接予以辞退或开除,给公司造成经济损失的应予以赔偿,造成重大损失或严重后果的承当法律责任。
第三十八条 公章保管人应以身作则,不得利用职务便利未经批准私自使用公章 ,违者扣罚保管人100 元/ 次,累计超过两次以上的直接予以辞退或开除 ,给公司造成经济损失的应予以赔偿。造成重大损失或严重后果的承当法律责任。
第三十九条 公章保管人因有意或疏忽造成公章遗失的,应马上报告上级领导采用措施。如有必要应到当地新闻媒体通告注销、挂失。同时,公司将追究公章保管当事人的行政、经济责任,给予严厉的处分,并赔偿所发生的一切费用。