集美大学各类档案归档范围及保管期限规定(修订).doc

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集美大学各类档案归档范围及保管期限规定（修订）

根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》、财政部国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，结合我校的实际情况，现将《集美大学各类档案归档范围及保管期限表》印发给你们，请认真贯彻执行。
为了保证我校在各种活动中形成的文字、图表、声像及各种数据等各种门类和载体的档案质量，请各单位做好平时文件整理归档工作，归档要求如下：
一、对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。
二、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对我校的指令性、指导性言文件为主。
三、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的总页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一文件应放一起，不得分开：文电合一。基本原则是：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，全面准确反映学校各职能部门活动的全过程，区别不同价值，便于保管利用。
四、该归档的文书字迹包括领导签发一律用毛笔或碳素墨水填写。字迹要清晰。文稿上的各栏目均要填写清楚，领导签发要签全称，并要签署年月日。
五、各部门兼职档案员，应严格按照《集美大学档案管理暂行办法》各类档案归档时间要求，将各类文件材料按时归档。
附1 集美大学各类档案归档范围及保管期限表
附2 集美大学各类文件材料不归档范围

附件一
集美大学各类档案归档范围和保管期限表
一 DQ党群
DQ11 党务综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1、 上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存） 长 期
2、 本校党代会文件材料：
（1） 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领 永 久
导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表列席代表名单；候选人
登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。
（2） 提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 长 期
（3） 参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 短 期
3、 本校党委会、常委、党委扩大会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议 永 久
讨论的文件
4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永 久
5、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久
6、校党委向上请示及其批复 永 久
7、以党委名义召开的工作会议材料 永 久
8、校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永 久
9、党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久
10、党群系统启用印章的文件和印模 永 久
11、党群系统重要统计材料 永 久
12、党委保密、秘书工作的有关文件 长 期
13、群众重要的来信来访及处理材料 长 期
14、党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长 期
15、各总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、请示批复 长 期
16、党员奖励材料 长 期

DQ12 纪检
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级纪委关于纪检工作的文件 长 期
2 纪委工作规章制度 长 期
3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永 久
4 校纪委会议记录 长 期
5 党员违纪案件的调查材料、处分、复查材料 长 期
6 群众来信来访及处理意见 短 期
DQ13 组织
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长 期
2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永 久
3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永 久
4 落实政策的有关材料 长 期
5 干部任免、批准离休（经上级批准的，要附批件）的文件 永 久
6 干部名册、干部年组织统计报表 永 久
7 总支、支部改选报告、审批材料 长 期
8 各总支、支部委员名册 长 期
9 党员名册 长 期
10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长 期
11 发展新党员、预备党员转正的名册 长 期

DQ14 宣传教育
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于宣传工作的文件 长 期
2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永 久
3 理论学习的决定、通知、计划、总结 长 期
4 反映本校重大活动的剪报、图表及声像材料 永 久
DQ15 统战
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件 长 期
2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永 久
3 统战工作情况调查、典型材料 长 期
4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永 久
5 台、港、澳和侨务工作材料 长 期
6 各民主党派成员名册及有关材料 长 期
7 统战工作重要会议记录 长 期
DQ16 工会
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关工会工作的文件 长 期
2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永 久
3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导 长 期
讲话、大会发言等文件）及声像材料
4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 长 期
5 处分会员的有关材料 长 期
6 基层工会干部名册 长 期
7 会员名册 长 期
8 妇女工作材料 长 期

DQ17 团委
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于团的工作文件 长 期
2 2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话 永 久
大会发言和大会通过的文件）及声像材料
3 3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话 永 久
大会发言和文件）及声像材料
4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 永 久
5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长 期
6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长 期
7 处分团员的材料及复查材料 长 期
8 批准入团、离团材料及名单 长 期
9 团干部名单 长 期
10 团员名册 长 期
11 团委会议记录 长 期
12 学生会文件材料 长 期
13 各分团委会的有关材料 长 期
14 团委牵头进行的重大活动的有关材料及声像材料 长 期
15 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料及声像材料 长 期
DQ18 党校
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于党校工作的文件 长 期
2 党校工作计划、总结、决定、报告 永 久
3 入党积极分子、党员、干部培训有关材料 长 期

二 XZ 行 政
XZ11 行政综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长 期
2 全校性的规章制度的规章制度 永 久
3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永 久
4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永 久
5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永 久
6 全校性的工作会议、座谈会文件 长 期
7 校领导重要讲话和参加校外会议发言稿 长 期
8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永 久
9 学校评估材料 永 久
10 教职工代表大会文件材料及声像材料 长 期
11 本校向上级的请示及其批复 永久或长期
12 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长 期
13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久
14 学年报表及综合统计 永 久
15 启用印章的文件及印模 永 久
16 本校历史沿革、情况介绍 永 久
17 本校大事记、简报、信息、动态等 永 久
18 校史工作材料 永 久
19 校友、校庆工作材料 长 期
20 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长 期
21 上级有关与本院、所、中心的事文 长 期
22 院、系、所、中心会议记录、纪要 长 期
23 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 长 期
24 院、系、所、中心统计年报及重要资料 长 期
25 院、部、所、中心具有保存价值的声像材料 长 期

XZ12 人事（离退休工作入此）
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级机关有关人事工作的文件 长 期
2 本校人事工作的规章制度 长 期
3 本校人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永 久
4 关于本校机构、编制规划、计划报告及上级批复 永 久
5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永 久
6 干部录用、聘用文件 永 久
7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长 期
8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 长 期
9 职工培养、管理工作计划、规定、总结、工人技术等级岗位考核花名册 长 期
10 人事统计年报表 永 久
11 教职工名册（分单位的总册、分类名册） 永 久
12 教职工工资调整材料、名册 长 期
13 教职工的录用、调入的有关材料（包括行政转移、工资关系介绍信） 长 期
14 教职工调出的有关材料（包括行政转移、工资关系介绍信存根） 长 期
15 教职工福利工作 长 期
16 使用临时工有关材料 长 期
17 教职工退职、离职和出国的有关材料 长 期

序号 类 目 名 称 保管期限
18 上级有关职称评聘、师资培养的文件材料 长 期
19 本校有关师资培养、管理、职称评聘、工作计划、规定、总结 永 久
20 教师进修计划、安排、总结 长 期
21 教师工作量的规定及执行情况 长 期
22 本校教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复 长 期
23 出国（境）讲学、研究人员有关材料 长 期
24 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 长 期
长 期
25 上级有关离退休工作文件材料 长 期
26 本校老干工作计划、报告、总结、规定 长 期

XZ13 监察、审计
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关监察、审计工作的文件 长 期
2 本校监察、审计工作方面的规章制度 长 期
3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 长 期
4 监察、审计工作统计年报及重要报表 长 期
5 关于教职工行政违纪处分的文件 长 期

XZ14 武装保卫
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关公安保卫消防工作的文件 长 期
2 本校公安保卫消防工作方面的规章制度 长 期
3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料 长 期
4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复 长 期
5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长 期
6 要害部门的公安保卫、消防工作 长 期
7 保卫工作简报 长 期
8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 长 期
9 本校有关武装工作的规章制度 长 期
10 武装工作计划、总结、调查报告 长 期
11 武装工作重要报表（如民兵花名册、武装装类别、数量统计表） 长 期
12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 长 期

XZ15 总 务
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关总务工作的文件 短 期
2 本校总务处各科规章制度 长 期
3 本校总务工作计划、报告、总结及调查材料 长 期
4 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长 期
5 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 长 期
6 师生员工健康状况调查材料及统计表 长 期

XZ16 档案、图书
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关档案图书工作的文件 长 期
2 档案、图书规章制度 长 期
3 档案、图书工作计划、报告、总结、请示及其批复 长 期
4 档案、图书概况、发展规划、统计及统计年报 永 久
5 档案、图书部门与校外交流的有关材料 长 期
6 档案馆指南，全宗介绍 永 久
XZ17 质量管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 有关质量认证体系的来文 长 期
2 规章制度文件 长 期
3 部门职责与科室职责文件 长 期
4 质量手册 长 期
5 程序文件 长 期
6 岗位工作指导书 长 期
7 质量认证工作过程所相关的记录 永 久
XZ18 学生工作
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学生工作的文件 长 期
2 学校有关学生半军事化管理工作的决定、通知、条例 永 久
3 学生工作计划、报告、总结 永 久
4 学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长 期
5 学生运动会材料 长 期
6 学生日常管理、军训的文件材料 短 期

三 JX 教学
JX11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级下达的有关教学工作的材料 长 期
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永 久
3 学校规划、实施计划有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、总结 永 久
4 教学检查、评估、和各类优秀教学质量评奖材料 长 期
5 统计年报表、有关教学方面的学年报表 永 久

JX12 学科与实验室建设
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长 期
2 学科、专业、实验室论证、评估 、申报、审批材料 永 久
3 重点学科、专业、实验室建设材料 永 久
4 学科、专业、实验室建设计划、总结材料 长 期
5 学科、专业、实验室建设统计报表 永 久

JX13 招生
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关招生工作的文件材料 长 期
2 招生计划、规定、生源计划、招生简章 长 期
3 新生录取材料及新生名单 长 期
4 委培、代培、定向、自费生计划、合同及名单 长 期
5 招生宣传、招生工作总结 短 期
6 研究生入学试题及指导教师名册 长 期

JX14 学籍管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 新生入学登记表 永 久
2 学生学籍卡片 永 久
3 在校学生名册 永 久
4 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 长 期
5 学生奖厉材料 长 期
6 学生处分材料