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备件采购入库管理规范

1 目的
规范备件采购及入库流程，保证备件质量，降低成本、提升备件供应率。
2 适用范围
XX汽车全资及控股4S店。
3 术语和定义
备件：为了缩短设备修理停歇时间或进行设备的维护检修，而储备的用于修理的配件，叫做备件。
4 使命
4.1 服务经理使命
4 负责内外部关系的协调和沟通。
4.1.2 合理控制备件库存，加快资金周转速度，减少库存积压。
4.1.3 对备件采购计划进行审核，降低呆滞件比率。
4.2 备件主管使命
4.2.1 监督工作人员做好备件的采购和入库工作，合理调整库存，加快资金周转。
4.2.2 协调计划、采购、入库各岗位之间的工作关系，明确工作流程。
4.2.3 对备件采购计划进行审核，降低呆滞件比率。
4 建立采购供应商的业务档案。
4.3 计划员使命
4 计划员应与厂家、供货商坚持优良供求关系，了解掌握市场信息。
4 掌握备件的现有库存，适时做出备件的采购计划，熟悉修理业务对备件的必需求，保证业务的正常展开。
4.3.3 依据供应和经营状况，适时做出库存调整计划，负责做好入库验收工作。
4 负责供货商应付款明细，与供应商对账。负责保管全部进货明细单、提货单、入库单并归类存。临时管理进货发票及运单，负责同财务、业务往来单位的账务核对。
4.3.5 及时做好备件的入库工作，以实收数量为准，打印入库单并签字确认。负责备件相关的财务核算及统计工作。
4.4 采购员使命
4 对计划量进行建议，做好计划的延续和补充工作，对备件供应的及时性、正确性负责。
4 保证备件品质的前提下，积极开发备件供应商，降低采购费用，提升采购效率。
4 掌握不同运输方式的运输天数、费用等，进行定量分析，确定最正确采购方案。
4 强化采购管理，做到适时、适量、适质、适价，并与供应商坚持优良的关系。
4 采购过程中，要强化验货工作，对备件的品牌、规格、数量等都要做到准确无误，认真完成备件的第一次检验工作。
4 负责备件质量、数量的异常处理，及时做好退换、退货及索赔工作。
4 对急件、零星采购件，采购员要进行充分的询价、比价、议价。
4.5 库管员使命
4 入库前要整理库房，为新到备件的摆放提供空间。
4 货物入库验收的工作中，库房管理员要认真盘点货物数量，检查质量。
4.5.3 保管员负责依据核对好的入库单据，备件上架，认真填写卡片账，做到账物相符。
4.6 财务部使命
协助确定备件采购供应商。
对备件采购的供应商及备件采购价格进行审核。
及时审核入库所有单据。
依据备件采购明细及供应商协议进行付款。
5 管理内容和要求
5.1 采购
5 各店依据集团《物资采购管理规范》制订各店《备件采购管理规范》。
5.1.2 关于非本店品牌车辆的备件及辅料等汽车备件，应充分合计供应商的供货能力、供货价格、供货渠道、服务状况、结算方式等，并与财务部门一起选择性价比最优的供应商。
5.1.3 经备件主管同意，报服务经理与财务经理审核、总经理批准后，建立合作供应商档案，内容包括合格供应商营业执照、生产资质证实、质量检验报告单和供应备件明细等复印件。
5.1.4 应与供应商签订正规的合作协议。备件部门把供应商具体信息和供应备件信息报财务部门备案，财务依据备案供应商档案进行付款。
5.1.5 关于没有供应商必需紧急采购的备件及辅料，经过服务经理审核和总经理的批准后进行采购 。
5 财务对每笔入库单进行审核，备件是否在指定供应商处采购，关于在非指定供应商或未通过总经理同意的采购订单不予付款。
5.1.7 备件部门要定期对供应商提供的产品及价格进行分析。
5.1.8 关于常用件的客户订单必需交纳不少于备件销售总金额50%的订金，关于非常用备件的客户订单要收取不少于80%订金后订货，特别状况下由服务经理或总经理审批后订货。
5.1.9 各店要对备件供应率进行统计分析，备件主管在保证备件供应率的前提下提升备件周转率。
5.1.10 依据现有库存量状况，结合安全库存和最正确库存必需要、各车型备件改换周期以及主机厂的备件供货周期等方面因素制定备件采购计划，由备件主管审核，服务经理批准后，据此向主机厂备件部进行订货，原件由计划员留存。
51 如出现急必需备件状况，由备件销售计划员制定紧急订单，由备件主管审核，服务经理批准，据此向主机厂备件部进行订货，原件由计划员留存。
52 向主机厂发出备件采购计划后，计划员及时对主机厂备件供应状况进行跟踪，以了解是否均能及时供货，不能及时提供的备件时，应及时通知服务部门并采用相应的措施，以满足修理服务的必需求。
53 关于不常用、高成本备件的车间订单，在备件必需求单上要有相关的技工和技术总监签字确认。
5.2 备件入库
5 在办理入库手续时，核对供应商是否为合作供应商及领导审批手续是否完备，否则拒绝入库，相关人员必需在入库单签字。
5 备件库保管员在办理备件入库手续时，必需认真盘点核对所购物品与到货清单中所列物品是否相符，并录入系统。
5 入库验收工作中，采购员要协同计划员、库管员做好备件的第二次检验工作。
5 对验收不合格的备件、辅料及外包，由备件经理对不合格状况进行评审做出让步、接收、退、换货或报废等相关处理，仓库管理员负责处置，并储存相关记录。
财务部门及时所有入库单据审核，保证供应商提供的明细单、实物及系统入库明细一致。
备件库24小时内对入库单据进行整理汇总。
6 引用文件
《物资采购管理规范》
7 记录文件
〔无〕
8 文件历史版次修改记录
版本号
修改条款及内容
修订时间
拟制人
审批人
A/0
新增
2021-1-20
XXX
XXX

附加说明：本规范自2021年1月20日公布实施
拟制部门：XX汽车财务管理部
管理部门：XX汽车财务管理部

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