201文件和资料控制程序.doc

文件和资料控制程序 JDY/201-2008 1、目的和适用范围11目的通过对与QMS、EMS、OHSMS有关的文件进行控制，确保各场所使用文件为有效版本。文件应保持清晰，易于识别。12适用范围适用于与公司QMS、EMS、OHSMS运行有关的文件和资料控制。2、定义本程序采用GB/T19001-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准和公司管理手册中的有关定义。3、职责31公司科技部归口质量管理技术文件控制，负责编制、修订“现行有效技术文件清单”（指国家、地方、行业管理有关部门颁发的有关质量管理技术标准、规程、规范、规定类），经总工审批后，发放至公司各相关部门和分公司、项目部。负责对受控文件的运行情况进行检查、监督、指导，确保管理体系运行中各个场所都能得到并使用有效文件。32公司办公室归口行政管理文件控制，负责外来文件的接收、登记、传阅、发放、存档，并负责公司行政管理文件的校审、归档，编制、发布，修订“现行有效行政管理文件清单”。33公司科技部归口管理体系文件控制，负责管理文件的编号、发放、回收、登记、存档，负责编制、发布和修订“文件资料清单”。34公司各职能部门负责本部门管理体系文件的控制和管理，包括文件的拟稿、报批、校对、发放和使用。及时整理本部门收到的外来与三体系有关的行政管理文件，报公司经理办公室登记备案。35分公司、项目部设专人控制管理QMS、EMS、OHSMS文件和资料，负责文件和资料的接收、发放、登记，并对其运行情况进行检查、监督、指导。4、工作程序41文件的分类411管理体系文件（管理手册、程序文件、第三层次文件）412技术性文件a、通用性技术文件（指国家、地方、行业管理部门颁发的有关法律、法规、标准、规范、规程、规定等）。b、专用性技术文件（公司制定的有关技术标准、管理制度、规定、办法、施工组织设计、施工方案、作业指导书、各项安全环境技术性措施等）。c、施工技术文件（施工合同、施工图纸、图纸会审记录、洽商记录、设计变更、项目各类交底、记录等）。413行政管理文件（与QMS、EMS、OHSMS有关的文件）a、外来行政管理文件（公司以外来文）；b、公司行政管理文件；c、分公司、项目部行政管理文件。42文件的编制、审批管理手册由科技部编制，总经理批准；程序文件由公司各职能部门编制，管理者代表审批；施工组织设、施工方案、作业指导书由项目部技术负责人编制，公司总工程师审批。其他文件由其产生部门或应用部门负责编制，其相应主管领导审批。43文件的发放文件的发放应根据审批发放范围进行发放，应确保与QMS、EMS、OHSMS运行有关的各个场所都能得到相应的有效文件。431公司内部产生文件的发放文件由主管部门确定发放范围，经主管领导审批后发放，填写“文件发放记录”，各接收部门设专人负责接收并签字。432外来行政管理文件的发放公司办公室负责外来行政管理文件的接收、登记，按经理传阅卡批示意见进行落实，公司各职能部门和各分公司、项目部专人负责接收、登记。44文件的管理使用441与管理体系有效运行起重要作用的各个场所，必须使用相应文件的有效版本。442各职能部门、分公司、项目部均建立所辖范围的文件清单。443当需要使用受控文件的人未获得文件时，不得私自随意复制，应填写文件复制申请单，经文件产生部门重新审批后执行。444有时限性的文件到期自然作废，以新文件的执行日期为准。445受控文件未经管理者代表批准，不得提供给公司以外的人使用。446文件丢失、严重损坏需补发时，填写申请表写明原因，经发文部门核实后可重新补发。447受控文件借阅时，必须通过主控部门审核，管理者代表审批后，方可借阅。45文件的更改451文件更改由文件更改提出人或部门填写文件更改申请单，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据，文件更改的审批由原审批人实施，原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。452文件更改要编写文件修改记录，经审批后发放至原件持有人手中，由原件持有人在相应文件页处进行标识，并标明修改次数和修订状态（如第X版的第X次修改），以防误用。46文件的换版461文件经多次修改或需大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，由发放部门填写作废文件处置记录，经批准后进行处置。462工程竣工后，一次性使用图纸、施工组织设计、作业指导书等作业文件均自动失效。施工图纸整理成竣工图，其他作业过程文件按记录控制程序相关规定处置。463国家、地方、行业管理有关部门颁发的有关标准、规程、规定文件及图纸等如作废，加盖“作废”章进行标识，由相应的各级文件资料负责人检查所有辖区使用场所并及时标识，也可由文件持有者按自己易于识别的方式进行标识。47作废文件的处置科技部负责作废文件的监控管理，作废文件由原来产生单位或部门负责人批准后，文件的适用部门负责进行作废文件的标识、处理。按规定处置后，报科技部备案登记。为节约能源，对于单面作废文件，可作为稿纸进行再次利用后按废弃物处理。使用部门因特殊原因需保留少量作废文件样本时，应作标识、隔离存放。48文件的评审、更新在文件使用过程中，必要时应对文件及时进行评审、更新。由文件产生部门组织，对文件的适用性进行评审，并及时更新，经重新审批后再行发放。5、记录及附录51文件资料清单52文件审批表53文件发放记录54文件修改记录55作废文件处置记录56文件更改申请单57文件复制申请单文 件 资 料 清 单文件类别: 编号：JDY/201-1序号文件编号文 件 名 称 修订状态备 注 编目：（ ） - 文件审批表 编号：JDY/201-2文件名称发放部门文件编号编制部门编制日期文件概述:审核意见: 审批意见：审核人： 年 月 日 批准人： 年 月 日发放范围：审核意见： 审批意见：审核人： 年 月 日 批准人： 年 月 日备注： 编目：（ ） - 文 件 发 放 记 录 编号：JDY/201-3文件名称文件编号份数发放编号领用部门/人接收人发放人日 期备 注 编目：（ ） - 文件修改记录 编号：JDY/201-4序号文件名称所在章节原文内容修改后内容提出部门批准人批准日期修改人修改日期修改页 编目：（ ） - 作废文件处置记录 编号：JDY/201-5文件名称：申请人：处理原因及方式：处置内容：批准人： 年 月 日 编目：（ ） - 文件更改申请单 编号：JDY/201-6文件名称申 请 人更改原因：更改内容：批准人： 年 月 日 编目：（ ） - 文件复制申请单 编号:JDY/201-7文件名称复制部门文件编号复制份数复制原因：审批意见： 编目：（ ） -