办公区域5S管理制度.doc

办公区域5S管理制度

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2020年4月19日
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办公区域5S管理制度
第一条 为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本规定。
第二条 本规定适用于医院职能办公室、业务部门所有员工。
第三条 整理
（一）每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的。不要的全部销毁，必要文件整理归档；
（二）对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和“不要”；
分类如下：
1.设备：电脑、打印机文具、书籍等；
2.空间：桌椅、文件柜、展柜等；
3.物品：个人物品、装饰品等；
（三）“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放；
（四）“必要品”的使用频率和常见程度基准表
常见程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品
集中存放（归档或放在库房中）
中
在过去半年里只使用过一次的物品
集中存放（归档或放在库房中）
一个月使用一次的物品
集中存放（归档或放在库房中）
高
每周或每天都使用的物品
保存在办公桌
第四条 整顿
（一）办公室整顿
1.办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框、文件盒、电脑、口杯、电话、笔筒、台历盆栽外，不允许放其它与工作无关的物品；
2.一般常见办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、即时贴、便条纸、计算器等集中放置在办公桌抽屉的一定区域内；
3.电脑线、网线、电话线束好有序放置；
4.人离开半小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生；
5.文件框内的文件盒按照从左到右依次整齐摆放待处理文件、正处理文件、已处理文件，每周对已处理文件进行整理；
6.办公桌抽屉标准（从上到下）：第一层，整齐地放置常见的办公用品；第二层，整齐地放置文件、单据、空白表单等；第三层，整齐放置私人常见物品；
7.座椅：靠背坐椅除靠垫、坐垫外不能放任何其它物品，人离开时椅子调正离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；
8.电脑主机箱：放置在办公桌左下角；
9.垃圾篓：放置在办公桌右下后角；
10.外套、帽子、围巾整齐挂放在衣帽架上，严禁随意放在办公桌上、椅子上；
11.电热水壶、衣帽架、打印机需放置在指定位置，不得随意移动；
（二）业务部门整顿
1.办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框、文件盒、电脑、口杯、电话、笔筒、台历、盆栽外，不允许放其它与工作无关的物品；
2.一般常见办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、即时贴、便条纸、计算器等集中放置在办公桌抽屉内；
3.电脑线、网线、电话线束好有序放置；
4.人离开半小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生；
5.文件框内的文件盒按照从左到右依次整齐摆放待处理文件、正处理文件、已处理文件，每周对已处理文件进行整理；
6.办公桌抽屉、立柜标准：办公桌右/左下角抽屉，整齐地放置常见的办公用品；办公桌抽屉上方单门立柜，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据、空白表单等；办公桌右/左侧双门立柜，整齐地放置已归档文件；办公桌右/左侧单门高立柜，整齐放置私人常见物品；
7.座椅：靠背座椅除靠垫、坐垫外不能放任何其它物品，人离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；
8.电脑主机箱：放置在双门立柜一侧，桌洞内侧；
9.垃圾篓：放置在抽屉一侧，桌洞内侧；
10电热水壶、打印机需放置在指定位置，不得随意移动；
11.柜顶不得放置任何物品；
（三）会议室整顿
1.展柜：整齐摆放展品，无特殊要求，不得移动；
2.会议桌椅：非使用时间，椅子整齐放置在会议桌洞内；
3.除绿色植物、展柜、会议桌椅，会议室内不得摆放其它任何物品；
（四）库房整顿
（五）文件、资料整顿
1.档案管理依照档案管理制度执行；
2.将日常文件按照待处理、正处理、已处理分类放置，每周对已处理文件进行整理；
3.文件标识要与实际相一致；
4.电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；
第五条 清扫
（一）将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮；
（二）清扫的主要对象是个人区域、办公设备、公共区域或其它清扫对象，并安排值日清扫；清扫基准如下表：
对象
标准
周期
时间
责任人
个人区域
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，电脑、电话、文件框、文件盒、笔筒、地面、墙角、柜子无垃圾污秽，垃圾桶每日清理，电源、线路、插座、开关没有异常
每天20分钟清扫
每天上下班前后10分钟
各员工
办公设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周1次
每周六下班前15分钟
由相关部门负责人指定
文档
桌面、电脑中不能有失效文件；不可轻易看到机密文件；
超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；
保管年限内的表单装订及时归档；
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；
无无用的手稿与工作无关的文件；
每月1次
月末
各员工
公共区域
桌椅、展柜、干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，电源、线路、插座、开关没有异常
每天10分钟清扫
每天上班前后10分钟
各部门办公区：由相关部门负责人指定；
会议室：卫生工每天清扫
库房：由库管员进行清扫；
植物
花盆保持干净；植物摆放整齐
定期浇水、修剪、养护
定期浇水、修剪、养护
各部门办公区植物：由相关部门负责人指定；走廊通道（包括楼梯转角）会议室植物：由后勤负责；
第六条 清洁
（一）将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果；
（二）5S检查人员经常随机检查；
（三）保持5S意识；
第七条 素养
（一）培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯；
（二）素养巡查：5S检查人员对各部门进行定期或不定期检查，总经理每月底对整个办公区域的5S执行情况进行检查；
第八条 5S检查人员
（一）成员：组长 运营总监，组员 办公室、各科室负责人；
（二）职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、督促与改进跟进等；组员 执行本规定各项5S检查工作；各员工 积极参与并执行5S管理，根据5S要求持续改进工作现场；
（三）检查机制：5S小组对办公室各部门每周三、周六定期检查一次，并根据检查情况填写5S检查表；各员工每天自我检查，发现问题及时纠正；
第九条 5S亮点和暗点奖惩
（一）亮点通报表扬，暗点公布批评；
（二）每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分将对被检查部门及员工通报批评；
（三）5S检查表见附件一：

附件一：
5S规范检查评比表（按部门）

总得分：
项目
规范内容
应得分
实得分
备注
整理
（20分）
1、将不再使用的文件资料/工具废弃处理
4

发现其中一项得0分
2、将台面与办公无关的物品清理掉
5

发现一项扣2分
3、将长期不使用的文件资料编号归类放置指定文件柜
2

4、将常使用的文件资料放置就近位置
2

5、将正在使用的文件资料分未处理/正处理/处理三类
2

6、将办公室用品摆放整齐
5

发现1个人扣2分
整顿
（25分）
1、办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标识
5

无标识扣1分，扣完为止
2、办公用品/文件/坐椅放置要整齐有序
3

3、文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐
2

4、文件夹都要有相应的标识，每份文件都应有相应的编号
5

发现1件扣1分
5、办公桌及抽屉整齐，不杂乱
3

6、私人物品放置于规定位置
5

摆设凌乱且在显位置得0分
7、电线/电脑线用绑带扎起，不零乱
2

清扫
（25分）
1、将地面/墙/天花板/门窗/办公桌柜等打扫干净，无灰尘，
10

五项各2分
2、将办公室用品擦洗干净
2

3、文件记录破损处修补好
2

4、没有噪音和其它污染
1

堆积垃圾得0分
5、垃圾桶放在规定位置上，垃圾及时清除
5

6、植物摆放整齐，花盆干净，定期浇水、修剪、养护
5

五项各1分
清洁
（10分）
1、每天上下班花10分钟做5S工作
4

2、随时自我检查/互相检查，定期或不定期进行检查
2

3、对不符合情况及时纠正
1

4、清理/清扫/清洁保持得非常好
3

素养
（20分）
1、员工衣服整洁得体，仪容整齐大方
10

发现1人扣1分
2、员工言谈举止文明有礼，不大声喧哗，对人热情大方
3

3、员工工作精神饱满
3

4、员工有团队精神，互帮互助/积极参加5S活动
2

5、员工时间观念强
2

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