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商务接待程序内容一览表程序序号步骤内容区分责任部门备注接场 1 接场方式通常可以分为出发地接、路途地接和目的地接，一般情况下出发地接场为江浙沪的客人。重要客人、特别重要客人公司负责人、总经办或行政部根据客人来访信息，并沟通协商确定 2 接场地点通常分为宾馆、机场、火车站、客车站和码头，视客人具体位置而定。按客人层次确定行政部据来访客人信息，与客人进行确定 3 接场工具各类汽车（公司车辆及外部租用车辆），主要是汽车层次的不同,对应客人重要程度。按客人层次确定行政部在已储备接待车信息中，选择相对应的车辆 4 接场人员公司相关人员,重要客人或特别重要客人必要时邀请外部关联人员参与。根据客人层次及重要性总经办、行政部或对口部门一般情况下，对口业务部门相关人员参与 5 接场道具标识牌、鲜花等（用于特别重要贵宾），主要用于机场接场重要客人、特别重要客人总经办、行政部对口业务部门协作，了解客人信息情况确定 6 接场说辞欢迎词等，公司准备（用于特别重要贵宾），一般由公司负责人亲临接场。公司特别重要客人公司负责人、总经办公司负责人现场向客人表达欢迎和敬意会晤 1 会晤地点公司或外部地点，如宾馆、会议室、会所等，一般情况在公司进行，特别重要贵宾在外部场所。按客人层次确定总经办、行政部根据会晤的性质和范围进行确定会晤场所 2 会晤布置对会晤场所进行布置，如会议室内部布置等，要求做到简洁、大方。根据场所具体情况而定总经办、行政部按照会晤的性质和重要程度进行布置 3 会晤道具笔、记录本、投影、音响、摄像、录音等道具，特别是商务洽谈会晤,应准备齐全。根据会晤的内容和要求总经办、行政部一般性会晤，可以省略此方面的道具 4 会晤材料文字资料、电子资料、影像资料等,根据会晤的实质需要，进行提供。客人的需要或公司宣传行政部、技术部业务洽谈会晤时,营销部应参与会晤 5 会晤招待饮料、水果及餐巾纸等，指在会晤过程中，所提供的招待礼仪。按会晤的实质情况而定行政部需要关注客人的需求和季节情况进行确定。 6 会晤保障会晤过程的各项服务及其它方面的保障，指在会晤过程中，及时清理桌面和添加茶水等根据会晤情况而定行政部注意把握时间节点进行，应根据会晤要求进行 7 会晤人员公司相关人员参加，必要时外部人员,一般情况下，对口业务部门负责人参加按会晤的性质进行确定主导会晤的负责人重要及特别重要会晤，由公司负责人进行确定。住宿 1 住宿信息查找已储备的宾馆信息,选择对应的二至三家以上宾馆信息。按客人层次确定总经办、行政部应关注特别重要客人指定的入住宾馆信息的收集 2 住宿宾馆根据客人的情况,在已选择的宾馆信息中进行预订，必要时对于特别重要贵宾应征求客人意见。按客人层次确定总经办、行政部特别重要贵宾指定宾馆应提前预订，满足需要. 3 住宿房间按照客人的情况和习惯，选择宾馆房间，主要是针对重要和特别重要贵宾而考虑. 重要和特别重要贵宾总经办、行政部应提前征求特别重要贵宾的意见进行综合考虑 4 住宿陪同根据客人及工作情况，安排陪同住宿人员,主要是重要和特别重要贵宾而定。重要和特别重要贵宾公司负责人一般情况由公司负责人陪同或指定陪同人. 5 住宿饮食指早餐等非常正式餐饮，一般在住宿宾馆进行安排,对于特别重要贵宾，应予以陪同. 按客人层次确定总经办、行政部视具体情况而定，通常由客人自行解决 6 住宿结账客人住宿宾馆的费用进行结算，一般情况下,可集中结算。按约定进行结账行政部或总经办对于定点宾馆，通常采取集中结账方式。餐饮 1 餐饮预订在储备的酒店信息中，选择符合客人口味菜的酒店，对于特别重要客人，至少提供二家待选。按客人层次确定总经办、行政部对于特别重要的贵宾，应按其指定的酒店餐饮。 2 餐饮规格根据客人的情况，确定宴请规格（按价格测算），包括餐饮包厢的环境位置等进行综合考虑。按客人层次确定总经办、行政部根据客人层次和人数进行确定规格大小范围 3 餐饮酒水根据客人的喜好，确定宴请酒水品种和数量,正式宴请应备酒水，工作餐一般不备酒水。按客人层次确定总经办、行政部根据客人喜好和实际情况进行确定 4 餐饮陪同根据宴请的规格和需要，确定陪同就餐人员,一般情况下，由对接业务部门陪同。按客人的层次和需求总经办、行政部及对接部门重要客人，或公司负责人指定陪同人员参与 5 餐饮服务礼仪服务方面准备,包括斟酒等，通常由酒店服务员操作,对于重要客人应由公司安排按客人层次确定行政部一般情况下，由酒店服务员承担，特殊情况，公司应明确 6 餐饮说词根据客人的习惯、性格等，主陪人员准备相应说辞,对于特别重要贵宾而定重要和特别重要贵宾公司负责人、总经办总经办应根据场景，负责草拟框架内容 7 餐饮结账就餐完毕后,与酒店进行结算，可一次或集中结账,对于定点酒店，采取签字记账。按约定进行结账行政部或总经办一般在定点酒店餐饮，采取集中结算方式娱乐 1 娱乐地点在储备的娱乐地点信息中，根据客人的喜好,选择相适应的娱乐地点。按客人层次进行确定总经办、行政部应了解贵宾客人是否有指定的娱乐地点，须满足。 2 娱乐方式根据客人的喜好，在储备的娱乐方式信息中选择适合客人的娱乐方式。客人喜好应予以考虑行政部、总经办、业务部门需要考虑客人娱乐喜好和方式,可集中或分散。 3 娱乐陪同由公司确定娱乐陪同人员（内部和外租人员)，对于选定的娱乐节目需要专业陪同,应考虑. 客人需求和娱乐方式行政部或总经办外租专业娱乐陪同人员,应严格把关质量 4 娱乐保障主要娱乐过程送和接的车辆保障等,对于重要贵宾客人，应予以全程娱乐保障. 按客人层次进行确定行政部或总经办必要时,应考虑安排人员进行全程保障 5 娱乐结算娱乐结束后，一次性进行结算,对于娱乐场所，应采取一次性结账. 按公司规定结账方式陪同人员或驾驶员、行政部特别注意娱乐小费的结算，基本采取现金结账旅游 1 游玩景点在储备的江浙沪旅游景点中向客人推荐，根据客人的时间安排和喜好进行。客人的具体情况行政部应了解重要客人是否有指定的旅游景点，须满足 2 游玩路线根据旅游景点，并向客人推荐旅游路线的选择,须按照景点旅游情况进行. 重要和特别重要贵宾行政部应考虑景点旅游时间周期与客人时间周期一致 3 游玩陪同必要时，公司安排人员进行陪同，对于重要贵宾，公司应安排游玩陪同人员。重要和特别重要贵宾总经办、行政部特别重要贵宾由公司负责人陪同，或指定专人陪同 4 游玩保障对于重要贵宾客人,应予以全程游玩保障服务,车辆、住宿、餐饮、照像、特产等方面须到位重要和特别重要贵宾陪同人员对于贵宾客人游玩服务保障，应计划安排到位 5 游玩结算旅游结束后,对于贵宾客人，行政部进行旅游消费结算，一次一结算方式进行重要和特别重要贵宾行政部、陪同人员陪同人员应归类收集费用票据，交与行政部汇总。送行 1 送行方式根据客人离开上海的方式，确定采用飞机、火车和汽车等方式送行。按客人的要求进行安排行政部对于贵宾客人应考虑予以商务舱（座)待遇安排 2 送行地点根据客人的实际情况，确定客人从上海离开、还是在旅游地结束后直接离开. 重要和特别重要贵宾总经办、行政部对于重要贵宾，公司负责人应到场相送。 3 送行礼物为客人准备的礼品或礼金作为送行礼物，公司提前准备客人礼物或礼金重要和特别重要贵宾总经办、行政部对于特别重要贵宾的礼金相送应个别进行 4 送行票务为客人订购返回或离开上海的飞机票或火车票等，按客人的要求和层次，应提前预订重要和特别重要贵宾行政部、总经办应提前了解客人是否需要预订票务类别 5 送行结算送行结束后,行政部负责对整个商务活动所产生的成本费用进行统计。按公司规定进行结算行政部、总经办、对接的业务部门应收齐整个活动中产生费用的票据和收条说明等，作为报销的依据.

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