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公路建设项目档案资料管理措施办法细则
一、工作内容
按照国家和甘肃省工程档案管理有关法规、标准，结合旧路升级改造工程的特点，加强项目档案资料管理，研究解决工程竣工档案相关问题，保障工程建设与档案资料的同步推进，保证档案工作质量及效率，确保档案资料符合项目竣工文件档案要求，满足交工验收和养护管理的需要。
二、项目建设管理处职责
1、按照甘肃省档案主管部门和项目建设法人的有关规定，制定档案管理实施细则，落实人员、设备、设施；
2、负责项目档案的编制与管理，制订档案管理标准并报项目建设法人批准执行；
3、负责组织检查、指导所辖范围各施工单位竣工文件的编制、管理工作；
4、负责所辖范围各施工单位全部归档文件的接收、汇总与移交。
三、项目档案资料管理流程
（一）工程档案管理流程
1、熟悉档案管理有关法律、法规，完善档案编制、管理制度，建立与工程档案工作相适应的管理机构，实行档案工作责任制，明确责任部门及分管领导，配备符合要求的档案管理专职人员、办公设备及档案设施。
2、监督项目建设管理处监理文件材料编制，督促管理处落实所辖各合同段竣工文件编制，保证竣工文件档案编制质量。
3、在检查工程进度与施工质量时，同时检查工程档案的收集、整理情况。单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后及时整理归档，做到“工程完工，资料整理完成”。
4、项目建设法人组织项目全部归档文件的汇总整理，并根据项
目档案分类编号规定，完成案卷总目录的编制工作。
5、项目建设管理处移交的档案资料由项目建设法人汇总后，按规定流向统一向有关单位办理移交，移交工作在工程竣工验收后三个月内完成。
（二）工程档案编制质量要求
1、工程档案各部分文件材料必须依照有关技术规范真实填写，做到原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。
2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填。各道工序完成后，即时报请驻地监理工程师进行质量检验，驻地监理工程师在收到质量检验申请后，24小时内给予现场检查和书面签复。监理工程师签字后，承包人及时存档。
3、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据，每个分项工程完工证书资料必须在分项工程完工后15天内报送项目建设管理处审核。若涉及砂浆、砼等强度资料，则要求在30天内报送项目建设管理处。
4、对于承包人上报的分项工程完工证书资料，项目建设管理处应在7天内审查签署意见，及时退还承包人，为竣工资料组卷做准备。与此同时，项目建设管理处应完成分项工程监理抽检资料的整理及评定。对于审查不合格的资料，项目建设管理处应及时退还承包人要求修正完善。
5、项目建设法人应将工程档案管理工作纳入工程管理全过程，有计划、分阶段地对项目建设管理处及承包人分项工程完工证书资料的收集及归档情况进行督促检查，并要求项目建设管理处及承包人每月对分项工程的开工及完工情况、自检及抽检资料的整理及评定情况进行统计上报，以便及时掌握资料管理是否与现场工程同步进行。
6、合同段工程交工验收前，所有单位、分部工程的评定资料及分项工程完工证书资料，监理抽检、评定资料必须全部完成并通过项目建设法人的审查；合同段工程交工验收后，项目建设管理处及承包人按照科技档案整装组卷要求，在三个月内完成竣工档案的编制工作，
向项目建设法人办理移交。
（三）竣工档案编制份数及移交
1、承包人及项目建设管理处在项目交工验收后三个月内，根据竣工文件编制要求，向项目建设法人移交经系统整理过的全部竣工文件材料。
2、档案移交时，每一移交批次的档案材料必须提交移交书一式三份。移交书由移交书封面（市城建档案馆标准格式）、符合国家科技档案标准格式的案卷目录和卷内目录构成。移交书内容应与实际档案内容完全一致，移交书封面的签章签名俱全。
3、档案移交时，应提交符合达标软件要求的转换目录电子版一份。
（四）工程交（竣）工档案专项验收流程
1、工程项目在交（竣）工验收前，必须进行档案专项验收。一般情况下，工程档案专项验收由省档案主管部门会同省交通行业主管部门组织进行。
2、在组织高速公路建设项目交（竣）工验收时，验收委员会应有省档案管理部门参加。项目交（竣）工验收报告中，应有项目档案工作总结的章节，竣工验收鉴定书中要对档案管理工作及结果进行评价。
3、工程档案专项验收前，项目建设法人应组织项目建设管理处和施工、设计、使用单位的项目负责人及工程管理、工程技术负责人，对项目档案进行自检，并提交自检报告。
4、正式交（竣）工验收前，建设、设计、施工、项目建设管理处等单位应对工程档案提出完整、准确、系统的专项验收评价意见。
（五）项目监理文件管理流程
1、项目建设过程中所形成的需归档的监理文件，包括监理管理文件、工程质量监理文件、工程进度监理文件、费用监理文件、安全环保监理文件、合同管理文件及工程监理月报、工程监理报告等。
（1）监理管理文件包括监理工作计划、监理实施细则、监理人员岗位职责、总监办贯彻质量标准的有关作业文件。
（2）工程质量监理文件包括质量监理措施、规定及往来文件、
材料、试验、检测资料、监理独立抽检资料、交工验收工程质量评定资料。
（3）工程进度监理文件包括工程进度计划审批与工程进度计划检查、调整的有关文件，工程开工/复工审批表以及工程暂停令等。
（4）费用监理文件包括各类工程支付文件、设计变更有关费用审核文件、工程竣工决算审核意见书等。
（5）安全、环保文件包括安全管理的规章制度、安全措施、安全会议的记录、安全检查的结果、安全事故的有关文件以及施工环境保护的规划、环境保护的措施、环境保护的检查等。
（6）合同管理文件包括承包人的保险手续的有关文件、延期索赔申请、分包资质资料以及批准的延期时间和索赔费用文件、价格调整申请及批准的文件。
（7）项目建设管理处应将工程进展情况、存在问题，每月以工程管理月报的形式向项目建设法人报告，其内容包括：工程概述、工程质量、工程进度、工程支付、合同管理的其他事项、本月监理工作小结以及合同执行情况的表格。
（8）工程结束时，项目建设管理处应提交监理工作报告，其内容有：工程基本情况、监理机构及工作起止时间、投入的监理设施，工程质量、工程进度、工程费用监理及合同管理执行情况，分项、分部、单位工程质量评估，工程费用分析，工程建设中存在问题的处理意见和建议。
2、监理资料包括工程分项开工申请批复单、监理日记、检验申请批复单、工程指令、工程变更令、工地会议纪要、试验、抽检原始记录及各种台账。
监理记录应由承包人与项目建设管理处分别填写，审批意见与签认应齐全。
3、监理文件与资料管理
（1）项目建设管理处应建立健全监理文件与资料管理制度，并根据工程建设需要应用计算机辅助管理手段建立文件、资料管理系统，对文件、资料进行有效管理。
（2）项目建设管理处应建立材料、试验、测量、计量、工程变更等各项台账。
（3）监理文件与资料应及时整理，分类有序，系统、完整，并分类建立案卷有效保管。
4、监理档案归档
（1）监理归档文件必须完整、准确、系统地反映工程监理活动的全过程。
（2）监理归档文件中短期保存的文件有监理规划、实施细则、专题总结、管理月报等，列入长期保存文件的内容有管理月报中有关质量问题、监理会议纪要中的有关质量问题、开工复工审批表、开工复工暂停令、不合格项目通知、质量事故报告及处理意见。有关进度监理、质量监理、费用监理的监理通知，工程索赔与延期报告及审批意见，合同争议、违约报告及处理意见，合同变更材料、工程竣工总结、质量评价意见报告等。
（3）监理文件归档与保存应符合交通部“关于贯彻公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知”以及GB/T50328-21建设文件归档整理规范中的有关规定。
（六）竣工资料内容及编制分工
竣工资料内容及负责编制单位详见表11-1。
竣工资料编制内容一览表
表 11-1
编制内容
编制负责单位
备注
第一章综合文件

第一节竣工验收文件
初设批复机关

第二节工程总结

一.施工总结
承包人
项目建设法人、项目建设管理处审查
二.监理总结
项目建设管理处
项目建设法人审查
三.设计总结
设计单位

四.建设管理总结
项目建设法人

五.质量监督工作总结
质监单位

第三节征地拆迁资料
项目建设法人

第四节上级批准文件及有关指示
项目建设法人

第五节 建设项目承发包合同协议文件
项目建设法人、承包人、项目建设管理处

第六节工程交接表
承包人
项目建设法人、项目建设管理处审查
第七节 竣工文件缩图（1:20）
项目建设法人

第二章竣工决算
项目建设管理处、承包人

第三章竣工图
承包人
项目建设管理处签认、项目建设法人抽查
第四章设计、施工文件

第一节技术设计文件

一.审批的设计及有关文件
设计单位

二.审批的设计变更及有关文件
项目建设管理处

三.设计、施工中重大技术问题的往来文件、会议纪要等
项目建设法人

第二节施工文件

一.工程质量文件
承包人
项目建设管理处签认、项目建设法人抽查
二.试验、检测报告
承包人、项目建设管理处

三.工程检查检测记录
承包人、项目建设管理处

四.其他文件
承包人、项目建设管理处、项目建设法人

第三节进度控制文件
承包人、项目建设管理处

第四节投资控制文件
项目建设法人（代表）

第五节施工原始记录
承包人、项目建设管理处

项目档案管理评分表
序
项目
评分标准
满分
评分
备注
1
组织管理

20

1.1
制度体制
建立了项目档案工作各项规章制度（1分）
建立了行之有效的项目档案工作管理体制和工作程序（1分）设立了独立的档案管理部门，形成了项目档案管理网络（1分）
3

1.2
同步开展
对本单位各部门进行有效监督和指导，自觉接受上级有关部门的检查指导，对检查发现的问题能及时整改（2分）做到档案工作与项目建设同步进行（2分）
4

1.3
责任考核
项目档案工作实行领导负责制（1分）
明确了负责档案工作的部门及领导（1分）
实行了部门和人员工作责任制（1分）
采取了有效的考核措施（1分）
4

1.4
人员配备
配备有适应工作需要的档案管理人员（1分）档案管理人员经过专职培训（1分）档案管理人员保持稳定（0.5分）
2.5

1.5
办公设备
档案工作经费有保证（1分）
配备有计算机、复印机及声像器材等必备办公设备（1分）设备性能优良，满足工作需要（0.5分）
2.5

1.6
信息化
采用先进信息技术实现档案管理信息化（0.5分）全套档案同时编有纸质和电子目录（0.5分）全套档案（施工原始记录除外）数字化（1分）
2

1.7
文件处理
文件按规定程序办理（0.5分）
文件资料原件按要求及时收集（0.5分）
所有文件按档案分类大纲进行预立卷（1分）
2

2
工作实施

30

2.1
落实执行
认真落实清连项目建设法人及上级主管部门的各项档案管
理制度（2分）
及时按要求上报档案资料及档案资料台账（2分）
及时将项目档案管理文件报总部核备（1分）
5

2.2
管理职能
按要求开展档案日常管理工作（2分）
定期对所辖各施工单位进行检查、指导、督促及时将检查情况上报清连项目建设法人（2分）适时开展提高档案质量的相关活动（1分）
5

2.3
控制措施
明确文件资料的收集、整理、归档要求（2分）控制措施有力，各项工作进展顺利（2分）
4

2.4
监理组
档案装具符合科技档案要求（1分）
按要求建立了预立卷（1分）
档案管理与工程同步进行（1分）
档案资料字迹清晰、工整（1分）
内容填写规范、完整，签字齐全（1分）
已完工分项工程资料评定、组卷及时（1分）
7

有效对施工单位督促、检查、指导（1分）

2.5
施工单位
制度健全（1分）
有专职档案管理人员，人员稳定（1分）
建立了独立的档案库房（1分）
档案装具符合科技档案要求（1分）
按要求建立了预立卷（1分）
档案管理与工程同步进行（1分）
档案资料字迹清晰、工整（1分）
内容填写规范、完整，签字齐全（1分）
已完工分项工程资料评定、组卷及时（1分）
9

3
案卷质量

40

3.1
形成质量

30

资料齐全
按照《清连项目竣工档案管理编制办法》规定，结合施工实际情况，重要文件无失缺，每少一件扣1分，其它文件每少一件扣0.5分（10分）
各部门资料归档齐全，手续完整（2分）
12

真实准确
归档文件材料真实、内容准确、签署手续完备，若归档材料不真实、内容不准确、签署手续不完备，或出现弄虚作假，每发现一处扣1分（共10分）
10

耐久有效
归档纸质材料字迹清楚、图样清晰、页面整洁、格式规范、符合耐久要求（6分）
照片、音像及电子文档按规定整理、装订、归档，载体有效
（2分）
8

3.2
整理质量

10

排列系统
分类清楚、组卷合理、排列系统、档案案卷与卷内文件排列符合国家标准规范（3分）
3

封面脊背
格式规范统一，字迹清晰美观，填写完整准确（2分）
2

卷内备考表
卷内备考表标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等（1分）
1

案卷题名
案卷题名规范，简明扼要，能准确提示卷内文件材料的主要内容和特征（1分）
1

案卷装订
整卷案卷装订规范、整齐、牢固（1分）
1

纸张折叠
案卷内不同幅面的文件材料折叠或裱贴统一，破损的要修复，幅面一般采用国际A4型，图样折叠时标题栏露在右下角（2分）
2

4
档案安全

10

4.1
用房设施
档案库房配置有防火、防盗、防水、防潮和温度温度调控设施，每少一项扣1分（5分）
5

4.2
档案装具
档案框架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求（3分）
3

4.3
安全措施
采取措施有效保证档案实体和信息安全（2分）
2

合计

1

部门主管:
单位主管:
检查组长: