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商务文书的基本书写形式1-1 应遵守书信基本书写形式 在商务书信中，在何处写什么均有固定的惯用形式。在通常所采用的横写形式以及问候和邀请函等所采取的竖写形式中，其各自常见的惯用形式如下：n 横写书信的基本形式 営総第号 平成年月日株式会社支社長殿株式会社部長 件頭語初。、。本文。終。結語記1 。2 。以上同封物：追記：。再拝n 竖写书信的基本形式頭語初。、。本文。終。結語記一二平成年月日株式会社部長株式会社 支社長殿追記再拝发信一方的发信编号当发信一方的组织庞大，发信数量较多时，则注明发信编号。首先书写发信一方的部门名称，接下来写商用书信的总顺序号。例如，如果发信者为营业部总务科的话，则写“营总第123号”等。（竖写时，也有不写发信编号的情形。）日期横写时在书信的右上角书写日期。年号按公历或日本纪元均可，这一点在各公司内均应有统一规定，可按规定书写。竖写时，日期则写在寄信人的前面。收件人姓名横写时在书信的左上角书写收件人姓名（如与对方经常通信其地址则可省略）。竖写时收件人姓名则写在最后。对收件人冠以敬称的例子：殿对名字冠以的最普通的敬称様私人书写时使用一同様称谓某部门全体成员时使用各位给某一部门的成员和员工分别发函时使用御中给公司、团体部门发函时使用在公司内部书信中只写”専務”、“営業部長”等职称的情形，也有如“専務殿” 等在职称后加“殿”的情形，同时还有像“鈴木専務”等加上个人姓氏的情形。发件人横写时，在书信的右上角写发件人姓名，并在名字上加盖印章。竖写时，则写在收件人的右侧。信件名称尽量用20字以内的简短词句，用 “件” 的形式将该书信的目的与内容冠以一目了然的题目。有时也可以在（）内用 “件（依頼）”“（照会）”等形式清楚的注明书信的内容，并可用下划线强调之。当然，仅仅是一个寒暄信函时，也有完全省略信件名称的情形。开头语与“最初的问候”相伴，“拝啓”是必写的词语。下面来介绍一下具体用例。其中最常见的便是 一词。当然，公司内部书信则经常将其省略。通常的用例：拝啓、謹啓、恭啓、謹白、謹呈、拝呈紧急联络时省去对时令寒暄用语直接进入正文时：前略、急啓、冠省书写回信时：拝復拝答、復啓最初的问候 一般由对时令的问候，对庆贺的寒暄以及对平常厚爱的感谢三个部分组成。不过在公司内部书信中一般均省略。时令问候语的用例 月通常的表达方式较委婉、用于寄给个人之信函的表达方式一月初春、新春、厳春初春厳寒続、乍暖还寒时节，二月立春、余寒、春寒梅、 梅蕾初绽时节三月早春、春暖、春分候、日増暖、渐暖时节，四月陽春、温暖、桜花花便伝今日頃、花信频传时节，五月新緑、若葉、薫風吹風夏、风带夏意时节，六月初夏、梅雨、長雨梅雨季節、郁郁梅雨时节，七月盛夏、猛暑、大暑連日厳暑続、酷暑连连时节，八月晩夏、残暑、初秋残暑厳今日頃、残暑持续时节，九月秋冷、秋色、秋涼秋気配次第濃、秋意渐浓时节，十月仲秋、紅葉、秋晴灯火親頃、秋凉宜读时节，十一月晩秋、落葉、向寒朝夕冷込季節、朝晚渐寒时节，十二月寒冷、初冬、師走年瀬押迫、年关渐进时节， （“候”意为时值时节） *另外，与季节无关，还有一个用起来方便，且随时都可使用的词“時下”。在书信的开头部分写上“時下”，接下来立刻就可以书写庆贺的问候以及对平时厚爱的感谢之辞。 庆贺问候语的用例基本形式A （）、 B、慶申上。A （）、B段、大慶存。 放入A的词语 放入B的词语 写给个人时 貴台（用于对方地位相当高之时）健勝、清祥貴殿（最常见的表达方式）貴兄（用于关系亲密者）貴職（用于在企业内有一定职务者） 写给企业时 貴社（最常见的表达方式）清栄、発展、隆昌、繁栄貴店（用于对方的称呼为“店”时）貴行（用于对方为银行时） 写给某部门全体成员时 各位、皆様方、一同様健勝、清祥 对平时厚爱的感谢语的用例高配平素格別引立賜厚御礼申上。日頃愛顧毎度一方厚情誠存。厚誼正文本部分是陈述最重要传达事项的部分。另起一行，用“”“早速”“”等词语开头，而最常见的便是“”一词。“”不仅仅用于改行，有时也可以（直接）从句尾开始使用。此外，即使用“私”，“弊社”等词语开头，有时也不用于一行的最前头，而是从一行的行尾开始书写。每个段落的开始部分，既可以空一个字，也可以完全不空，但在一篇书信中应将其统一。另外，在社外书信一般用“”“”等文体，而公司内部书信也可以不采用“”“这样的文体，而采用“”文体。末尾部分的问候语 本部分是结束书信时候的问候语，但他并非仅仅是一个问候，同时他还起到了“念押”的作用。下面我们来介绍一下他的用例：以书信的形式进行的通知 本来必须面谈的公务，用书信的形式代替时，末尾部分的问候语。挨拶報告依頼、略儀書中、通知申上。右、書中、案内以上、書中、一報。詫御礼 两个以上的词语连用时，用“”连接。 例：挨拶報告申上。 （谨此报告并顺致问候）紧急事项的通知 本来应该郑重的致以问候并详细的将具体情况通报给对方，由于事情较急，将其省略。在此情形下用书信进行紧急联系时，末尾部分的问候语。当用（申上）。要用（申上）。確認。（、）取急御礼。連絡。回答。返書。 两个以上的词语连用时，用“”连接。 例：確認御礼。 （谨此确认并顺致问候）祝福对方健康与大展宏图的用语 祝福对方身体健康、大展宏图或是祝福对方企业发展壮大时，末尾的问候语。 時節自愛、多幸祈申上。活躍繁栄结束语 这是书信末尾必不可少的用语。如下例所述，务必与“頭語”对应使用。不过在公司内部的书信中，也可以与“开头语”同时省略掉。敬具、敬白使用“拝啓”“謹啓”“恭啓”“拝復”“拝答”“敬復”等“开头语”时使用。早、不一使用“前略”“急啓”“冠省”等“开头语”时使用。再拝用于追加部分后。公司内部书信中也可用“了”“完”的字样。以上用于附记之后或整个书信的最后。尤其是重要书信之后，为了不使他人在这封书信里加上什么内容，一定要以此来表明这部分便是文章的最后部分。用于同一目的也可使用“以下”“余白”的字样。附记 为了使书信的要点更加清楚易懂，按事项类别将书信内容重新简述的部分。在正文或是结束语之后，空12行，在中央位置写上“记”之后再改行，按事项类别将简述部分写上。公司内部书信自不必说，说是写给社外的书信也一般均采取“”的文体书写。同时，横写在右上角，竖写时在最末尾部分用“以上”结束全文。同寄文件一览 如有同寄文件时，应将其归纳起来列出一览表。在结束语之后，空12行，写上“同封物（同一封信中夹带的文件）”“（附加文件）”等字样，之后再改行用条例形式写出（一览表）。追记 在正文中没有写完或是有尤其需要确认的事项时，在书信的最后表达。 以上为书信各部分的注意事项，此外，下述事项也是“简洁易懂的书信书写格式”所应注意的。* 整篇书信的编排应一目了然。* 书信最后的空白部分应注意其字数和行数，将其编排为处于上下左右均衡的位置。1-2书写信封上收件人姓名时应注意的事项书写信封上收件人姓名时应注意的事项有如下两点：* 对方的住址、公司名称、部门名称、职称等事项不可忽略，应书写其正式名称。* 对方的名称要写的稍大一点，置于信封的中心位置： 下面，介绍一下具体用例。横写时的例子 160-0022 東京都新宿区新宿日本貿易階田中商事株式会社営業部長鈴木一郎殿 S&A日本支社 東京都千代田区大手町平成階 TEL[phone] FAX[phone]将对方的职称、姓名置于中心位置，写的大一点、醒目一点。对方的职称书写为“営業部長鈴木一郎殿”或“鈴木一郎営業部長殿”均可。收件人为部门名称等组织时，则不写“殿”、“様”等字样，而应写“御中”。竖写时的例子（信封正面） （信封背面）東 &平京営 A成都業千部代長田区山大下手八町良階雄日本支社 160-0022 田 東営中京業商日都部事本新長株貿宿式易区鈴会三社木四二階一一郎数字使用阿拉伯数字或中文大写数字均可。寄件人姓名写在信封背面的左下角。书信为横写格式时，即便信封为竖长形其收件人姓名亦可横写。第一課新部署赴任着任挨拶私儀：出于私人礼节 在勤中：在工作期间内厚情：深厚情谊 何変難：无法取代的従来増：今后更加，比以往更加鞭撻：鼓励概要：概要 設立：成立，设立事業内容：经营内容 一般：普通的要望応：应您的要求 任地：工作地点拝啓時下清栄慶申上平素格別高配賜厚御礼申上。私儀S&A日本支社長命程着任致本社在勤中一方厚情指導賜誠有難厚御礼申上日本皆様挨拶私何変難喜新任地心新努力所存何卒従来増指導鞭撻賜願申上略儀書中挨拶申上敬具平成年月日S&A日本支社長H G S&A概要 本社米国市日本支社一四東京都千代田区大手町一二一平成八階八一号室電話三三二一一四五六七（代表） 本社設立年月日一九二六年二月一日 資本金八千二百万米 売上高一億二千万米 事業内容並家具一般特優製品多数用意客様要望応 従業員二千五百名敬启者 恭贺阁下日益健康、幸福。素常承蒙垂顾，感激无比。此次我被任命为S&A有限公司日本分社社长，日前刚刚到任。在纽约的总社工作期间，承蒙您的深情厚谊和不吝赐教，万分感谢。能够在日本向诸位表示问候，欣喜之至。我决心在新的工作岗位上从头做起，加倍努力。恳乞今后倍加指导和鞭策。谨以此函，先致问候。 敬上平成年月 S&A有限公司 日本分社社长H.G.史密斯S&A有限公司 概要 总社 美国纽约市日本分社 邮编 100-0004 东京都千代田区大手町1-2-1 平成大厦8层801室 电话 [phone]（总机） 总社成立时间 1926年2月1日 资金 8千2百万美元 销售额 1亿2千万美元（1998年12月） 经营业务 室内装修及家具，特别汇集多种款式地毯，以满足顾客不同需求。 员工 2500名会社組織変更通知兼着任状書年月日東京商事株式会社営業部長小川正殿S&A日本支社長拝啓時下、春暖候、清祥慶申上弊社製品度格別愛顧頂厚御礼申上度S&A東南地区、日本販売促進4月日従来東京支店日本支社昇格私支社長程着任致日本過去何度伺挨拶機会得家族同伴赴任今回初不慣点多存皆様鞭撻得愛顧応存改挨拶参上支社昇格報告着任挨拶申上敬具格別愛顧：特别惠顾：特别，尤其販売促進：促进销售従来：过去的昇格：升级機会得：得到、的机会同伴：同行，协同赴任：赴任不慣点：不习惯，不熟悉鞭撻得：得到鞭策愛顧応：回报惠顾 年月日东京商事株式会社 营业部长 小川正先生 S&A有限公司 日本分社社长 霍华德G.史密斯敬启者时值春暖之际，欣祝阁下日益健康幸福。每每承蒙对敝社产品格外惠顾，深谢不已。此次，S&A有限公司为了促进东南亚地区特别是日本的销售业务于4月1日将过去的东京分店升级为日本分社，由我出任分社社长一职。虽然以前也多次来过日本，但有家人协同前来来赴任还是第一次，想必会有许多不习惯之处，希望能够得到您的鞭策，我竭诚回报您的惠顾。改日，我将亲自登门拜谒问候，勿奉此函告知分社升级一事，顺即致意。 敬上離任拝啓時下清栄慶申上私月日付日本支社勤務命過日着任本社総務部在勤中三年間大過勤務皆様厚情陰深感謝申上改御礼申上新任地全力尽所存今後指導願申上本社総務部長後任執務致私同様愛顧鞭撻願申上書中挨拶申上敬具平成年月日S&A日本支社長H G 一四東京都千代田区大手町一二一電話（三）三二一一四五六七（代表）FAX（三）三二一一八八私：私事 日付：在日 過日：前几天着任：到任，上任 在勤中：在工作期间大過勤務：工作上没有大的失误厚情陰：承蒙您的深情厚意新任地：新的工作岗位 全力尽：竭尽全力，全力以赴所存：意图，想法，打算 後任：继任者 執務：工作同様：一样的，同样的 愛顧：惠顾 鞭撻：鼓励，鞭策敬启者 恭贺阁下日益健康、幸福。我于月日受命到日本分社工作，日前刚刚到任。承蒙诸位的深情关照，在纽约总社总务部工作的三年间，我没有什么大的过失，在此致以衷心的感谢。在再次对诸位表达谢意的同时，我将全力以赴投入到新的工作岗位上，恳请各位继续给予关照、支持。另外，J.D.莫鲁冈将作为我的继任者出任纽约总社总务部部长一职，也请对我一样多加惠顾和鼓励。先奉此函，特此致意。 敬上 平成年月日 S&A有限公司 日本分社社长 霍华德G.史密斯 邮编：100-0004 东京都千代田区大手町1-2-1 电话：[phone]（总机）传真：[phone]第二課業務始取引先探新規取引先紹介依頼新規：新的方：（接在动词连用形、变动词词干下）表示做某种事拡販：扩大销售適当提携先：适当的合作伙伴：不巧不慣：不熟悉判断：无法判断幅広交際先：广泛的交际販売代理店：销售代理店一報：通知（我）目下：当前参考：以兹参考同封：附在信内 概要：概况年月日東京商事株式会社営業部長小川正殿S&A日本支社長新規取引先紹介方依頼件拝啓陽春候、清栄慶申上。格別厚情賜、誠。、先日話申上通、弊社目下新製品拡販適当提携先求、日本市場不慣、適当判断。、貴社幅広交際先中日本地区販売代理店優良企業紹介、願申上。紹介先、一報、伺細部話承存。多用、誠勝手願申上恐縮、何分願。、参考、弊社資料同封。書中依頼申上。同封物：S&A会社概要3部製品3部 年月日东京商事株式会社 营业部长 小川正先生 S&A有限公司 日本分社社长 霍华德G.史密斯关 于 拜 托 介 绍 新 的 交 易 对 象 之 事敬启者 阳春时节，恭祝贵体日益健康。平日多承蒙厚意关照，不胜感荷之至。前几天，和您提起过，敝社目前为了扩大新产品“迪克隆”的销售，欲寻求适当的合作伙伴，但由于我们对日本市场不熟悉，对于该如何选择无法做出正确的判断。因此，恳请在贵社为数众多的交易对象之中，介绍给我公司在日本地区有实力的地毯销售代理店。有关介绍对象事宜，如蒙通知，我将亲自拜访您，以了解对方详细情况。百忙之中多有打扰，实感歉疚，务请协助是荷。随信奉上敝公司的宣传手册等资料，以兹参考。特此函托。 敬上同寄文件1、S&A有限公司 公司概况 3份 2、产品目录 3份取引先指定、紹介依頼新規：新的貴台：您接：见到公私：在公私两方面厚情：深情厚意極東販売拡大：扩大在远东地区的销售当面全社的目標：当前全公司的目标有力：有力的席上：席上力添：依靠（您的）帮助参考：以资参考同封：（附在信内）同寄参上：拜访添付書類：附加文件総第号 平成年月日東京商事株式会社営業部長小川正殿S&A日本支社支社長（英文）（Howard G.Smith）新規取引先紹介依頼件拝啓時下清祥大慶存。平素格別引立、御礼申上。、先日貴社訪、年貴台元気様子接、懐、心強存。今後公私厚情、改願申上。節話申上、弊社、特新製品極東販売拡大当面全社的目標間、調査検討結果、現在弊社、有力新規取引先吉田物産取引先望。実、吉田物産山田営業部長、貴社席上名刺交換。、深付合。、際、貴台力添、山田部長対弊社紹介願、幸存。参考、弊社会社案内同封送付。、紹介名刺頂参上、連絡重願申上。（添付書類）会社案内部各製品部以上 总第号 年月日东京商事株式会社 营业部长 小川正先生 S&A有限公司 日本分社 社长 （英文签名） （Howard G.Smith） 有 关 介 绍 新 的 交 易 对 象 事 宜敬启者 恭祈阁下日益健康幸福。平素承蒙格外关照，谨申热忱。前不久我到贵社拜访，时隔5年再次见到您健康的身姿，不胜感怀，同时亦是信心倍增。今后公私两方面还恳请关照为盼。在拜谒您时，我曾提到过，我社将把扩大室内装饰，特别是新产品“迪克隆”地毯在远东地区的销售事宜作为当前目标。经过一段时间的调查、研究后，弊社希望同拥有较强实力的吉田物产开展地毯交易。实际上，我曾同吉田物产的营业部长山田先生在贵社于旧金山举行的宴会上交换过名片，但并无太深的交往。因此，这次如果能得到您的帮助，将弊社介绍给山田部长，我将感到无比的荣幸。随信奉上弊社的简介，以资参考。此外，如果方