宏富百货(商场)存货管理规范-滞销品管理与盘点流程.doc

存货管理

深圳市坪山新区宏富百货商场
二零一五年三月

存货管理规范
一 、目的
为明确财务部门职责，加强存货的规划与控制，充分发挥财务部门的功能和作用，特制定本管理规定。
二、 适用范围
公司财务部、物流、收货部适用。
三、存货的管理
（一）滞销品形成的原因：
1. 采购商品时判断错误。采购人员为公司第一线的重要人员。部分采购人员，认为某种商品销售情况不错，遂大量采购。
2. 因个人有某方面的嗜好或兴趣而采购相关商品。
3. 采购商品时，对于市价行情不清楚，采购成本太高，商品滞销是难免的。
4. 采购员接受某些厂商利益或迫于人情压力而采购之商品。
5. 为了应付部分特殊顾客，采购某类冷门商品，而形成滞销现象。
6. 为照顾商品齐全度，搭配采购销售不佳的商品，摆地门市部贩卖，久而久之形成滞销品。
7. 流行性极强的商品，在畅销期未加注意而库存过多，最后变成滞销品。
8. 商品采购过多，销售未如预期理想。
9. 仓库管理疏忽，商品库存太多或摆放太久。
10. 举办促销活动，追加商品数量控制不佳，而引起库存过多，且在
11. 恢复原价后，商品销售情况往往欠佳，滞销品于是形成。由此看出，形成商品滞销的因素较多，其责任应视具体情况而定，不仅仅是营业干部的责任。
（二）滞销品的管理：
1. 营业单位人员每月作一次商品总检讨，可以电脑印出的滞销品清单作为依据。
2. 在电脑作业规划上，必须设定滞销品定义及范围，可以商品销售量、商品季节性、商品库存数作为滞销品的确定依据，做成记录并进行追踪。
3. 营业人员必须多加整理，以先进先出为原则，尽量减少库存。
4. 选择适当的陈列方式来表现，销售效果较佳。
5. 营业人员必须时常调查市价、行情，交给采购人员作为改善依据。
6. 采购人员必须会同营业人员，请厂商降低成本促销或办理退货。
7. 处理滞销品的几个基本原则：
1）以降价方式来处理，效果最佳。千万不能有“捞回本钱”的心理，联系人的幅度虽不如旧商品那么大，但也要与同业详加比较，不能高于其他同业，才能吸引顾客前来购买。
2）采购人员须极力和厂商争取取有利于公司的各项特价活动，取得赠品及其他方面的协助，将滞销品退货或由厂商补贴成本费后减价出清。但在争取厂商配合时，不能让有些厂商利用公司处理滞销品的时机，提高以后的成本。
3) 旧商品处理：商品如果成为旧商品，程度已相当严重，必须尽快处理掉。
8. 介于畅销品与滞销品之间的商品，可视为下沉商品，不必刻意去处理它，但下列状况须加以关心处理：
1）公司政策性地加强某个分类的商品时。如配合季节，当冬季寒流袭来时，御寒商品须作大量陈列；又如公司某一部别刻意要展示某种分类商品，来作为其特色时。
2）配合进货厂商政策性加强其分类商品时，采购进行商品存货，可以得知厂商发展状况，此时可主动要求厂商或主动配合厂商要求，对于某一分类的商品作有效的加强陈列或促销，避免使商品变为滞销品或旧商品。
（三）滞销品处理
滞销降价处理计划
1) 确定商品为何销不出去：从价格、品质、流行趋势、陈列、竞争等方面分析。
2) 降价能使顾客觉得物有所值，从而将商品销售出去。
3) 决定所需的降价额度。
4) 是否能够将商品退回厂商。
5) 厂商是否能补贴商品降价金额。
6) 单品或分类广告，商品部门主要是出清言行或整店出清广告。
降价导引
1) 一旦被列为出清商品，初次与连续的降价应列出时间表来，而且不能再恢复原来的售价。
2) 第一次降价能立即凑效。
3) 明显的季节性商品（如：圣诞饰品）。
4) 第一次降价35%~55%，为期一周。
5) 第二次降价55%~40%，为期两周。
6) 入库明年再卖。
出清商品的促销与陈列
1) 每年固定一两个地方提供低折扣，让顾客感觉物有所值并印象深刻。
2) 每楼固定出清区，并作明确标示。
3) 各部门设出清区和拍卖车，且有明确的标示。
4) 商品管理部门规划旧商品与滞销品的出清，定期查看是否确实执行。
5) 采购与商管部须追踪其执行状况。
（四）存货盘点
3.4.1 存货盘点作业流程
盘点会议

盘点人、填表人、核对人、检查人的盘存训练
电脑中心重点工作
各部重点工作

输入门市部、仓库库存商品编号
盘点编组分为盘点人、填表人、核对人

盘点实际作业

输入盘存资料
人工计算盘点金额
确定门市部货架编号、整理盘存装置

核计盘存金额及核算盘存损益
盘点结果核对
在空白表上填写门市部库存和仓库库存商品编号

盘点讨论会议

3.4.2 盘点的组织及工作分配
1) 组织部门：由运营部配合各部门的需求来进行。
2) 人员组成：填表者、盘点者、检讨者、抽查者，盘点者大多由相关部门有经验的职员担任，其余人员以组别编立。在编组别时，要衡量工作的分量，尽量让每一组别的盘存数量相当，即工作安排平均。这样才可以控制盘点存货时间。
3) 盘存工作分配完毕后，公司内部应作短期盘存训练，由人事部选派有盘点经验的同事或干部做训练的工作，最好让填表者、核对者、检查者有模拟工作的机会。
3.4.3 填表者、盘点者、核对者、抽查员的工作职责
3.4.3.1 填表者的职责
1) 填表者拿到盘存表后，应注意是否有重叠。
2) 填表者和盘点者分别在盘点表上签名。
3) 填表者盘点时，必须先核对货架编号。
4) 填表者应复诵盘点者所念的名称及数量。
5) 填表者预先填写的内容的顺序为：
a) 商品编号。
b) 商品名称。
c) 单位。（如有特殊情况，例如：每2双特价100元，单位应写2双，金额应写100元；每3罐特价为20元时，单位应写3罐，金额应写20元，等等。）
d) 金额一律以500.00或500.50这样的形式填写，一定要将上下栏个位、十位、、、、、、分别对齐。
e) 数量。如遇特殊情况，例如：每2双为100元时，总数有40双，应填写 20，不可填写40。
f) 填表者对于某些内容已预先填写的盘存表，应获得货号、品名、单位、金额等核对无误后，再将盘点者所获得的数量填入盘存表。
g) 填表者应按照季节代号的数量，分别填入各季节代号栏内。
h) 如果预先填写的商品盘点时已无存货，则在本季栏内填“0”。
i) 盘存表只可填写到指定的行数，指定行数后留作更正用。
j) 盘存表的填写未超过指定行数时，如当中某一行有错误应划去，重新写于最后一行的次一行。如：一张盘存表只填写10行，其中第3行错误，应将这行划去，重新写于预留空白栏的第一行。
k) 填表者填写的数字必须正确清楚，绝对不能涂改。
l) 填表者对于写错须更正的行次，必须用直尺划去，并在审核栏写“更正第 # 行”，然后请股督导或楼督导签名（只签名于更正后的行次即可）。
m) 如果预先填表错误，在盘存时，先由股督导或楼督导签名，预先填表错误更正重写在下一行即可，同样应在审核栏写“更正第 # 行”。
n) 盘存表的空白栏已由核对者划斜线，如须填写时，必须由抽查员或楼督导在审核栏签名。
3.4.3.2 盘存者工作职责
1) 盘点者盘点前和填表者分别在盘存表上签名。
2) 盘点者对一个货架开始盘点前，先叫货架编号、盘存表号码、张数，让填表者核对。
3) 盘点者盘点时原则上由左而右，由上而下，不得跳跃盘点。
4) 盘点者盘点的顺序：（针对同一商品）
a) 商品货号。
b) 商品名称。
c) 价格。
d) 季节代号。每一种商品均有季节代号，如：3S、4F、4S等。
e) 数量。念时应包含单位，如：5个、12条、6 双等等。
f) 盘点者在盘点中应特别注意各角落，避免遗漏商品。
g) 盘点者在盘点商品时，数量必须正确，不可马马虎虎。
h) 盘点者在盘点中，咬字要清晰，音量要适中，以让填表者及核对者听清楚为原则。
i) 盘点者在盘点中，遇到标价不同或没标价时应：
j) 找其他同种类商品的价标。
k) 向股督导报告后，询问负责相关部门的售货员。
l) 向股督导报告，同营业股长或电脑中心查询。
3.4.3.3 核对者工作职责
1) 核对者应注意盘点者的盘点数量、金额是否正确无误。
2) 核对者应核对填表者的填载是否正确无误。
3) 核对者应监督错误的更正是否符合规定。
4) 核对者应于每一货架盘点完后，在货架编号卡右上角打“√”。
5) 核对者在盘点仓库商品时，应对每一种商品进行盘点，核对无误后即在存货计算卡右上打“√”。
6) 核对者应于商品盘存表人武部填写完毕，并核对无误后，在审核栏内核对处打“√”，左边留做更正、签名及抽查员打“√”用。
7) 核对者审核打“√”，应在合计与单位的空白栏间，从右上至左下划斜线并在核对者栏签名。
8) 核对者在盘点期间应确实核对，以发挥核对的作用。
3.4.3.4 抽查员工作职责
1) 抽查员应先了解盘存橱柜的位置、商品陈列情形以及其他知识。
2) 抽查员应接受楼督导的指挥调派，在建立配合抽查组织后，开始进行各股盘存中的抽查工作。
3) 抽查员检查已盘点完成的货架商品，核对其货号、品名、单位、金额及数量是否按规定填写。
4) 抽查员检查更正处是否按照规定处理，检查进行盘存的各组是否有
5) 签名。
6) 抽查员抽点完成的商品是否与盘存表上记载者相符，若发现盘点数量不符，应即通知原盘存组人员更正。
7) 股督导或楼督导应在盘存一内各项错误更正后核对及签名。
8) 抽查员抽点的商品如正确无误，则在该行的审核栏内打“√”。
9) 抽查员抽查的重点，应以金额大、单价高，而且容易出错为对象，并以每张抽查为原则，抽查比例每张约30%以上。
10) 抽查员对每张盘存表进行抽查后，应由抽查员签名。
11) 抽查员抽查后，应向主体抽查员报告有关抽查该股时所发现的优、
12) 缺点，主体抽查员再综合各抽查员意见，将优、缺点填入盘存综合
13) 抽查报告表内。
14) 抽查员抽查完后，应立刻到总指挥部接受调派。

3.4.4 核算损失额
3.4.4.1 文件处理
盘点结束时，盘点表须送会计部门与电脑中心，会计部门核算盘存总金额，电脑中心则将门市部及仓库存货陆续输入电脑（输入商品编号及数量），电脑按照商品存货数量统计砘货总额，更改电脑中的商品存货档案。存货总额 由会计部门核算后，即可确认盘点损失额。
.2 损耗的控管
1) 损耗即在“损耗表”内注明的总损耗额。
2) 盘存损失率 = （总损耗 ÷ 销售额）× 100%
3.4.5 盘点损失原因检讨
实际盘点出的数量金额与账面产生差异的原因：
1) 员工偷窃。
2) 顾客偷窃。
3) 商品变价手续错误。
4) 收银作业错误。
5) 定价错误。
6) 折扣记录不实。
7) 移转达手续错误。
8) 进出货错误。
9) 递送传票、填写传票错误。
10) 商品盘存错误。
11) 业者须就缺失找出原因，加强管理，使损失降至最低。
（五）存货管理方法
3.5.1 超额存货导致的经济损失
超额库存企业带来的经济损失，主要包括以下几个方面：
1) 直接经济损失。企业库存商品过多，首先会占压企业资金，影响企业资金周转速度，企业必须为占压的资金向银行支付贷款利息。从而增加商品成本。其次，库存商品占压企业的场地，商品积压过多时，则需租用外单位仓库而多付租赁费。再次，增加保管维修工作量和保管维护费用的支出，加大了企业成本。
2) 间接经济损失。商品超储所造成的间接损失不亚于直接的经济损失。间接经济损失包括两 方面：一是有形经济损失，二是无形经济损失。有形经济损失是指由于商品存放时间太久，加上管理不善等原因导致商品锈蚀、变质，甚至报废。无形经济损失是指由于技术进步造成的。随着技术的发展，库存商品落后于时代，被新的商品所替代，迫使库存商品降低售价乃至退出市场。
超额库存形成的原因。
1) 观念上的原因。作为企业的各个部门主管往往从自身角度出发，认为库存愈多，心里愈踏实，所以采取“有备无患”的策略，大量屯积，造成商品超储。
2) 担心商品或原材料涨价。缺乏科学的库存管理制度，盲目购进、盲目储备、盲目使用。
3) 商品滞销，导致库存无奈地积压。
4) 财务主管缺乏对库存商品经济损失的分析，甚至认为库中有物不算亏，未引起经营者充分重视，因而，促销不力造成库存积压。
3.5.3 用存货周转率法管理存货
1) 存货周转率法，是指在某一个固定期间，已出售商品的成本除以存货持有量。它表示在这一期间，公司的存货周转了几次。
2) 计算公式：存货周转率 = 销货成本 / 存货平均余额
3) 应该注意的是，在上述计算中，存货平均余额是根据年初存货数和年末存货数平均计算出来的。由于存货受各种因素的影响，全年各月份的余额必然有波动。这样，按每月月末的存货余额来计算全年存货的平均余额显然较上述方法得出的结果要准确一些。
4) 分析：存货周转率越高，说明公司存货的变现能力越强，资产管理水平越高。
5) 存货周转天数。这个指标反映的是公司存货每完成一次周转所需要的天数。
6) 存货周转天数计算公式：存货周转天数 = 360 / 存货周转率 = （存货平均余额 / 销货成本）×360
7) 分析：存货周转天数越少，说明存货变现能力越强，流动资金的利用效率也就越高。
8) 总结：通过存货周转率指标，可以检查库存量是否恰当。如果资金周转次数多，利用的比例高，则表示资金周转好，销售顺利。但若比例过高就要加以注意了，因为，这表示库存量少，在销售时会发生问题。
9) 建议：财务主管对存货周转率的考察，最好结合ABC分析法，对不同类别的存货分别计算周转率，消除零周转存货，根据种类不同存货的不同要求，制定更有捶财务节约、更有利于管理的周转率。
3.5.4存货管理中的ABC分析法
ABC分析法是存货管理中一个运用较普遍的方法。这种方法是美国通用电器公司开创的库存管理方式。这种方法是基于这样一个原理：只占存货种类一小部分（比如20%）的存货，通常代表存货价值的很大比重（比如80%）。所以这种方法也被称为80：20法则。
3.5.4.1 操作方法。
1) 把存货分成A，B，C三类。
2) 考察具有较少数量的第一类存货付出同类存货在全部存货中的价值比重。
3) 考察第二类存货。
4) 考察第三类存货。
5) 注意：对于一个公司而言，常有成百上千种存货项目，在这些基础上 中，有的价格贵，有的不值几文，有的数量庞大，有的寥寥无几。如果 不分主次，面面俱到，对每种存货都进行周密规划、严格控制，就抓不住重点，不能有效地控制主要存货所占用的资金。
6) 对A类存货，库存量必须保持在最少程度。对这些商品必须进行严密的管理，每天需作详细记录。对采购可采取一揽子合同方式，由供应商不断地按计划向公司发货。（一般如果一年12次按月需要量到货，在理论上，存货周转率是一年24次。）
7) 对B类存货，应结合A类和C类的管理特性。对B类存货的需求应纳入年度预测中，并且每季度根据库存的使用量核对年度预测。库存量必须保持在平均水平，管理记录必须反映进出的整个过程以及库存余额，一般跟踪即可。对于B类存货，应要求供应商按月或按季度发货，如果可能的话，则应要求按季度发货。采购部门必须尽力按经济指购买，并应周期性检查订购次数。
8) 对C类存货，除非供应充足，否则，一旦供应紧张会造成企业的需存货最多数量、最多品种的短缺和最严重的时间浪费。为避免这些问题的发生，应采取大量购买的方式。C类存货多存一些并无坏处，占压资金量出较少。而且，采购部门大量订货，可以使自己在与供应商打交道时处于有利地位，可以通过谈判取得最低价格，如果一年订购一次C类存货，年周转率为两次，则占投资比例很少。
3.5.4.2 ABC管理方法的优点：
1) 节省。ABC管理方法一个最大的优点是提高库存周转率，从而减轻营运资金的压力，使之转化为现金，通过减少利息费用降低成本。如，某公司通过分类，A类存货数量占总数的5%，占总存货成本金额的35%；B类存货数量占总数的20%，占总成本金额的20%；C类存货数量占总数的35%，占总成本金额的5%。在没有实施ABC分析方法管理时，平均库存私有制会和该类存货所占存货总数的百分比相符。即A类存货占总数的5%，那么私有制额也占5%，C类存货占总数的35%，短缺额也会占到35%。该公司在正常月度，需100万元的存货，库存时间平均为3个月，那么，在不执行ABC管理方法时，平均投入资金应为300万元。如果该公司采用ABC存货管理方法，那么，A类存货平均所需库存量就不会是3个月的供应量，而是1个月的供应量。A类存货占总金额的35%，所以库存平均投入资金为35万元。B类存货月度需求量为20万元（100万元×5%），平均所需库存量为两个月，这样，平均资金投入为40万元。C类存货月需求量为5万元（100万元×5%），平均所需库存量为3个月，平均资金投入为15万元。A，B，C三类合计占用资金130万元。由此可见，采用ABC分析法进行存货管理，较之一般方法能大量节省库存所占用的现金，并相应地节省了贷款利息。
2) 减少短缺。ABC管理方法的另一大优点是把库存脱货降低最低程度，并且把纠正库存脱货的速度尽可能提高。C类存货会招致最大的短缺。一般管理方法不分类管理，订货时所有货物按照平均周转时间订货，一年分几次订货，那么，一年中就有几次可能发生全部售完而脱货的情形。但是，如果采用ABC管理方法，对C类存货采取一年订购一次的方法，使C类商品的平均库存大为增加，在这一年的前11个月期间，几乎不会发生全 部售完的情况，只有在第12个月中，才有可能发生售完脱货情况，而C类存货占总数的35%，所以，采取ABC管理法，能最大限度地降低短缺率。同时，在C类存货有充足的储存量时，就可以对B类存货执行可靠的控制和交货日程计划表，对A类能集中力量进行处理、控制和周转，能及时发现这类库存的脱货，并迅速加以纠正。
3.5.4.3经济订购量和备用量
1) 财务主管通过ABC库存管理能够节约大量库存占压资金，所以应尽早推行此方法。一旦建立了库存管理的ABC分类 法，还可以通过确定经济订购数量等到额外的利益。
2) 在计算外购存货成本时，存货的采购费用和储存费用是不容忽视的。所以，对不同类的存货，要确定不同的经济批量来进行采购。
3) 经济批量确定可以利用如下公式：
Q = 2DK/UK1 式中：Q——每批经济采购量；
D——全年需求时；K——每次订购费用；K1——存储费用率；U——存货单价。
在对A类和B类存货根据经济订货数量进行采购时，在谈判过程最好按一年的需求量进行谈判，而非按一次需求量进行谈判。这样，销售方被保证有生意可做，采购部门也有了获得最好人格的机会，同时可以按预定计划执行合同并得到最好的经济实惠，而且，能够控制库存量。
4) A类和B类存货在按经济订货数量进行采购时，可以按实际需要，多安排几次交货。这样，可以提高库存周转次数，反过来把资金投入减少到最低程度。尽管这样会稍许提高收货和作业费用，但可以实质性地减少资金投入，而且，由于能经常收到该商品的来货，该商品脱货的情况在为减少，并且使更替补充的时间缩短，这就大大缩短了从订货到交货的时间。
5) 财务主管应该使采购主管彻底明白，经济采购量是十分重要的。花时间制定经济采购计划是非常有益的。必须让采购主管懂得，需要通过合理筹划来减少库存费用，减少因过时废弃而造成的损失，同时减少库存脱货的概率。任何一个部门降低成本的努力所取得的节省都不可能超过采购部门，而采购部门却又是一个成本节约中最容易忽视的部门