文书管理办法.docx

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文书管理方法
一、文件管理方法
总那么
第一条为提高办文速度和质量，发挥文件在各项工作中的指导作用， 特制订本方法。
第二条 文件管理主要内容：上级函、电、来文，同级函、电、来文, 本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原那么，全厂各类文件分别由党委办公室和 厂部办〔以下简称两办〕归管理。
收文的管理
第四条公文的签收：
凡来厂公启文件〔除厂领导订启的外〕均由厂收发员登记签收〔由上 级或邮电局机要通讯！"员直送机要室的机要文件除外〕后分别交两办 机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封 和邮戳。对开和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开和国外信 函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件，要进行信封、 文件、文号、机要编号的“四对 核定，如果其#”中一项不对， 应立即报告上级机要部门，并登记过失文件的文号。
第五条公文的编号保管：
两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单，并 分类登记编号、保管。！”须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂 领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。本厂外出人员开会带回 的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，#" 不得个人保存。• •’
第六条公文的阅批与分转：
凡正式文件均需分别由两办主任〔或副主任〕根据文件内容和性质阅 签后，由机要秘书分!”送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导〔或 分管领导〕亲自阅批后分送承办部门阅办。为防止文件积压误事，一 般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。一般函、电、单据等，分别 由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，#"应同 主办单位联系后再分转处理。为加速文件运转，机要秘书应在当天或 第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到$”两个以上业务部 门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过天〔特殊情况例外〕。# 第七条文件的传阅与催办：
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回 家、宿舍或公共场！”所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达 的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下 班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过#”#天，阅后应签名以 示负责。如有领导“批示、“拟办意见，两办应责成有关部门和 人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全 文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办 理$”
借阅手续，以防止丧失泄密。文件阅完后，应送交两办机要秘书，切 忌横传。两办机要秘书对文件负有催办检查催促的责任，承办部门接 到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查， 应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应 及时归档周转。按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期 组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
发文的管理
第八条发文的规定：
全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部，各群众团体和部门一律不 得自行向上、向下发送正式文件。各群众团体、部门需要向上反映汇 报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申 请，并将文件底稿交厂办审核。厂部同意发文，那么由厂办按机构设 置与业务分工统一归以厂 字发文。对全厂影响较大，涉及两个以 上厂领导分管范围的文件，须由厂长批准签发。其余文件均由分管厂 领导批准签发。
第九条发文的范围：
但凡以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写 的会议纪要和会议简报，均属发文范围。厂部下发文件主要用于：
〔〕公布全厂规章制度；
〔〕转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
〔〕公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
〔〕公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福 利等工作的决定；
〔〕发布有关奖惩决定和通报；
〔〕其他有关全厂的重大事项。
厂部上行文、外发文主要用于：
〔〕对上级机关呈报工作方案、请示报告、处理决定。
〔〕同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供 给、科研、基建、经营管理等事宜。
在工厂日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修 改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理， 经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或头通知执行，一般不 用厂部文件发布。凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不 应发文，不备查考，可以科室名义用？工作简讯?发会议纪要。
各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发 函〔应各自编号备查〕，不用厂部名义发文。发文程序与要求
第十条发文程序规定：
各单位需要发文，应事先向厂部提出申请。厂部同意发文时，主办单 位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。草拟文稿 必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次清 楚、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、 红墨水和彩笔书写。文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细 写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、 盖章、标定日期和密级。厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、 有关文件规定，对文稿进行审查和修改；对涂改不清、文字错漏严重、 内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。经厂办审查修 改后的文稿，送部门主管领导核稿〔对文稿内容、质量负责〕。对审 核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。文稿审核会签后， 按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发。经领导批准签发后的 文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印。文件打印清样，应由拟 稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。文件打字后，由厂办派专人 按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好 的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部 门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意前方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。 任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。 第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已 经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。
〔一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清〕。如发现文件丧失， 必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心、强的同志负责文件收交、保管、 保密、催办检查工作。文件的立卷与归档
第十五条 文件的归档范围：凡以下文件统一分别由两办负责归档：
〔〕上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
〔〕厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、 工作总结、领导发言和生产经营工作的各类方案统计、季度、年度报 表等；
〔〕厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种 专业例会记录；
〔〕厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、 简报、会议记录等；
〔〕有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；
〔〕参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报 发言材料等；
〔〕上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及 本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
〔〕反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音 像摄制品；
〔〕工厂日志和大事记；
〔〕工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、 群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求：
文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理 归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐 全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结 合的原那么。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 年度形成的文件材料，要求在下年度月份以前整理完。月份正式向 档案馆〔室〕移交，清单一式两份〔接交单位各留存一份备查〕。
文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，厂办机要室 应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由厂办机要秘书和 正〔副〕主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
二、文书管理制度
总那么
第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的 效率，特制定本制度。
第二条所谓“文书 是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规 定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业 务用书与公文。
第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条必须严格保守文书的机密。
第五条 文书按以下要点处置或办理：
凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文 书 的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确 与“迅速 为原 那么，必须明确责任。即使在紧急状况下以头或 形式处置的事 项，事后也必须以文书形式记录下来。
第六条文书的管理原那么规定如下：
文书的收发、领取与寄送，原那么上由总公司总务部负责。分公司或 分支机构的文书管理，另有文书管理细那么做出规定。
文书的收发
第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按以下要点处置： 一般文书予以启封，分送各部门。私人文书不必开启，直接送收信人。 分送各部门的文书假设有过失，必须立即退回总务部。
文书的处理
第八条文书按机密程度可分为以下几类：绝密。指极为重要并且不 得向无关人员泄漏内容的文书。秘密。指次重要并且所涉及内容不能 向公司内外无关人员透露的文书。机密。指不宜向公司以外人员透露 内容的文书。普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重 要东西，那么另当别论。传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。 第九条 普通文书的处理原那么如下：
由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、答复、批办以及 其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。如果遇到 重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 各种有关联的事项，必须与各部门商议前方能予以处置。
第十条机密文书的处理原那么如下：
机密文书原那么上由责任者或当事者自行处理。指名或亲启文书，原 那么上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发 文者封缄。到达的指名或亲启文书，原那么上由信封上所指名的人开 启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名 者，不受本条规定的约束。
第十一条文书的阅览原那么如下：
某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要， 可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿，按“传阅登 记簿 规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，那么 由文书的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上 级领导，请示审批，由上级裁决。
第十三条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事 项，都必须经请示，获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文 批复之后，方能实行。
第十四条须请示审批事项如下：职务及重要人事安排；各种制度性 规定的变更；重要契约的缔结、解除与变更；诉讼行为；与政府机构 有关的各种重要的请示回执、申请等等；土地、建筑物以及事务所权 利的购置与转让；大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支；分支机 构的增减与升降；预算与决算事宜；借款与贷款，以及借贷银行的开 设与变更；重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉 价出售；定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订;
有关公司经营的重要方案与企划；其他上述未涉及的重要事项。
第十五条请示审批者为分公司经理，以及以此为标准确定的主管。
第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实 施。
第十七条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总 部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰 写请示提案文书上报。
第十八条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。 提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、出版部门、总务部 门和财务部门等等。
第十九条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支 机构及部门，并签名盖章。
第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，那么以请示提 案书〔副本〕替代批复返回，并请示部门予以执行。
第二十一条请示提案原本由总务部保管。
文书的制作
第二十二条文书制作要领如下：
文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确标准。起草文书的 理由包括起因，以及中间交涉过程，加以证明必须作出交代，必要时 附上相关资料与文件。必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批 提案者姓名。对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件， 修改后必须署名。
第二十三条文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的 决定之后进行。文书起草只是一个“文书化 的过程与结果。文书的 草案必须予以保存。
第二十四条重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌 握并附上具有价值的证据或证明文件。
第二十五条文书的署名按以下规定进行：
公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上 报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如 果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署 有关部门的主管姓名与职务。对外文书，如合同书、责任状、政府许 可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是 总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分 公司或分支机构主管的职务与姓名。
第二十六条文书的盖章按以下要点进行：
在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部 门印章。如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具 体执行者印章替代。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印 章。以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。
第二十七条总裁与公司印章按以下原那么使用：
在有必要加盖总裁公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主 管认可并且加盖印章之后，向总务部门提出。总务部主管经审核，签 名盖章，批准申请。如有必要那么需请示总裁。在需要总裁签字的情 况下，手续同前。经总务部批准后，去印章保管员处加盖公司印章。 一些带有公司字样或总裁职务字样的印章，须经主管同意，直接向印 章保管员申请加盖。
文书的发送
第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书，按以下要点进行发送， 必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。 文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名， 并且注明“快递、“邮寄、“面呈或“转交等字样。
公司内部文书原那么上不作封缄。
第二十九条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本 与 “邮资明细账 上做好登记并填写。
文书的整理与保存
第三十条文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结 的文书，另一类是可以归档的文书。
第三十一条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整 理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿 上做好登记， 归档保存。
第三十二条制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专 利等特别重要的文书，由总务部填写“重要文书目录 后，予以保存。 第三十三条分公司或分支机构的文书分为两类，一类是特别重要的 文书，直接归主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。
第三十四条文书的保存年限如下：
永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度 性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重 要的诉讼关系文书；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决 算书和其他重要的文书。保存 年文书，包括请求审批提案文书，人 事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计 分析报表，以及永久保存以外的重要文书。保存 年文书，指不需要 保存年的次重要文书。保存年文书，指无关紧要或者临时性文书。 如果是调查报告原件，那么由所在部门主管负责确定保存年限。
第三十五条全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件 柜中。
第三十六条 保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废 除理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以燃烧的方式销毁。
第三十七条如果职务或部门划分发生变更，或者做出调整，那么必 须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结 果。
第三十八条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。 一切借阅都必须出具借阅证。
第三十九条在制度难以执行时，须与总务部联系，由文书主管做出 裁定。
第四十条本制度自公布之日起实施。
三、文书制作制度
第一条适应范围凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照 本制度制作。发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。 第二条名义公务文件的往来以各部门经理的名义签署，有些简单事 项的文件，应以部门的名义签署。
第三条呈交公司经理的文件凡需呈递公司经理文件，须逐级上报。 各级主管须在调查核实的根底上写出意见，注明需呈报经理的理由， 然后上报。假设不需呈报，那么在该文书右上方空白处注明公司部门 的名称、文号、年月日。
第四条文书格式：
公务文件应使用楷书，尽可能简单、准确。陈述理由和经过时，假设 正文繁复，那么将此局部内容作为附件记在另外的文件上。
第五条文件编码：
文件上应有制发单位规定的号码，还应标明与此份文件有关的关键词 及复文文件的号码和年月曰，以便处理。
第六条书写格式：
通常在第一行写文号，第二行写文件内容的标题，另起一行写制发年 月曰、制发者名称，再一行写明收文件人的姓名，然后再写文件内容。 在属于提复审报的情况下，通常采取在文件末尾处用后记的形式证 明，在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复 审者姓名。由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称，必要 时要写上号码和年月日。
第七条签署：
应用文件制发者及收件者应注明职务，根据情况只署姓名。在文件制 发者〔个人或单位〕的下方盖上制发者个人或制发单位的印章，作为 文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件如通知等，为了简便， 多采用印制好的印刷品，此时签名或盖印可省略。
第八条封签上的记录文件信封上的记录，依照以下各条进行。
在用于普通文件的信封上，要写明送达单位的名称，同时在左侧写上 是否加急、挂号等，并在其下写上发文号码，信封反面写发文单位。 秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“秘外，其他参照第一 项。必须由收文者亲自开启的文件，信封上要写姓名并在左侧写上“亲 启字样。机密文件要用二层信封，内封上写文件标题，外封上的标 志参照以上各条在左侧写明“秘 的字样。
文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘 的 字样。本条第一项中所列内容，除有关机密的外，简易的文件可依照 第二条进行，只要在封面左下角用小号字印上单位名即可。
第九条文件用纸：
文件所用纸张另行规定〔略〕
第十条墨水文件原那么上应用黑色墨水书写，在使用墨水时要选用 性能较好的纸张，文字应清晰可辨。
第十一条文件种类的区分部门经理发文应根据文件的不同作用，按 以下原那么区别使用不同文种。
提案，不仅仅是发出的指令，而且希望将其意见进行广泛讨论。成认， 就有关事务进行认定。请求，所报内容等候裁定。报告，关于指示的 答复性汇报。申请，请求对自己或有关事项处理的许可和成认，也可 用于单方面提出申请。
第十二条指示类文件的区别公司总经理及各部门经理对下属发布的 文件按以下要求区别使用。指示，对申请、请示及要求的答复。传达， 有关事务上的指令。
第十三条电文依靠电信传达的文件，要求特别简明，防止使用容易 误解的文字，并省略敬语以使电文简短。电报通常在结尾处注明发电 单位的代号。重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料 以书写或印刷的方式送交发件人。
第十四条本制度自公布之日起实施。
四、文书处理管理方法
总 那么
第一条目的：
为标准公司文书管理，提高公司办文质量，特制定本方法。
第二条文书包括的主要内容：
高层决策文书以及基层下达的文件。部门会议文书与转阅文件。合同 书、证券、证书和劳动协议书。志愿书、违约收文、往来公文、专利 证明和注册登记文书。收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明 细表、各种规定与方案书。往来书信、电报、任命书、意见书。各种 报告、各种统计表。其中“与“ 项文书的处理，原那么上按会 议决定处理。
第三条类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：
机密文书
〔〕绝密。
〔〕秘密。
〔〕保密。
普通文书，即机密文书以外的文书。
其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷 品或复印誊写物品的。
第四条适用原那么：
公司各部门，依据本制度，保管与处理本部门有关事务文书。
文书的收发
第五条 收发到达本公司的文书，原那么上由总务部或者另行规定的 其他部门接受。所有文书按以下原那么处置或送发：普通文书全部由 接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期; 在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保 管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但 是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。绝密文书或亲启文书， 必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。
第六条制度时间外的处理：
值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导 的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室 的主任，并按其指示处理。所有到达的文书，值班人员都必须一一做 好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。
第七条收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须 由收发室主任做出决与指示。
第八条设立信使在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相 互传递文书；因此，在文书档案室设一名信使，来回传递各类文书。
文书的处理
第九条处理原那么文书处理的根本原那么是“准确 与“及时， 并且明确文书处理的责任者。
第十条成文原那么凡重要的往来交涉，都必须形成“文书 或形成 记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成“备忘录。
第十一条 特例对那些并不重要的事项，或者通过 、会面等简单形 式处理的事项，只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。
第十二条 处理手续领取文书的部门，按以下规定及时予以处理。凡 重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门主管做出报告，并逐级 向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指 示，处理文书中涉及的有关事项。如果文书中涉及的事项，与其他部 门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。在具体 处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配 合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的意见。
如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时， 应听取其他部门的处理意见。
第十三条防止拖延文书档案部门有责任催促有关部门处理文书指定 的事项，以防止文书的处理延迟或停顿，如发生延迟或停顿现象，应 立即交文书档案部门处理。
第十四条重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件，必须 存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。文件柜的存放，必须选 择在发生意外时，能够平安、迅速转移出去，放在容易发现的醒目位 置。
文书的制作
第十五条用纸的规格制作文书的用纸，除特殊情况外，原那么上采 用规格。
第十六条字句文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字， 防止使用艰涩的词句。
第十七条文体全部文书一律采用书面文体。
第十八条复印绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在 特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何 部门等等。
第十九条署名在文书发送与转交时必须按以下要求署名，特殊情况 或有专项指示的情况除外。代表公司名义缔结的合同书、往来公文、 公司公告及向政府机构提交的报告，全部署名“董事会代表。对外 广告及宣传，采用公司名称。除此之外的文书，署上相关业务部门名 称，以及部门经理的职务与姓名。不重要的文书，只需署上经办人姓 名。
文书整理
第二十条编写符号各种文书都必须按整理的要求编写符号，表示文 书的类别，再按符号编辑数字符号，给各文书排序，以便于检索。
第二十一条文书的符号与编号按以下规定使用：
表示部门名称的符号，用部门名称的第一个汉字，如制造部门、工艺 室，用“制、工表示。文书类别直接用“绝密、“密等字样表 示。各种文书，按先后顺序用自然数排序编号。同一文书或同一名称 的文书，追加一组自然数，用“ 隔开，如“制、工、密 。编号 按年度更新。
第二十二条填写文书登记簿所有文书的符号与编号都必须填写在 “文书登记簿上。
第二十三条整理文书处理完结之后，按文书的符号与编号进行编辑 整理。将大局部没有必要查询与翻阅的归为一类进行；另一类需要经 常查阅的文书，尽管文书处理已经结束，但文书的效用还没有终结， 仍需要单独整理。
第二十四条保管文书整理后，大量不重要的文件直接送总务部门保 管，其他少量的重要文书，在一定的期限内由责任部门妥善保管。
文书的送发与交接
第二十五条主管部门全部文书的发送与交接，由总务部负责。在特 殊情况下，公司内文书的送发与交接，由相应的部门负责。
第二十六条绝密与亲启文书必须加封，并在封面上加盖“转交、 “邮寄与“面呈字样的印章。
第二十七条转交、邮寄与面呈送交的重要文书，必须在封面上加盖 “转交、“邮寄 与“面呈 字样印章，分别表示“可以由专职传 递员以外的人员转交，或在书信接受者不在的情况下留下文书，嘱咐 由指定传递者当面呈交的文书；“可以通过邮寄传递的文书；“必 须由指定传递者当面呈交的文书。
第二十八条填写送发登记簿所有送发文书，按“转交、“邮寄 与 “面呈，分别填写送发登记簿。对于“面呈 文书，还必须在相应 的备注栏目注明送交过程的要点，以及领取文书的当事人签名盖章。 文书的存档与废除
第二十九条存档由本公司总部的行政室，按文书的整理符号与编号 进行编辑归档。
第三十条编辑行政室按年度把重要的、经各部门整理编号的文书， 进行汇总，分编装订成册，存入档案。会计文书那么按会计年度编辑 成册。一些不太重要的文书，不必按文书类别编辑，只需按年度聚集 成册。
第三十一条分编标准存档文书按部门，以文书的符号独立分编成册。
第三十二条保存期限：
保存期限按以下规定确定：永久保存。凡属于规那么、指令、决议、 诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书， 都归为“永久保存 文书。保存十年，类似永久保存文件性质。没有 必要永久保存的文书，合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、 报告书和重要往来信函等等，可以保存十年。保存五年。保存期从编 辑日起算，次重要且没必要保存十年的文书，可保存五年。
第三十三条废除保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书， 应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报总裁认可，由 文秘室执行。如果对废除没有疑义，应即刻予以废除或销毁。
五、文件收发管理方法
第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公 司本部各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。 第二条文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门 校对，校对无误方能复印、盖章。
第三条文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。
第四条属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密 字样，并确定报 送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
第五条文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日 期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件由专人按核定的范围报送。
第六条外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室 主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有 关部门，不得积压迟误；属急件的，应在接件后即时报送。
第七条传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公 室应及时组织传达和落实。