WORD高级使用技巧.doc

WORD高级使用技巧

清除段落标记
　　从网上下载的文档，经常是每行后面都有段落标记（硬回车），而正常的段落标记之后都有另一个段落标记，后面跟着一个空行（相当于有两个硬回车）。要消除这些不必要的段落标记，又要保留正常的段落符号，该如何处理呢？
      第一步将正常的段落符号转换成别的字符。单击“编辑”菜单中的“替换”命令，在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”，再重复一次，这时“查找内容”文本框中显示“^p^p”，^p就代表段落标记，所以也可以在文本框中直接输入它。接下来在“替换为”文本框中输入文档中没出现过的字符串，如“%@@”，然后全部替换，所有的正常段落标记就被替换成特殊字符了
第二步要删去非正常段落符号。按一下Ctrl+H，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^p”，去掉“替换为”文本框中的内容，然后全部替换，段落标记就都被删掉了。
　　第三步就是恢复正常的段落标记。也就是把“%@@”全部替换成“^p”，这样，文本中所有多余的硬回车就被删掉了。
　　实际中的情况可能与此有所不同，但只要灵活使用“查找和替换”功能，类似的问题一般都能够解决。
　　灵活地应用“查找和替换”功能，能帮我们解决很多问题。可以查找和替换的内容包括格式、段落标记、分页符、域等等，每一项都很有用。比如利用替换格式，可以把文件中所有的黑体四号字变为隶书三号字，把所有的正文变成蓝色楷体字，还可以把所有的标题二替换成标题三，等等，这些都是很有用的。
第八节　复杂搜索条件
　　在查找和替换过程中，有时无法确定确切的搜索条件，此时可以使用通配符来设置模糊查找条件。
　　在“查找”对话框中单击“高级”，选中“使用通配符”项，然后就可以按这里所列的设置查找条件了。
　　任何单个字符：？，如t?p可查出“tap”、“tape”、“tippy”等）。

　　任何字符串 ：* ，如l*t可查出“let”和“light“letter”、“l与t”等。

　　指定的某一字符 ：[ ]，如s[ia]t可查出“sit”和“sat”等。

　　某一范围内的单个字符：[-]，如[r-t]ight可查出“right”、“sight”和“tight”，“ight”前为r-t范围内的任一字符。
　　除方括号中的字符外的某个字符：[!]，如 m[！a]st可查出“mist”和“most”，但不查找“mast”。
　　除方括号中的范围之外的某个字符：[!x-z]，如t[!a-n]ck可查出“tock”和“tuck”，但不查找“tack”或“tick”。
　　前一字符或表达式有n个： {n}， 如fe{2}d查找“feed”，不查找“fed”。
　　前一字符或表达式至少有n个： {n，}，　如 fe{1，}d查找“fed”和“feed”。
　　前一字符或表达式有从n到m个：{n，m}， 如70{1，3}查找“70”、“700”、“7000”。
　　前一字符或表达式有一个或多个词的开头：@ 如lo@t可查出“lot”、“loot”。
　　词的开头 < <（per）查找“perfect”和“percent”等，不查找“recent”。 >
　　词的结尾 > >（sh）可查找“fish”和“English”等，不查找“fisher”。
第九节　EQ域的应用
　　Eq是Equation（公式）的缩写，Eq域能够生成数学公式。创建公式当然最好用“公式编辑器”了，但在某些情况下使用Eq 域来输入简单的数学公式也是一个不错的选择。根据Eq域的不同开关，分别能完成以下内容：绘制二维数组、用方括号括住单个元素、创建分数、使用一个或两个元素绘制根号、设置上下标、在元素四周绘制边框及将多个值组成一个列表等等。
　　域的表达式一般为：eq 开关选择项（文字），它允许同时套用多种开关创建更复杂的公式。下面看几个比较实用的例子：
　　（1） 字上加一横线
　　字或字母上加一个横线，表示平均值。利用在字母上划一横线的方法不实用，在排版时横线乱窜，这时可以用插入域的方法。单击“插入”菜单，选择“域”命令，在域代码输入框中填入“eq x to(A)”，A为所要加横线的字，按“确定”即可。同样，输入“eq x to(Ax to(B))”可以看看
（2） 双重下标
　　双重下标就是给字或字母的下标再加下标。这个问题在工程上很常见，如空气动力学中的符号。 我们在域代码对话框中输入“ eq sup 1(C)sdo 1(z)sdo 3(()”，单击“确定”，双下标就出来了。；
　　（3） 简单的数学公式
　　这里是一些简单数学公式的例子。
　　“EQ i(-1,1,3x+7)”表示“3x+7”从－１到１的积分，开关i(,,)能使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。
　　“EQ r(2,3m-2)”表示３m-2的平方根，(开关r(,)能使用一个或两个元素绘制根号。
　　“EQ f(78)”表示八分之七 ，（开关f(,)能创建分数）。
　　“EQ a ac co2 vs3 hs3(Ax,By,C,D)”表示一个二维数组。
　　“EQ b bc{ (r(3,x+y))” ，表示用方括号括住单个元素。
　　4）Eq域的其它例子
　　看一下用Eq域做出的例子，用鼠标右键单击插入的域，选择“切换域代码”命令，可以看到它的域代码，
　　看几个例子： “eq o(sup 9(中国)，sup 1(人民)，sdo 7(万岁))”表示三个词语并排为三行。（“eq oal(sup 7(飞),sup-9(机),sup 8(总体),sdo 1(综合) ,sdo 10(设计))”表示这些文字重叠，设置字体的颜色不会影响可见度。
　　域的功能是十分强大的，以上只是简单的介绍。如果感兴趣，可以查帮助获取更多有关域的信息，并灵活运用。
第十节　扩充剪辑库的方法
　　扩充剪辑库的方法在Office安装盘中提供了大量的*.wmf文件，这些图片都很精美，我们可以在文档中插入这些图片。但是，如果每次用时去找光盘，那就太麻烦了，如果把这些图片拷到硬盘上，又太占空间了。怎样灵活使用这些图片呢？
　　（1）先用ACDSee之类的看图软件浏览光盘中的图片，将认为好看的图片文件拷到硬盘上新目录下，比如D：PictureWord-pic。
　　（2）启动word，单击“插入”菜单，选择“图片中的“剪贴画”命令。单击“输入剪辑”按钮，在弹出的对话框中找到Word-pic目录，选择一张图片，在“剪辑输入选项”中选择“使剪辑库在当前文件夹或卷中查找该剪辑”，这是不想让所选的文件被复制或转移到剪辑库中；如果选择复制或转移选项，图片就会被复制到C:WindowsApplication DataMicrosoftMedia Catalog目录下。单击“输入”按钮，弹出“剪辑属性”对话框，可以给图片添加说明和关键词，还可以选择“类别”，如果已有类别中没有需要的，就单击“创建新类别”按钮，输入新的类别名称，如：飞机、书法、鸟类、卡通等，单击“确定”按钮，新创建的类别就在列表中了，选中该类别，单击“确定”，可以看到图片已经在剪辑库中了。用同样的方法，将图片一一加进来，也可以一次加入所有的图片，并定义类别。这样所有的图片都有了归宿，以后再想查找也方便了。
　　（3）备份存储文件，这是为防止重新装机后，所加的剪辑丢失。将图片加入 WORD 后，在C:WindowsApplication DataMicrosoftMedia Catalog目录下发现Artgal50.cag文件是刚被更改过的（Word97中，此文件名为Artgalyr.cag，存储在C:Windows目录下）。Artgal50.cag文件存储了剪辑图片的位置和类别属性。将此文件做个备份，以后重新装机后，将这一文件再拷到原目录下，刚才所定义的图片就自动加入到新装WORD的剪辑库中去了。
第十一节　制作工具栏
　　把常用的符号快速做成一个工具栏？这是很有用的，数学老师可以把常用数学符号做成一个工具栏，俄语老师可以把俄文字母做成一个工具栏...，用起来就会得心应手了。如果想做一个有自己特色的工具栏，那就试一试。
　　输入所需字符：单击“插入”菜单，选择“符号”命令，把所需要的符号插到一个空文档中，如“※、§、№...”。
　　将字符加入到自动图文集中：选中一个字符，按下“Alt+F3”键，然后按下“确定”，用同样方法，依次将所有字符都变为自动图文集。
　　创建工具栏：单击“工具”菜单，选择“自定义”命令。先选取“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮（如图9)，新建一个工具栏，给工具栏起名字，这时新建的工具栏就中窗口中了；单击“命令”选项卡，在类别列表框中选择“自动图文集”，右侧列表框中列出的自动图文集的内容，找到刚才加入的符号，依次将它们拖动到新建的工具栏中，关闭对话框，工具栏就建好了。
（2） 双重下标
　　双重下标就是给字或字母的下标再加下标。这个问题在工程上很常见，如空气动力学中的符号。 我们在域代码对话框中输入“ eq sup 1(C)sdo 1(z)sdo 3(()”，单击“确定”，双下标就出来了。；
　　（3） 简单的数学公式
　　这里是一些简单数学公式的例子。
　　“EQ i(-1,1,3x+7)”表示“3x+7”从－１到１的积分，开关i(,,)能使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。
　　“EQ r(2,3m-2)”表示３m-2的平方根，(开关r(,)能使用一个或两个元素绘制根号。
　　“EQ f(7,8)”表示八分之七 ，（开关f(,)能创建分数）。
　　“EQ a ac co2 vs3 hs3(Ax,By,C,D)”表示一个二维数组。
　　“EQ b bc{ (r(3,x+y))” ，表示用方括号括住单个元素。
　　4）Eq域的其它例子
　　看一下用Eq域做出的例子，用鼠标右键单击插入的域，选择“切换域代码”命令，可以看到它的域代码，
　　看几个例子： “eq o(sup 9(中国)，sup 1(人民)，sdo 7(万岁))”表示三个词语并排为三行。（“eq oal(sup 7(飞),sup-9(机),sup 8(总体),sdo 1(综合) ,sdo 10(设计))”表示这些文字重叠，设置字体的颜色不会影响可见度。
　　域的功能是十分强大的，以上只是简单的介绍。如果感兴趣，可以查帮助获取更多有关域的信息，并灵活运用。
第十节　扩充剪辑库的方法
　　扩充剪辑库的方法在Office安装盘中提供了大量的*.wmf文件，这些图片都很精美，我们可以在文档中插入这些图片。但是，如果每次用时去找光盘，那就太麻烦了，如果把这些图片拷到硬盘上，又太占空间了。怎样灵活使用这些图片呢？
　　（1）先用ACDSee之类的看图软件浏览光盘中的图片，将认为好看的图片文件拷到硬盘上新目录下，比如D：PictureWord-pic。
　　（2）启动word，单击“插入”菜单，选择“图片”中的“剪贴画”命令。单击“输入剪辑”按钮，在弹出的对话框中找到Word-pic目录，选择一张图片，在“剪辑输入选项”中选择“使剪辑库在当前文件夹或卷中查找该剪辑”，这是不想让所选的文件被复制或转移到剪辑库中；如果选择复制或转移选项，图片就会被复制到C:WindowsApplication DataMicrosoftMedia Catalog目录下。单击输入”按钮，弹出“剪辑属性”对话框，可以给图片添加说明和关键词，还可以选择“类别”，如果已有类别中没有需要的，就单击“创建新类别”按钮，输入新的类别名称，如：飞机、书法、鸟类、卡通等，单击“确定”按钮，新创建的类别就在列表中了，选中该类别，单击“确定”，可以看到图片已经在剪辑库中了。用同样的方法，将图片一一加进来，也可以一次加入所有的图片，并定义类别。这样所有的图片都有了归宿，以后再想查找也方便了。
　　（3）备份存储文件，这是为防止重新装机后，所加的剪辑丢失。将图片加入 WORD 后，在C:WindowsApplication DataMicrosoftMedia Catalog目录下发现Artgal50.cag文件是刚被更改过的（Word97中，此文件名为Artgalyr.cag，存储在C:Windows目录下）。Artgal50.cag文件存储了剪辑图片的位置和类别属性。将此文件做个备份，以后重新装机后，将这一文件再拷到原目录下，刚才所定义的图片就自动加入到新装WORD的剪辑库中去了。
第十一节　制作工具栏
　　把常用的符号快速做成一个工具栏？这是很有用的，数学老师可以把常用数学符号做成一个工具栏，俄语老师可以把俄文字母做成一个工具栏...，用起来就会得心应手了。如果想做一个有自己特色的工具栏，那就试一试。
　　输入所需字符：单击“插入”菜单，选择“符号”命令，把所需要的符号插到一个空文档中，如“※、§、№...”。
　　将字符加入到自动图文集中：选中一个字符，按下“Alt+F3”键，然后按下“确定”，用同样方法，依次将所有字符都变为自动图文集。
　　创建工具栏：单击“工具”菜单，选择“自定义”命令。先选取“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮（如图9)，新建一个工具栏，给工具栏起名字，这时新建的工具栏就中窗口中了；单击“命令”选项卡，在类别列表框中选择“自动图文集”，右侧列表框中列出的自动图文集的内容，找到刚才加入的符号，依次将它们拖动到新建的工具栏中，关闭对话框，工具栏就建好了。
美化工具栏：如果想让按钮上的图标变个模样，就再调出对话框，右键单击要编辑的按钮，选择“更改按钮图标”，从现有的一些图标中选择一个就行了。如果不满意现有的图标，那么可以选择“编辑按钮图标”命令，然后在按钮编辑器中随心所欲地制作图标。还可以给每个按钮命名，并控制工具栏上显示名字还是按钮图标，或是全都显示。
　　应用同样的方法，可以把自动图文集中的其他内容，如一大段话，或是一个漂亮图形，全都做成工具栏上的一个按钮。这是一件非常有趣又有用的事。
第十二节　自动翻页
　　在Word中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页是一件很麻烦的事。其实，解决之道非常简单： 　　
　　（1）选择菜单“工具”中的“宏”命令，选择“宏”子项，弹出“宏”对话框。
　　（2） 在“宏的位置”下拉框中选择“Word命令”，在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”，单击“运行”按钮。　　
　（3）这时会发现，鼠标指针自动跳到右边的滚动条上，并且只能在该滚动条上移动。鼠标指针在滚动条的下半部，则向下翻页，在上半部则向上翻页，放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。因为是“无级调速"，所以很容易找到一个适合的滚屏速度来阅读文章。
　　（4） 关闭自动翻页功能：只需按键盘上的任意键或鼠标按钮（无论左右键），就可以返回普通窗口状态。 　　
　　如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中：选择菜单“工具”，从中选取“自定义”命令，选择“命令”选项卡，在“类别”栏中选择“所有命令”，在“命令”框中找到“AutoScroll”命令并拖到工具栏上。此时工具栏上出现“自动滚动（A）”按钮。以后就可以通过单击它来实现自动滚动了。　　
　　“自动滚动（A）”占用工具栏面积太大，单击“更改所选内容/默认样式”按钮，由于它没有特别的图标，可单击“更改按钮图标”进行选择，如果没有喜欢的样式，可单击“编辑按钮图标”自己画一个。