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X大厦物业工程部档案管理规定

X大厦物业工程部档案管理规定之相关制度和职责，大厦物业工程部档案管理规定工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据,强化工程档案管理是工程部的一项重要工作。为强化工程档案管理特制定本管理制度。一.工程档案目录...
大厦物业工程部档案管理规定
工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据,强化工程档案管理是工程部的一项重要工作。为强化工程档案管理特制定本管理制度。
一.工程档案目录管理
1.工程档案管理采用纸页档案和计算机档案并行管理方式,基础档案材料要保留纸页档案,过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。
2.工程档案设置三级目录,第一级目录为类别目录,第二级目录为程序文件目录,第三级目录为工作单目录。
3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。
二.工程档案管理程序
1.工程档案管理责任
(1)工程部经理责任:设置文秘档案员;确定档案目录;设置档案保密等级;检查档案状况。
(2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。
(3)文秘档案员责任:档案建立;档案修改;档案整理;销毁更新;档案资料分析报告;接受经理和上一级档案管理人员检查;检查工程部各级人员档案工作状况。
(4)员工责任:认真进行原始资料的记录;接受各级领导和档案员的工作检查。
2.工程档案管理程序
(1) 工程档案的建立
文秘档案员依据经理看法建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号,并在每卷首页建立目录清单,同时在计算机中进行目录登记。
(2) 工程档案的存档
工程档案由文秘档案员整理,按规定目录存档。
(3) 工程档案的查阅和借阅
一般工程档案查阅可向文秘档案员借出,在工程部办公室阅览;假设需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅,不可以借阅。
(4) 工程档案的更改清理和销毁
原始档案一般不可修改;工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理,过程性工作档案到期后应及时销毁,但应做好销毁记录。
(5) 上级档案存档
工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。
(6) 保密等级设置和更改
涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案,如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码,其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。
(7) 计算机档案管理
工程部档案应积极推行计算机管理,由文秘档案员设置目录菜单,将档案或目录及时录入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。
(8) 图书档案管理办法
工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档,制定图书借阅管理办法,严格按管理办法借阅。