员工人事档案管理制度.docx

一、本章用于规范员工人事档案的建档、保存、借阅使用，为员工的任职、晋升、提薪提供可靠依据等。
二、员工自报到当日起，综合办应为员工建立员工档案，并统一管理。
三、员工人事档案分类如下：按是否为试用期，分为正式员工类档案和试用期员工类档案；按员工是否在职，分为在职员工档案和离职员工档案两种。由综合办按员工所属部门及员工类别独立归档。
四、员工档案主要是对员工在本职工作的经历、能力、异动、奖惩及培训情况的记载，不包括员工在当地人事局（劳动局、街道）存档的人事关系档案所列示的内容。
五、员工档案一经建立，相关资料概不退还员工本人（含员工离职时）。员工档案中所需资料包括：
（一）《应聘人员履历表》（含面试记录）；
（二）备用个人一寸免冠彩色近照；
（三）身份证复印件；
（四）最高学历证书复印件；
（五）医院出具的体检合格证明；
（六）试用协议书；
（七）保守公司机密商业承诺书；
（八）员工转正申请表（附个人鉴定）；
（九）与人事关系相关的资料；
（十）与社会统筹相关的资料；
（十一）劳动合同书；
（十二）内部调动审批表；
（十三）奖励或违纪记录；
（十四）员工任免通知；
（十五）工作总结；
（十六）终止劳动合同书；
（十七）员工离职审批表；
（十八）其它资料。
六、人事档案的装订：
（一）人事资料统一以A4纸为标准整理；
（二）依档案材料分类目录顺序排列，每类资料依形成时间为序；
（三）将装订好的人事档案放入写好姓名和员工编号的标准档案袋；
（四）将档案袋按部门别、职务别、入司时间分别在档案柜中分类编号存档。
七、人事档案的管理：
（一）按照“谁主管，谁负责”的原则，由综合办设专人进行集中管理，杜绝各种形式泄露档案、资料中的相关内容；
（二）人事档案应设专柜保存并按要求顺序（以部门为单位）排放；
（三）未经允许，禁止携带员工档案离开公司；
（四）定期检查，发现员工档案资料有丢失情况时，要及时采取措施完善。
（五）经批准可以销毁的员工档案和不需要归档的材料，要指定专人进行销毁，不得当废纸处理。
八、人事档案借阅的要求：
员工档案为企业内部档案，未经允许一律不得外借；
九、离职员工的档案处理：
离职员工档案保存期为三年，期满后造册经公司总经理批准后方可销毁。