采购管理规章制度.docx

采购管理规章制度
（一）为规范本集团及下属生产企业的采购工作，特制定本制度。
（二）本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。
二、采购原则
（一）严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在 元以上， 必须有 家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、 资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格， 临时性应急购买的物品除外。
（二）合同会签制度
固定资产的采购合同，必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、 审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与，调研汇总各方意见，经公司分 管领导审核，总经理批准签约。公司采购管理制度。属集团采购的项目，应报总 裁批准。
（三）职责分离
采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的 解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
（四）一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一 致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申 请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核 后，差值不得超过请购量的%%。
（五）最低价搜寻原则
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动 态及各地区最低价格，实现最优化采购。
（六）廉洁制度
所有采购人员必须做到：
1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。 严格遵守公司采购管理制度。
2、加强学习，提高认识，增强法治观念。
3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市 场信息。
（七）招标采购
1、凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公 用品、中药材等都应通过询议价或招标的形式，由生产、质量、财务、审计、采 购、总经办等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应 商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。
2、对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握 市场行情，调整采购价格。
三、采购程序
（一）供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材 料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得生产、质量部门同意。必要 时，报有关管理部门批准备案。
2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的 生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情
况，建立供应商档案，做好业务记录，会同企业生产、质量、采购部门对供应商 定期进行评估和审计。
3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评 估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对 象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。
5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商 品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商 品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。
6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交采购部 门，向 家以上供应商询价，经有关部门及采购部门综合评估后，选择合适的 供应商，签订特约供货协议，定期结算。
（二）采购程序
1、原辅包装材料的采购计划及资金预算销售计划 生产计划 资金预 算
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2、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门填写请购单，写清采购物 资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期 等，由部门经理签字上报分管领导批准，交集团采购部门。
3、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调生产、财务、审计、质 量、工程、维修总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批。生产、质量、工 厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、
资信调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同条款的审查，审计部门负责 合同的事前审计和事后财务审计。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索 赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的 时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。凡由集团采供部代各生 产企业采购的物资，采购合同签订后，由集团采供部采购人员将合同传真至生产 企业采购部。
4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具。仓储、质 量部门负责原辅包材料的验收，并出具检测报告。并于每月 日、日将本 月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至集团采供部。设备由申请 部门、工程技术部门验收，并出具验收报告。
四、审计监督
（一）采购全过程进行财务监督和审计。
（二）在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质 量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。 财务部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支 付的事前事后审计。
（三）采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。
（四）对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对 有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
五、其他
本规章制度自下发之日起生效。
风险提示：
企业规章制度也可以成为企业用工管理的证据，是公司内部的“法律”，但 是并非制定的任何规章制度都具有法律效力，只有依法制定的规章制度才具有法 律效力。劳动争议纠纷案件中，工资支付凭证、社保记录、招工招聘登记表、报 名表、考勤记录、开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬以及计算劳 动者工作年限等都由企业举证，所以企业制定和完善相关规章制度的时候，应该 注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据，以免在仲裁和诉讼时候出现举 证不能的后果。
采购管理规章制度（二）
第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购 成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。
第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。
第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购， 货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。
第二章采购流程
第四条请购的提出
1、生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，每月
日前开立下月的所需物料《请购单》，包括已有销售合同订单的生产用主材、辅 材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；
2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购 单》；
3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责 主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；
4、《请购单》一联自存，二联送交采购部，三联交财务部；
5、交期相同的同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份《请购 单》内；
6、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。
第五条请购核准权限
1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币 万元以下者，由生产副总 核准，超过此数额的，由总经理核准；
2、车间需购买的机修配件、零件，价值在 元以下的由车间主任填写材料 请购单报生管部，价值在10 元的由车间主任上报生产副总签字确认后报生 管部，由生管部汇总后报采购部；价值在 元以上的由工程部统计、生产副总 确认后上报总经理签字后方可送采购部。
3、常用办公用品及物业所需物品请购，由办公室填报《请购单》，办公室主 任批准，空调、热水器、高级家具及单件物品价格在 元以上的由总经理核 准。
第六条请购的撤消
1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以 书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先头知会采购部。
2、采购部门接获通知后，立即停止采购。
3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善 后事宜。
第七条采购方式
根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：
1、集中采购公司通用性大宗物料（水泥），以集中采购较为有利，依定时或定 量之计划进行采购；
2、合约采购公司经常使用之物料（承、插板、卷钢板、预应力钢丝、线材 等），采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定 时或定量之方式进行采购；
3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。
第八条询价、议价
1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，应选择至 少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象；
2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；
3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上， 则应向其同时索要报价明细表；
4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选 择；
5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商 请购部门确认；
6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价；
7、询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议 价应注意品质、交期、服务兼顾。
第九条议价原则
遇以下状况时，采购部应及时与供应商议价：
1、市场价格下跌或有下跌趋势时；
2、采购频率明显增加时；
3、本次采购数量大于前次时；
4、本次报价偏高时；
5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；
6、其他有利于公司条件时
第十条定价核准
1、采购人员询价、议价完成后，填写《采购询价、议价单》（对内使用），随 附各供应商回传的《采购询价单》（对外使用），必要时附上书面说明，呈采购部 经理审核；采购部经理审核时，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议 价，或由经理亲自与供应商议价。
2、单笔采购金额在 万元以下的采购订单，价格由采购部经理核准，确定 供应商；超过 万元的采购订单，其价格提交总经理核准后确定供应商。
3、采用集中采购方式采购的供应商确定，必须呈送总经理核准。
第十一条订购作业
1、采购人员接获经核准之供应商后，应以本公司出具《购销合同》，或供货 商出具《购销合同》形式向供应商订购物料，并以传真形式签字确认。
2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于《购销合同》上明确 注明。
3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
第十二条验收与付款
1、依相关检验与入库规定进行验收工作。
2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。
第三章采购物品之品质管理
第十三条采购品质文件资料要求
物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》、采购合约内
予以明确规定：
1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。
2、产品技术精度、等级要求。
3、各种检验规范、标准或适用规格。
4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。
第十四条合格供应商之选择
物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要 求符合下列条件：
1、经本公司供应商调查，列入《合格供应商名录》内的供应商。
2、提供的样品经本公司确认合格。
3、类似物料以往采购之良好记录。
第十五条品质保证之协定
物料采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求 供应商承诺下列品质保证：
1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO90等。
2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。
4、接受本公司必要之供应商调查。
5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任 承担与赔付。
第十六条进货验收之规定
供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验
收工作，主要包括下列几项：
1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合 品质要求。
2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向 供应商索赔；
3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的 损失，向供应商进行索赔；
第十七条品质纠纷处理
有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等 情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：
1、处谿依据以双方事先约定之品质标准作为处谿依据，并于《购销合同》上 详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要 求为依据。
2、采购物料退货与索赔
(1) 拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。
(2) 采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
(3) 现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。
(4) 订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。
(5) 确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。
(6) 退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
(7) 双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
3、其它索赔规定
(1) 供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
(2) 破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实 际发生状况索赔。
(3) 因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依 实际发生状况索赔。
(4) 其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。
第四章采购交期管理
第十八条采购交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时 间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。
第十九条依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以 督促供应商提高交期达成率。
第二十条对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查 实情况。
第五章付款方式
第二十一条付款方式
1、由采购部根据《请购单》、《采购询价、议价单》、采购合同、进料验收 单、《入库单》，向财务部请款。
2、财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款，特殊情况需经总经理批准。
第六章采购人员工作职责
第二十二条对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同意后方 能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。
第二十三条采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求 采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。
第二十四条对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原 因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对 策，特别重大事项，应汇报总经理。
第二十五条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原 则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的 最优化、采购效率的最快化。
第二十六条采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购， 任何人不得私自订购和盲目进货。
第二十七条采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得 在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之 内上交。
第二十八条采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所 想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
第二十九条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员 必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地 做好物资供应工作。
第三十条售后服务：对于采购物资，采购部在签订购买合同时，要明确服务 约定。
1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。
2、对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由采购 部在规定时间内协调解决。
第七章附则
第三十一条本制度由综合办公室负责解释。
第三十二条本制度自总经理办公会议通过之日起实施。