某地产公司文件管理制度.docx

* **公司文件管理制度
1. 目的
为使本公司质量管理系统文件编码、制作、审核、发行、修订、作废、使用管理等作业有所依据，确保各有关 埸所使用之文件和资料均为有效版本。为了使公司体系管理活动中应用的文件和资料得到管控管理，特制定本 制度。
2. 作业内容
2。1文件类别
序号
文件类别
说明
1
受控文件
正式运行于体系中 受收发控制之文件。
2
参考文件
只作为参考使用，不作文件收发控制。
3
管理文件
规范为完成某项工作所需的过程方法及途的文件。包括:环境及质量手册程序文件 规定检测标准SOP、办法、制度等.
4
技术文件
研发部依市场部需求，所制作出的相关文件，亦凡指涉及工程技术部份，即称为技术文 件。如工程图、产品规格等。
5
外文件
客户与供货商提供之图面、技术数据或国际标准等数据.

2。2 一、二、三阶文件
2.2。1文件和资料的受控与非受控状态标识
2。2。1。1受控文件与资料由文控中心加盖 色发行印章以标识其受控，文件管理人员于文件发
行前，需以正本文件印制副本，再于副本上加盖红色发行印章字样以示标记，正本
需保存于文控中心以作为后续影印发放之用。
2.2。1。2由文控中心提供给客 或其它有关机构作为参考性之文件和资料属于非受控文件，非受控
文件由文控中心加盖 色“仅供参考”印章以示不受控,非受控文件不受版本变更之限制。
2。2.1。3文控中心列管之文件正本（含电子媒体形态存在的文件），不加盖受控发行印章 以作为后 续各单位申请领用影印发放之用。
2。3文件编制或提案
各部门根据内、外部信息确定文件编制任务。
2。3.2新编制之文件的格式与编码作业依据《文件和资料编码原则》执行。
2.3。3新编制之文件经制作完毕后，由原编制单位人员作校对工作.
2. 3。4新编制文件如为跨部门运作之文件，以《文件会签表》送各相关部门 单位会签，会签可以以传阅的 方式进行，亦可以会议的方式进行，会签完成后，依《文件管理程序》6。3项执行；
2。3。5新编制文件属部门或单位 部运作之体系文件，该文件可不经会签，依《文件管理程序》6.3项执行；
2. 3。6新编制文件经审核 批准完成后，由编制单位人员依发放范围及状态填写《文件收发明细表》，连同新 编文件一起交回文控中心.
2。4文件的发放及领用
2。4。1文件新编 更换版本或新收到之外 文件的发放，由文控中心依据责任单位所填写《文件收发明细表》
中所提示之发放范围及受控需要状态进行发放，且文件修订或新文件发行，依主管核准的时间起一个星
期内必须发行。
2.4。2文控中心在发放文件时应需收文单位人员于《文件收发明细表》上签名确认，以作为收发文及后续文件 控制管理之依据。
各单位当文件有遗失、破损、脏污、增补等状况时，需求单位须填写《文件补发申请表》说明原因.
2。5文件的修订与管制
2。5。1管理性文件修订
2。5。1。1文件和资料在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其它因素需进行修订时，请统一由原编 制单位以《文件更改申请单》提出申请，并将申请单送原审批部门进行审批.
2。5.1。2修订文件如为跨部门运作之文件，修订单位需将《文件会签表》和审批过的申请单送各
单位会签,会签完成后，再将修订文件送原审批部门进行审批。最后，由文控中心通过审批后，方可发 行。
2。5。1.3修订文件如属部门或单位 部运作之体系文件,该文件可不经会签，申请单位需将文件 送原审批部门进行审批,审批完成后，再需由文控中心审批发行。
2. 5。1。4文件修改 容如属重要作业流程或影响到现行作业的，包括重要表单的修改，修改单位 必须将《文件会签表》会签各相关单位，作为文件修改前的作业依据。
2. 5. 2技术性文件修订
2O 5。2。1凡涉及研发部的技术性文件，如:工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订、 发放、作废回收。
2。5。3管理性文件、技术性文件和外来文件的管制
2O 5.3。1凡公司管理性文件（如:程序文件、制度、规定等）由文控中心备份管制。
2。5.3。2凡涉及研发部技术性文件，则由工程部自行管制，祥见《工程部管理制度》。
2。5。3。3当文控中心接收到客户与供货商所提供之文件类、技术数据或国标标准时,应对收集的外 来文件编制目录清单，以易于检索，应在其文件上加盖“外来文件”印章以示区别；
2.5. 3。4以电子媒体形态存在的外来文件，文控中心应将其列印一份以作备份之用；
2。5。3。5外来文件应编码以作管制，依《文件和资料编码原则》作业；
2。5。3。6各部门、单位人员如需使用，必须填写《文件借阅登记表》，经有关权责人批准后交文控中心, 以作领用之用；
2O 5。3。7文控中心制定受控文件清单，也应归档登记及备份。
2。5。3. 8各部门人员所使用之文件如装订成时应编制目录并依顺序排列放置，以便查阅及管理。
2.5。3。9各部门人员对所使用之文件资料应予以爱护不得随意破坏借出乱划乱写，如遇损坏而 需申请补发。
2. 5。3.10各部门人员如需至文控中心借阅文件时 必须填写《文件借阅登记表》，且根据文件性质按以 下2个等级的核准权限执行：
a。如属技术文件和外文件,必须由总经理核准；
b。属公司管理性文件，经由文控中心经理核准；
注:所有借出的文件按申请规定时间为限，并妥善保管，正常使用，依时归还文控中心。
2。5。3。1 1各部门人员应将文件看成本公司财产的一部分 并列入移交项目。
2.6文件换版和废止
2. 6。1当文件和资料版次修改次数超过10次以上 由相关部门以《文件更改申请单》将整套文件提出更换 版本.
2。6。2技术文件和外来技术文件的换版则由工程部以《文件更改申请单》提出换版。
2。6。3如果文件换版时文件编号或名称发生变化 应重新填写《文件收发明细表》发放。
2o 6 o 4失效版本文件由文控中心依原发放范围进行收回，并发放新版文件于《文件收发明细表》中登记.
2。6. 5文件和资料在运作中已无实际需要或其它原因说明该文件已无需存在时 由相关人员以《文件作废 处理表》提出申请并经审核批准后交由文控中心。
2. 6. 6废止或失效之文件由文控中心当天将该文件收回 并于《文件收发明细表》中登记，各单位文件保管 人如逾期无法回收，将依行政效率提报处分.
2.6。7失效文件由文控中心直接销或统一加盖色“作废”印章后可用作回收纸以作他用，当有要求时失 效文件可作”作废"标识后予以保存 并与有效文件明确区隔.
2O 6. 8其它部门 单位人员如需以失效文件作参考时 可提出申请 在该文件上加盖“仅供参考”红色印章 以示区别，此文件才方可发放，但不作为作业之依据，并由申请单位自行保管.
以软件形式存在的文件如修改或换版时只保留修改后的容如文件废止时则作删除即可.
2。6。10技术性文件废止则由工程部自行作废回收保存。
2 o 7四阶文件和资料
2。7。1受控与非受控状态
2。7。1。1所有受控文件中所属表格及各式标签戳记均属受控。
2。7.1. 2四阶文件和资料一律可由使用部门复制使用.
。3四阶文件似同其所属文件的一部分 随同其所属文件一起作编制 会签 审核 批准作业。
2.7。2四阶文件发放及领用
2. 7。2.1四阶文件中的标签 戳记由各使用部门依其所属质量文件要求自行设计制作 使用。
2.7。2。2四阶文件中的表格原始件由文控中心统一备案 管理，表格随所属文件一并发放。
2。7。2. 3各部门人员如需领用表格时 领用作业依2。4项执行.
2.7。3四阶文件的修订、换版及废止
2。7。3。1四阶文件中的表格如需修订时 作业依2。6项提出申请，修订后的表格须同时变更版本号，并 送交文控中心统一备案、管理。
2。7。3. 2标签 戳记如需修订时将其所属文件中描述该标签或戳记的文字作修订 文件 容修订后 各部 门人员自行依文件作实物修改重制。
2.7。3. 3四阶文件如无实际使用需废止时可将其从所属文件的相关容中除废止之表单一律作回收
纸或销 处理 废止之戳记 标签一律由各单位自行作销 处理.
2。8文件和资料编码原则
2 o 8 o 1公司部门代码
部门
财务部
行政部
人事部
文控中 心
生产部
采购部
品质部
市场部
研发部
代码
ACC
AP
HR
LCD O
M
LCD P
D
LCD
PUR
LCD QA
LCD S
A
LCD TE

1 1

1
1
1

第一版 第二版

第三版
第四
版 …

2。8。3文件和资料的版次编码原则

0
01

02
03 .。。

1 1

1
1
1

D
第三次修
修订初始位第一次修订第二次修订
订…
文件版本号变更时 版次回到初始位
2。8。4 编码原则
2。8。4. 1文件编码原则
TSRXX——XXXXX
►流水号
^文件类别
► 部门代码
►公司名称
2.8。4。2表格编码原则
TSRXXQFXXX REV。X
I►版本号
►流水号
1表格类别
1部门代码
►公司名称
2。9文件定期审查
2.9。1为确保各有关部门使用文件和资料均为有效之版本，由文控中心对各部门进行定期查核;
2。9. 2文控中心将本公司上述文件资料进行分类、整理，并针对此制作成文件索引表；
a. 文控中心定期将此文件索引表发布到各相关单位，
b. 各相关单位文件负责人员针对本单位之文件按照文控发布索引表进行自我 部查核，
c. 文控中心对所有需要查核的项目及方式制作成一份《文件查核表》，每次查核均依《文件查核表》进 行，并将所查核之状况记录于《文件查核表》。
2。9。3查核方式：以随机抽查方式进行;
a。文件版本、版次是否一致，
b。修改之文件是否与原稿一致，
c。文件的维护与保管，
d。各单位文件之回收状况，
e。文件是否有遗失。
2.9. 5文控中心将所查核之不符合项回馈于各责任部门，由责任部门于一星期内回复改善对策，文控中心将对 此追踪处理，并将各责任部门所回复之改善发布于各单位，当一项问题多次出现仍未改善,将各部门文件 负责人提报适当处分，必要时，将追究该部门主管督导之责任。
3。0文件格式
见附件
4。0附则
3。1本制度由文控中心负责编制，由文控中心负责管理。
3。2本制度自发布之日起生效、实施.