行政人事部部门职责及岗位说明书.docx

行政人事部部门职能及岗位职责说明书
一、前言
行政人事部作为公司的管理与服务职能部门，主要承担组织公司人力资源开发与管理工作，为公司供应和培养合格的人才；上传下达，为各部门供应后勤保障服务工作。
本说明书详细描述了行政人事部的部门职能、组织结构、岗位职责、用于规范与指导行政人事部的工作，是行政人事部的基础管理文件。
二、行政人事部部门职能
1. 承担对公司有关工作开展综合协调。
2. 统筹公司人力资源管理，订立人力资源规章制度，参与订立公司人力资源发展战略。
3. 为公司吸引、选拔、保留优秀人才，为公司发展供应优质人才保障。
4. 协助组织实施绩效考核，订立激励政策，充足调动员工工作积极性。
5. 代表公司，与政府各职能部门沟通协调，竖立公司对外优良形象。
6. 组织签署劳动合同，处理劳动纠纷，解决劳动纠纷。
7. 与总经办合作，不定期举办各类培训及主题活动，提升员工对企业的认同感。
8. 保管公司印章、证件，存档公司重要合同、文件。
9. 管理固定资产、办公用品及劳保用品。
10. 对公司车辆开展管理。
11. 对公司电路、管道等设备设施的维修保养工作。
12. 上传下达，与各部门沟通协调，供应后勤保障服务。
三、目前人员编制（结构图）。

四、各岗位职责说明。
1. 行政人事部经理岗位职责
(1) 行政隶属
直接上级：副总经理、董事长
直接下级：行政主管、人事专员、文控专员
(2) 主要职责
1. 承担公司行政、人事、后勤及日常事务处理及相关外联活动。
2. 订立并完善公司的工作程序和规章制度。
3. 协调并支持配合公司各部对人力计划、行政开支的管理工作，协调配合公司各部对人事、行政、后勤方面的支持工作。
4. 订立本部门年度工作目标和工作计划。
5. 订立公司绩效考核制度，组织实施绩效考核，及时解决绩效考评中出现的的各种问题，不断完善绩效管理体系。
6. 向公司决策者供应有关人力资源战略、组织建设等方面的建议，致力于提高公司的综合管理水平，及时处理公司管理过程中的重大人力资源等问题。
7. 代表公司建立政府劳动、人事和相关公共关系的沟通渠道，及时掌握信息，改善管理，规避政策风险，妥善处理劳动纠纷。
8. 审核部门职位设立，人员配置及职位说明书管理，把控人员招聘录用，提出录用人员岗位级别和工资的建议。
9. 承担人员培训和开发，为主管级以上员工开展职业生涯设计，保证公司员工能胜任当前和未来发展需要。
10. 承担公司的社会保险缴纳及福利事宜的统筹管理。
11. 协助组织公司年会及公司各类活动。
12. 协助直接上级做好其它部门所需各类保障工作。
13. 实现领导交办的其它工作任务。
2. 行政主管岗位职责
（1）行政隶属
直接上级：部门经理、副总经理
直接下级：综合专员、综合维修、保洁、司机
（2）主要职责
1. 协助部门经理开展本部门内部管理，在权限范围内合理调配内部人员，调动每位员工的工作积极性，提高凝聚力。
2. 承担统筹办公用品、固定资产的登记、管理、维修、购买等工作。
3. 承担办公区域的卫生管理，供应整洁优美的办公环境。
4. 承担员工宿舍的管理，供应周到、全面的后勤服务。
5. 承担员工食堂的管理，定期询问员工对就餐质与量的要求，保证员工就餐安全、卫生。
6. 承担公司员工宿舍的租赁、合同的签约与付款工作。
7. 承担下级员工的日常管理工作，订立相关管理制度及人员岗位说明书。
8. 承担公司经营用水、用电、用气及其它生活设施的管理。
9. 承担协助处理公司各类突发事件。
10. 实现领导交办的其它工作任务。
3. 人事专员岗位职责
（1）行政隶属
直接上级：部门经理、副总经理
直接下级：无
（2）主要职责
1. 承担员工的招聘、入职、培训、人事调动、离职等手续，建立人事档案。熟知员工个人能力，协助合理安置公司内部人力资源增减调配等。
2. 承担办理入职手续，承担人事档案的管理、保管、用工合同的签署。
3. 承担员工转正后社会保险投保、申报，公司社保基数申报、调整、年检等，并承担相关讲解工作，及时掌握国家相关法律法规政策。
4. 承担协助公司保密工作及法律事务，管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，妥善保管和正确使用公司重要人事文件及档案，严格借档手续。
5. 依据公司人员需求情况，提出人员调配方案（包含人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置，同时协助公司各部门有效地开发和利用人力，满足公司的经营管理需要。
6. 协助订立各岗位的职位说明书，并依据公司职位调整要开展相关的变更，保证职位说明书与实际相符。
7. 承担公司整体人事培训工作，订立有针对性的培训方案，组织实施培训工作，检查、跟踪效果，不断满足公司发展需要。
8. 依据现有的编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施。
9. 做好员工考勤统计工作，承担加班的审核和报批工作。
10. 建立并及时更新员工档案，做好年度/月度人员异动统计（包含离职、入职、晋升、调动、降职等）。
11. 对试用期员工开展培训及考核，并依据培训考核结果建议部门录用。
12. 协助承担拟订部门薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制。
13. 协助部门经理订立绩效考核政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程开展监督和操控，及时解决其中出现的问题，使绩效考核体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；
14. 协助并配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动纠纷事宜。
15. 协助订立公司人事管理制度，参与人力资源战略计划。
16. 实现领导交办的其他工作任务。
4. 文控专员岗位职责
（1）行政隶属
直接上级：部门经理、副总经理
直接下级：无
（2）主要职责
1. 承担公司证件及车辆资料的补充、完善、检查、保管、借阅、编号等工作。
2. 承担公司证件的变更、年审、房产合同的续签工作。
3. 承担公司车辆保险购买工作。
4. 协助运送事业部做好车辆证件的办理及年审工作。
5. 承担公司证件借用、登记工作。
6. 协助承担部门6S管理工作。
7. 承担新进职员工牌的制作及工作照拍照安置工作。
8. 协助人事专员考勤核算。
9. 承担公司事务办理指南的完善工作。
10. 承担部门每周例会的整理及发放工作。
11. 承担协调公司文件、资料，对部门文件、资料工作开展监督、检查。
12. 承担公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、保管、保护、分发、回收等工作。
13. 严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。
14. 做好防火、防盗、防虫等工作，保证文件资料安全。
15. 承担公司的行政文件、ISO系统文件、技术文档、工程图纸和生产资料的整理、统一管理、统计与借阅、保留期间和监控工作。
16. 外来文件的分发、核查与管理监控。
17. 承担公司各部门备用钥匙的管理，供应相关支持。
18. 实现领导交办的其他工作任务。
5. 综合专员岗位职责
(1 )行政隶属
直接上级：行政主管、部门经理、副总经理
直接下级：无
(2)主要职责
1. 承担前台接听电话，妥当应答，如有必要，做好电话记录。
2. 承担收发公司信件和报刊及相关的登记工作。
3. 接待来访客人，并通报相关部门。
4. 承担制作名片及部门专用印章。
5. 协助行政主管工作，供应相关服务和后勤保障。
6. 协助办公家具、设备、用品的选购与使用管理。
7. 协助承担办公区域水、电、气、电信、网络等的管理，保证电话、网络畅通，用电、用气、用水满足需要，并做好每月公司租赁费、电费、水费、电话费、快递费等花费报销及跟催付款工作。
8. 与物业公司开展沟通联络及相关外勤工作。
9. 协助行政主管订立办公用品使用及订购计划，并协助行政主管做好购买及发放工作。
10. 承担公共会议室的管理及卫生工作，做好会议、来访接待的服务工作。
11. 承担公司固定资产的保护工作。
12. 协助行政主管做好员工工装的订购及发放工作。
13. 承担公司车辆钥匙的保管工作及车辆使用的登记工作。
14. 承担公司用餐员工的统计工作及每月用餐花费的统计及报销工作。
15. 承担公司行政仓库的管理工作及公司办公用品等资产的出入库登记工作。
16. 实现领导交办的其它工作任务。
6. 司机岗位职责
（1）行政隶属
直接上级：行政主管、部门经理、副总经理
直接下级：无
（2）主要职责
1. 做好公司领导的用车服务，服从领导，听从指挥，出色实现出车任务。
2. 定期开展车辆检查、维修、保养，保证车况优良。
3. 遵守交通法规，服从交通管理，安全行车，杜绝各种交通事故发生，保证人车安全。
4. 做好行车记录，按时办理各种行车手续。
5. 维持优良的精神面貌，保护公司形象。
6. 承担公司领导的安保工作，遵守保密原则。
7. 协助与政府部门的沟通联络工作。
8. 注意车辆的防火、防盗等安全工作，杜绝各种隐患发生，出车前严格检查车辆，保证行车安全。
9. 实现领导交办的其它工作任务。
7. 综合维修岗位职责
(1)行政隶属
直接上级：行政主管、部门经理、副总经理
直接下级：无
(2)主要职责
1. 服从部门承担人工作安置，遵守纪律，竖立优良服务意识。
2. 承担公司区域内维修工作，熟悉公司区域内公用配套设施、设备的种类、分布，掌握各类线路的分布、走向、位置以及其维修保养的方法。
3. 对公司区域经常巡视，发觉公用设施有损坏、隐患或其他异常情况，应及时给予维修，保证公共配套设施、设备的正常运行。
4. 发觉重要电气设备故障时，应及时向部门承担人汇报，组织人员抢修，分析事故因素，做好记录，提出建议。
5. 积极参加岗位培训，刻苦钻研技术，不断提高工作水准，做好节能节材工作。
6. 发挥工作主动性，实现领导交办的其他工作任务。
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