201文件和资料控制程序.doc

文件和资料控制程序
JDY/201-2008
1、目的和适用范围
1．1目的
通过对与QMS、EMS、OHSMS有关的文件进行控制，确保各场所使用文件为有效版本。文件应保持清晰，易于识别。
1．2适用范围
适用于与公司QMS、EMS、OHSMS运行有关的文件和资料控制。
2、定义
本程序采用GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准和公司《管理手册》中的有关定义。
3、职责
3．1公司科技部归口质量管理技术文件控制，负责编制、修订“现行有效技术文件清单”（指国家、地方、行业管理有关部门颁发的有关质量管理技术标准、规程、规范、规定类），经总工审批后，发放至公司各相关部门和分公司、项目部。负责对受控文件的运行情况进行检查、监督、指导，确保管理体系运行中各个场所都能得到并使用有效文件。
3．2公司办公室归口行政管理文件控制，负责外来文件的接收、登记、传阅、发放、存档，并负责公司行政管理文件的校审、归档，编制、发布，修订“现行有效行政管理文件清单”。
3．3公司科技部归口管理体系文件控制，负责管理文件的编号、发放、回收、登记、存档，负责编制、发布和修订“文件资料清单”。
3．4公司各职能部门负责本部门管理体系文件的控制和管理，包括文件的拟稿、报批、校对、发放和使用。及时整理本部门收到的外来与三体系有关的行政管理文件，报公司经理办公室登记备案。
3．5分公司、项目部设专人控制管理QMS、EMS、OHSMS文件和资料，负责文件和资料的接收、发放、登记，并对其运行情况进行检查、监督、指导。
4、工作程序
4．1文件的分类
4．1．1管理体系文件（管理手册、程序文件、第三层次文件）
4．1．2技术性文件
a、通用性技术文件（指国家、地方、行业管理部门颁发的有关法律、法规、标准、规范、规程、规定等）。
b、专用性技术文件（公司制定的有关技术标准、管理制度、规定、办法、施工组织设计、施工方案、作业指导书、各项安全环境技术性措施等）。
c、施工技术文件（施工合同、施工图纸、图纸会审记录、洽商记录、设计变更、项目各类交底、记录等）。
4．1．3行政管理文件（与QMS、EMS、OHSMS有关的文件）
a、外来行政管理文件（公司以外来文）；
b、公司行政管理文件；
c、分公司、项目部行政管理文件。
4．2文件的编制、审批
《管理手册》由科技部编制，总经理批准；程序文件由公司各职能部门编制，管理者代表审批；施工组织设、施工方案、作业指导书由项目部技术负责人编制，公司总工程师审批。
其他文件由其产生部门或应用部门负责编制，其相应主管领导审批。
4．3文件的发放
文件的发放应根据审批发放范围进行发放，应确保与QMS、EMS、OHSMS运行有关的各个场所都能得到相应的有效文件。
4．3．1公司内部产生文件的发放
文件由主管部门确定发放范围，经主管领导审批后发放，填写“文件发放记录”，各接收部门设专人负责接收并签字。
4．3．2外来行政管理文件的发放
公司办公室负责外来行政管理文件的接收、登记，按经理传阅卡批示意见进行落实，公司各职能部门和各分公司、项目部专人负责接收、登记。
4．4文件的管理使用
4．4．1与管理体系有效运行起重要作用的各个场所，必须使用相应文件的有效版本。
4．4．2各职能部门、分公司、项目部均建立所辖范围的文件清单。
4．4．3当需要使用受控文件的人未获得文件时，不得私自随意复制，应填写《文件复制申请单》，经文件产生部门重新审批后执行。
4．4．4有时限性的文件到期自然作废，以新文件的执行日期为准。
4．4．5受控文件未经管理者代表批准，不得提供给公司以外的人使用。
4．4．6文件丢失、严重损坏需补发时，填写申请表写明原因，经发文部门核实后可重新补发。
4．4．7受控文件借阅时，必须通过主控部门审核，管理者代表审批后，方可借阅。
4．5文件的更改
4．5．1文件更改由文件更改提出人或部门填写《文件更改申请单》，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据文件更改的审批由原审批人实施，原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
4．5．2文件更改要编写《文件修改记录》，经审批后发放至原件持有人手中，由原件持有人在相应文件页处进行标识，并标明修改次数和修订状态（如第X版的第X次修改），以防误用。
4．6文件的换版
4．6．1文件经多次修改或需大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，由发放部门填写《作废文件处置记录》，经批准后进行处置。
4．6．2工程竣工后，一次性使用图纸、施工组织设计、作业指导书等作业文件均自动失效。施工图纸整理成竣工图，其他作业过程文件按《记录控制程序》相关规定处置。
4．6．3国家、地方、行业管理有关部门颁发的有关标准、规程、规定文件及图纸等如作废，加盖“作废”章进行标识，由相应的各级文件资料负责人检查所有辖区使用场所并及时标识，也可由文件持有者按自己易于识别的方式进行标识。
4．7作废文件的处置
科技部负责作废文件的监控管理，作废文件由原来产生单位或部门负责人批准后，文件的适用部门负责进行作废文件的标识、处理。按规定处置后，报科技部备案登记。为节约能源，对于单面作废文件，可作为稿纸进行再次利用后按废弃物处理。使用部门因特殊原因需保留少量作废文件样本时，应作标识、隔离存放。
4．8文件的评审、更新
在文件使用过程中，必要时应对文件及时进行评审、更新。由文件产生部门组织，对文件的适用性进行评审并及时更新，经重新审批后再行发放。
5、记录及附录
5．1《文件资料清单》
5．2《文件审批表》
5．3《文件发放记录》
5．4《文件修改记录》
5．5《作废文件处置记录》
5．6《文件更改申请单》
5．7《文件复制申请单》

文 件 资 料 清 单
文件类别: 编号：JDY/201-1
序号
文件编号
文 件 名 称
修订状态
备 注

编目：（ ） ---

文件审批表
编号：JDY/201-2
文件名称

发放部门

文件编号

编制部门

编制日期

文件概述:

审核意见: 审批意见：

审核人： 年 月 日 批准人： 年 月 日
发放范围：

审核意见： 审批意见：

审核人： 年 月 日 批准人： 年 月 日

备注：

编目：（ ） -

文 件 发 放 记 录
编号：JDY/201-3
文件名称
文件编号
份数
发放编号
领用部门/人
接收人
发放人
日 期
备 注

编目：（ ） ---
文件修改记录
编号：JDY/201-4
序号
文件名称
所在
章节
原文内容
修改后内容
提出部门

批准
人

批准
日期

修改
人

修改
日期

修改
页

编目：（ ） ---
作废文件处置记录
编号：JDY/201-5
文件名称：
申请人：
处理原因及方式：

处置内容：

批准人：
年 月 日

编目：（ ） -

文件更改申请单
编号：JDY/201-6
文件名称

申 请 人

更改原因：

更改内容：

批准人： 年 月 日
编目：（ ） -

文件复制申请单
编号:JDY/201-7
文件名称

复制部门

文件编号

复制份数

复制原因：

审批意见：

编目：（ ） -