物资采购管理办法-供应商控制与采购行为审批实施规范.docx

公司物资采购管理办法
第一章 总则
第一条 为规范公司市场部采购行为并对采购过程进行控制，确保采购的产品符合规定的要求，杜绝费用浪费，结合公司实际，特制订本管理办法。
第二条 本管理办法适用于公司市场部的采购活动。
第三条 市场部采购范围包括但不限于：项目设备及办公设备。其中办公设备包括： 机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪、一体机、复合机、考勤机、电教设备、电脑及其配件、程控交换机、网关、集线器、移动存储设备、录音笔、相机、办公 等办公相关设备。
第二章 使命分工
第四条 市场部分管副总负责审批合格供应商名单及采购询价结果。
第五条 相关业务承办部门负责提供采购物品具体资料。
第六条 资产管理部门负责物品采购发起及出入库。
第七条 市场部负责组织供应商的评价并实施物品的采购。
第八条 各技术部门负责职能范围内的项目和外购产品的检验。
第三章 供应商的控制
第九条 供应商档案的建立
〔一〕 市场部负责对日常商务合作中的供应商进行评价。评价内容包括但不限于供方的生产能力、交货能力、产品信誉及质量体系状况。
〔二〕 评定合格的供应商，市场部必需建立供应商档案。
供货商档案包括：公司名称、地址、联系人、联系 、供货商资质文件及产品资料〔包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品合格证、产品专利证书等〕。
第十条 供应商的审批
〔一〕 由市场部依据供方档案建立“合格供应商名单〞，记录供货质量，发现问题及时对供应商进行警告，造成损失的必需要供应商负责，情节严重者取消其合格供应商资格。
〔二〕 市场部负责组织对“合格供应商名单〞每年评审一次，结果交由部门分管副总审批。
第四章 采购行为的审批及实施
第十一条 采购物品资料的控制
采购物品资料包括但不限于产品型号、规格、技术指标、技术要求、数量、单位等。
第十二条 采购行为的审批
〔一〕 物品的申领由相关业务承办部门发起，必需提前填写“资产申请表〞，报部门经理、部门分管副总审批后，交付资产管理员。如果仓库内有所申请物品，仓库管理员直接办理领用手续；如仓库没有，由资产管理员依据采购界限填写“采购申请表〞，报部门经理、分管副总审批，进行委托购置后办理领用手续。
〔二〕 承办人必需填写“采购申请表〞， 注明申购日期、申购单位、用途说明、品名、规格、数量等资料，由部门经理、部门分管领导批准。
〔三〕 市场部接到经批准“采购申请表〞后，则办理采购程序，依采购程序办理完成核签。
〔四〕 资产收到后，由资产管理部门负责验收，并填写“入库单〞，在验收清单中应具体填写资产名称、规格型号，并同时对资产进行编号。及时更新台账，落实使用责任人。
第十三条 采购的实施
〔一〕 市场部在执行采购任务时，首先检查所采购物品资料是否齐全，当资料不齐全时，应通知业务承办部门申请人，补充必必需的资料。
〔二〕 市场部依据“采购申请单〞，从合格供方处进行采购，采购分为两种状况，关于常规采购应选择三家以上供应商通过“采购询价单〞进行 或电子邮件的询价，关于专用设备厂商或其授权代理商进行商务谈判，采购人员应储存所有的记录文件。
〔三〕 关于常规采购的三方询价结果，由市场部保留“采购询价单〞，并依据询价结果提供纸质采购建议说明，连同拟定的采购协议，交由部门分管副总审批。
〔四〕 部门分管副总审批通过以后，市场部开始组织签订采购协议，并跟进具体采购过程。如果审批不通过，市场部依据审批看法，重新组织采购或询价。
第五章 采购物品的验收及出入库
第十四条 采购产品的验收
产品到货以后，由市场部和相关技术部门依据采购合同中规定验收的安排进行检验，常规验货内容可包括：
〔一〕 设备名称、数量、型号、外观、包装等。
〔二〕 随机文档、相关证书等。
〔三〕 加电测试。
验收不合格按照规定流程执行。验收合格后，由市场部通知资产管理部门实施物品的入库流程。
第十五条 采购产品的入库及出库
〔一〕 采购产品入库办理完毕以后，由资产管理部门出具相关入库证实，并交给市场部一份，作为市场部本次采购行为完成的依据。
〔二〕 资产管理部门依据业务承办部门的“资产申请表〞进行物品的发放和出库手续办理。
第六章 附则
第十六条 本办法由市场部负责解释。
第十七条 本办法自印发之日起执行。

附件1：
合格供应商名单
序号
供方名称
供应产品名称/施工系统名称
地址
联系
联系人
备注

附件2：资产申请表详见《资产管理办法》附件1
附件3：资产采购申请表详见《资产管理办法》附件2

附件4：
采购询价单
单位名称

联系人

联系

地 址

序号
名称
型号
标准配置
数量
单价
分项总价
交货期
质保期
1

2

3

4

5

供应商须知：
1. 所有产品必需确保为原厂原包装产品，供应商均应认同并遵守本询价单中的要求。
2. 供应商必需严格按照询价单中所提供的标准配置进行报价，如对以上询价单中的要求有异议，请及时进行沟通。
3. 供应商报价时必需注明交货时间及质保期，如未提供或提供不具体，均视为对本采购询价单实质要求不响应，不作采购推举处理。
4. 供应商应将本公司相关资质证件及产品资料〔包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品合格证、产品专利证书〕复印件作为本询价单的附件。