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1、 工程物资采购管理办法 1、总则 分公司工程物资管理采用“统一归口、一级管理”，归口管理单位为经营采购部。 2、目的 规范工程物资采购从计划到结算等环节的工作；明确职责和工作流程；有效控制项目材料采购成本。 3、适用范围 本办法适用于分公司下设各项目部的工程物资的采购和监督管理（固定资产、办公物品采购除外）。 4、职责分工 4.1、分公司所属项目部项目经理为工程物资采购管理第一责任人。经营采购部所有采购合同、评审及供应商的选定必须经过项目部项目经理审核、签字确认。 4.2、经营采购部是工程物资采购管理的归口管理部门。负责工程物资采购管理的具体工作。 4.3、分公司所属
2、项目部是工程物资的使用单位，负责提出采购计划、工程物资的验收检验、试用期间的管理、工程物资入、出库管理。 5、材料采购方式 经营采购部对大宗材料（包括原材料如钢材、水泥、商品砼、沥青砼、钢绞线、雨污水管材、路边石、人行道板、大批量地材，耐火材料，防水材料，电缆、桥架，管材、门窗，桩材，装饰材料等）采购实行竞价招标。二、三类材料的采购，由经营采购部统一定价，专职工程师提出材料预算经项目经理审批，由各项目部自行采购。 6、材料现场管理方式 材料到达施工现场，由现场材料员到场进行实物验收和交接，需复检的材料，做好待检标识工作，项目部取样员负责取样、送检，检验合格后按程序文件要求进行材料标识管
3、理，并做好入库登记手续，并建立现场材料台帐。 商品混凝土由现场专职工程师签收小票，根据图纸计算混凝土体积对小票总用量进行核实，并提出混凝土用量清单。每次混凝土浇筑完毕后将小票交现场材料员收存，由材料员办理入库、出库、台帐登记及商品混凝土结算手续。 工程物资的计划必须通过专职工程师审核，分包单位必须执经过专职工程师确认的材料计划单报送现场材料员，现场材料员根据规定报经营采购部招标采购或自行采购，同时现场材料员要做好工程材料的入、出库手续，并在现场材料台帐上登记。 每月10日后，现场材料员与领料施工单位进行材料核对，核对后将各单位材料领用量电子台账与入、出库原始单据于15日前报财务部，财务部
4、核对数据并在电子台账上输入发票号、凭证号后，于20日前报送经营采购部，作为施工单位结算依据。 工程竣工后材料员应和经营采购部做工程全部工程物资清理工作。 7、工程物资采购程序 7.1、对供应商的评定 7.1.1、经营采购部应组织有关人员按照供应商选择、评价和重新评价的准则进行供应商评价工作； 7.1.2、经营采购部根据工程需要，按供应商选择、评价的准则对供应商进行考察评价，将有关资料填入《物资供应商评定表》，并保存； 7.1.3、经营采购部组织成立供应商评价小组，对物资供应商进行综合比较评价，确定合格供应商，填写、保存《合格供应商名录》； 7.1.4、对已发生供货的合格供应商，根
5、据其历次履约状况及持续保证能力定期进行重新评价； 7.1.5、周转材料（除劳防用品外）、低值易耗品等零星材料的采购，可不做供应商的评定； 7.2、材料预算 7.2.1、专职工程师提供材料预算，提交材料预算应充分考虑材料的供货周期。材料预算应以单位工程或单项工程为单元，明确需采购材料的名称、规格、型号、数量、使用部位和供货时间、供货地点等要求（详见附表）。专业负责人（或区域负责人）对专职工程师的材料预算进行审核。经项目经理批准购买后，报经营采购部。 7.2.2、材料预算报送要求有项目经理确认的书面预算一份，电子版一份。 7.3、采购招标 7.3.1、经营采购部收到材料预算后，选择可靠
6、的材料供应商并发出材料招标文件，在3～5个工作日内完成采购招标工作。 7.3.2、由项目经理、项目技术负责人、经营采购部组成的评标委员会完成标书评审工作；确定中标单位（项目经理有最终决定权）。物资采购评审及呈批表及相关资料由经营采购部存查。 7.3.3、合同拟定，由经营采购部进行集中招标采购的工程材料，由经营采购部根据材料预算的要求，拟定材料采购合同。 7.3.4、由项目经理和材料供应商签订采购合同。 （1）工程物资采购合同条款应包括的主要内容： 物资的名称、品种、规格和质量（产地、生产厂家、牌号或商标、材质）；物资的技术标准（质量要求、技术或质量文件及份数、标识、质量保证条款），送
7、货时间及地点、验收方式，价格及付款条件；对于有环境、安全要求的物资，应符合国家相关法律法规规定；物资的数量及其合理损耗的计量单位、计量方法；物资的包装标准和包装物的供应与回收（所供货物必须由供应商妥善包装，任何因供应商包装不善而造成的损失由供应商负担）。 （2）物资采购合同应以项目承揽合同相关条件为基础，在相关内容中不得有抵触或遗漏，并体现公司管理体系的要求； （3）物资采购合同的销售人员必须具有公司法定代表人的授权委托书。签订采购合同时要签订廉政协议； （4）采购资料填写要字迹清晰、内容准确、完整，并及时整理、归档。 7.4、工程物资接收 7.4.1、合同签订后，由经营采购部将工程
8、物资采购合同复印件发项目经理部，现场材料员以工程物资采购合同为依据对工程物资进行接收。 7.4.2、到场工程物资接收，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的材料不能接收）；做好入库、出库手续及初步检验工作。供应材料数量、型号等如有出入，应及时向经营采购部反映，未经允许不得擅自接收。 7.4.3、运到加工、制作厂的材料由加工、制作厂有关人员接收，并由项目部材料员或项目部委派的监造人员进行确认，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的材料不能接收）；供应材料数量、型号等有出入，应及时向现场材料员报告，未经允许不得擅自接收。 7.5、材料结算 7.5.1、对供应商供应的工程物资结算
9、以现场材料员的签收的送货清单为依据，由经营采购部负责结算，财务部按合同办理付款手续。 7.5.2、对分包商领用的工程物资结算。由现场材料员与分包商进行材料核对。 7.5.3对供应商的材料结算数量与对分包方的材料结算数量应 一致，项目部临时设施所采用的材料直接计入项目成本。 8、材料采购监督检查 项目部以现场抽查和宏观监控检查为手段，如实填写《物资采购监督检查表》。每半年一次反馈到经营采购部，达到有效控制。 9、附则 9.1、本办法由分公司经营采购部起草并解释。 9.2、本办法自发布之日起实施。 10、附件 附件一、物资采购管理工作流程 附件二、物资采购计划单（样表）
10、 附件三、物资采购呈批表 附件四、物资供应商评定表（样表） 附件五、新增物资采购供应商申请表 附件六、物资采购监督检查表（样表） 附件七、安全物资验收记录表（样表） 附件七、供货商材料款支付申请表（样表） 附件一 材料采购管理工作流程 归口管理部门 经营采购部 流程名称 材料采购管理流程 层 次 2 任务概要 物资采购管理 单位 项目部 经营采购部 财务部 供应商 项目经理 专职工程师 现场材料员 节点 A B C D E F 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
11、 11 12 13 14 15 16 审批 确认 审批 审批 材料预算 评定 合格 材料 检验 材料用量控制 标识、记录 材料防护 材料接收 供应商评价 材料交付使用 不合格 开始 结算 材料招标 组织评标委员会评标 签订采购合同 合同管理 进货跟踪 不合格 材料处置 结束 供应商选择 供应商复评 合格供应商名录发布 付款 审核 提供材料 办理结算 物资采购管理工作流程说明 A 2——项目经理审批采购预算； A 4——项目经理确定参加投
12、标供应商（原则上不少于3家）； A12——项目经理评定、确认供应商评价； A14——项目经理审批供应商结算； B 2——专职工程师提出材料采购预算； B 9——专职工程师负责采购物资的材料检验； B11——专职工程师负责审定分包商材料用量计划，开具领料单；负责材料用量控制； B12——专职工程师负责参加评定供应商； C 8——现场材料员负责对材料进行验收、清点，登记现场材料台帐，办理入库手续，并同步接受材料合格证书。 C10——现场材料员负责作材料的标识，并做好材料防护； C11——现场材料员负责按专职工程师出具的领料单分发材料，并办理出库手续，记入现场材料台帐； C13—
13、—现场材料员负责对供应商进行评价。 D 2——经营采购部发布合格供应商名录； D 3——经营采购部协助项目经理选择参加投标的合格供应商； D 5——经营采购部向选定的合格供应商发招标文件； D 6——经营采购部组织评标委员会（评标委员会由工管部、项目经理、专职工程师、财务部和经营采购部的成员组成）评审供应商投标文件，确定中标供应商； D 7——经营采购部组织项目经理、中标供应商签订采购合同； D 8——经营采购部负责采购合同的管理和材料进货情况跟踪； D 9——经营采购部负责不合格材料的处置； D13——经营采购部负责供应商复评； D14——经营采购部负责给供应商办理最终结算，
14、并报项目经理确认； E12——财务部负责审核供应商结算，并交经营采购部办理最终结算； E15——财务部负责支付供应商结算款； F 7——供应商提供合同约定材料； F10——供应商办理供料结算手续。 附件二 物 资 采 购 计 划 单 CX·16·J01—2010(A) 项目名称： NO： 序 号 物 资 名 称 规 格 型 号 材 质 计量单位 采 购
15、 量 到货时间 其它需说明事项 编制： 审核： 批准： 批准时间：
16、 附件三 物 资 采 购 呈 批 表 CX·16·J02—2010(A) NO. 使用单位 工程名称 申请人及申请时间 物资类别 工程材料( )周转材料( )施工机具( )机械配件( )批量行政备品( )安全物资( ) 表 周转料具 施工机具 批量行政备品 机械配件 劳防用品 物资品名 预算或计划 编号 （可附后） 采购方式
17、一、招标或询价采购（ ） 二、协议零星采购（ ） 一 招标 (询价) 采购 序号 公司 名称 材料 类别 规格 数量 单价 总价 （元） 付款条件 是否合格 供应商 1 2 3 招标或询价结果： （相关招标、询价详细信息可附后） 工作组参加人员：（签名） 工作组组长：（签名） 年
18、 月 日 二 协议 零星 采购 序号 单位名称 性质 总价（元） 是否 合格供应商 1 2 3 部门主管 审核意见 签名： 年 月 日 合同会签 公司领导 审批 年 月 日 注:表中“物资类别”、“采购方式”需打“√”选择相应的选项。 附件四 物资采购供应商评审表 CX·16·J05—2010(A) 单位名称（盖章）
19、 序号 产品类型 生产厂家 生产许可证 供应商名称 营业执照 法人 代表 联系人 联系电话 纳入名录时间 质保 能力 履约 能力 服务 质量 价格 评价结果 评价单位 许可证号 有效期 注册号 有效期
20、
21、 审核人： 填表人： 时间： 年 月 日 注 1、随表需同时附物资供应商有效见证资料复印件； 2、本物资供应商评价记录各单位要存档。 3、安全物资和有特殊要求的物资供应商的评定，须填写“生产厂家”及“生产许可证号和有效期”；
22、 4、生产型供应商需同时提供生产许可证和营业执照。 5、若产品类型不在本表“产品类型”的下拉菜单中，可自行列示。 6、表中“产品类型”“纳入名录时间”“质保能力”“履约能力”“服务质量”“价格”“评价结果”通过点击空白表格，从右侧的下拉菜单中选择适当的选项 附件五 新增物资采购供应商申请表 CX·16·J03—2010(A) 申请单位 申请单位 主管领导 工程项目名称 申请人 申请时间 本次新增原因（打勾，可多选） 新材料新工艺 新施工地址 价格更低 质量更
23、优 付款更优 其它（简述） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） 供应商信息 供应商名称 主营范围 注册资金 公司地址 拟采购 产品名称 联系人 联系电话 应用业绩 （可附相关资料） 审核意见 审核人： 年 月 日 经营部审批 审批人： 年 月 日 附件六 现场物资管理监督检查表 CX·16·J07—2010(A)
24、 NO： 工程名称 项目负责人 （签名） 单位名称 检查时间 年 月 日 参 检 人 （签名） 管理体系检查 1 管理制度： 2 管理 人员 职 责 执证情况 3 其它: 现场物资使用管理检查 1 材料验收入库记录 有( ) 无 ( ) 2 不合格品记录 3 材料发放记录 有( ) 无 ( ) 4 产品标识 良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( ) 5
25、状态标识 良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( ) 6 物资搬运 有无措施 ( ) 完好情况 ( ) 7 物资贮存 有无措施 ( ) 完好情况 ( ) 8 物资保管 有无措施 ( ) 完好情况 ( ) 其它： 安全物资管理检查 1 书面验证资料台账 有( ) 无 ( ) 2 实物验收记录 有( ) 无 ( ) 3 使用及发放记录 有( ) 无 ( ) 6 其它：
26、 管理反馈 （本栏由反馈单位有关人员和检查人同时填写） 附件七 安 全 物 资 验 收 记 录 表 CX·16·J08—2010(A) 物 资 名 称 规 格 单位 收 料 日 期 验 收 数 量 质 量 验 收 验收人 签 名 备 注 年 月 日 送料数 实收数 发票或入库单号 质保书号 检验 状况 检验单号
27、 单位名称（公章）： 负责人： 填表人： 附件八 供货商材料款支付申请表（样表） 申请单位： 日期： 单位：万元 工程项目 材料名称 供货单位 合同编号 帐 号 合同总价 开 户 行 已 付 款 本次付款金额（大写）： （小写）￥： 元 注：附结算单；送货单（经材料员签收）；入库、出库单。 备 注： 经营采购部： 项目经理：
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