房地产开发公司销售部资料管理.doc

房地产开发企业销售部资料管理 房地产开发企业销售部资料管理提纲：各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件源自于建筑资料 房地产开发企业销售部资料管理 一资料内容 文字部份： 1送董事会资料。 2企业下发文献。落款为XX企业、董事会告知、通告、指示、决定、决策等。 3会议纪要。 4内部资料。包括一般资料和重要资料（需长期保留）。 5送其他部门资料，重要指部门衔接函。 6其他部门送本部门资料。衔接函、落款为*部告知、通报、决定等。 7筹划部送行业信息。包括：筹划部送来简报、其他楼盘信息等。 8活动方案。包括企业内部及对外举行多种活动细则，实行方案，请柬，门票样本等。 9报刊杂志信息。分有关行业信息、广告信息等。 10法律方面资料。重要指法律顾问意见书、信函。 11各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。 12各项目运行中资料。包括协议书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。 13各项目售后资料。重要指物管企业送来，如客户住宅电话等资料。 14销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚状况。 15各项目销售日报表。 16每天各销售代表工作日志及每周、每月汇总。 电脑部份： 1销售资料。重要指商品房销售一览表、协议摘要，营业用房协议摘要，车库购销状况，已售房、余房信息。 2工作日志。 3客户档案。 4销售代表档案。 二资料管理。 销售助理负责本部门资料管理工作，主管进行监督和督促。 销售助理作为资料管理人，应及时做好资料搜集、整顿、归档，保证资料完整、对和安全。 1文字资料。 报董事会资料。注明所上报详细董事、时间。 企业下发文献。在收文次日早会宣读，会后存档。 销售日报表。由经办销售主管当日详细填写，销售助理每天早会检查，会上汇总（包括当日汇总、截止当日汇总），经理会后检查。一本填完后存档。 工作日志。由各销售代表每天下班前完毕，主管助理当日汇总，分项目销售时间存档。 协议书管理。详见预定单协议管理。 预定单管理。详见预定单协议管理。 工程变更单管理。销售部保留工程变更单应分项目长期保留。 项目售前资料。长期保留。 项目售后资料。长期保留。 注意事项：1.每份资料编写目录，建立借阅签字制。如导致售楼资料遗失，须原样弥补，并罚款200元，如导致其他资料遗失，须承担对应经济及法律责任并罚款200元。 2.大部分文字资料需长期保留，有些资料需永久保留，这些资料重要是指与客户签订易引起争议书面资料，如a、客户更名、转让资料（见更名、转让手续办理）；b、优惠客户状况阐明；c、企业对客户赔偿资料（含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿成果、领导签字、经办人签字、客户获赔后申明）；d、退房资料（见退房手续办理）。 二电脑部分。 主管机要加密，除经理、主管、主管助理以外人员使用需征得主管以上一级领导同意。 波及保密邮件要打印出来后妥善管理，邮件删除。 协议及预定（退款）单管理 一填写 1由经办销售代表填写，如该经办人员不在，由主管或经理安排人员填写，该被安排工作人员有义务保质、保量地完毕，否则将作为负责人受到惩罚。 2字迹要工整、清晰，使用黑色钢笔或签字笔。如有修改，使用涂改液或刀片后再填写。如发现字迹潦草、模糊者，用笔不合规定者，一份罚款50元。 3协议内容填写。 A.协议包括：主协议、补充协议、物管协议。 B.严格执行规定单价、付款时间、既定条款，如出现金额优惠，协议条款修改，补充条款增长等被视作特殊协议，按照评审规定进行协议评审， c.协议金额四舍五入保留到元，并保证分项金额之和等于总金额，单价乘以面积等于总价。 协议中须注明定金金额，定金统一为壹万元。 大写金额处有数据前零可用/替代，数据中零不得简写。 D.填写不得有空白栏，无内容填写应用/划去，否则导致后果者自行承担一切后果。 协议上一定要留有客户身份证号、通讯电话、通讯地址。 4协议签写程序。包括从书写到交由主管助理管理。 协议书分格式化协议与特殊协议，格式化协议由经办销售代表填写内部审核表，后需此外一位销售代表、销售主管复核签字，复核内容包括协议书与否各文本都签写了及其中每一条、每一款及保证对性和未通过任意修改。特殊协议要进行单独协议评审，与否有有关领导签字承认，之后再交给客户去办理交款等后来手续。 协议一式份，客户、 房地产开发企业销售部资料管理提纲：各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件源自于建筑资料企业财务、销售各一份，销售保留一份由主管、经理核查后交开发企业管理，核查内容同上。 不规范协议责任三方除查出问题人以外均将受到50元-1000元惩罚，并承担由此导致一切后果，企业不承担由于工作人员原因导致任何损失。 5预定单内容填写。 严格执行规定单价、预定截止期限（从签预定单次日起3天），如有调整视作特殊预定单，单价优惠由经理以上一级领导签字，预定截止日期延长由主管以上一级领导签字，否则将视状况给负责人以惩罚。 填写不得有空白栏，无内容填写应用/划去，否则导致后果者自行承担一切后果。 单上一定要留有客户通讯电话、通讯地址 尤其注意单价与付款方式对应一致，否则自行承担一切后果。 6预定单签写程序。 1）填写电脑确认单，写明预定单号、客户姓名、房屋位置、型号、定房日期及销售代表姓名，将此单交至经理处进行电脑输入，确认无误； 2）填写房屋预定单，由此外一位销售代表进行复核，客户签字后交至经理处签字确认； 3）带客户到财务部进行交款，加盖经济协议章； 4）将预定单第一联（白色）交至经理处进行存档，第二联交给客户，第三联交给财务。 签预定单须交纳_元以上预定金。 7.退房程序 1.）定金：由客户打电话阐明要退房，且定金可不予退还者，由销售代表填写状况阐明，写明客户姓名、定房位置，定房时间及退房原因，交至经理处进行存档。（此种状况大多为已过预留截止日期者） 2.）退房且退定金：由于企业及其他原因导致客户规定退房： A.预定退房：收回客户预定单，经理签字后由对应销售员带客户到财务部退款，退款后将预定单交至销售经理（财务部）处进行存档； B.协议退房：收回客户协议、业主卡等，规定客户填写退房申请单，交由财务核算应退金额并签字确认，销售主管签字确认，金额在5万元以上者由企业领导签字确认，之后由财务部与客户约定期间进行退款,退款后将退房申请单原件交至财务部，复印件交至销售助理处进行存档。 二协议管理。此工作由经理助理承担，经理进行监督。 1协议管理。 时间：从客户签协议开始到移交给实业企业之前。 内容：分项目、分住宅和铺面；建立借阅签字制。 注意事项：应作为机密资料保留，不得遗失，不得将信息告诉他人；除企业领导、销售经理、协议经办人员以外，其他人员查看协议须经主管同意，借阅须签字。 2预定单管理。 时间：从客户签单开始须长期保留，该预定单无论是有效、作废、过期都需长期保留，以备查。 内容：分项目、分已退房和未退房、分有效和失效。 三.有关协议评审 1.格式化协议 A.定义：对开盘前协议进行统一内容拟订，在通过协议评审后，即成为格式化协议。 B.协议评审程序：销售部拟订内容-填写协议评审表格-有关部门负责人签字-管理者代表签字-总经理签字 c.签定此类协议步，须通过销售部内部审核过程：销售代表与客户签定协议-经办销售代表填写内部审核表并签字确认-复核销售代表签字-销售主管签字确认-销售经理签字确认客户签字-盖经济协议章。 D.对于复核人员应确认客户在现场，对于条款未进行任意修改和增长，如在未修改前提下增长了条款，确认此条款属客户对于企业约束还是属企业对客户约束，如是前者，则应进行特殊协议评审，如属后者，则应在增长条款上进行盖章确认后进行内部审核（此类增长内容应首先由销售主管在审核表上进行书面确认后填写）。 2.特殊协议： A.定义：对格式化协议内容进行了变化（增长或删除，其中增长条款属客户对企业约束类），即称其为特殊协议。 B.评审程序：销售代表填写协议评审表格（详细填写协议变更内容）-有关部门进行评审-法律顾问进行评审-管理者代表进行评审-销售总监、总经理进行评审 c.对于最终评审成果与客户到达一致后，客户进行协议签字确认，盖经济协议章。 D.若企业对此评审程序有变化，按变化后程序另行执行。