企业采购管理程序-所有生产物料和非生产物料的采购管理.doc

采购管理程序

文件编号: QP-09 版本：B 版次:00
制(修)订日期: 2010-05-05 生效日期: 2010-05-20
文件总页数: 9页

修订记录:
版本/号
修订原因
修订日期
修订页次
修订人
A/00
初稿

周建君
B/00
与实际状况相符合
2007-4-3

周建君
A/00
原编号是QP-707；与实际状况相符合
2009-11-18

周建君
B/00
批量采购改由物控部实施
2010-5-5
全部
潘少芬

编写:潘少芬 审核: 周建君 批准: 杨志强

1 目的
明确公司采购工作程序， 保证按公司必须求完成采购。
2 范围
本文件适用于公司的所有采购，包括所有生产物料和非生产物料的采购。
3 定义
3.1 批量采购:关于采购中心已确定供应商，用于批量性订单产品的原/辅物料的采购。一般
此物料已具有物料编码。
3.2 项目采购:用于项目产品制定开发阶段所必须的新的原/辅物料的采购。
3.3 零星采购:必须求量较小，采购金额不大或者特别的物料。一般属于研发，工艺，品质等部门试验用材料和低值易耗类的特别工具。
3.4 设备采购：生产，检验用设备的采购。

4 使命
4.1 采购中心：1〕负责项目采购，零星采购和设备采购；2〕负责供应商开发和管理，当供应商供货周期和质量出现重大异常时，负责与供应商联系解决问题；3〕如供应商信息有变更或更改供应商时，要及时通知物控部门；
4.2 物控部：1〕负责批量采购；2〕当批量采购的物料出现不良，负责不良品的处理；3〕合格物料的入库储存和标识；4〕当供应商供货周期出现异常时，联系供应商解决问题。当出现重大异常时，及时通知采购中心解决问题；5〕每月向采购中心汇报供应商的供货异常状况〔包括供货周期及供货质量〕。
4.3 品质部：1〕负责批量物料的来料检验并做出品质判定；2〕当来料质量不合格时，及时反馈给物控部和采购中心。

5 程序内容
5.1 采购分为批量采购，项目采购，零星采购和设备采购。
5.2 批量采购的流程：
采购申请：物控部物料计划人员按《物控管理控制程序》将审批后的《请购单》交给物
控部日常采购员。
采购单制作：物控部日常采购员按采购中心提供的合格供应商信息在生产用ERP系统中
制作《采购单》，在系统中正确录入供应商代码，物料编号，数量，单价以及要求的交
货期等信息；检查无误后，将《采购单》按相应套版打印，交给物控部经理审核；
5.2.3 《采购单》 单张《采购单》金额大于等于RMB1000元由总经理批准，大于等于RMB100元小于RMB1000元由生产中心经理批准，小于RMB100元由物控部经理批准；
5.2.4 采购实施：《采购单》经相应批准后，日常采购员将《采购单》 给相应供应商，并与供应商确认交货期，关于不能满足交货期的状况要及时通知物控部物料计划人员，并通知物控部经理，具体见。
5.采购跟进：日常采购员应依据物料采购交期，跟催供应商的供货进度，以保证物料及时采购回来。日常采购员要天天维护物料到货进度表共享给物料计划人员，并对不能按时到达的物料作显然标示以提醒物料计划人员重视。
收货：日常采购员负责接收货物。日常采购员依据《采购单》核对供应商的《送货单》，核对无误后制作《外购入库单》，制作完成后，把《外购入库单》给到质检人员，并将货物放置在待检区域，报品质部做来料检验。在收货的过程中，仓库人员协助货物移动和放置。
来料检验：品质部依据《品质检验控制程序》做来料检验。验收合格交物控入库，验收不合格时按《不合格品控制程序》执行，并按要求通知采购中心。
入库：品质部验收合格后，在《外购入库单》上签名确认，交给物控部仓管员，由仓管员做好标识，依据《仓库管理控制程序》入库。
批量采购的变更：当公司内部有更改要求时，由日常采购员以 或 形式向供应商说明更改内容并在取得对方同意后重发一份《采购单》，且在原《采购单》中注明原采购合同作废。当供应商不同意时，必须将状况转达采购中心，由采购中心与供应商协调解决；当供应商提出更改必须求时，日常采购员要依据具体状况，请相关部门提出书面看法，如无异议则按供应商要求更改；否则要将供应商看法转达给采购中心，再由采购中心与供应商协商解决。如无法协商解决，则采购中心必须要给出新的合格供应商信息，日常采
购向新的供应商下单。
批量采购供货异常的管理。
物控部将物料进度表放于公用网，保证采购中心有查阅的权限，以便采购中心能及时监控供应商的供货周期。当供应商不能按正常供货周期供货时，物控部经理积极联系供应商解决问题。当物控部不能与供应商达到共识，应及时通知采购中心处理解决。当同一供应商同一物料一季度内出现三次不准时交货时，物控部填写《改正与预防措施处理单》交采购中心，由采购中心联系供应商解决问题。采购中心解决问题后填写《改正与预防措施处理单》反馈给物控部，由物控部跟踪整改效果。
5.2.10.2 品质部将IQC检验报表放于公用网，保证采购中心有查阅的权限，以便采购中心能及时监控供应商的供货质量。当出现严重不合格〔批退〕或同一供应商同一物料连续二次出现不合格时，品质部填写《改正与预防措施处理单》交采购中心，由采购中心解决问题后填写《改正与预防措施处理单》反馈给品质部，由品质部跟踪整改效果。
5.2.10.3 物控部每月初将上月供应商不准时交货及出现的质量问题做成统计表，交采购中心。
新物料及新供应商信息传递：如生产中有新物料产生，或与新的合格供应商合作，则采购中心必须要及时补充及更新合格供应商信息，并把更新的信息传递给物控部。

项目采购的流程：
5.3.1 采购申请和批准；由必须求人员填写《采购申请单》，交中心经理审核，总经理批准后交采购中心采购。 假设属第一次采购，必须将相应的技术图纸和资料一起交给采购中心。
5.3.2 采购实施：采购中心接到已审批的《采购申请单》及技术资料后，在供应商档案中寻找合适的供应商通知送样，假设涉及到新供应商的开发，按《供应商评估管理程序》规定执行。
采购跟进：采购员应依据物料采购交期，跟催供应商的供货进度，以保证物料及时采购回来。
5.3.4 收货：采购中心采购员负责接收物料。
确认：采购中心采购员将物料交给申请人进行确认，如果是必须认可的样品，由采购员填写《样品确认报告》，交申请人按《物料认可程序》进行确认。假设不合格，申请人把物料返回采购员，可要求重新提交或改换供应商。
5.3.6 采购更改：当采购内容有更改时，由必须求人员填写《采购更改申请单》，交中心经理审核，总经理批准后交采购中心，由采购员以 或 形式向供应商说明更改内容或重发一份《采购单》，且在原《采购单》中注明原采购合同作废。假设是供应商提出更改时，采购中心必须征求必须求部门的看法，再与供应商协商解决。如无法协商，则向其它供应商采购。

零星采购
零星采购由采购中心负责，按附件《零星采购管理办法》实施。

设备采购
设备采购由采购中心负责，按《设备管理程序》实施。

6 引用文件
《不合格品控制程序》〔QP-11〕 ；
《品质检验控制程序》〔QP-803〕
《物控管理控制程序》〔QP-03〕
《仓库管理控制程序》〔QP-04〕
《供应商评估管理程序》〔QP-706〕
《物料认可程序》〔QP-15〕

7 相关记录：
《采购单》 〔QR-70703〕
《采购申请单》 〔QR-70702〕
《采购更改申请单》〔QR-70704〕
《改正与预防措施处理单》〔QR-80701〕
《样品确认报告》〔QR-QA-05〕

8 流程
批量采购流程图
责任部门
使用表单
采购申请

采购单制作

采购批准

通知供应商供货

*NG 2
供应商在供货周期内供货

采购中心联系供应商解决问题
OK
收货
来料检验

*NG 4
OK
入库
不良品
物控部联系供应商解决问题
*NG 1
*NG 3

不良质量信息

物控部处理不良品

*NG 1：同一供应商同一物料在一季度内出现不准时交货少于三次。
*NG 2：同一供应商同一物料在一季度内出现不准时交货达到三次。
*NG 3： 来料出现不良，但没有批退或同一供应商同一物料没有连续两次出现不合格时。
*NG 4： 出现批退或同一供应商同一物料连续两次出现不合格时。
物控部物料计划员

物控部日常采购员

物控部经理/生产中心负责人/总经理
物控部日常采购员

物控部日常采购员

物控部日常采购员

品质部

物控部仓管员

《请购单》

《采购单》

《改正与预防措施处理单》

《外购入库单》

《改正与预防措施处理单》

9.附件
珠海一多电气自动化
零星采购管理办法

1、为了强化采购管理，提升工作效率，制定本办法。
2、本办法所称的零星采购一般是指对必须求量较小、采购金额不大或者特别的物料不通过采购部而是由使用部门自行采购的状况。
3、本办法所称的必须求量较小是指：
〔1〕对工艺、品质、研发等所必须的电子元器件、小五金件等，一次采购数量不超过100个最小单位。
〔2〕对工作所必须的低值易耗品类的工具、器具等，一次采购量不超过10个最小单位。
4、本办法所称的采购金额不大是指一次采购金额不超过300元。
5、本办法所称的特别的物料是指仅用于某些特定的用途或特定的产品。
6、零星采购的物料主要包括但不限于：因研发试验必须要材料、工艺、品质等部门试验用的属于低值易耗品类的特别工具。
7、零星采购的物料应是公司仓库所没有的、也无法用仓库现有其他物料来代替的物料。
8、因研发新产品成功转入批量生产或订单生产后，所必须的物料均由生产车间或仓库提出请购，统一由采购部采购，不再适应零星采购。
9、零星采购执行备用金管理，采购备用金暂定为1000元，由工艺部指定人员负责保管，一般状况下采购物料由使用部门直接采购。
10、使用部门必须要零星采购时，先填写请购单交部门主管复核、公司分管副总同意后实施采购。请购单一式两份，一份由请购部门留底备查，一份随购货发票一起粘贴在费用报销单后用作报销原始凭证。
11、对连续使用的物料，使用部门零星采购时的采购数量以一月为限。
12、零星采购回来的材料或工具应经使用部门除采购经办人外的其他人员验收确认。
13、零星采购的物料用于研发、工艺、品质等用途的，在购入后，须经购买者确认合格后，才干使用。
14、零星采购发生的费用一般状况下采用月度报销制度，即每月报销一次。频繁零星采购，当采购备用金的余额不够200元时，可到财务办理报销手续，补足备用金。
15、零星采购支付的购买价及其他直接费用〔与购买商品相关的如交通费、邮寄费等直接费用〕报销时，经办人、验收人须在购货发票〔或收据〕签名，然后填写费用报销单据，将采购发票与请购单一起粘贴在费用报销单后，呈总经理或董事长签名后到财务报账。
16、采购的物料领用后有结余的，应由使用部门妥善保管。
17、采购属于低值易耗品的工具类的物品，应办理领用手续，由公司生产中心物控组负责工具领用登记。
说明：对直接用于生产、研发、品质检验、工艺试验等的物料，购买后可直接使用，如尚有余，则应妥善保管。对工具类的物品，应登记办理领用手续
18、生产中心物控组对领用工具进行登记后，须在费用报销单封面备注栏说明并签字确认。
19、工具领用人在工作期间应妥善保管与使用。已领用工具在使用过程中非人为有意损坏的或正常损耗持续使用会影响工作的，可重新申购工具，再次领用时应以旧换新。
20、零星采购的物料或工具一般状况下，不通过ERP管理软件进行管理。
21、零星采购所发生的直接费用，财务核算时一次性计入相关的成本费用中，不执行分期摊销的办法。
22、财务部每月5日前对上月的零星采购的材料进行统计汇总。
23、本办法解释由财务部负责。
24、本办法自公布之日起实施。

珠海一多电气自动化
二〇〇九年六月十六日