办公自动化基本理论.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,第一章 办公自动化基本理论,本章重点：,办公自动化的要素,办公自动化结构层次,办公自动化技术,三代办公自动化系统的特点,办公自动化系统的安全控制,第一节 办公自动化的基本概念,本节重点：,办公自动化定义,办公自动化要素,办公自动化结构层次,办公自动化类型,办公自动化技术,一、办公自动化概况,办公主要是指各类各级管理人员个人或群体在办公室的工作。,办公是一个管理的过程，管理的核心是人与知识，管理的目的是加强单位内部工作人员之间的沟通（Communication）、协作（Cooperation）和控制(Control)水平。,办公活动的中心内容是办公信息的采集、贮存、传播、处理、利用、管理和发布。,第一节 办公自动化的基本概念,办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用的条件下产生的。它利用先进的办公设备，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成，许多办公事务实现了电子化和自动化，,“,无纸办公,”,、,“,电子办公,”,成为现实。,减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量。,第一节 办公自动化的基本概念,办公自动化的概念最早在,20,世纪,60,年代由美国通用汽车公司,D.S.,哈特提出。,1992,年国务院电子振兴办公室对我国的办公自动化定义如下：,办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。,第一节 办公自动化的基本概念,办公自动化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用微电子技术、自动化技术、计算机技术和网络通信技术等在内的信息技术，完成各种办公业务。,办公自动化中，计算机信息处理是,核心,，办公设备是,重要条件,，办公人员是,决定因素,。,第一节 办公自动化的基本概念,二、办公自动化要素,(,一,),、,科学技术,办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学等，直接利用的是计算机、通讯、网络、自动化等技术，它们是办公自动化的理论和方法。,(,二,),、,办公场所,是完成工作任务的场所。现代的办公场所，是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间，它既可以是实体的，也可以是一个虚拟的空间。,(,三,),、,办公业务,办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理、信息管理、咨询决策等，是办公自动化的内容和任务。,第一节 办公自动化的基本概念,(,四,),、,办公设备,办公设备是办公自动化的物质条件，关系到办公的质量和效率，其中心设备是计算机，其他设备主要有以下几类：,1,输入输出设备，如扫描仪、读卡机、语音和手写输入设备、数码相机和摄像机、打印机、绘图仪等。,2,文件复制设备，如复印机、速印机、电子排版轻印刷系统等。,3,数据存储设备，如磁带机、磁盘、光盘等。,4,办公通信设备，如电话机、传真机、网络设备等。,5,其他辅助设备，如空调、稳压电源、不间断电源等。,第一节 办公自动化的基本概念,(,五,),、,办公人员,办公人员是办公的第一要素，是办公自动化的主体。,可以分为文秘档案人员、行政管理人员、职能部门的专业人员和领导干部。办公自动化系统对于领导者就要起决策支持系统的作用，对于中层管理者就是管理信息系统，对于一般人员就是业务处理系统。,(,六,),、,人机信息处理系统,包括信息采集、信息加工、信息传递、信息保存四个基本环节，它的核心任务是向它的用户提供所需要的信息。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。,第一节 办公自动化的基本概念,三、办公自动化结构层次,办公自动化一般可分为三个结构层次，即事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。,事务型为基础层，面向具体的办公事务；,管理型为中间层，它包容事务型办公系统，同时以其自有的MIS(管理信息系统)为支持；,决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。,第一节 办公自动化的基本概念,决策型办公自动化系统,管理型办公自动化系统,事务型办公自动化系统,(,一,),事务型办公自动化系统,（,90%,具体事务,+10%,决策分析）,事务型办公自动化系统包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分，目前应用最广，即一般所说的办公自动化。工作有：文字和报表处理、日程管理、文件收发、公文办理、邮件处理、文档资料管理、快速印刷、数据汇总；机关行政事务处理是指与整个组织机构有关的公共事务的处理，如人事、工资、财务、房产、基建、车辆和各种办公用品的管理等。,在办公事务处理级上可以使用多种,OA,子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统,(,如全文检索系统,),、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统、柜台或窗口系统、银行业的储蓄业务系统,(,自动取款、自动存款,),、酒店业的房间预定系统等。,第一节 办公自动化的基本概念,(,二,),辅助管理型办公自动化系统,辅助管理型办公自动化系统是由事务型办公自动化系统支持的，以管理控制活动为主的办公自动化系统。主要增加管理信息系统功能，即以较大型的综合性数据库为主体，为单位和部门的运行、管理、分析、计划及决策等职能提供信息服务。,管理型办公自动化系统一般建立在中大型或超小型计算机的硬件基础上，同时配备多功能工作站和语音、图象处理设备等，并连成计算机网络。除具有事务型办公自动化系统的各种通用、专用办公软件外，还要建有支持管理信息系统的基础数据库和专业数据库，如政府部门的计划、贸易、统计、税务、财政、物价、物资、金融、审计等数据库和企业中的设备、产品、成本、技术、生产、工资等数据库，提供信息综合分析统计功能。,事务级,OA,系统称之为普通办公自动化系统，信息管理级,OA,系统和决策支持级,OA,系统称之为高级办公自动化系统,。,政府办公机构，经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。,在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。,(,三,),、决策型办公自动化系统（,10%,具体事务,+90%,决策分析,）,决策型办公自动化系统以上述两种系统为基础，是具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统。诸如国民经济计划和综合平衡决策，经济效益预测和经济结构分析等。决策支持功能必须建立各种可供决策分析参考的模型，包括经验模型和实验模型，常用的包括计划模型、预测模型、评估模型、投入,/,产出模型、反馈模型结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡模型等。各种模型根据大量的数据分析出多个可能的方案，为决策者提供决策建议。它是智能型系统，需要综合型数据库作为其决策信息的来源，通过模型库、方法库、知识库和专家系统进行各种决策的判断。,例如,:,扬州市广陵区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要安排城建、规划等有关部门去查找有关盖楼规划的文件法规，又需要安排财政部门研究相关经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给广陵区政府。,区政府,市政府,电脑处理文件,电脑数据查询,网络传输,电脑分析数据,规划部门,财政部门,建设部门,.,远程办公,集成化系统,四、办公自动化类别,(,一,),、从业务类别上划分，办公自动化系统可分为六类,1,政府型办公自动化系统。,政府型办公自动化系统的职能主要是保证政令和法令的畅通和实施。在我国，政府型办公自动化系统可分为国家、部委省市、地市和县市四个级别。同级政府机关的办公自动化系统以及同一层次的各个,(,厅、局,),系统之间有着许多共性，可以据此为办公自动化系统设计出机构设置及功能模型或办公自动化设备配置模型。,2,事业型办公自动化系统。,事业型办公自动化系统适合于学校、医院、研究所、公用事业、社会团体等事业型单位，它们的人事、财务、后勤等职能有许多共性。属于它们专业范畴的子系统，如教务、医务、科研项目管理等则需根据各单位需求而单独开发。,3,企业型办公自动化系统。,企业的管理职能可以分为生产管理、经营管理和决策管理，办公信息处理应围绕生产和经营管理进行。随着管理思想和技术的进步及企业信息化水平的提高，企业管理已经发展到和,ERP,的应用阶段，企业的办公自动化系统应同其有机地结合起来。,4,专业事务型办公自动化系统。,指专业性的机构，如律师、会计师、经济师事务所等使用的办公自动化系统和以某项事务性处理为主的办公自动化系统，如民航订票系统、海关报关系统、商检系统及银行、保险公司等使用的办公自动化系统。,5,案例型办公自动化系统。,指以案例为主要业务的办公自动化系统，如法院的诉讼裁决系统、公安局的案例分析系统、医院的病理分析系统等，需要数据库和辅助决策系统的支持。,6,控制中心型的办公自动化系统。,指各类测试控制中心、计算中心、卫星发射中心、电话局等单位的办公自动化系统。,(,二,),、从,管理规模,上划分,1,巨型办公自动化系统。,巨型办公自动化系统是一种全国性的办公自动化系统。主层是全国的办公自动化控制和管理中心，它由三层子系统组成：中央各部门和各省的计算机中心、各省的部、委、厅、局及大型厂矿企业的计算机中心、市、县、公司、工厂的计算机中心组成。,2,大型办公自动化系统。,大型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的一级子系统，是以一省或中央某系统如石油系统为范围而建立起来的计算机办公网络。,(,二,),、从,管理规模,上划分,3,中型办公自动化系统。,中型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的二级子系统，是以在大、中城市和省内大型厂矿企业为范围而建立起来的计算机办公网络。,4,小型办公自动化系统。,小型办公自动化系统亦称局部办公自动化网络，主要适用于省内专业公司和中小企业的办公管理。,5,微型办公自动化系统。,微型办公自动化系统是办公自动化系统中的最小单元是以,PC,机为中心的单机办公自动化系统，既可独立工作，也可与其他计算机联机工作。,五、办公自动化技术,(一)、数据处理技术。,数据处理是对任何形式的数据资料的各种计算和管理，包括财务数据、人事数据、文档数据、产供销数据、市场数据、人口数据、气象数据等各种数据等。,数据库技术是现代办公自动化系统的核心工具，如dBase，FoxPro，Visual FoxPro，Access和SQL Server等。另外，在一些大型办公自动化系统中采用一些大型的分布式的数据库管理系统来进行数据处理，如SYBASE，INFORMIX和ORACLE(甲骨文)等。电子表格软件有Lotus l-2-3和Microsoft Excel、WPS等。,以中国移动为例，上亿个用户，每个月上TB的数据，哪些是VIP用户，该如何根据他们的需求提供专有服务，对于那些动感地带的用户，到底应该制定哪些优惠政策，除了看话费，是不是还能挖掘出他们的消费特点，进行更有针对性的业务推广活动?这些，就不是看一条数据的问题，而需要频繁对数据进行整体分析和操作,。,(,二,),、文字处理技术。,文字处理是指用计算机完成文字工作，其核心是使用文字处理软件，包括文字信息的输入、编辑、排版、存储、印刷等，这是办公室的主要工作之一。,Microsoft Word,、,WPS Office,是代表性文字处理软件。,在我国，文字处理的关键是汉字输入方法，除键盘输入外，目前手写识别输入具有识别率高、手写自由度大等诸多优点，可识别简体字、繁体字、异体字、英文、数字和符号等两万多字符。在印刷体识别方面，利用扫描仪配上国内常见的“清华紫光”、“尚书”等,OCR,软件可以高效地读取并判断、识别出印刷品上的文本信息，然后再到,Word,等文字处理软件中进行排版等处理，大大方便了用户的使用。,(,三,),、语音处理技术。,语音处理就是用计算机对语音进行处理的技术，包括语音合成和语音识别两大类。如电话查号、报时、股市行情信息的自动语音应答以及语音识别汉字输入系统。,IBM,公司的中文语音识别系统,ViaVoice,。,(,四,),、图形图像处理技术。,图形处理是指在计算机上进行图形设计与处理，按设计者的要求生成各种图形。,Windows,自带的应用程序,Paintbrush(,画图,),和,Word,都能绘制简单图形，而,CorelDraw,则是功能强大的失量图形处理软件，,Excel,则能生成各类图表。,图像处理是指利用计算机将照片等图像以数字形式输入、分析和处理。如用彩色扫描仪扫描图片、数码照相机输入照片、数字摄像机获得视频信息，然后使用图像和视频处理软件进行加工。目前使用普遍的图像和视频处理软件有,Adobe,公司的,Photoshop,，,Premiere,等，动画制作软件有,3DMAX,，,Flash,等。,(,五,),、文档管理技术。,文档管理是指对文件这一整体形式进行的管理，主要是指对文档资料的存储、分类、归档、检索等，它在办公自动化系统中占有很大的比重。目前，办公室电子文档管理的方法已经逐渐与传统的文档管理方法相结合。电子文档管理通常使用,数据库技术,、,电子文件柜技术,以及,缩微技术,。,(六)、网络通信技术。,现代通信主要是通过模拟交换网络和数字交换网络进行信息交换和传输的。这些网络包括各种计算机局域网、广域网等。Internet的发展使办公自动化技术提高到前所未有的高度。,1电子邮件。,2远程会议。,3IP电话。,4Intranet(内联网)。,专业办公自动化系统的解决方案,目前主流的办公系统集成技术,:,1,、以,Lotus Domino/Notes,为核心的解决方案,共享信息；,高效管理工作流；,信息存储；,访问,Internet,；,收发电子邮件；,管理个人通讯录；,支持移动用户；,时间管理和任务管理,2,、以,Microsoft Exchange+Microsoft BackOffice,为核心的解决方案,Exchange,提供邮件服务，,IIS,提供,Web,服务，,SQLServer,提供数据库服务,Office,提供客户端服务,完全,B(Browse)/S(Sever),应用，提高大型系统的部署维护效率。,基于,.net,架构，提供企业级系统的稳定性、扩展性等核心性能。,基于开放平台的模块化解决方案，易于扩展升级。,与,IE,，,Office,等桌面系统紧密集成，降低使用门槛。,提供无编码，个性化定制平台。,第二节 办公自动化的发展状况,本节重点：,国内办公自动化的发展历程,三代办公自动化系统的特点,在中国，办公自动化也已有,20,多年的发展历史，是一个老生常谈的概念。,由于信息技术日新月异的发展，传统的办公自动化除了名称没有改变以外，无论从内涵到外延都已变得面目全非。,第二节 办公自动化的发展状况,一、国内办公自动化的发展历程,办公室的故事,故事一：王先生是报社的一名记者，他每天早晨走进办公室，打开计算机，边收电子邮件边处理当日要发的稿子，然后将稿件从内部公共平台上发给美编进行版面设计、出样版。发版中间进入报社内部信息发布系统，浏览今日工作须知，关填好近日的采访或会议活动，报告自己的行踪，也让同事共享近日的业界动态。王先生的“办公室的故事”就是让工作时间升值、让工作过程“无纸化”。,第二节 办公自动化的发展状况,故事二：刘小姐是某公司的人事主管，每天上班一打开计算机，与她常联系或单门的工作人员便会在计算机上显示出来，谁没在线，谁有事想与刘小姐商讨，均一目了然。刘小姐只需单击一个键，便可与在线的某人取得联系，并在网上进行视频交流。如果事情处理完毕，刘小姐可以查看与该部门相关的其他部门信息，如行政办公室、财务部等，它们很快就会动态地显示出来。,第二节 办公自动化的发展状况,故事三：李先生是某公司的技术人员，他想了解公司某项产品的全部信息，通过安装在电脑上的技术导航图，关于此产品的特性、相关解决方案及开发指南等一并汇集到王先生眼前。看了这些内容，王先生还想了解开发此类产品的技术难点，只需单击屏幕上的某个问题按钮，基于全球的技术问答库中的许多技术专家会及时给出答案。,第二节 办公自动化的发展状况,70,年代，办公自动化技术开始传入我国。,80,年代初微型机也进入我国。我国政府对此较为重视，国务院于,1985,年设立了办公自动化专业领导小组。,1986,年成立了相应的专家组，多次举办全国性的研讨会，对办公自动化的设备、系统功能、系统结构、网络、集成化、应用软件等进行研讨，并由专家写了设计指导书。,第二节 办公自动化的发展状况,1985,年以前是我国发展的第一阶段，是准备期。通过试点，开发了一些办公自动化系统，引入复印机，汉化微型计算机软、硬系统，解决汉字输入输出，汉化部分应用软件，成立了全国性的专业指导机构，制定了我国办公自动化发展规划。,第二节 办公自动化的发展状况,王选（,1937,年,2,月,5,日,2006,年,2,月,13,日），男，汉族，籍贯江苏无锡人，生长于上海，九三学社成员，九三学社副主席。方正控股有限公司董事局主席。汉字激光照排系统的创始人和技术负责人。,1986,1995,年为发展期。这一是时期建立了一批国家级的办公自动化系统。国务院组织开发了“政务办公自动化系统”。在省、市地方政府部门和重要行业也建立了一批有一定水平的办公自动化系统。目前全国市以上政府及大中型企业都已开始这一项目。例如，上海市政府办公系统，以,Wang,vs,超级小型机组成网络。软件系统包含文字处理、文件管理、办公日程管理、轻型印刷、电子邮件、机关事务处理等七个软件包，取得了一定的效益。,全国还有众多不同等级的办公自动化系统投入运行。例如，第七届全国人民代表大会使用会务管理系统取得了成功。,第二节 办公自动化的发展状况,1995,年以后为逐渐成熟阶段。这一时期，互联网技术在我国迅速发展并普及。通信设施有较大改善，全国分组交换网投入使用。建设了全国性的计算机网络。多种多样的办公自动化系统也大量投入运行，并引发了政府上网、企业上网、电子政务、电子商务、校园网、数字化办公等一系列工程。,1995,年国家教委建成,CERNET,中国教育科研网骨干网。,CERNET,以清华大学为网络中心，以北大、北邮、东大、上海交大、华中理工、西安交大、成都电子科大、东北工大、华南理工等九所院校为地区中心的全国高校网络。,CERNET,接通,Internet,网，提供信息查询、,E,Mail,、,FTP,、,Telnet,等网络服务。,CERNET,为中国高等教育机构提供了实现办公自动化的基础。,第二节 办公自动化的发展状况,我国在这一方面虽然取得了一些成绩，但与发达国家相比，仍有相当差距。在近年来实施办公自动化过程中，也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。归纳起来就是“重硬件，轻软件”、“重使用，轻开发”、“重技术，轻管理”。,第二节 办公自动化的发展状况,造成这些问题的主要原因有三个：,一、,对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的是为了提高工作效率，实际上，通过实现办公自动化提高管理机构的决策效率更为重要；,二、,忽视了办公自动化发展的基础，通常认为只要有了先进的技术和设备就可以实现办公自动化，其实，办公自动化发展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就成了空话；,三、,技术条件的制约也使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就明显不足。,第二节 办公自动化的发展状况,(,一,),第一代办公自动化系统：实现个体工作自动化（,20,世纪,80,年代至,90,年代中期）,第一代办公自动化系统是以数据处理为中心的传统,M1S,系统。它以个人电脑和办公套件为主要特征，最大特点是基于文件系统和传统的关系型数据库的应用，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，采用字符型界面，实现了数据统计和文档写作电子化，将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。,第二节 办公自动化的发展状况,二、四代办公自动化系统,第一代办公自动化系统存在许多不足：个自为政，松散偶合。,PC,机负担过重，管理、维护及培训费用较高；缺乏公共的基础通信平台，没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；系统自适应差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；没有或缺少外部信息来源，只局限于内部信息的管理等。,第二节 办公自动化的发展状况,（二）第二代办公自动化系统：实现工作流程自动化（,20,世纪,90,年代中期开始）,所谓工作流是指业务在点到点之间的流动和处理。它以网络为中心，以,E-mail,、文档数据库管理、群组协同工作等技术作支撑，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享和协同工作的环境。系统的主要任务是单位内部各种消息的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理。它包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。以,Internet,为基础，办公自动化系统实现了移动办公。,第二代办公自动化系统有三个显著特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。,第二节 办公自动化的发展状况,第三代办公自动化系统是以知识管理,(KM),为核心新一代办公应用平台；充分利用互联网通信技术,改变了传统的办公方式,将办公系统建立在互联网上,使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化。,其突出特点是：实时通信、实时交流，具有以下三个明显的特征：,第二节 办公自动化的发展状况,(,三,),、第三代办公自动化系统：融信息处理、业务流程和知识管理于一体,第三代办公自动化系统是,以知识管理为核心,的办公自动化系统。它以网络和信息系统为基础，发现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和培训传递这些知识，让整个组织能有效利用知识。,知识管理就是在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，帮助企业提高整体业务水平，避免重复错误和重复工作,。,第三代办公自动化系统强调以知识管理为核心，能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。,第二节 办公自动化的发展状况,1,功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能。,面向知识管理的办公自动化系统应充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是,Internet,上的数据。,2,充分利用各种协同工作手段。,包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等，除此之外，还应该提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的,WAP,接入访问、,PDA,的支持、统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能。,第二节 办公自动化的发展状况,3,办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用。,面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融人每个员工的日常工作中去。,第二节 办公自动化的发展状况,（四）第四代办公自动化系统：以门户管理为核心的信息一体化系统,基于门户管理面向企业、企业员工、企业客户、企业代理商，更高程度提高企业全员劳动效率，提高企业与外界的信息交流效率，建立门户型企业，使企业在掌握更快、更准、更全面的信息主导地位，把握商机。,特点：门户整合，统一入口、统一平台、对外与对内信息合理融合和分布，企业与员工、员工与员工、企业与合作伙伴、企业与客户信息一体化。,第二节 办公自动化的发展状况,办公自动化系统的展望随着计算机信息技术及网络通讯技术的发展，人与人之间的联系变得更为紧密。如何使信息得到更大程度的共享，更进一步提高工作效率，完美协同工作等一系列问题对办公自动化系统提出了更高的要求，办公自动化系统将进一步发展成为办公信息系统,(Office Information System,，简称,OIS),。不仅可以满足通常意义上的事务处理，而且还能提供决策支持、专家咨询等智能服务，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。,第二节 办公自动化的发展状况,第一，具备强大的数据信息处理功能。,集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、数据仓库中的数据，以及互联网上的各类数据。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。,第二节 办公自动化的发展状况,我国未来政府办公自动化系统的功能和特点：,第二，具备多种共享方式和强大共享能力。,充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具，提供在线及时共享等，除此之外，还将提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的,WAP,接入访问、,PDA,的支持等，实现跨分支机构、跨地域办公的功能。,第二节 办公自动化的发展状况,第三，办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用,。面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去，它不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。从而解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。同时，能够使诸如会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理、银行服务、医疗服务、科研管理等办公实现充分自动化。,第二节 办公自动化的发展状况,第四，集中体现在政府业务流程优化、管理和决策水平提升方面。,目前我国政府,OA,目标主要体现在提高政府办公效率。如手工作业精简、文档电子化、公文自动流转等，而后台办公流程和组织结构基本忠实于原有模式，这种情况下管理水平提升有限。未来办公自动化将突破业务流程对管理和决策水平的桎梏。,第二节 办公自动化的发展状况,第二节 办公自动化的发展状况,政府办公自动化目标办公自动化是我国政府信息化的首要目标，也是建设电子化政府的前提。从一定意义上说，只有政府所属多数部门、机构实现了办公自动化，才能使电子化政府真正发挥作用。目前，我国政府已建立的网站整体上较为简单，距离建立电子化政府的要求有较大差距。为此，在建设电子化政府的过程中，首先要对现有的政府网站进行重新设计和构建（门户网站），使其能为企事业单位、民众获取政府信息、并直接在网上接受政府提供的各种服务，提供一个统一的网络平台。,第二节 办公自动化的发展状况,第二节 办公自动化的发展状况,第二节 办公自动化的发展状况,第二节 办公自动化的发展状况,本节重点：,办公自动化系统面临的安全问题,网络服务器的安全,保密通信与加密技术,第三节 办公自动化的安全控制,一、办公自动化面临的安全问题,办公自动化系统是由很多计算机硬件、软件、辅助设备、通信网络和人共同组成的复杂的信息处理系统。系统安全的中心目标是信息的,反泄密、反篡改和反破坏,。系统信息的安全采集、处理、存储与运输，是保证信息资源安全的关键；系统各个组成环节的安全，是信息安全的基础。,办公自动化系统面临系统实体安全、数据与数据传输安全等问题以及人为操作失误、计算机病毒破坏等安全隐患。,实体安全,涉及计算机系统、通信设备、场地环境及设施、电磁屏蔽、存储介质管理、供电、防水、防火、防震及人员安全保护等许多方面；,数据与数据传输安全,则包括软件安全、数据库安全、通信网络安全等。,第三节 办公自动化的安全控制,1,信息泄露,。网络通信过程中如不采取保密措施，很可能发生信息泄露。,2,假冒用户,。在网络中假冒他人进行非法活动，会给系统造成危害。,3,篡改信息,。通信过程中信息被篡改将产生严重后果。,4,恶意攻击,。,网络本身容易受到恶意的攻击，如计算机病毒、非法入侵、网络黑客等。如最近闹得沸沸扬扬的谷歌事件。,第三节 办公自动化的安全控制,二、办公自动化系统的安全控制,办公自动化系统的网络，一般是先从单位内部的局域网,(LAN),开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域网,(WAN),，并通过防火墙与,Internet,联网。办公自动化系统的安全控制主要是做好内网安全控制和防范外网非法入侵及保密通信等。,第三节 办公自动化的安全控制,(,一,),、内网安全控制,1,网络服务器的安全。,(1),磁盘镜像。服务器上同一块,磁盘控制卡,带一对硬盘，数据被写到一个硬盘后再被复制到另一个硬盘，如果一个硬盘失效，镜像功能自动使用另外一个，不会使数据丢失。,(2),磁盘双工。同一个服务器上安装两个,硬盘系统,(,包括磁盘控制卡、电源、数据线、硬盘等,),，同时工作，实现数据双重备份。一个硬盘系统失效，另一个立即接管网络运行。,(3),服务器镜像。又称双机热备份，即建立配置相同的两台,服务器,，一台为主服务器，一台为从服务器，即服务器镜像。当主服务器出故障时，从服务器立即自动接管，不影响网络运行。,第三节 办公自动化的安全控制,2,软件系统安全。,软件安全的基本要求包括：用户身份验证、访问控制、数据完整性、审计、容错等。,(1),操作系统安全。操作系统是应用软件的支撑平台，管理全部计算机和网络资源，操作系统安全对保证应用软件和数据信息安全起决定性作用。,(2),应用软件安全。编制和使用应用软件，要充分利用网络操作系统提供的安全功能，设计完善的安全控制功能程序模块，保证合法用户的使用。,第三节 办公自动化的安全控制,3,用户合法使用资源。,系统要识别进入者的身份并确认是否为合法用户的身份，只有识别与确认都正确，才允许此用户进入系统，访问资源；用户权限正确才能查询、检索数据；用户权限之内的数据及其相符的密级才能被用户查询、检索到，否则应拒绝用户查询、检索请求；对使用系统资源，涉及信息安全的有关操作，还应有一个完整的记录，以便分析原因，分清责任，如：合法用户进行了哪些非法操作，使用了什么系统资源，进行了何种访问类型的操作等。,第三节 办公自动化的安全控制,4,计算机病毒及其防治。,计算机病毒是人为编制的一种特殊的计算机程序，它通过非授权入侵而隐藏在计算机系统内，通过自我复制而传播，在一定条件下被激活，影响和破坏程序正常运行和数据安全。,计算机病毒主要通过软盘、光盘读写和网络途径传播。而随着网络的普及，通过网络传染的病毒越来越多，覆盖面越来越广，扩散极快，威胁最大。,第三节 办公自动化的安全控制,计算机病毒对网络上计算机的攻击途径主要有：,(1),通过网络共享进行攻击。网络的基本功能之一是资源共享，而受病毒感染的文件共享所造成的恶果，是传统病毒传染途径所力不能及的。,(2),通过电子邮件系统进行攻击。电子邮件系统已成为人们交换信息最方便、快捷的工具之一，通过受感染的电子邮件附加文件传播病毒，也已成为计算机病毒打破地域、时域限制进行传播的主要手段。,(3),通过,FTP,下载进行攻击。,FTP,服务器提供通过,Internet,获取文件资料的功能。计算机病毒程序同样可以下载到本地硬盘中，同时，为节省网络带宽，,FTP,服务器上的文件通过采用压缩打包的形式，经过压缩后的病毒文件也就更具隐蔽性。,第三节 办公自动化的安全控制,(4),通过,www,浏览进行攻击。计算机病毒开始采用,JAVA,，,ACTIVEX,技术，当用户访问某些未知站点时，就有遭受恶意,JAVA,，,ACTIVEX,程序攻击的威胁。这种威胁有时很难防范。,(5),通过系统漏洞进行攻击。最新病毒迹象表明，病毒开始利用许多黑客技术，利用一些操作系统的漏洞，直接通过,TCP/IP,在网上自行传播、速度极快。,因此，注意防范网络上,(,特别是,Internet,上,),病毒的传播，是当前保护办公自动化系统正常运行的重要内容。,第三节 办公自动化的安全控制,(,二,),、防范外网非法入侵,1,设置防火墙,(Firewall),。,防火墙是建立在局域网与外部网络以及单位的专有网络,(,内网,),和,Internet,之间的电子系统，用于实现访问控制，即阻止外部入侵者进入局域网内部，而允许局域网内部用户访问外部网络。从一个网络流向另一个网络的全部信息都流经防火墙，不允许任何信息绕开防火墙。防火墙能监视两个网络之间的信息流，能够完全阻断它们之间的信息流。防火墙还能完成其他一些重要的任务，如用户的认证，记录通信信息并产生报表等。,第三节 办公自动化的安全控制,第三节 办公自动化的安全控制,第三节 办公自动化的安全控制,2,设置代理服务器,(Proxy Server),。,代理服务器为从,Intranet,到,Internet,的连接提供了另一个解决途径。代理服务器是处理流向外部主机信息的一个程序，位于,Intranet,用户和,Internet,上的服务器之间。这时通信的双方不直接对话，而只与代理服务器交谈。这就给出了一种幻觉，用户认为访问的是一台真正的,Internet,服务器，而真正的,Internet,服务器会认为与它打交道的是,Intranet,的用户。代理服务器不是单纯地转发对,Internet,的请求，而是对经它转发的请求进行检查，既可对这些请求核准后转发，也可拒绝。,第三节 办公自动化的安全控制,第三节 办公自动化的安全控制,3,保密通信和加密方法。,不能提供安全可靠的保密通信的网络肯定是不安全的。由于数据在通信过程涉及到网络的各个环节、各种设备，数据又是在长数据链路上传输，意外事故、有意破坏造成信息毁坏、失密、被窃取的危险，要比数据在计算机系统内大得多。特别是在网络与网络之间的“结合部”，危险更大。因此，网络的保密性主要是数据的安全传输问题。,第三节 办公自动化的安全控制,传输数据的加密保护主要采用三种方式：,(1),链路加密。用于保护在节点间传输的数据，对每条通信线路上的数据流进行加密保护，通过硬件实现。,(2),节点加密。它是对链路加密的改进，目的是克服链路加密在节点处易受非法存取的缺点，通过硬件实现。,(3),端对端加密。是指对信息源到信息目的地的每个信息加密，一般用软件来完成，也可用硬件来实现。它比前两种加密方式更安全。,第三节 办公自动化的安全控制,计算机网络的加密技术，是指通过计算机网络中的加密机构，把网络中的各种原始数字信息,(,明文,),，按照某种特定的加密算法变换成与明文完全不同的数字信息，即密文。这样即使非法窃取到了数据也无法使用，而合法用户可按照规定方法将其译为明文，即解密。所以，利用加密技术可以在不安全保密的通信信道上安全地通信。,第三节 办公自动化的安全控制,第三节 办公自动化的安全控制,