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福建省用人单位职工档案管理规定
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【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】
第一条为适应市场经济下劳动关系调整和社会保障新形势需要，加快完善劳动就业和社会保障社会化服务体系，加
强用人单位职工档案的管理，依法保障用人单位和劳动者的合法权益，合理开发利用人力资源，推动我省用人单位职工
档案管理的规范化、专业化和科学化建设，根据《中华人民共和国劳动法》、
《中华人民共和国档案法》等有关法律法
规，结合我省实际制定本办法。
第二条职工档案，是指用人单位在招用、培训、考核、奖惩、选拔、参加社会保险和任用等工作中形成的有关职工
个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动的文件材料，是历史地、全面地考察劳动者和依法维护劳
动者权益的依据，是重要的档案信息资源。
第三条本办法适用于各类用人单位，与各类用人单位形成劳动关系的职
工，离开用人单位自谋职业、灵活就业、流
动就业、自费出国、境外就业、农村进城务工的人员，机关、事业、人民团体
招用的非在编人员和失业人员、退休职工
等人员。
第四条职工档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则，在省档案局的宏观管理和组织协调下，由省劳动和社会
保障厅领导与指导全省职工档案管理工作，县级以上劳动保障部门依法综合管理本辖区内职工档案工作，对用人单位设
立的职工档案管理室和劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构进行业务指导和检查，并接受同级档案行政管理机构
的监督、指导。
第五条用人单位一般应设立职工档案室，负责对与本单位形成劳动关系的职工档案进行管理和服务，但不得保管非本单位职工档案，不具备管理条件的用人单位，可委托劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构管理。
第六条各级劳动保障部门隶属的职业介绍服务中心应设立相应的公共职工档案管理机构，管理本辖区内失业人员、
退休职工档案，并受用人单位或自谋职业人员、灵活就业人员、流动就业人员、自费出国学习人员、境外就业人员委托
管理个人档案。
第七条用人单位设立职工档案管理室的基本条件是：
（一）建立专用的档案库房，配备符合标准要求的档案装具；
（二）库房具备防高温、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污
染、防有害生物和防盗等条件；
（三）有专人保管，并经过档案管理知识培训合格后，执证上岗。
第八条设立公共职工档案管理机构的基本条件是：
（一）建立专用的档案库房，配备符合标准要求的档案装具；
（二）库房具备防高温、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污
染、防有害生物和防盗等条件；
（三）库房温度控制在14°C一 24°C，相对湿度控制在45%— 60%；
（四）档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开设立；
（五）配备与工作相适应的专职档案管理人员，并具有中专（或相当中专）以
上学历，经过档案管理知识培训合格后
，持证上岗。
第九条档案室和公共职工档案管理机构的职责：
（-）遵守国家的法律法规，建立健全机构内职工人事档案管理的规章制度，
为用人单位和劳动者提供优质档案管理
服务；
（二）登记职工就业、培训鉴定、奖惩、党、团员组织关系、失业、退休和
参加社会保险变动情况：
（三）及时收集、整理、鉴别、立卷、保管职工档案材料;
（四）办理档案的查阅、借阅和转递、移交手续；
（五）为有关部门或单位提供劳动者情况，根据档案材料出具有关证明；
（六）做好劳动者档案的安全、保密、保护工作；
（七）办理档案行政管理机构和劳动保障部门交办的其它有关事项。
第十条做好职工材料的收集归档，按要求进行分类，立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实完整、文字清
楚、手续齐备（见附件一）。材料须经相关单位、组织审查盖章，经办和本人签字、盖章后归档。
第十一条职工档案的整理，必须符合规范的要求（见附件二）。职工档案材料统一使用16开规格办公用纸，不得使
用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。档案目录和档案袋的样式、规格实行统-的制作标准（见附件三）。
第十二条建立档案管理台帐。防止档案材料丢失和泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造劳动者人事档
案材料。按规定需要销毁档案材料时，必须仔细审查，逐份登记，写明销毁理由，经单位主管领导批准后，方能销毁。
第十三条用人单位设立职工档案管理室的，在职工与用人单位解除（终止或中止）劳动关系后，除因职工出国留学
、境外就业、升学、参军、劳教、劳改等原因，原所在单位今后还准备录用的，其档案可由原所在单位继续保管外，被
新的用人单位招聘再就业或以自谋职业及其他灵活就业方式再就业的，原用人单位应在一个月内将职工档案转交其新单
位管理。
第十四条新的用人单位没有设立职工档案管理室的，由新用人单位交当地的公共职工档案管理机构管理。办理退休
手续后转交退休人员社会化管理机构实行社会化管理的退休职工，由用人单位将其档案移交公共职工档案管理机构管理
。失业人员、自谋职业人员、灵活就业人员由个人委托公共职工档案管理机构管理。当事人应就委托管理档案签订《委托档案管理合同》，同时办理档案管理凭证。
第十五条出国不归者、死亡、失踪人员的档案由原档案保管单位或公共职工档案管理机构继续保管15年后，可报
经县级以上劳动保障部门审核同意后予以销毁。省级劳动模范及有特殊贡献的人员死亡后，须由原保管档案机构将其档
案移交同级档案国家综合档案馆保管。
第十六条转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。特殊情况由劳
动者本人自带档案，须加封条并盖公章
。否则任何单位不得接收。
（二）对转出的档案，必须按统-规定的〃职工档案转递通知单〃（见附件四）的
项目登记，并密封包装。转出的档案必
须完整齐全，不得扣留或分批转出。接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期
1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第十七条档案室和公共职工档案管理机构应建立健全职工档案查阅、借阅工作制度。因工作需要查阅和借用档案，
须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体，企事业单位公章的介绍信，并派专人到职工档案管理机构查阅室查
阅职工档案。
（二）职工档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先
提交报告，说明理由，经主管档案工作
的领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
（三）对高级专业技术人员和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，严格查
阅手续。
（四）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和查
阅档案规定，严禁涂改、增加、圈划、
抽取、撤换和销毁档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第十八条严禁任何单位或个人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处
理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》及《福建省档案条例》的，要依法处理。
第十九条本办法由省劳动和社会保障厅、省档案局负责解释。
第二十条本办法自下发之日起执行。