外贸客户接待流程及记录表.doc

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外贸客户接待记录表信息化分公司（表-1/2）基本情况客户姓名客户公司客户公司主营业务业务员首次询盘时间询盘机型 (可另附) 历次联系关键内容记录 (可另附) 来访信息抵达日期离开日期来访人数人来访人员组成(职务) 主联系人联系方式交通方式来访当天需接送 □ 居留期间都需接送□ 自驾□ 接客时间首接时间抵达时间接客地点首接地点安排车辆安排车辆送客时间居留地点 *向客户建议最佳路线；途中保持必要的联系。送客地点送客时间安排车辆送客地点需要制作接客牌□ 备注安排车辆接客牌制作完成□ 需要安排住宿 □ 星级要求星接受价位房间数间住宿天数晚实际住宿情况宾馆名房间号是否我方付费 □ （“□”为勾选，其他填写）外贸客户接待建议：基本原则 1、接待客户原则是：人性化，以客为尊的同时，保持自己的立场。不提供错误或不对称的信息，如无法确定绝不当场许诺，征询上司或同事意见后回复客户。准备工作 2、制作接客牌，须写清楚客户姓名或公司名，并清晰标注本公司logo。派车接送客户 3、派车接客户时，请提前30分钟到达指定地点；先征询客户对行程的意见和安排，先去工厂还是先去酒店。 4、上车时，主动为客户开车门，让客户坐在司机后面的位置；如果客户不止一人，业务员坐副驾驶座。 5、途中业务员应主动与客户聊天，增进了解；司机不宜参与聊天，应专注开车。 6、去酒店接客户，应提前30分钟在大堂等候，切忌打频繁催促。洽谈阶段 7、介绍双方人员，先向客户介绍我方人员，从职位高到职位低，交换名片，握手。 8、座位安排：我方人员应坐在靠近门的位置，主席位一般不安排人。 9、如果客户没有名片，尽量留下详细的联系方式，包括email和号码。 10、洽谈议程：（1）介绍我方公司信息，可播放视频、PPT；同时出示产品样册、相关证书。（2）请客户表达需求，包括产品参数、投入行业、用途、未来采购意向、来访客户的职责范围。（3）业务员对照客户需求进行产品推荐，展示样品或技术图纸，配合技术人员对客户提出的疑问进行解答。 11、参观车间：（1）参观车间，必戴安全帽！安排陪同人员拍摄现场照片。一般不允许客户自行拍照，如需要，可由我方提供。（2）参观过程少说多听，及时解答客户问题。不能给出专业回答的不可当场许诺，可征询上级或同事意见后回复。（3）建议参观顺序：下线——小装——总装——浸漆——调试台——部件车间——仓库（成品） 12、参观结束后：（1）确认是否需要样品及样品订单的具体条款；是否立即签订购买合同及合同条款。（2）若客户对合同条款存在异议，如价格等，不可当场许诺，应在其他方面确认无误后，征询上级意见再回复。（3）签订合同一式两份，若客户未带公章，我方也可不盖公章，合同由客户带回，盖章后发回，方可确认订单签订。（4）如现场付款，财务人员必须到场进行清点，开具英文收据。客户跟进 13、做好洽谈记录，保存好客户来访的所有报价、产品资料和照片。 14、送走客户后估测时间，通过、邮件或短信问候客户是否安全抵达，感谢客户来访，询问客户对工厂和产品的看法。 15、知道客户回国时间的，提前致电祝客户返程愉快。 16、根据客户回国时间，邮件或问候客户；发送来访照片以及客户需要的资料；确认洽谈未尽事宜。 17、如未签合同，持续跟进，比如采购计划是否有新进展，根据客户行业需求推荐我方其他款电机等。外贸客户接待记录表信息化分公司（表-2/2）内部接待准备接待人员部门职务姓名名片齐备 □ □ □ □ □ □ 预约洽谈室使用时间洽谈室号预约人通知车间做好卫生、安全着装等车间联系人签字大厅电子屏幕欢迎辞内容（最多30字）操作人派车接客随车物料纯净水 □ 产品样册 □ 零食 □ 雨伞 □ 洽谈资料准备联系历史记录 □ 公司简介（多媒体）□ 产品样册 □ 询盘机型技术图纸□ 样品 □ 认证证书 □ 空白合同（一式两份） □ 空白报价单 □ 洽谈物料准备(检测无故障) 笔记本电脑 □ 投影仪 □ Wifi □ 相机（记录过程） □ 笔记本 □ 水笔 □ 草稿纸 □ 文件袋（客户用）□ 卷尺 □ 安全帽（按总人数）□ □ □ 茶叶 □ 咖啡 □ 纯净水 □ 茶杯 □ 糕点水果 □ 洽谈后赠送小礼品 □ □ □ 参观记录参观部门线加工车间 □ 总成车间 □ 浸漆 □ 调试台 □ 部件车间 □ 仓库（成品） □ □ □ □ □ □ □ 备注确认合同信息需要样品 □ 样品订单号签订时间样品订单号签订时间产品订单号签订时间产品订单号签订时间客户跟进计划跟进时间跟进内容反馈跟进时间跟进内容反馈跟进时间跟进内容反馈（“□”为勾选，其他填写）客户跟踪记录表 1 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☐网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 2 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 3 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 4 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 5 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 6 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 2 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 7 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 8 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 9 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 1 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日 2 跟踪方式 ☐直接登门;☐邀约登门：☐ 跟进；☒网络对话；☐ 短信☐其他跟进主题跟进情况客户类别 ☐准客户；☐意向客户;☐优质潜在客户；☐一般潜在客户跟进人日期年月日客户拜访记录表填表人信息部门____________________________ 职务____________________________ 姓名____________________________ 协同人员________________________ 背景信息基本信息拜访时间_____年____月____日 _____时至____时客户名称______________________________________ 具体地址______________________________________ 行业及主营业务________________________________ 拜访对象______________________________________ 联系方式______________________________________ 竞品情况______________________________________ 其他情况______________________________________ _______________________________________________ 前期结果沟通主题______________________________________ 遗留问题______________________________________ 其他情况______________________________________ _______________________________________________ 拜访目的初次拜访（自我介绍、朋友推荐、联络情感等）了结客户情况（行业、经营等）推荐产品（产品信息、合作方式、数量、定价等）解决客户异议（合作方式、付款方式等）后续服务（产品销售信息反馈、售后、回款等）拜访准备物料准备产品资料、样品、推荐方案、销售合同、礼品等策略准备客户倾向的产品客户倾向的合作形式我们计划的谈判策略我们产品销售方案客户异议的针对应答等拜访结果客户反馈客户在整个谈判过程中的反应（是否感兴趣）客户对所推荐产品的反馈意见（是否有确切购买意向）客户对于合作达成意向的反馈（计划销售额、利润等）产生问题对产品的反馈意见对预期收益的反馈意见对合作的反馈意见行动计划下一步计划下次约见时间沟通遗留问题是否再次完善产品方案下次沟通主题等拜访小结：填表说明： 1、为了提高业务人员客户拜访的规范性，保证公司业务的延续性，特制定此表格； 2、填报人应认真填写，确保内容的真实、准确、无误； 3、此表格应在客户拜访当日填写，红色部分为填写参考，请填报人按拜访实际情况填写； 4、此表随周报一同呈报，各部门应定期对填写的表格收集、整理。

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