房地产开发公司销售部资料管理.doc

房地产开发企业销售部资料管理
房地产开发企业销售部资料管理提纲：各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件
源自于建筑资料
房地产开发企业销售部资料管理
一．资料内容
文字部份：
1．送董事会资料。
2．企业下发文献。落款为"XX企业"、"董事会"告知、通告、指示、决定、决策等。
3．会议纪要。
4．内部资料。包括一般资料和重要资料（需长期保留）。
5．送其他部门资料，重要指部门衔接函。
6．其他部门送本部门资料。衔接函、落款为"**部"告知、通报、决定等。
7．筹划部送行业信息。包括：筹划部送来《简报》、其他楼盘信息等。
8．活动方案。包括企业内部及对外举行多种活动细则，实行方案，请柬，门票样本等。
9．报刊杂志信息。分有关行业信息、广告信息等。
10．法律方面资料。重要指法律顾问意见书、信函。
11．各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。
12．各项目运行中资料。包括协议书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。
13．各项目售后资料。重要指物管企业送来，如客户住宅电话等资料。
14．销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚状况。
15．各项目《销售日报表》。
16．每天各销售代表《工作日志》及每周、每月汇总。
电脑部份：
1．销售资料。重要指商品房销售一览表、协议摘要，营业用房协议摘要，车库购销状况，已售房、余房信息。
2．工作日志。
3．客户档案。
4．销售代表档案。
二．资料管理。
销售助理负责本部门资料管理工作，主管进行监督和督促。
销售助理作为资料管理人，应及时做好资料搜集、整顿、归档，保证资料完整、对和安全。
1．文字资料。
报董事会资料。注明所上报详细董事、时间。
企业下发文献。在收文次日早会宣读，会后存档。
《销售日报表》。由经办销售主管当日详细填写，销售助理每天早会检查，会上汇总（包括当日汇总、截止当日汇总），经理会后检查。一本填完后存档。
《工作日志》。由各销售代表每天下班前完毕，主管助理当日汇总，分项目销售时间存档。
协议书管理。详见《预定单协议管理》。
预定单管理。详见《预定单协议管理》。
工程变更单管理。销售部保留工程变更单应分项目长期保留。
项目售前资料。长期保留。
项目售后资料。长期保留。
注意事项：1.每份资料编写目录，建立借阅签字制。如导致售楼资料遗失，须原样弥补，并罚款200元，如导致其他资料遗失，须承担对应经济及法律责任并罚款200元。
2.大部分文字资料需长期保留，有些资料需永久保留，这些资料重要是指与客户签订易引起争议书面资料，如a、客户更名、转让资料（见《更名、转让手续办理》）；b、优惠客户状况阐明；c、企业对客户赔偿资料（含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿成果、领导签字、经办人签字、客户获赔后申明）；d、退房资料（见《退房手续办理》）。
二．电脑部分。
主管机要加密，除经理、主管、主管助理以外人员使用需征得主管以上一级领导同意。
波及保密邮件要打印出来后妥善管理，邮件删除。
协议及预定（退款）单管理
一．填写
1．由经办销售代表填写，如该经办人员不在，由主管或经理安排人员填写，该被安排工作人员有义务保质、保量地完毕，否则将作为负责人受到惩罚。
2．字迹要工整、清晰，使用黑色钢笔或签字笔。如有修改，使用涂改液或刀片后再填写。如发现字迹潦草、模糊者，用笔不合规定者，一份罚款50元。
3．协议内容填写。
A.协议包括：主协议、补充协议、物管协议。
B.严格执行规定单价、付款时间、既定条款，如出现金额优惠，协议条款修改，补充条款增长等被视作特殊协议，按照评审规定进行协议评审，
c.协议金额四舍五入保留到元，并保证分项金额之和等于总金额，单价乘以面积等于总价。
协议中须注明定金金额，定金统一为壹万元。
大写金额处有数据前"零"可用"/"替代，数据中"零"不得简写。
D.填写不得有空白栏，无内容填写应用"/"划去，否则导致后果者自行承担一切后果。
协议上一定要留有客户身份证号、通讯电话、通讯地址。
4．协议签写程序。包括从书写到交由主管助理管理。
协议书分格式化协议与特殊协议，格式化协议由经办销售代表填写内部审核表，后需此外一位销售代表、销售主管复核签字，复核内容包括协议书与否各文本都签写了及其中每一条、每一款及保证对性和未通过任意修改。特殊协议要进行单独协议评审，与否有有关领导签字承认，之后再交给客户去办理交款等后来手续。
协议一式份，客户、
房地产开发企业销售部资料管理提纲：各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件
源自于建筑资料
企业财务、销售各一份，销售保留一份由主管、经理核查后交开发企业管理，核查内容同上。
不规范协议责任三方除查出问题人以外均将受到50元-1000元惩罚，并承担由此导致一切后果，企业不承担由于工作人员原因导致任何损失。
5．预定单内容填写。
严格执行规定单价、预定截止期限（从签预定单次日起3天），如有调整视作特殊预定单，单价优惠由经理以上一级领导签字，预定截止日期延长由主管以上一级领导签字，否则将视状况给负责人以惩罚。
填写不得有空白栏，无内容填写应用"/"划去，否则导致后果者自行承担一切后果。
单上一定要留有客户通讯电话、通讯地址
尤其注意单价与付款方式对应一致，否则自行承担一切后果。
6．预定单签写程序。
1）填写电脑确认单，写明预定单号、客户姓名、房屋位置、型号、定房日期及销售代表姓名，将此单交至经理处进行电脑输入，确认无误；
2）填写房屋预定单，由此外一位销售代表进行复核，客户签字后交至经理处签字确认；
3）带客户到财务部进行交款，加盖经济协议章；
4）将预定单第一联（白色）交至经理处进行存档，第二联交给客户，第三联交给财务。
签预定单须交纳_____元以上预定金。
7.退房程序
1.）定金：由客户打电话阐明要退房，且定金可不予退还者，由销售代表填写状况阐明，写明客户姓名、定房位置，定房时间及退房原因，交至经理处进行存档。（此种状况大多为已过预留截止日期者）
2.）退房且退定金：由于企业及其他原因导致客户规定退房：
A.预定退房：收回客户预定单，经理签字后由对应销售员带客户到财务部退款，退款后将预定单交至销售经理（财务部）处进行存档；
B.协议退房：收回客户协议、业主卡等，规定客户填写《退房申请单》，交由财务核算应退金额并签字确认，销售主管签字确认，金额在5万元以上者由企业领导签字确认，之后由财务部与客户约定期间进行退款,退款后将《退房申请单》原件交至财务部，复印件交至销售助理处进行存档。
二．协议管理。此工作由经理助理承担，经理进行监督。
1．协议管理。
时间：从客户签协议开始到移交给实业企业之前。
内容：分项目、分住宅和铺面；建立借阅签字制。
注意事项：应作为机密资料保留，不得遗失，不得将信息告诉他人；除企业领导、销售经理、协议经办人员以外，其他人员查看协议须经主管同意，借阅须签字。
2．预定单管理。
时间：从客户签单开始须长期保留，该预定单无论是有效、作废、过期都需长期保留，以备查。
内容：分项目、分已退房和未退房、分有效和失效。
三.有关协议评审
1.格式化协议
A.定义：对开盘前协议进行统一内容拟订，在通过协议评审后，即成为格式化协议。
B.协议评审程序：销售部拟订内容--填写协议评审表格--有关部门负责人签字--管理者代表签字--总经理签字
c.签定此类协议步，须通过销售部内部审核过程：销售代表与客户签定协议--经办销售代表填写内部审核表并签字确认--复核销售代表签字--销售主管签字确认--销售经理签字确认客户签字--盖经济协议章。
D.对于复核人员应确认客户在现场，对于条款未进行任意修改和增长，如在未修改前提下增长了条款，确认此条款属客户对于企业约束还是属企业对客户约束，如是前者，则应进行特殊协议评审，如属后者，则应在增长条款上进行盖章确认后进行内部审核（此类增长内容应首先由销售主管在审核表上进行书面确认后填写）。
2.特殊协议：
A.定义：对格式化协议内容进行了变化（增长或删除，其中增长条款属客户对企业约束类），即称其为特殊协议。
B.评审程序：销售代表填写协议评审表格（详细填写协议变更内容）--有关部门进行评审--法律顾问进行评审--管理者代表进行评审--销售总监、总经理进行评审
c.对于最终评审成果与客户到达一致后，客户进行协议签字确认，盖经济协议章。
D.若企业对此评审程序有变化，按变化后程序另行执行。