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化妆品公司物品管理规定

为更好的控制公司的办公成本，合理使用办公费用，规范办公 用品的采购和领用，特制定本规定。
第三十八条 物品分类
一、固定资产：单位价值 2000 元以上或者使用年限超过一年以 上的物品，如车辆、电脑、复印机等。
二、低值易耗品：不属于固定资产，但价值较高或使用时间较 长的物品，如铁皮柜、打印机等。
三、办公用品：办公使用的消耗性物品，分为耐用办公用品和 易耗办公用品两大类。
(一)耐用办公用品包括计算器、裁纸刀、剪刀、笔筒、直 尺、订书机、卷筒纸盒、档案(文件)盒、书立、垃圾桶、烟灰 缸、电话机等。
(二)易耗办公用品包括公共所需办公用品和员工个人所需办 公用品：
1.公共所需办公用品包括：打印纸、传真纸、复写纸、纸杯、 杯托、茶叶、垃圾袋、墨盒(水) 、碳粉、硒鼓等。
2. 员工个人所需办公用品包括：透明胶、胶水、水性笔(芯)、 圆珠笔(芯) 、铅笔、钉书针、卷筒纸、面巾纸、档案袋、文件夹、 回形针、大头针、铁夹、笔记本、荧光笔、橡皮、涂改液、装订 夹、光盘等。
第三十九条 物品的采购

一、物品的采购遵循“统一采购，货比三家”的原则。
二、办公用品的采购
(一)定点采购原则
由综合管理部和成本合约部视情况在每年年初进行市场询价比 较后，确认 2-3 家作为定点采购单位。
(二)季度定期性采购
综合部按季度定期申购公司常备办公用品， 建立常备办公用品库。 采购时间一般为每季度第一个月的 10 日前，可根据具体情况调整。
(三)月度补充性采购
各部门于每月向公司上报下月办公用品采购计划(详见附件 8) ， 由综合部负责收集、统计、审核。综合部根据统计结果，比照常备办 公用品库存情况对需采购的物品进行调剂， 对库存紧张或无库存的物 品可进行补充性采购。文员负责制作当月常用办公用品补充采购计划 表，经综合部经理审核，报公司领导审批通过后，于每月5 日前完成 当月采购工作，并办理入库手续。
(四)预算内日常应急性采购
在日常工作期间， 如各部门需在预算内应急采购无库存或库存紧 缺的物品，须填写库存外(预算内) 办公用品申购表，经本部门负责 人确认，报董事长核同意后，由文员联系定点供应商落实采购。
(五)预算外采购
预算外物品的申购程序按公司现行规定执行。
三、大宗物品的采购达到招标要求的须按招标管理规定办理，

未达到招标规定要求的需要进行多家询价，力求价廉物美。领用时 按照计划采购清单领用。
四、特殊物品无法统一采购时，必须事前征得分管领导同意后 方可自行采购。
五、固定资产和大批量低值易耗品的采购必须由使用部门提出 申请，经公司领导同意后方可进行采购。
六、采购单件物品在 500 元以上的，必须填写呈批件，经领导 审批同意后 , 由招投标采购专员进行采购。
第四十条 物品的保管
一、公司的物品由综合部进行登记造册(见附件 9)，集中保 管；单价物品价值超过 500 元的，还应配备图像资料。
二、常备办公用品库由文员担任保管责任人，具体负责办公用 品采购计划的收集、汇总、统计、分析，办公用品采购工作的实 施，办公用品的入库登记、保管、分发以及各类相关报表的制作等 工作。
第四十一条 物品的领用
一、部门和个人领用物品时需到公司综合部办理领用手续。
二、领用新购固定资产时，领用人必须在《出入库单》中“保
管人”一栏签字，经综合部经理和保管人签字后方可领用，并由保 管人将《出入库单》送财务部登记备案。
三、员工如需领用办公用品的，在文员处填写办公用品签领 表，经部门负责人确认后方可领用。

四、 耐用办公用品于员工入职时， 由员工本人向综合部按标准领 用，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新重新办理 领用手续；发生遗失的，由领用人在《办公用品领用登记表》 (见附 件 10)中“备注”栏写明原因并办理领用手续。
五、各部门须领用墨盒、碳粉等办公耗材的，按照“凭旧领新” 原则，向文员退还旧耗材，填写办公用品签领表后，经本部门负责 人确认后方可领用。
六、领用低值易耗品时领用人必须在《低值易耗品领用登记 表》 (见附件 11)中签字确认，特殊情况如由各部门自行购买的低 值易耗品，必须到综合部办理登记备案；发生遗失或损坏的，需向 综合部报告并签字确认。
七、公共场所所需办公用品由文员按上月用量标准按月进行分 配，领用人可依据当月用量进行合理调整。
八、部分办公用品领用标准
(一)水性笔：员工入职时领取 1 支；
(二)反尾夹：各部门每半年各型号限领一盒；
(三)皮质笔记本：经理级以上人员每半年限领一本，对基层员
工不提供皮质笔记本；
(四)普通软抄笔记本：基层员工每人每半年限领一本；
(五)水性笔芯：每人每次限领 1 支；
(六)耐用办公用品：员工入职时按标准领取。
九、员工调离部门或离开公司时，应交回所领用的物品，并在

《员工离职移交手续清单》中的“移交事项”对应栏签字，复印一 份交综合部存档，由综合部对所退还物品进行重新登记。如因调岗 或离职须移交固定资产价值较高的低值易耗品给其他人员的，由综 合部组织验收后，确认无误后，方可办理移交手续；如移交清单中 发生物品损坏或遗失的，根据财务部意见办理责任人赔偿事宜。
第四十二条 物品的后续管理
一、综合部应对固定资产和价值较高的低值易耗品进行编号， 贴上标签，年末由综合管理部门协同财务部对所有物品进行盘点核 对。
二、办公用品应由综合部每月进行数量、金额统计后报财务部 备案(见附件 12)
三、固定资产和价值较高的低值易耗品使用地点发生变化时， 综合部和财务部应及时更正有关备案资料，保证帐、卡、物一致。
四、固定资产和价值较高的低值易耗品发生外借和出售，必须 由综合部填写呈批件，经领导同意后，报财务部备案；若发生遗 失、损坏、报废或被盗丢失，必须由相关部门书面上报综合部，由 综合部查明原因，并填写呈批件报领导审批后，由财务部作出相应 的处理。
五、固定资产和价值较高的低值易耗品如需搬出办公场所时， 须填写《放行条》 (见附件 13)，报部门领导及综合部经理同意后方 可搬离。未经许可，严禁私自搬离。
六、管理人员违反规定致使物品流失的，由其本人负责追回，

无法追回造成公司损失的，由责任人负责赔偿。