office办公软件培训课件.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,OFFICE,办公软件培训,信息化发展应用部,2010,年,10,月,目 录,一、,Excel,图表制作,二、,Excel,数据统计分析,三、,Excel,函数运用,四、其它,图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。,图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。,一、图表制作方法,创建图表的方法：,1,、一键生成法：,F11,2,、自由点取法使用图表工具栏，选择图表类型。操作：视图,-,工具栏,-,图表,3,、按部就班法：使用图表向导。操作：插入,-,图表，分,4,步完成图表的制作。,生成基本图表后，通过,右键各功能按钮,进行信息完善，如“图表选项”。,如何将此图片快速、准确的移动到,PPT,中？,1,、,shift+,编辑，复制图片,2,、照相功能,(,工具,-,自定义,-,命令,-,工具,-,照相机,),二、数据统计分析,1,、在,Excel,工作表的数据列表中插入分类汇总,分类汇总功能可实现把所有记录根据要求条件进行汇总,。,示例二：分类汇总,.xls,插入外部分类汇总方法：,1,、选中需进行分类汇总的源数据区域，点击工具栏“数据”,“,分类汇总”,2,、“分类汇总”对话框中各项说明,:,a,、在“分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。在右面的示例中，应当单,击“地区”。,b,、在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在右面的示,例中，应当选择“求和”。,c,、在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复,选框。在上面的示例，应当选择“月销售额”。,d,、如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。,e,、若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”,复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数,据下方”复选框。,f,、通过重复以上步骤，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函,数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，需清除“替换当前分,类汇总”复选框。,二、数据统计分析,2,、数据筛选,筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。不满足条件的数据被隐藏。筛选功能支持多列筛选，且每次筛选是在上次筛选结果的基础上进行筛选，减少了数据的子集。对于筛选过的数据子集，无需重新排列、移动便可复制、查找、打印等。为获得最佳结果，同一列的数据格式必须相同，不能混合使用文本、数值等格式，否则筛选结果按出现次数多的数据类型值执行。,Excel,提供了两种筛选区域的命令：,a,、自动筛选：,包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。,b,、高级筛选：,适用于复杂条件。,高级筛选对话框中“等于”是对数字或字符串的，筛选出与所选数字或字符串完全一样的内容。“始于”、“包含”等是针对字符串的，比如有,ABCADBC,这三个字符串，使用“始于”功能，后面框中输入,A,，就会把,ABC,与,AD,这两个字符串筛选出来。,二、数据统计分析,3,、,Excel,中“高级筛选”删除重复记录,当表格中有重复记录时，可用“高级筛选”功能删除重复记录。,示例：,示例四：其它,.xls,具体方法：,选中表中所有记录，选择“数据,-,筛选,-,高级筛选”，单击“将筛选结果复制到其它位置”，在“复制框”中输入单元格引用，选中“选择不重复的记录”后确定。,特别说明：,选取粘贴单元格时，一定要确保与数据源区域列数相同,二、数据统计分析,3,、多表间数据计算,如何把多个格式一致的报表数据汇总显示到一个总表中,使用公式？,文件目录变更时公式随之变更，公式长度受限制，仅支持,30,个求和参数,。使用,“合并计算”,功能便能轻松快捷实现多表间的数据统计。,使用“合并计算”功能要求各表需要具备的条件：,每个区域分别置于单独的工作表中。不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。且每个区域具有相同的布局。,设置要合并的数据 操作方法,1,、创建一个新表，用来保存汇总后数据，选择其中一个单元格，作为合并后数据计算存放的第一个单元格。,2,、打开“数据”,“,合并计算”，在“函数”框中，单击需要用来对数据进行合并的汇总函数。,3,、单击“引用位置”框，再单击要进行合并的第一个区域的工作表标签，键入区域的给定名称，再单击“添加”。对每个区域重复这一步骤。,如果要在源区域的数据更改的任何时候都自动更新合并表，并且确认以后在合并中不需要包括不同的或附加的区域，请选中“创建连至源数据的链接”复选框。,Excel,不将源数据中的行或列标志复制到合并中。如果需要合并数据的标志，需从源区域进行复制或手工输入,？,=sum(D:,绩效,1.xls,互评模板,!$Y$19,D:,绩效,2.xls,互评模板,!$Y$19,D:,绩效,3.xls,互评模板,!$Y$19),？,EXCEL,函数的作用：简化公式、实现其它方法无法实现的计算、提高编辑,数据的速度、实现判断功能。,EXCEL,中包含财务、统计、数学、日期与时间函,数等,300,多个函数，如何发现函数,?,插入函数的方法：,1,、手工输入：,EXCEL,自动补充函数末尾的括号,使用,CTRL+SHIFT+A,可以看到函,数的参数说明,2,、插入,-,函数：可根据需求自定义函数且给出函数的参数对话框,三、函数运用,1,、用,sum,函数做减法,示例：有一连续的单元格区域：,A1,至,A20,，计算此区域中除去,A2,和,A19,的和,sum,函数计算方法：,=sum(A1,A2:A18,A20),sum,函数减法方法后：,=sum(A1:A20,-A2,-A19),三、函数运用,2,、,sumif,函数：,统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格总和,使用格式：,SUMIF,（条件区域，判断条件，实际的求和区域）（若“实际的求和区域”与“条件区域”是一个区域，可省略）,注：,SUM,函数是用来计数的，统计所选择区域的数值总和。使用格式：,SUM,（条件区域）,SUMIF,对,SUM,进行了引伸和拓展，只有符合求和条件的才进行统计，比如计算“金额”在,1,元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等。,三、函数运用,计算公式：,=SUMIF($D3:$D8,张三,$C3:$C8),应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售总额？,示例三：销售报表,.xls,3,、,COUNTIF,函数。即计数求和函数。统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目,使用格式：,COUNTIF,（条件区域，计数条件）,说明：,=countif(B3:D7,D3),，即单元格,D3,在,D3,至,D7,单元格区域内出现的次数,三、函数运用,计算公式：,=Countif($D3:$D8,张三,”),应用举例：在下表中统计出销售人员张三的订单数？,特别提醒：,允许引用的单元格区域中有空白单元格出现,注：,COUNT,函数是用来计数的统计所选择区域的数值型单元格个数。使用格式：,COUNT,（条件区域）,COUNTIF,是,COUNT,函数的引伸与拓展，在计数时加上先前条件，只有符合计数的条件才进行统计计算。,示例三：销售报表,.xls,4,、,rank,函数。即排序函数。,使用格式：,=rank(number,ref,order),a,、,number,为需排序的数字,b,、,ref,为引用的区域,c,、,order,为排序方式，为,0,按降序排列，不为,0,按升序,三、函数运用,计算公式：,=RANK(E12,$E12:$E14),示例：,示例三：销售报表,.xls,应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售金额排名1,、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据,有时在编辑某个工作表（,Sheet1,）时，需要查看其它工作表中（,Sheet2,、,Sheet3,）某个单元格的内容，这时,便可利用,Excel,的“监视窗口”功能来实现。,执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”,对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。,设置后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。,四、其它,2,、,Word,与,Ppt,内容互转,Office,系列软件中的各个组件中都有着良好的通讯关系。用户不仅可以将,Word,转化成幻灯片，也可以将幻灯片中,的“备注、讲义或者大纲转化成,Word,文件。,方法：,a,、将,PPT,内容转换至,WORD,文档格式：,执行,“,文件”,-“,发送”,-,“,Microsoft Word”,命令。在弹出的“发送到,Microsoft Word”,对话框中根据需要,选择粘贴方式。,b,、将,word,文档内容嵌入到,ppt,中,点击“插入对象由文件创建”，选择需要嵌入的内容，“确定”即可。,四、其它,？思考：,如何运用,IF,函数，计算出销售人员的资金？,所用示例：,示例三：销售报表,.xls,各区销售汇总表（一）,资金发放方法：如果某人的订单总额大于￥,1500,，则“奖金”为销售总额的,10%,，否则“奖金”,为销售额的,5%,。,注：逻辑高手,IF,函数是一个条件函数，它可以通过设置的条件进行逻辑判断。,函数格式：,=,if(,设定条件,当目标单元格与设定条件相符时返回的函数值,当目标单元格与设定条件不符时返回的函数值,),。,结果：,第,1,位销售人员“销售奖金”的计算公式应,=IF(D121500,10%,5%)*D12,结合刚才的知识，推测一下这个公式中,3,个参数的涵义吧。“,D1,21500”,是,IF,函数的判断条件，“,10%”,是条件成立的操作，“,5%”,是条件不成立的操作。,培训结束,谢谢！,