物业公司公关接待及活动指导标准.docx

物业公司公关接待及活动指导标准
1总则
本文件目的在于使物业公司的接待工作逐步纳入制度化、规范化、标准化的管理，更好地做好策划和接待服务工作。
本文件适用于物业公司各单位/部门的对外接待以及公关活动的相关流程。
2定义
无
3职责
3.1品质管理中心、行政管理部、品牌策划部负责公司对外接待工作。
3.2各单位负责本单位对外接待工作。
4对外接待工作要求
4.1公司外来客户来访接待程序
4.1.1主办单位（包括行业主管单位、集团其他子公司、集团职能部门、公司下属管理单位等）在访客到青前3天需确认来宾的基本情况：国家、单位、姓名、职务、性别、民族、人数，来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排；并将详细资料发至公司相关协助部门，确定参加接待的人员名单。
4.1.2主办单位与行政管理部、品质管理中心、品牌策划部共同确定迎送的日程、方式、迎送人员（内部、外部）、工作人员。（如需办公楼项目甲方领导参加，要提前邀请；如需集团或其它政府领导参加，要提前邀请，必要时，可请集团办公室协助）
4.1.3主办单位与来访单位的活动联络人商议活动日程安排，及时将结果反馈行政管理部、品质管理中心、品牌策划部，并报告负责接待的分管领导；根据来访要求协调有关部门做好各项活动安排；随时征求客人意见，及时调整活动安排。
4.1.4主办单位准备好会议所需资料文件（包括日程安排、公司及项目简介、会议议题资料等），行政管理部预订食宿酒店并安排相关日程。
4.1.5主办单位需了解接待期间的天气情况，做好预防及应对措施。
4.1.6会议（接待）室的准备：背景板（材质、搭架方式、版面的设计）、横幅、桌旗、企业资料（会议资料、信笺、笔）、企业简介、当天活动日程安排、企业专题片、制作桌卡、投影仪（调试）、讲话麦克（确定讲话领导的坐位、调试器械）、饮品、果盘、鲜花。品牌策划部负责确定版面的设计。
4.1.7行政管理部、品牌策划部安排接待活动现场的摄影、录像要求，确定专业人员及相关工作人员。
4.1.8主办单位、行政管理部、品牌策划部共同确定嘉宾礼品标准、样式、数量。
4.1.9行政管理部安排车辆，或租赁高档轿车（面包车）迎送，包括：嘉宾、领导、工作人员等，并提供司机通讯方式。
4.1.10主办单位根据来访单位的要求，将需订购的返程票反馈行政管理部，由行政管理部协助办理。
4.1.11主办单位需协助来宾结算住宿费等，落实返程安排及送行车辆，送站；通知来宾单位接站。
4.1.12根据主办方要求，主办单位为重要嘉宾邮寄相关影像资料并作内部存档。整理活动接待期间所有信息、文字、图片资料，填写《资料存档目录》报行政管理部，要点性的记录活动接待的全过程，相关资料编号存档。
4.2公司内部大型活动组织程序
4.2.1行政管理部、品牌策划部与主办单位确定活动的主题。
4.2.2主办单位确定活动时间、参加单位、参加人数、组织形式。
4.2.3主办单位确定主要活动地点，根据活动（会议）的主题风格，确定各种场地，包括：演出（演职员休息区域、演出区域等等）、会议餐饮（人数、标准、交通）、参观项目（公司托管项目、集团项目、旅游景点、娱乐项目）等。
4.2.4主办单位了解活动期间的天气情况，做好预防措施。
4.2.5品牌策划部负责对活动接待现场的布置，包括各种场地气氛、布景设计等。
4.2.6接待场地准备：背景板（材质、搭架方式、版面的设计）、企业专题片、投影仪（调试）、音响、讲话麦克（确定讲话领导的坐位、调试器械）、饮品、果盘、嘉宾胸花、鲜花。
4.2.7主办单位、行政管理部、品质管理中心、品牌策划部共同完成接待方案报公司领导审批，包括：日程、产生费用、接待细节等。
4.2.8行政管理部、品质管理中心、主办单位、协办单位共同确定相关礼品标准、样式、数量。
4.2.9品牌策划部安排接待活动现场的摄影、录像要求，确定专业人员及相关工作人员。
4.2.10行政管理部安排车辆，包括：确定用车情况（领导、嘉宾、工作人员等）、分配车辆使用、通知各用车单位，并提供司机通讯方式。
4.2.11行政管理部制作活动过程的录像光盘，根据要求为相关部门、领导制作相关影像资料并作内部存档。整理活动接待期间所有信息、文字、图片资料，填写《资料存档目录》报行政管理部，要点性的记录活动接待的全过程，相关资料编号存档。
5公关活动工作要求
5.1公司公关活动流程及审批权限。
5.1.1品牌策划部在策划组织公司公关活动时，须在活动预定时间的30天前，将拟举行的活动方案以及所涉及费用、设计稿、制作方式、材质，报请公司及集团相关领导审批。
5.1.2方案批准后三日内，品牌策划部根据活动方案组织实施要求，制作《***活动筹备分工细则》，并将筹备分工细则及筹备沟通会的时间及要求通知各相关单位。
5.1.3筹备期间，品牌策划部应对各项筹备工作进程进行有效监督和补充，每周向总办会汇报一次进度。
5.1.4活动前3天须确定活动指定停车区域，特别是各嘉宾领导的特别入场通道，活动前1天须通告车辆管理人员以及相关司机，保证交通顺畅无误。
5.1.5活动前1天须完成活动现场场内、场外的布展，音响、灯光须在活动开始前2小时完成安装、调试，追踪落实工作人员的用餐问题，活动开始前1小时须完成会务工作。
5.1.6相关领导的讲话稿，须在活动前1天提供至讲话领导。
5.1.7设专人对现场进行摄影、摄像，引导拍摄的重点区域、重点时段及重点人物。
5.1.8及时沟通、引导拍摄以及采稿的重点。
5.1.9所有工作人员须在活动开始前1小时到位，所有音效资料、设备仪器保持在预备状态，完成活动启动的准备。
5.1.10活动期间，对活动现场进行有效控制，保证活动现场的秩序以及各环节的衔接。
5.1.11活动结束前十分钟通知车辆管理人员，以便相关司机做好接送工作。
5.1.12根据方案预算进行费用结算工作。
5.1.13影像资料须在活动结束后一周内制作完成并归档。
5.1.14活动结束3日内，进行公司或集团内、外媒体、网络的报道并存档。
5.1.15将活动的所有文字资料进行存档。
5.2各单位公关活动流程及审批权限
5.2.1每年1月下旬，各社区单位将本单位年度社区活动计划（费用不得超过当年的预算）报品牌策划部，经分管领导审核，总经理批准后执行。活动计划批准后，各单位指定专人负责跟踪落实，品牌策划部专人负责协助和监督各单位予以实施。
5.2.2组织策划大型公关活动（社区活动），由公司公关管理部门与各单位共同组织，职能部门协助各单位进行活动方案的拟定以及现场实施，双方或三方确定直接负责人员进行工作衔接。
5.2.3各单位在策划组织本单位公关活动（社区活动），须在活动预定时间的20天前，将拟举行的活动方案以及所涉及费用、设计稿（彩色）、制作方式、材质，报请公司及集团相关领导批准。
5.2.4筹备期间，各单位须对各项筹备工作进程进行有效监督和补充，每周向职能部门及分管领导汇报一次进度。
5.2.5活动实施流程及标准按照公司公关活动流程执行。
5.2.6各单位在活动结束后1个工作日内将此次公关活动（社区活动）以新闻稿（电子版）的形式发至品质管理中心，品牌策划部审批后在公司内部或集团内网统一发布。若需在电视、报纸等外部媒体发布，各单位须事先报品牌策划部审批，由品牌策划部确定是否需报集团相关部门审批。如审批通过，由品牌策划部联系相关媒体统一发布信息。
5.3公关活动费用的承担
5.3.1公司公关活动产生的费用由公司承担。
5.3.2各单位公关活动产生的费用：小区或写字楼项目在交付前报请开发商承担，交付后由各单位自己承担；办公楼项目根据甲方需要组织公关活动，费用报请甲方承担。
5.3.3配合爱家会组织的公关活动产生的费用报请爱家会或营销中心承担。
6相关文件
无。
7相关记录
序号
记录名称
保存部门
保存期限
1
《青龙物业接待工作记录单》
行政管理部及各相关单位
2年
2
《单项活动会议）资料存档目录》
行政管理部及各相关单位
2年
8流程图

无
9附加说明
本文件主要起草人：。
本文件修订人：。
本文件由行政管理部、品质管理中心、品牌策划部负责解释。
单项活动（会议）资料存档目录

青龙物业接待工作记录单

序号
活动名称
时间
主要内容
资料存档编号
备注
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