工程物资采购管理办法.doc

工程物资采购管理办法1、总则分公司工程物资管理采用“统一归口、一级管理”，归口管理单位为经营采购部。2、目的规范工程物资采购从计划到结算等环节的工作；明确职责和工作流程；有效控制项目材料采购成本。3、适用范围本办法适用于分公司下设各项目部的工程物资的采购和监督管理（固定资产、办公物品采购除外）。4、职责分工4.1、分公司所属项目部项目经理为工程物资采购管理第一责任人。经营采购部所有采购合同、评审及供应商的选定必须经过项目部项目经理审核、签字确认。4.2、经营采购部是工程物资采购管理的归口管理部门。负责工程物资采购管理的具体工作。4.3、分公司所属项目部是工程物资的使用单位，负责提出采购计划、工程物资的验收检验、试用期间的管理、工程物资入、出库管理。5、材料采购方式经营采购部对大宗材料（包括原材料如钢材、水泥、商品砼、沥青砼、钢绞线、雨污水管材、路边石、人行道板、大批量地材，耐火材料，防水材料，电缆、桥架，管材、门窗，桩材，装饰材料等）采购实行竞价招标。二、三类材料的采购，由经营采购部统一定价，专职工程师提出材料预算经项目经理审批，由各项目部自行采购。6、材料现场管理方式材料到达施工现场，由现场材料员到场进行实物验收和交接，需复检的材料，做好待检标识工作，项目部取样员负责取样、送检，检验合格后按程序文件要求进行材料标识管理，并做好入库登记手续，并建立现场材料台帐。商品混凝土由现场专职工程师签收小票，根据图纸计算混凝土体积对小票总用量进行核实，并提出混凝土用量清单。每次混凝土浇筑完毕后将小票交现场材料员收存，由材料员办理入库、出库、台帐登记及商品混凝土结算手续。工程物资的计划必须通过专职工程师审核，分包单位必须执经过专职工程师确认的材料计划单报送现场材料员，现场材料员根据规定报经营采购部招标采购或自行采购，同时现场材料员要做好工程材料的入、出库手续，并在现场材料台帐上登记。每月10日后，现场材料员与领料施工单位进行材料核对，核对后将各单位材料领用量电子台账与入、出库原始单据于15日前报财务部，财务部核对数据并在电子台账上输入发票号、凭证号后，于20日前报送经营采购部，作为施工单位结算依据。工程竣工后材料员应和经营采购部做工程全部工程物资清理工作。7、工程物资采购程序7.1、对供应商的评定7.1.1、经营采购部应组织有关人员按照供应商选择、评价和重新评价的准则进行供应商评价工作；7.1.2、经营采购部根据工程需要，按供应商选择、评价的准则对供应商进行考察评价，将有关资料填入物资供应商评定表，并保存；7.1.3、经营采购部组织成立供应商评价小组，对物资供应商进行综合比较评价，确定合格供应商，填写、保存合格供应商名录；7.1.4、对已发生供货的合格供应商，根据其历次履约状况及持续保证能力定期进行重新评价；7.1.5、周转材料（除劳防用品外）、低值易耗品等零星材料的采购，可不做供应商的评定；7.2、材料预算7.2.1、专职工程师提供材料预算，提交材料预算应充分考虑材料的供货周期。材料预算应以单位工程或单项工程为单元，明确需采购材料的名称、规格、型号、数量、使用部位和供货时间、供货地点等要求（详见附表）。专业负责人（或区域负责人）对专职工程师的材料预算进行审核。经项目经理批准购买后，报经营采购部。7.2.2、材料预算报送要求有项目经理确认的书面预算一份，电子版一份。7.3、采购招标7.3.1、经营采购部收到材料预算后，选择可靠的材料供应商并发出材料招标文件，在35个工作日内完成采购招标工作。7.3.2、由项目经理、项目技术负责人、经营采购部组成的评标委员会完成标书评审工作；确定中标单位（项目经理有最终决定权）。物资采购评审及呈批表及相关资料由经营采购部存查。7.3.3、合同拟定，由经营采购部进行集中招标采购的工程材料，由经营采购部根据材料预算的要求，拟定材料采购合同。7.3.4、由项目经理和材料供应商签订采购合同。（1）工程物资采购合同条款应包括的主要内容：物资的名称、品种、规格和质量（产地、生产厂家、牌号或商标、材质）；物资的技术标准（质量要求、技术或质量文件及份数、标识、质量保证条款），送货时间及地点、验收方式，价格及付款条件；对于有环境、安全要求的物资，应符合国家相关法律法规规定；物资的数量及其合理损耗的计量单位、计量方法；物资的包装标准和包装物的供应与回收（所供货物必须由供应商妥善包装，任何因供应商包装不善而造成的损失由供应商负担）。（2）物资采购合同应以项目承揽合同相关条件为基础，在相关内容中不得有抵触或遗漏，并体现公司管理体系的要求；（3）物资采购合同的销售人员必须具有公司法定代表人的授权委托书。签订采购合同时要签订廉政协议；（4）采购资料填写要字迹清晰、内容准确、完整，并及时整理、归档。7.4、工程物资接收7.4.1、合同签订后，由经营采购部将工程物资采购合同复印件发项目经理部，现场材料员以工程物资采购合同为依据对工程物资进行接收。7.4.2、到场工程物资接收，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的材料不能接收）；做好入库、出库手续及初步检验工作。供应材料数量、型号等如有出入，应及时向经营采购部反映，未经允许不得擅自接收。7.4.3、运到加工、制作厂的材料由加工、制作厂有关人员接收，并由项目部材料员或项目部委派的监造人员进行确认，应同步索取该批材料的质量合格证明书（不合格的材料不能接收）；供应材料数量、型号等有出入，应及时向现场材料员报告，未经允许不得擅自接收。7.5、材料结算7.5.1、对供应商供应的工程物资结算。以现场材料员的签收的送货清单为依据，由经营采购部负责结算，财务部按合同办理付款手续。7.5.2、对分包商领用的工程物资结算。由现场材料员与分包商进行材料核对。7.5.3对供应商的材料结算数量与对分包方的材料结算数量应 一致，项目部临时设施所采用的材料直接计入项目成本。8、材料采购监督检查项目部以现场抽查和宏观监控检查为手段，如实填写物资采购监督检查表。每半年一次反馈到经营采购部，达到有效控制。9、附则9.1、本办法由分公司经营采购部起草并解释。9.2、本办法自发布之日起实施。10、附件附件一、物资采购管理工作流程附件二、物资采购计划单（样表）附件三、物资采购呈批表附件四、物资供应商评定表（样表）附件五、新增物资采购供应商申请表附件六、物资采购监督检查表（样表）附件七、安全物资验收记录表（样表）附件七、供货商材料款支付申请表（样表）附件一材料采购管理工作流程归口管理部门经营采购部流程名称材料采购管理流程层 次2任务概要物资采购管理单位项目部经营采购部财务部供应商项目经理专职工程师现场材料员节点ABCDEF12345678910111213141516审批确认审批审批材料预算评定合格材料检验材料用量控制标识、记录材料防护材料接收供应商评价材料交付使用不合格开始结算材料招标组织评标委员会评标签订采购合同合同管理进货跟踪不合格材料处置结束供应商选择供应商复评合格供应商名录发布付款审核提供材料办理结算物资采购管理工作流程说明A 2项目经理审批采购预算；A 4项目经理确定参加投标供应商（原则上不少于3家）；A12项目经理评定、确认供应商评价；A14项目经理审批供应商结算；B 2专职工程师提出材料采购预算；B 9专职工程师负责采购物资的材料检验；B11专职工程师负责审定分包商材料用量计划，开具领料单；负责材料用量控制；B12专职工程师负责参加评定供应商；C 8现场材料员负责对材料进行验收、清点，登记现场材料台帐，办理入库手续，并同步接受材料合格证书。C10现场材料员负责作材料的标识，并做好材料防护；C11现场材料员负责按专职工程师出具的领料单分发材料，并办理出库手续，记入现场材料台帐；C13现场材料员负责对供应商进行评价。D 2经营采购部发布合格供应商名录；D 3经营采购部协助项目经理选择参加投标的合格供应商； D 5经营采购部向选定的合格供应商发招标文件；D 6经营采购部组织评标委员会（评标委员会由工管部、项目经理、专职工程师、财务部和经营采购部的成员组成）评审供应商投标文件，确定中标供应商；D 7经营采购部组织项目经理、中标供应商签订采购合同；D 8经营采购部负责采购合同的管理和材料进货情况跟踪；D 9经营采购部负责不合格材料的处置；D13经营采购部负责供应商复评；D14经营采购部负责给供应商办理最终结算，并报项目经理确认；E12财务部负责审核供应商结算，并交经营采购部办理最终结算；E15财务部负责支付供应商结算款；F 7供应商提供合同约定材料；F10供应商办理供料结算手续。附件二物 资 采 购 计 划 单CX16J012010(A)项目名称： NO： 序 号物 资 名 称规 格 型 号材 质计量单位采 购 量到货时间其它需说明事项编制： 审核： 批准： 批准时间： 附件三 物 资 采 购 呈 批 表CX16J022010(A) NO.使用单位工程名称申请人及申请时间物资类别工程材料( )周转材料( )施工机具( )机械配件( )批量行政备品( )安全物资( )表 周转料具施工机具批量行政备品机械配件劳防用品物资品名预算或计划编号 （可附后）采购方式一、招标或询价采购（ ） 二、协议零星采购（ ）一 招标(询价)采购序号公司名称材料类别规格数量单价总价（元）付款条件是否合格供应商123招标或询价结果： （相关招标、询价详细信息可附后）工作组参加人员：（签名）工作组组长：（签名） 年 月 日二协议零星采购序号单位名称性质总价（元）是否合格供应商123部门主管审核意见签名： 年 月 日合同会签公司领导审批 年 月 日注:表中“物资类别”、“采购方式”需打“”选择相应的选项。附件四 物资采购供应商评审表CX16J052010(A) 单位名称（盖章）:序号产品类型生产厂家生产许可证供应商名称营业执照法人 代表联系人联系电话纳入名录时间质保 能力履约 能力服务 质量价格评价结果评价单位许可证号有效期注册号有效期审核人：填表人：时间： 年 月 日注 1、随表需同时附物资供应商有效见证资料复印件；2、本物资供应商评价记录各单位要存档。3、安全物资和有特殊要求的物资供应商的评定，须填写“生产厂家”及“生产许可证号和有效期”；4、生产型供应商需同时提供生产许可证和营业执照。5、若产品类型不在本表“产品类型”的下拉菜单中，可自行列示。6、表中“产品类型”“纳入名录时间”“质保能力”“履约能力”“服务质量”“价格”“评价结果”通过点击空白表格，从右侧的下拉菜单中选择适当的选项附件五新增物资采购供应商申请表CX16J032010(A) 申请单位申请单位主管领导工程项目名称申请人申请时间本次新增原因（打勾，可多选）新材料新工艺新施工地址价格更低质量更优付款更优其它（简述）（ ）（ ）（ ）（ ）（ ）供应商信息供应商名称主营范围注册资金公司地址拟采购产品名称联系人联系电话应用业绩（可附相关资料）审核意见审核人： 年 月 日经营部审批审批人： 年 月 日附件六现场物资管理监督检查表CX16J072010(A) NO：工程名称 项目负责人（签名）单位名称检查时间 年 月 日参 检 人 （签名）管理体系检查1管理制度：2管理人员职责执证情况3其它:现场物资使用管理检查1材料验收入库记录有( ) 无 ( )2不合格品记录3材料发放记录有( ) 无 ( )4产品标识良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( )5状态标识良好 ( ) 损坏 ( ) 无 ( )6物资搬运有无措施 ( ) 完好情况 ( )7物资贮存有无措施 ( ) 完好情况 ( )8物资保管有无措施 ( ) 完好情况 ( )其它：安全物资管理检查1书面验证资料台账有( ) 无 ( )2实物验收记录有( ) 无 ( )3使用及发放记录有( ) 无 ( )6其它：管理反馈（本栏由反馈单位有关人员和检查人同时填写）附件七安 全 物 资 验 收 记 录 表CX16J082010(A)物 资 名 称规 格单位收 料 日 期验 收 数 量质 量 验 收验收人签 名备 注年月日送料数实收数发票或入库单号质保书号检验状况检验单号单位名称（公章）： 负责人： 填表人：附件八供货商材料款支付申请表（样表）申请单位：日期：单位：万元工程项目材料名称供货单位合同编号帐号合同总价开 户 行已 付 款本次付款金额（大写）：（小写）￥： 元注：附结算单；送货单（经材料员签收）；入库、出库单。备注：经营采购部：项目经理：