物业服务组织机构及人员配备、培训和管理.docx

物业服务组织机构及人员配备、培训和管理
概述：
**物业在师大物业管理服务中心遵循客户优先原则、有效性管理原则、安全第一的原则、成本控制的原则和持续改进的原则进行组织机构设置和人员配备。精英管理团队通过完善的培训体系和有效的管理机制为业主和客户提供高品质的物业管理服务。
第一节组织机构设置
组织机构是实现“统一运作、服务分区、氛围管理”的管理运作方式的组织保障，师大管理处将实行**物业领导下的经理负责制，管理处经理对工作全权负责，是**物业师大管理处的一切重大事务的组织者和指挥者。下设客户服务部、工程维修部、安全事务部、环境管理部四个专业职能部门，四个专业职能部门配备符合物业功能特点的专业管理服务人员，分别负责从客户服务、设备管理、安全管理、环境管理等方面提供优质服务，****物业物业管理发展有限公司为该四个专业职能部门提供品质、人力资源、财务、后勤等支援。
一、组织机构设置原则
（一）客户优先的原则
在师大，**物业始终坚持“以人为本，以客为尊”的管理理念，为客户提供安全、舒适、优质的物业管理服务，以满足和超越师大业主和客户对物业管理服务不断增长的需求。
（二）有效性管理的原则
做正确的事比把事做正确更重要，在师大实行计划目标考核管理体系，用高效的组织实现效率管理。
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（三）安全第一的原则
安全是实现项目管理经营服务的前提，物业管理服务首先是为客户提供安全的生活工作环境。**物业在师大遵循安全第一的原则，以客户为中心，安全围绕每项工作的始终。
（四）成本控制的原则
不仅让业主和客户获得优质高效的服务，同时以有效的成本控制方式，承诺严格执行政府规定，合理收费。在人力资源管理、品质管理、行政管理、财务管理等方面由公司进行统一的资源调配，节省师大费用开支。
（五）持续改进的原则
持续有效地改进服务水平和服务标准，贯彻国际质量管理体系，是**物业一贯遵循重要原则之一。
组织机构设置图

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第二节人员配备
一、配备原则
基于师大的功能分析和客户群体分析，在物业管理人员配备上我们将遵循以下原则：
（一）服务意识强
物业管理是一个服务性行业，为业主和使用人提供一个安全舒适的生活和工作环境是我们物业管理人的职责。一支高素质的服务队伍必然是一个服务意识极强的组合，**物业一直非常重视服务意识的培养，也必然在师大配备服务意识强的管理服务人员。
（二）精干高效
着眼于管理现代化和组织科学化为保障优质的物业管理服务，在组织上采用扁平架构，根据师大的功能需要和客户需求，在管理处设四个部门，即客户服务中心、安全管理部、工程维修部和环境管理部，由管理处经理直接调配管理。这样既保证服务的高质量，又实现运行的高效率，来达到机构精简，人员精干，工作高效的目的
三）重视文化素质和专业技能
各类人员的配备，均要求有较高的知识水平和专业技能。根据不同的岗位设置，配备相应文化水平和专业技能的人才，在此基础上，将通过不间断的物业管理专业知识培训，使员工处于不断完善和提高的最佳工作状态。
四）重视员工来源和个人素质的考察
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师大是一个高品位的住宅区，是**市内一个极具文化氛围的多功能社区；因此对员工的个人品德要求较高，一方面把握员工来源和背景，另一方面重视个人品德的考察和控制。
二、精英管理团队
实现的高效服务运作，需要一支服务意识强、善管理、具有高度安全意识和专业技能的物业管理队伍。**物业将针对这一需要，明确任职条件，精心挑选，严格考核，组建一个具有专业管理职能的精英管理团队。
第三节三级培训体系
**物业针对师大的物业管理特点，将利用公司和外部的培训资源，通过入职培训、岗前培训和在职培训三级培训体系，开展不同方式的培训，提高各类人员的专业技能、职业道德意识、计算机应用知识和物业管理知识，同时按照**物业“全员培训、全程考核”的培训方针，监督和检查员工的培训效果，从而使培训工作真正落到实处。
一、培训目标
通过培训，提高员工的综合素质、业务技能和管理服务水平，培养一支作风优良、专业技术过硬的物业管理队伍，为师大的业主和客户提供高效、优质、便利、安全的物业管理服务。
二、三级培训体系
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（一）入职培训
1、企业培训：公司发展史、公司经营方针、公司理念、公司精神及管理目标等。
2、员工手册培训：员工守则、礼仪行为规范、职业道德教育等。
3、安全防范意识的培训，客户服务体系的培训，物业管理知识的培训。
4、军训与参观学习。
（二）岗前培训
1、公司文化的培训、管理制度的培训。
2、针对物业功能特点的物业管理模式的培训。
3、基本技能培训：相应岗位的专业知识、设备操作技能、岗位职责、工作制度、服务质量标准、质量考核标准等。
4、新技术（能）培训：智能化技术、信息网络技术、新设备仪器的使用与管理技术等。
三）在职培训
1、操作层自我开发培训：利用社会办学条件，进行有关学历、职称的外送培训。管理处利用现有条件，举办电脑、外语等相关知识讲座。
2、新政策、新理论培训
物业管理理论动态、有关法规文件、竞争企业新动向等。
3、讲师再培训
讲师更新知识及观念，吸纳新理论，不断创新培训工作思路的培训。
三、培训方式
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（一）在职进修
主要形式有专题研讨、实际案例分析、模拟实践演练、现场参观研
修、常规集中授课、讲座等。这种培训以管理处自培为主。
（二）脱产进修
外出参观学习、短期研修班、外送专职培训。由公司组织培训学习。
三）自我培训
主要是电大、夜大、函大等形式。公司鼓励员工积极上进，并给予宽松的学习环境。
第四节内部管理
一、服务方式
组织架构是实现“一站式”管理运作方式的组织保障，建立以业主和客户为中心的服务方式，管理处将实行公司领导下的经理负责制，经理对工作全权负责，是一切重大事务的组织者和指挥者。下设客户服务中心、安全事务部、工程维修部、环境管理部四个专业职能部门，客户服务中心是连接业主、客户与管理处的枢纽，业主和客户的一切需求可以通过任一渠道传送到客户服务中心，客户服务中心将指令下达到操作部门，由操作部门完成对业主和客户的服务，并将完成情况反馈到客户服务中心，由客户服务中心对业主和客户的服务是否满意进行回访。
1、客户服务中心、工程维修部、安全事务部、环境部。
2、客户服务中心负责办理物业投入使用、业务接待、问讯、投诉、报
修等接待工作，以及协助公司财务部收取各项费用、客户资料管理、客
户关系管理、客户服务需求收集和评估等。
3、工程维修部负责师大范围内公共设施、设备的保养和维护管理工作，
6 /16业主和物业使用人提出的日常维修工作等。
4、安全事务部负责师大范围内的消防、公共安全保卫以及交通、停车场管理等工作。
5、环境部负责师大红线范围内清洁、绿化、消杀等环境卫生管。
二、 管理机制
1、制度建设
在师大将以公司现有制度为依据，建立一整套完善的行政人事管理制度，品质管理制度，目标考核管理制度，财务管理制度。以制度管理人，以文化约束人。
2、全面质量管理机制
公司将根据ISO91 : 20标准的有关要求建立并推行了一整套有效的质量管理体系，综合运用现代科学和管理技术成果，把质量目标落实到各部门、各环节直到个人，并通过品质监管人员的监督检查，实现全员性的质量管理。
3、计划目标考核管理、督导管理机制
公司与各部门签订年度管理目标，制定年、月度工作计划；逐级分解，与各部门签订管理目标责任制，实行月、周工作计划体制，并要求各部门汇报每周、月工作计划完成情况。年度计划的完成由总经理对各部门工作计划完成情况进行考核，每季度、月度进行考核，在年末进行综合考评，并以此为依发放年度奖金。
管理处对每个员工使用督导管理方式，对各职能部门实施指挥和指导。一是经济管理，通过制定员工岗位工资和工作绩效挂钩的工资制度，岗位工资中含有部分绩效工资，绩效工资将根据员工工作目标完成情况予以发放，从而调动员工积极性;二是制度管理，制定一整套完善的规章制度和工作流程，规范员工言行，提高工作
7 /16质量和工作效率；三是培训教育管理，通过各种宣传教育手段培训员工的敬业精神、职业道德和职业素养，不断提高员工的综合素质和专业技能。
4、自我约束机制
将员工的服务礼仪规范、岗位职责、操作规程等纳入规范化管理范畴，通过对员工手册、服务手册、管理制度等的培训和相关内容的考核，让员工自我约束、自我控制、自我完善。
5、激励机制
员工激励机制，一是行政促动力，以行政权力为依托，以行政命令为基本形式，以奖惩为后盾的体制性促动力；二是竞争促动力，运用竞争手段促使相关方面关系的协调，如通过竞聘选择安全班长，以先进带后进，共同完成任务；三是舆论促动力，因势利导利用舆论达到协调的目的；四是管理者的凝聚力，通过领导者或一名管理人员对于下属的吸引力、影响力，促进日常管理工作协调开展。
三、人力资源管理
（一）完善的内部管理制度
建立系统内统一、规范、完整的人力资源管理制度，实现人力资源的本土化管理。通过建立完善的内部管理制度，以制度约束人，以制度引导人。遵照“责任明确化、工作制度化”的原则，加强现场管理。
（二）招聘选拔
1、招聘选拔体系
（1）招聘选拔的依据：根据岗位说明书的任职资格要求进行招聘和选拔。
（2）招聘选拔的渠道：从人才市场招聘及内部推荐、选拔符合任职条件的管
8 /16理人员或技术人员。
（3）竞聘上岗：通过岗位竞聘方式让优秀的人才不断涌现，保证业务的不断发展同时，也为员工职业生涯的发展创造条件。
（4）招聘效果多向反馈：为了解新员工试用期工作表现，使得新员工更快熟悉公司、了解公司、融入公司，同时也便于公司不断评估招聘的效果，健全招聘制度，检讨和完善招聘流程。
（三）招聘选拔原则
1、计划原则：所有的招聘活动均具有较强的计划性，从而不断提高招聘的效率和成功率。
2、公正原则：招聘中对所有应聘人员一视同仁，以任职资格为选拔标准，做到任人唯贤，坚决杜绝任人唯亲和因人设岗，实现人力资源高效、合理配置，保证招聘到优秀、合格的人才。
3、回避原则：在招聘选拔过程中实施回避原则，做到举贤避亲，创造公平、公正的竞争环境。
四、强化员工培训
（一）培训目的
1、提高各级员工的专业知识、专业技能、实际操作能力和管理水平，不断提高组织和员工的工作绩效，为大厦提供优质、高效的服务。
2、提高员工职业道德和职业素养。
3、满足员工自我提高、自我完善、自我发展的期望，为员工职业生涯发展创造条件，吸引和留住优秀人才。
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（二）培训原则:
1、系统性原则：根据业务需要和员工需求，提供系统性的员工培训。
2、理论联系实际原则：培训工作做到理论联系实际，学以致用，提高培训工作效果。
3、因人施教和因岗施教原则：培训工作将根据员工不同的实际水平以及不同岗位任职资格要求，开展有针对性的培训。
4、专业技能和职业素质相结合原则：培训工作既要重视对员工专业知识和专业技能的培训，也要注重员工职业道德和职业素养方面的培训。
（三）建立培训体系
1、员工三级培训体系：入职培训、岗前培训、在职培训。
2、建立内部讲师队伍：建立以骨干为兼职教师的培训小组，形成各种互补的培训体系。
3、灵活多变的教学方式：分组讨论的培训方式、演讲式的培训方式、经验介绍式的培训、示范操练式培训方式、案例分析研讨。
4、完善培训评估体系：课程效果评估、教师授课评估、教材质量审核、培训效果评估。
（四）培训种类
1、入职培训：所有新入职员工均需接受入职培训，培训的主要内容有公司概况、经营理念、服务理念、服务意识、服务礼仪、管理模式、职业道德及公司规章制度等，通过入职培训使新员工对公司有初步的了解。
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2、岗前培训：新员工入职培训合格后，进行规章制度、岗位职责、操作规程、作业质量标准及岗位技能等进行岗前培训。
3、在职培训：根据不同级别的员工，公司将安排相应的在职培训和现场指导，主要针对各项专业技能、工作技巧、质量意识、操作规程等进行培训，进一步提高员工解决实际问题的能力。
4、晋升培训：员工因工作表现突出，工作成绩显著，晋升到更高一级岗位前需进行晋升培训，公司为其提供新岗位工作职责、质量标准、工作流程以及必须具备的专业知识和专业技能等方面的培训。
5、外送培训：根据工作需要，为进一步提高管理水平和业务能力，员工可申请选送外出进修或参加专业培训机构的短期培训、讲座、交流会等。
6、个人进修：公司鼓励员工充分利用业余时间到大专院校或专业培训机构进修学习，包括攻读学位、职称及其他资格证书的考试、培训等。
五、考核机制
公司将按岗位工作目标要求对员工进行绩效考核，评估员工的工作绩效、岗位称职情况以及员工工作绩效的提高，主要包括：工作目标或计划达成情况、岗位职责完成情况、服务意识、业务技能、协调能力、职业素养等方面按月度、季度、年度进行的考核，并做好考核记录，进入员工行为档案，为员工下一个考核期和培训工作提供参考。
（一）目的
1、调动各雇员工作的积极性，提高工作效率，保证工作按质按量完成。
2、为各部处雇员薪金和奖金的评定提供客观依据。
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（二）原则
实事求是、公正合理、找出不足、共同提高。
（E）考核机构
公司考核工作小组主持考评工作。
（四）考核对象：全体员工
任）考核办法
1、管理处经理助理、主管及其他管理人员绩效考核:
考评
考评
管理处经理
副总经理
工作小组

自评

审定
人力资源部将考核
评结果公布、存档

3、员工绩效考核:
（1）以月度为单位，以1分为基准分，按《员工考核评分表》中评分标准
进行加减分，所得分为本月绩效考核结果。
（2）考核流程:
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审核、存档
人力资源部
审核、公布
考评
主管管理处经理
申诉
4、附则：
（1）各级管理者有责任指导、激励、控制下属的工作，并对下属的工作考评记录在“月份考核表上”，每月将公布考评结果，被考核人如对考评结果有异议，可直接向公司考核工作小组申诉。
（2）每月考评分数总和加权平均后作为年终考核的主要依据之一。
（六）考核结果及奖惩
1、绩效考核实行1分制，考核结果设定五个级别：优秀、良好、合格、基本合格、急需改进。
2、不同级别考核结果有一个相对固定分配比例，构成相应的正态分布。
3、不同级别考核结果对应不同的考核系数，员工实得绩效工资=基准绩效工资乂考核系数。
4、考核成绩、考核级别、分配比例、考核系数对应关系如下:
考核等级
考核成绩
人数分配比例
考核系数
备注
优秀
90-1
1%
1.5

良好
80-90
3%
1.2

合格
70-80
90%
1.0

基本合格
60-70
5%
0.8

急需改进
60以下
1%
0.6

5、工资与考核系数的关系：当月工资=（基础工资+绩效工资）乂考核系数
6、如连续两次考核结果是“基本合格”或一次考核结果是“急需改进”的员工将予以待岗或辞退。
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（七）绩效面谈
1、建立绩效面谈制度，通过考核者与被考核者单独面谈，由考核者向被考核者反馈绩效考核结果，并对考核结果、工作计划、工作改进计划等方面内容进行双向沟通，在面谈过程中被考核者有权对其工作绩效进行充分的说明和解释。
2、面谈主要涉及以下内容：
（1）肯定上一考核期间工作成绩以及表现出的能力和态度；
（2）共同分析未完成目标和计划的原因，以及需要改进之处；
（3）下一考核期间将采取哪些改进措施来提高绩效；
（4）共同制定下一考核期工作目标和计划；
（5）员工完成工作目标所需接受的培训、管理处需提供的资源以及需直接上级进行协调的工作等；
3、绩效面谈主要原则
（1）维护员工的自尊，嘲弄取笑员工绝不可以使员工进步，对员工表现好的方面给予赞扬；
（2）集中在员工的实际工作表现，并不是他的性格或为人，上级有不清楚地方要发问；（3）让员工切实地参与面谈，注意倾听员工的解释，绩效面谈重点是共同探讨解决问题的方法和提高绩效的途径，而不在于数落员工过失和过
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六、内部过程监控
(一) 物业管理人员监督控制
从人员组建及人员配备、人员招聘和人力资源管理制度的保障以及工作流程的监督等方面进行管理，确保为夜主提供高品质、安全的服务。
1、管理处人员配备
坚持“精干高效、一专多能”的原则，在管理人员的选聘中，不但注重专业知识和专业技能考核，更注重管理人员的可靠性以及职业道德的考核。
2、物业管理人员分级管理。
根据物业功能需要，物业管理人员将按照岗位、时间、区域等原则划分，对物业管理人员进行分级管理。
3、规范统一管理
(1) 物业管理人员佩戴公司明显标志；
(2) 物业管理人员穿着的统一服装；
(3) 严格遵守楼宇管理制度。
(二) 客户服务品质监督控制
1、内部监督控制
在客户服务品质方面，按照ISO90质量管理体系运行确保服务品质。由公司企业管理与品质培训部牵头，成立客户服务监督委员会，成员由公司领导班子、部门经理、业主代表组成，客户服务监督委员会每年对师大的服务品质进行一次监督检查。
2、外部监督控制
公司每年进行一次的客户意见调查，对服务品质、客户满意度等方面进行调
15 16查，对客户意见进行统计和分析，并将调查结果向全体业主公布。
3、工程运行维护监督控制
(1 )在工程运行和工程维护方面，按照ISO90 质量管理体系运行。
(2)成立工程技术监督委员会，成员由公司领导班子、专业技术人员组成，工程技术监督委员会每年对楼宇的工程运行和工程维护进行一次全面监督检查，根据检查结果中存在的不足进行相应整改，不断提高工程运行的稳定性和工程维修的质量。
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