档案学复习提纲.docx

《档案管理学》复习提纲:
[1] 重点概念：（必弄清楚）
1、档案：（档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的
历史记录。一一《档案工作基本术语》
2、档案工作：档案工作就是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的
工作。工作内容在狭义上：档案具体业务工作（8个环节） 收集一整理一签定一保管 检索一利用一编研一统计
3、全宗：全宗一个独立机关、团体、企事业单位和著名人物在社会活动中形成的档案有机
整体。简单地说：一个立档单位的全部档案就是一个全宗。
4、全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，即具有某些历
史联系的若干全宗群体。在意义：全宗群是在全宗理论基础上进一步解决全宗 之间的相互关系的一种科学原则（“全宗群”的全宗要集中保管，不能分散。）
5、立档单位：立档单位是与全宗相对而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会
组织或个人即称为一个立档单位。
6、归档国家对各单位向档案部门移交归档文件材料的规定。具体包括三项内容：（1）
归档范围。（2）归档时间。（3）归档要求。
7、立卷：对办理完毕而又有查考保存价值的文件，按照它们的形成过程中的联系和一定的
规律组成案卷，叫立卷。
8、档号：亦称档案号。是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组
代码。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
9、分类方案：全宗类档案整理标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，有称
“分类大纲”。
10、案卷：案卷是文书立卷的结果，是关于某项工作活动或某一问题的有密切联系的、系统
的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。
11、件：件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。
12、档案鉴定：档案价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和
方法来判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的 档案予以销毁的一项档案业务工作。它贯穿档案工作的始终，决定每份档案 文件的去留）
13、档案利用：档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足
其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。
14、开放档案：开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会
开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发 利用。
[2] 重点问题：一一（重点复习）
1、档案的概念？本质属性？特点？分类？
档案的概念：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的，保存备查的各种形式和载体 的数据、信息和知识的记录。也可表述为档案是原始的数据、信息和知识的记录。
档案的本质属性：原始的历史记录
档案的特点：
1、档案的范围越来越宽，档案的覆盖面越来越大，档案的内容成分越来越复杂，经济和科 技进步等方面的档案覆盖面越来越大；
2、档案形成者多样化带动档案所有者形式的多样化，有全民所有的、集体所有的、私营和 个体所有的，还有中外合资、合作经营等多种所有制经济成分的档案；
3、档案载体越来越丰富，除了纸质的外，大量的其他各种新型载体的档案越来越多。
档案的意义：
1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累形成的；
2、档案是保存备查的文件；
3、档案内容的积累方式和载体是多种多样的；
4、档案是原始的历史记录
档案的分类：
① 按档案的内容分：
1. 文书档案（分党、政、工、团档案）
2. 科技档案（分基建档案仪器设备档案）
3. 专业档案（分会计档案、教学档案、人事档案）
② 按记录载体和方式不同分：
1、文字档案2、声像档案3、实物档案4、电子档案
③ 按档案形成者的性质不同分：
国家机关档案、党派团体档案、企业档案、名人档案
④ 按档案形成时间标准分：
（1）中华人民共和国成立前的档案： ——历史档案民国档案、明清档案
（2）中华人民共和国成立后的档案： ——现行档案
⑤ 按中国历史时期分：
古代近代现代
2、档案的凭证作用即为什么人们遇到问题要查档案？档案作用的双重性？
档案的凭证作用：
（1）从档案的内容来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来，而非事后人为编制的， 因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。
（2）从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，如当事人的签字、亲笔文稿、 机关和个人印章、原始照片、原版地图、原声录音磁带等。
档案作用的双重性：
指档案具有现行效用和历史效用，也称第一价值和第二价值。第一价值（现行效用）即文件 对其形成机关的价值，其实现一般是在档案室阶段（先保证本机关用一一10年后移交档案 馆）；第二价值（历史效用）即档案对其他个人和机关的利用价值，包括证据价值和情报价 值。其实现主要在档案馆阶段。
3、文件转化档案的3个条件？档案载体的演变及多样的形式？
① 文件转化为档案的必要条件
（1）、文件必须办理完毕（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）
（2）、文件应对日后工作有查考利用价值。（凭证价值和参考价值）
（3）、文件必须按照一定规律集中保存。（文件是档案的基础，档案是文件的精华）
② 就档案的载体而言，我国既有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石、贝叶、缣帛等 档案，又有近现代少数民族地区沿用的古老形式的档案、也有以纸张为主的书面文电等传统 形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘等现代形式的档案。
4、、档案工作的8大内容？工作的基本原则？
按工作内容分：收集一整理一签定一保管一一检索一利用一编研一统计工作
档案工作基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则。维护档案的完整与安全，便 于社会各方面的利用。
5、档案有那些机构？各机构的基本职责和任务？
① 机构：档案室、文件中心和档案寄存中心、档案馆
档案室的基本任务：
1、对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作进行指导和监督；
2、接受和保管本单位各部门应归档的工作，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究， 积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用；
3、定期把具有长远保持价值的档案向档案馆移交。
文件中心主要职能：将文件从其形成单位接收、存储进文件中心；提供准确、快捷的文件借 阅服务、满足文件形成者的需要；保证所接收和管理的文件的安全，进行科学管理；根据由 文件形成单位制定、档案馆批准的档案保管期限表对文件进行挑选和鉴别，销毁不需要继续 保存的文件，并向档案馆移交具有永久保存价值的档案。
档案寄存中心：主要为不具备充分保管条件的企业单位、破产单位、社会团体、公民个人等， 提供文件与档案的寄存服务。
档案馆基本职责：是集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真 实面貌，为现实社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
基本任务：1、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档；2、 案以及有关资料，科学地管理；3、通过多种方式、积极开展档案资料的利用工作；4、参与 编修史志的工作
6、收集工作要做到哪“十收一补？
十收：1.处理完毕的有保存价值的文件随时收。
2. 经常用的文件要履行借阅手续定期收。
3. 本单位发文在盖章时连同底稿一起收。
4. 会议文件材料要事先做到工作及时收。
5. 常规性材料（简报、统计报表、会议记录）做到心中有数逐项收。
6. 内部材料要掌握线索有针对性地跟踪收。
7. 在机构人员变动时要提前收。
8. 年节放假，保密检查集中收。
9. 年末归档前全面收。
10. 归档发现不全反复收。
一补：未做记录的重要活动和事项及时补。
7、档案保管工作的方针和基本任务（四不）？
档案保护工作的方针一一“以防为主，防治结合。”档案保护基本任务：四不
① 维护档案管理实体的秩序化状态。固定位置，保持一一不乱、不散、
② 尽量保持不受外界影响，延长档案物理寿命。 保持一一不丢（丢失）不坏（损失）
8、库房八防指什么？库房两控即温湿度的要求？为什么要控制温湿度？
八防：防尘、防光、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗
库房为什么要控制温度和湿度？
库房中保存的资料是以纸为载体的，纸主要成分为纤维素。纤维素一方面具有水解性， 能与水发生反应，使纸霉烂结块；另一方面具有氧化性，能与氧化剂发生反应，聚合度下 降，造成纸发脆。如果光、氧化剂和水份三者同时作用纤维素，氧化速度会更快。因此必 须严格控制温度和湿度，以保护档案的寿命。
9、档案分类有哪三大层次分类？常见的分类方法有哪4种？
档案分类序化的三大层次：
1、序化的最高层次：区分全宗、全宗群
2、序化的次高层：全宗内案卷的分类
3、序化的最低层：卷内文件分类
常见的分类方法
1、按档案文件的来源分类：
（1）组织机构分类法2、作者分类法3、通讯者分类
2、按档案文件产生时间分类：
（1）、时期分类法 （2）、年度分类法。
3、按档案文件的内容分类:：
（1）、问题分类法（2）、实物分类法（3）、地理分类法
4、按档案文件的形式分类：
（1）、名称分类法（如土地证存根、会计凭证）
（2）、载体形态属性）分类法（如：照片、录音带）
（3）、文件形状规格分类法：（如成卷的、成张的、不同开本、不用尺寸）
10、案卷级的档案整理方法有哪7大程序？其与文件级的整理方法主要有哪些不同？
案卷级的档案整理方法7大程序：
（1）组成案卷单位
（2）排列卷内文件
（3）确定文件位置编号
（4）填写卷内公文目录
（5）填写卷内备考表
（6）填写案卷封面
（7）装订成卷
文件级的整理方法
第一步件的确定
第二步文件的修整
第三步装订
第四步分类排列
第五步编制归档号
第六步编目
第七步装盒
第八步入库排架
11、为什么要以反映机关的文件为主组卷？卷内文件排列的方法有哪些？
每一份文件都有一个制发机关，在文书立卷时，各个机关都以本机关制发的文件为主立 卷，就能是所有文件不遗漏。同时，文书立卷以本机关形成的文件为主，可以真实而全面地 反映本机关的主要工作情况，以备今后考查其发展历史或清查有关问题之用。反之，如果不 以本机关形成的文件为主立卷，把收到的所有文件都立进卷中，势必形成试卷文件的大量重 复。
卷内文件排列的方法
① 同一份文件排列的规定
正件在前，附件在后；
正本在前、定稿在后；
批复在前、请示在后；
转发文在前、被转发文在后；
② 文件与文件之间，则按文件重要程度排（重要在前，次要在后）
① 按文件制作单位的级别排中央、省、市
② 在本机关中心工作中的地位即部门职能重要度（重要部门前，辅助性在后）
③ 与中心问题关系的紧密度来分前后
④ 本机关的文件在前，外机关的文件
⑤ 结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后
⑥ 图样材料一一图样目录在前，再按目录进行
⑦ 图文交错材料一一说明或指示在前，图样在后，总图样在前局部或补充说明在后
③ 采用按时间顺序先后排列卷内文件
▲适应单一特征（责任者、名称）组卷的案卷。
例：总结、会议记录等可按日期先后排。
▲复式排列法
1、按问题+时间
（例：XX公司关于干部任免、处分、调动情况报告。采取先把同一问题文件集中，再把同 一问题文件按形成时间先后次序）
2、按名称+时间一一报表、名册、统计
3、按地区+时间一一适用于不同地区文件的组合
4、按责任者（通讯者）+时间
④ 按姓氏笔画排：
此法适用于人事案卷以及信访案卷。
⑤ 按自然形成规律排：
① 简报、院报、通讯等按原编期号排。
② 按事件发生的办理的先后顺序排，主要适应一个案件或一项工作等组成的案卷。
③ 按文件办理处理的先后顺序排，主要用于按工作活动或问复文件组合案件。
12、国家保管期限有哪几种？按时间归档文件时，遇到一些无时间和特殊时间怎样处理？ 国家《档案法》规定保管期限的划分（3种）
（1）永久保管：凡是记述和反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家 建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）定期长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价 值的文件材料，列为长期保管（16 — 50年）
（3）定期短期：凡是在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为短期保 管（15年及以下）
无时间：在文件没有注明日期的情况下，就要考证和判定文件的准确日期和近似日期，并据 以按年度合理地归类。可以根据文件的不同情况采取各种不同的考辨方法，譬如从分析文件 的内容来判定日期，或从研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记来判定日期等。
特殊时间：可以使用专门的年度来进行工作，如学校的教学年度（即学年）、粮食部门的粮 食年度、兵役部门的兵役年度、会计部门的会计年度等。各种专门年度的计算方法不同，而 且由于环境的不同有所变化，因此，整理和管理档案，必须掌握不同时期、不同地区各有关 部门年度的特点。
（第二问参考P120）
13、文献按产生次序与加工整理深度分为哪几种？大事记与年鉴有什么区别？
文献按产生次序与加工整理深度分：
零次文献：指未发表或不宜公开和大范围交流的各种文书材料。（会议记录、录音）
一次文献：也称原始文献，公开出版、发表的图书、报纸、文件等
二次文献：文献的检索工具（索引、文摘、汇编、书目、大事记）
三次文献：以一次文献为基础，二次文献为手段，将大量有关信息综合加工而成。［专题摘 要、年鉴、手册等］
1、大事记
大事记是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二 次加工档案编研成果。
（1）大事记的体例可以分为：编年记事体、分类编年体和本末记事体三种。编写大事记一 般使用的体例是编年记事体。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间 先后为序记述，一日数事，则分条记述。
（2）编年记事体的格式有两种，一种为两段式：时间一一大事内容。另一种为三段式：时 间一一大事内容一一备注。（备注起到注明材料出处的作用）
（3）大事记的记述范围
大事记的记述范围为：各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况；各种重要的会 议和活动情况；区域和隶属关系变化；机构建立和调整、名称更改；领导成员的任免情况和 重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；奖励、处罚等情况；重大项 目建设、重大成果取得情况；获得的各种重大荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活 动；重大灾害、事故、案件的发生；其他大事、要事、新事。
2、年鉴
年鉴是以记述单位一年内新情况为主要内容的历史性资料工具书。
⑴年鉴的特点：
① 年度性。年鉴是以年度为时间单元逐年编写的，原则上每卷只反映一个年度内所发生的各 种大事、要事、新事以及有关的资料、信息和数据，所以年鉴具有年度性。年度性是年鉴的 本质属性。
② 资料性。单位年鉴以资料为主，集中、系统地记载和反映单位某年度的基本情况，为单位 领导回顾历史、总结经验、摸索规律和进行决策提供参考依据。所以人们说单位年鉴是看 得见，摸得到”的数据资料库。
③ 权威性。年鉴是昨天的记录，今天的镜子，明天的见证。”撰稿人所提供的稿件必须是忠 实依据单位档案文件所记载的事实，符合单位客观实际，并经过严格审查的权威历史资料， 所以企业事业单位年鉴必然具有权威性。
④ 实用性。单位年鉴是单位内部不可缺少的一种工具书，它“集万卷于一册，缩一年为一瞬”， 将单位内部相应年度内有关新资料汇于一册，翻阅方便，随时可查找到所需的信息、资料和 数据。
年鉴的内容
一、基本概况：简述本机关性质、职能、隶属关系、机构沿革情况、年度工作的指导思想、 总体情况等。
二、组织机构、编制的现状及变动。
三、人事任兔及调动：主要是单位负责人及中层干部任
四、一年中重要文件印发：一般选取规定性，业务性的办法、意见等，十只文件左右即可
五、一年中重要大事记载：在年度大事记中选取十条左右即可。
六、一年来主要工作实绩及存在问题。
七、单位.部门和个人奖、惩状况
八、现有机构、人员一览表。
［3］重点掌握：一一案卷级组卷方法（实训过的）有实训教材P1161-3类型的题目 注意掌握
1、指出立卷特征一一熟悉各种主要立卷特征（如：问题 时间名称等）详见P119
（一）年度分类法（保证分类质量关键一一P120）
要求根据准确的日期归入相应年度类别。
（二）组织机构分类法
一般有一个机构设一个类，机构名就是类名
（三）问题（事由、职能）分类法
一般在不可能或不适于组织机构分类，或每个机构内文件相当多时，才采用。
2、卷内文件排序一一掌握卷内文件排列的方法，并灵活运用
卷内文件排列的方法
① 同一份文件排列的规定
正件在前，附件在后；
正本在前、定稿在后；
批复在前、请示在后；
转发文在前、被转发文在后；
② 文件与文件之间，则按文件重要程度排（重要在前，次要在后）
① 按文件制作单位的级别排中央、省、市
② 在本机关中心工作中的地位即部门职能重要度（重要部门前，辅助性在后）
③ 与中心问题关系的紧密度来分前后
④ 本机关的文件在前，外机关的文件
⑤ 结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后
⑥ 图样材料一一图样目录在前，再按目录进行
⑦ 图文交错材料一一说明或指示在前，图样在后，总图样在前局部或补充说明在后
③ 采用按时间顺序先后排列卷内文件
▲适应单一特征（责任者、名称）组卷的案卷。
例：总结、会议记录等可按日期先后排。
▲复式排列法
1、按问题+时间
（例：XX公司关于干部任免、处分、调动情况报告。）
采取先把同一问题文件集中，再把同一问题文件按形成时间先后次序
2、 按名称+时间报表、名册、统计
3、按地区+时间一一适用于不同地区文件的组合
4、按责任者（通讯者）+时间
④ 按姓氏笔画排：
此法适用于人事案卷以及信访案卷。
⑤ 按自然形成规律排：
① 简报、院报、通讯等按原编期号排。
② 按事件发生的办理的先后顺序排，主要适应一个案件或一项工作等组成的案卷。
③ 按文件办理处理的先后顺序排，主要用于按工作活动或问复文件组合案件。
3、拟写案卷标题一一按照正确案卷标题结构拟写标题
标题（不能超过50字）
拟制要求：
1、案卷名必与卷内文件内容相符。
2、对卷内文件的内容要提炼、概括，字数控制在30字左右，最多不超过50个字。
3、不要概括得过于笼统含糊，使读者无法把握卷内文件内容。
4、符合语法，结构完整，词语搭配得当，标点符号只允许使用顿号。
案卷标题结构：
［作者］+关于+ ［内容］的+［文种］
例如：
院办、保卫科、学生处、各系关于23年工作的总结
院办、卫科、卫生处、各系+关于23年工作+的总结