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1、行政部组织结构与责权规范管理（下） 目 录 第五章 安全保密管理 一、安全主管岗位职责 二、安全专员岗位职责 三、电梯设备巡视记录表 四、电梯维修保养记录 1．电梯月维修保养记录 2．电梯季维修保养记录 3．电梯年维修保养记录 五、值班登记日志表 六、保安执勤日志表 七、外出员工登记表 八、来宾出入登记表 九、安全状况检查表 十、防火设施检查表 十一、安全事故报告书 十二、突发事故报告表 十三、事故统计汇总表 十四、人员出入管理流程 十五、消防安全管理流程 十六、安全检查管理流程 十七、突发事件处理流程 第六章 车辆管理 一、车辆主管岗位
2、职责 二、司机岗位职责 三、车辆登记表 四、车辆检查表 1．车辆检查日志 2．车辆检点表 五、车辆请修表 六、保养记录表 七、车辆加油表 1．车辆加油申请表 2．车辆加油记录表 八、用车申请表 1．用车申请表 2．车辆使用申请表 九、派车记录单 十、车辆事故单 1．车辆事故现场记录单 2．车辆事故报告单 十一、用车记录表 1．司机用车记录表 2．车辆使用日志表 3．车辆使用状况月报表 十二、车辆费用表 1．车辆费用报销单 2．车辆费用月度统计表 十三、事故处理流程 十四、车辆管理流程 1．车辆使用流程 2．车辆加油管理流程 3．车辆安全
3、管理流程 十五、肇事处理流程图 十六、车辆费用额度控制程序图 第七章 总务后勤管理 一、总务后勤主管岗位职责 二、总务后勤专员岗位职责 三、宿舍管理专员岗位职责 四、食堂管理专员岗位职责 五、保洁人员岗位职责 六、绿化人员岗位职责 七、食堂卫生检查表 八、住宿人员管理表 1．住宿申请表 2．住宿人员资料卡 3．宿舍分配申请表 4．住宿登记表 5．宿舍检查登记表 6．宿舍物品借用卡 九、清洁卫生管理表 1．卫生区域划计划表 2．清洁工作安排表 3．卫生状况检查表 4．清洁卫生评分表 十、员工宿舍管理流程 1．宿舍管理方案制定流程 2．员工入住宿
4、舍管理流程 十一、员工食堂管理流程 十二、清洁卫生管理流程 十三、企业绿化管理流程 第八章 公关事务管理 一、公关事务主管岗位职责 二、公关事务专员岗位职责 三、商务接待安排表 四、公务接待审批表 五、公关活动策划表 六、危机预警处理表 七、危机记录分析表 八、重要接待流程 九、危机处理流程 十、媒体宣传流程 十一、接待规格表 十二、例外事项工作安排表 第五章 安全保密管理 一、安全主管岗位职责 职责1 安排值班，保障公司财产物资安全 职责3 进行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏 职责4 进行公司信息系统维护和管理，保证资源内部共享和安全
5、 职责5 进行公司治安制度设计，保障公司内部安全 职责6 进行消防管理，避免重大火灾事故的发生 职责2 进行员工出入管理，保障员工安全 二、安全专员岗位职责 职责1 具体安排公司值班人员和年度值班排班计划 职责3 对公司的重要信息进行专门管理 职责4 维护公司信息系统，保证公司信息安全 职责5 处理公司内部的治安事件 职责6 随时进行消防检查，保障消防安全 职责2 制定人员出入管理规定，保障员工工作时间内的人身安全 三、电梯设备巡视记录表 巡 视 时 间 备 注 电 梯 编 号 序号 运行监控项目 1 机房温度、
6、湿度 2 曳引电动机温度、润滑油、紧固情况 3 减速箱油位油色、连轴器紧固情况 4 限速器、机械选层器运行情况 5 控制柜的继电器工作情况 6 制动器 7 变压器、电抗器、电阻器 8 对讲机、警铃、应急灯 9 轿箱内照明、风扇 10 厅外轿内指层灯及指令按钮 11 厅门及轿门踏板清洁 12 开关门有无异常 13 井道底坑情况 14 各种标示物及救援工具情况 15 电梯运行舒适感 电梯值班员： 负责人： 四、电梯维修
7、保养记录 1．电梯月维修保养记录 维修保养项目 清理 检查 调查 记录 不良情况部分记录及处理结果 机房 1 曳引轮清洁 2 限速器及电器接点检查 3 制动闸瓦磨损检查 4 选层器详查 5 控制柜各机电接点清洁，各接触器、继电器电阻 机身及井道 1 干电池、蓄电池检查 2 内外门耦合检查、清扫、注油 3 内外吊门轮、限位轮，外门关闭器，路轨检查清扫 4 内外门闸锁及门联锁开关
8、内部及接点清洁 5 门联锁接线检查 6 接合板装置 7 各种开关接点检查 8 钢带清扫，抹油,钢带开关检查 9 限速钢丝抹试 10 井底各设备检查，清扫,抹油 维修保养人 验证人 2．电梯季维修保养记录 维修保养项目 清理 检查 调查 记录 不良情况部分记录及处理结果 机房 1 电动机冷却风扇注油 2 电源总开关 3 控制盘、讯号盘清扫，紧引线螺丝
9、 机身及井道 1 门机各装置箱内部检查 2 门电机、电阻箱、接点盒内部检查 3 门机械牙箱、连杆、链条、皮带检查 4 加轨装置与路轨间隙检查 5 检查主钢丝的磨损、清洁、张力平衡 6 轿厢风扇检查及清洁 7 底坑缓冲器油量检查及清洁 维修保养人 验证人 3．电梯年维修保养记录 维修保养项目 清理 检查 调查 记录 不良情况部分记录及处理结果 机房 1 减速箱换油
10、 2 各种润滑油更换 3 电动机定子、转子气隙测量 4 曳引轮槽磨损情况检查 5 制动器解体大修及线圈电流测定 机身及井道 1 选层器牙箱换油 2 安全系统及限速器动作试验 3 安全器及夹轨拆卸、清洗 4 曳引机、行车速度、平衡装置检测 5 制动盘各接线螺丝固定 6 门电机牙箱、润滑油更换 7 中途箱，轿底接线箱螺丝紧固 8 主
11、缆、保险缆加缆油 9 井道内各路轨、各腰刀等牢固 10 井底油压缓冲器清洗换油，有效动作确定 11 井道内及井底大扫除 12 劳动局电梯年检 维修保养人 验证人 五、值班登记日志表 部 门 职 称 姓 名 时 间 巡 查 时 间 检 查 及 处 理 事 项 加 班 部 门 人 数 工 作 内 容 时 间 电 话 访
12、 客 货物进出 收 发 备 注 六、保安执勤日志表 年 月 日 厂长 总务室 主任 保安 队长 次数 1 2 3 4 5 6 7 报告事项 责任 签名 巡逻 内勤 巡逻 内勤 巡逻 内勤 巡逻 内勤 巡逻 内勤 巡逻 内勤 巡逻 内 勤 打卡 时间 安全联络 1 2 3
13、 4 5 异常 报告 七、外出员工登记表 年 月 日 所属部门 姓名 入厂时间 出厂时间 事由 备注 登记者 八、来宾出入登记表 访问时间： 年 月 日 时 分 来宾姓名： 识别证号码： 来宾服务单位： 来宾
14、地址： 来宾电话: 来访事由： 受访者签名: 离厂时间: 备注: 九、安全状况检查表 检验项目 待改善项目 其他 备注 复检 1．消防 □无法使用 □道路阻塞 2．灭火道 □失效 □走道阻塞 □缺少 3．走道 □阻塞 □脏乱 4．门 □阻塞 □损坏 5．窗 □损坏 □不清洁 6．地板 □不洁 □损坏
15、 7．厂房 □破损 □漏水 8．楼梯 □损坏 □阻塞 □脏乱 9．厕所 □除臭 □漏水 □损坏 10．办公桌椅 □损坏 11．工作桌椅 □损坏 □污损 12．餐厅桌椅 □损坏 13．厂房四周 □脏乱 □废弃未用 14．一般机器 □保养不良 □基础松动 15．高压线 □基础不稳 □保养不良 16．插座 开关 □损坏
16、 □不安全 17．电线 □损坏 18．给水 □漏水 □排水不良 19．仓库 □零乱 □防水防盗不良 20．废料 □未处理 □放置零乱 21．其他 主管: 检验员: 十、防火设施检查表 编号 检查结果 编号 检查结果 编号 检查结果 编号 检查结果 编号 检查结果 异常 处
17、理 对策 检查 结果 说明 部门负责人： 检查员： 十一、安全事故报告书 年 月 日 事故内容 事故人 见证人 所属部门 出事地点 发生日期 年 月 日 发生时间 早上 时 下午 时 发生原因 事故状况 处置方式 根本对策 追踪检查 认可： 审核:
18、 制表： 十二、突发事故报告表 事故发生部门： 填报日期： 年 月 日 事故种类 发生时间 发生地点 灾变经过 伤亡情况 财产损失 直接费用 间接费用 费用合计 善后处理 原因分析 防止对策 改善计划 签报 批示栏 总经理 （副)经理 劳动安全卫生 管理部门意见 部 门 主 管 填 表 十三、事故统计汇总表 单位:
19、 事故类别 年 月 后果 部 门 设 备 施 工 交 通 小 计 去年同期 伤害频率 备注 件 伤(人） 死（人） 件 伤（人） 死（人） 件 伤(人） 死（人) 件 伤（人） 死（人) 件 伤(人) 死（人） 本年 去年 职工 电力 本月 累计
20、 设备 本月 累计 检修 本月 累计 运输 本月 累计 其他 本月
21、 累计 总计 本月 累计 民众 本 月 累 计 备注 伤害次数×106 注：伤害频率＝ 总工时数
22、 主管： 经办： 十四、人员出入管理流程 ①核实 开始 人员进入公司 ③登记 结束 放行 出示进入管理凭证 人员离开公司 出具相关部门证明 ②出示离开管理凭证 审核 放行 登记 审核 保安部 员工所在部门 进出人员 十五、消防安全管理流程 消防人员 行 政 部 行政人员 制定消防 管理制度 定期检查 审核 审批 ①明确消防 管理专区 落实分工 与职责 资料保管 安装消防 电话 落实值班 人员 收到消防 信息 记录信息 ②通知消防队 收到通知单
23、 确认事项 消防结束后注明事项 立即行动 收回通知单 签字确认 签字确认 报送财务部 ③统计所用 费用 ④消防事项 存档备案 审批 审批 结束 开始 行政经理 总经理 十六、安全检查管理流程 总经理 行政部 行政经理 各职能部门 审核 开始 确定安全 检查制度 审核 审批 ①规定各部门 自我检查 明确统一 检查规定 确定安全 检查内容 定期自我 检查 制定安全 检查形式 ②定期检查 记录检查 结果 ③明确奖惩 措施 ④奖惩结果 存档备案 审核 审批 审批 结束 十七、突发事件处理流程
24、开始 审批 结束 报告事件 审核 ①报 案 配合 保护现场 ②调查事件 总结经验 处理事件 救护伤员 配合 ③事件备案 审核 保安主管 保 安 部 员 工 第六章 车辆管理 一、车辆主管岗位职责 职责1 制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本 职责3 组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行 职责4 受理各部门、公司领导用车计划或申请 ， 职责5 根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车 职责6 全面负责司机的考勤管理及司机值班安排 职责7 根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作
25、 职责8 每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收 职责9 负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作 职责10 对车辆各项费用进行初审、登记，每月对费用支付情况综合分析 职责11 制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理 职责2 根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划 职责12 负责安全事故的调查及处理 职责13 完成行政部经理交代的其他工作 二、司机岗位职责 职责1 认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查 职责3
26、安全行车，并做好行车记录 职责4 保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态 ， 职责5 按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细 职责7 协助车载物品的搬运和送货 职责8 负责公司车辆的管理与存放 职责9 完成车辆主管交给的其他任务 职责2 认真参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能 职责6 协助办理停车场、牌照、年检、保险理赔等事项 三、车辆登记表 1．车辆登记列表 项次 车辆类别 车号 司机 购置日期 购买价格 引擎号码 排气量 保险单编号 小客 大客 小货 大货 1
27、 2 3 1． 车辆登记卡 使用人姓名 司机姓名 牌照号码 车名 车型 购车日期 初检日期 复检日期 保险记录 保险公司 保险证号码 保险期限 保险内容 购置价格 经销商 附属品 ¨收音机 ¨放音机 ¨热风 ¨冷风 驾驶员 住址 电话 住址 电话 2． 车辆出入登记表 ××公司车辆出入门证（存根）
28、××公司车辆出入门证 编号 人数 编号 人数 部门 部门 车型 车号 车型 车号 用车人姓名 会客人姓名 事由 事由 出入时间 时 分入 警卫签字 出入时间 时 分入 警卫签字 时 分出 时 分出 四、车辆检查表 1．车辆检查日志 使用时间 自 月 日 时 分至 月 日 时 分 目的地 同车者 使用目的 司机开车前检查日志 开车前检查 检查车辆四周 刮伤 □无 □有 后视镜 □无
29、 □有 爆裂 □无 □有 胎压 □正常 □不正常 备台及千斤顶 □无 □有 检查车底 漏水 □无 □有 漏机油 □无 □有 打开引擎盖 冷却水量 坐驾驶座 汽油剩量 喇叭 □佳 □不佳 方向灯 □佳 □不佳 雨刷 □佳 □不佳 灯关 □佳 □不佳 出发时间 时 分 回公司时间 时 分 指针所示距离 自 km至 km(共 km) 被给汽油量 用后检查异状 □无 □有
30、 故障处及行车过程中性能不佳状况 2．车辆检点表 车号： 项目 星期 洗车 加油记录 车况记录 维修记录 备炷 汽油 机油 金额 配件 外观 操控 维修 内容 金额 加油里程数 换油 里程 轮胎 音响 冷气 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五
31、 星期六 合计 主管： 填表人： 五、车辆请修表 表单编号： 日期： 年 月 日 车号 请修前里程数 请修申请人 请修项目 1． 2． 3． 损坏原因 1． 2． 3． 预算金额
32、修理厂家 审核意见 1． 2． 3． 管理部门 审核部门 总经理 主管 主管 经办人 经办人 六、保养记录表 车号 发动机号 公司编号 使用单位 主要使用人 司机 保养记录 年度 保养项目 金额 保养前里程表数 经手人（签章） 主管（签章） 月 日 合计 本月费用 汽油金额 保养金额 修理金额 合计 七、车辆加油表 1．车辆加油
33、申请表 申请人 申请日期 年 月 日 车牌号码 剩余油量 升 预计加油量 实际加油量 预计油费 实际油费 加油审批 车辆主管签字 行政部经理签字 财务部经理签字 （票据粘贴处） 报销审批 2．车辆加油记录表 车牌号码 车型 加油日期 司机（经办人） 加油前油量指数 所加油量 油费 最终审批人 八、用车申请表 1．用车申请表 申请部门:
34、 申请日期： 年 月 日 申请人 □私用 □公用 用车起止时间 起 止 用车事由 1． 2． 3． 目的地 行车路线 预计行程 申请部门经理 用车人 行政部经理 车辆主管 司机 附注 1．用车起止时间、目的地必须如实、详细填写 2．事由栏依事项分列 3．车辆预计停留时间为1小时 说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交司机班班长留存。 2．车辆使用申请表 第一联 行政部留存。 申请人 部门 同
35、行人数 计划用车时间段 日 时至 日 时 部门负责人签字 派车人签字 目 的 地 1． 事 由 1． 2． 2． 3． 3． 备注 备注 第二联 交司机，车辆使用后由司机交回行政部. 申请人 部门 同行人数 计划用车时间段 日 时至 日 时 部门负责人签字 派车人签字 目 的 地 1． 事 由 1． 2． 2． 3． 3． 以下内容由司机在用车完毕后填写，交回行政部备查 共计行车里程 公里 汽油 升 用车人签字 有无违章罚款
36、或事故 原因 备注 九、派车记录单 使用部门 司机 随行人数 用车事由 1． 2． 3． 起止地点 自 至 用车时间 自 日 时 分至 日 时 分（共计 时 分） 用车里程 自 公里至 公里(共计 公里） 用车类型 车型 车号 管理部门 主管 使用部门 主管 经办人 使用人 十、车辆事
37、故单 1．车辆事故现场记录单 司机 乘车人员 部门 事故发生时间 年 月 日（□上午 □下午 时 分） 事故种类 □1．人车相撞（□轻伤 □住院 □重伤 □病危 □死亡） □2．车辆本身(□颠覆 □冲撞 □冲出路外 □零件损坏 □其他) □3．车辆相撞（□擦撞 □追撞 □冲撞 □其他） 发生地点 事故原因 当事人 对方 姓名 姓名 性别 性别 单位 单位 本人地址 本人地址 联络方式 联络方式 公司地址 公司地址 车种年份
38、 车种年份 车辆号码 车辆号码 驾照号码 驾照号码 (可附现场照下来的照片） 备注 2．车辆事故报告单 报告人: 报告日期： 年 月 日 事故描述 发生时间 发生地点 见证人签名 警察签名 处理结果 我方资料 对方资料 司机姓名 年龄 姓名 部门 住址 电话 出车事由 身份 □驾驶 □行人 □其他 同车人员 其他人 公司 名称
39、 驾照 种类 地址 编号 驾照种类 驾照编号 取照时间 车型 取照时间 车型 车号 年份 车号 年份 车辆损坏部分及程度 1． 2． 车辆损坏部分及程度 1． 2． 相关意见 1． 2． 相关意见 1． 2． 损坏程度 车辆 板金 损坏程度 车辆 板金 烤漆 烤漆 零件 零件 其他 其他 合计 合计 人身 人身 物品 物品 其他 其他 保险公司 保险公司 保险单号码
40、 保险单号码 行政部经理： 主管副总： 填表人： 十一、用车记录表 1． 司机用车记录表 车号 用车部门 用车人 事由 开往地点 用车时间 用车要求 派车意见 以下内容由司机填写 用车 记录 时间 地点 司机 用车前里程数 用车后里程数 备注 附注 1．使用流程：用车申请人→派车审批→用车→司机填写→行政部留存 2．填写要点：（1）用车人栏，可填用车者及随行人数;（2
41、)用车要求栏应为车型等；(3）用车时间，要有弹性范围;（4)备注栏可填特殊事项，如合用车、交通事故等 2． 车辆使用日志表 行驶耗油： 司机及车号： 经办人： 日期： 年 月 日 使用者证明（签名) 出发 里程表指数 时 刻 地 点 到达 里程表指数 时 刻
42、 行驶时间 事 由 本次行驶距离 公里 计算耗油量 升 工程耗油: 司机及车号: 经办人： 日期： 年 月 日 使用者证明（签名） 前次结存 升 本次结存 升 使 用 量 升 出发 里程表指数 时 刻 工作内容 完毕 里程表指数
43、 时 刻 行驶时间小计 3．车辆使用状况月报表 月份： 年 月 车号 类别 司机 行驶里程 汽油费 保养修理 事故次数 小客 大客 小货 大货 汽车 本月 累计 本月 累计 本月 累计 本月 累计 汽油使用记录 年 加油数量
44、金额 加油时路码表 行驶里程 行驶累积数 使用人 司机 月 日 起数 止数 合计 本月费用 汽油金额 保养金额 修理金额 总计 审核人: 复核人： 填表人： 十二、车辆费用表 1．车辆费用报销单 □公有车辆 □私有车辆
45、 日期: 年 月 日 起讫时间 月 日至 月 日 共 天 费用类别 □油费 □过桥费 □维修保养费 凭证张数 张 张 张 报销金额 元 元 元 报销事由 □公有交通车辆 □特殊人员专用车辆 □私有车辆出差或出勤 合计金额 核准人 证明人人 经手人 附凭证共 张. 2．车辆费用月度统计表 月份: 年 月 保险费
46、修理保养费 过桥费 汽油费 上月里程表数 说明 金额 说明 金额 说明 金额 说明 金额 本月里程表数 本月行驶里程数 本月总费用 每公里费用 每公里汽油费用 合计 合计 合计 合计 备注 汽油 费用 明细 日期 金额 经手人 日期 金额 经手人 日期 金额 经手人
47、 十三、事故处理流程 开始 审批 审核 总经理 行政总监 行政部 司机 收到事故消息 组建事故处理小组 ②协助交管部门 现场处理事故 发生事故 ①现场应急处理 接受处罚 ③编写事故分析报告 ④拟定事故处理办法 审核 实施处罚 结果存档 提供事故现场报告 结束 事故责任书 十四、车辆管理流程 1．车辆使用流程 开始 审核 审批 填写车辆请用单 查询车辆使用信息 ②调配车辆 安排司机 检查车辆 ③提供车辆 登记用车信息 接车信息 使用车辆 结束 ①办理车辆使用手续 行政部经理交代的其
48、他工作 办理车辆使用手续 行政经理 行政部 员工 2．车辆加油管理流程 财务部 开始 ①提出车辆加油申请 审批 结束 审核 填写加油记录表 审核 行政部经理 行政部 司机 ②预借油费 查看车辆 剩余油量 支付油费 索取票据 ③车辆加油 审批 ④报销结算 3．车辆安全管理流程 行政部相关人员 车管单位 是 否 是否通过 ①制定车辆安全管理计划 发布车辆安全管理规定 确定车辆安全管理要点 组织实施车辆安全管理制度 对车辆安全管理进行巡检 ②组织车辆参加年审 接受车辆年审 进行整改 审核并更新年审记
49、录 ③年审记录存档 结束 开始 车辆安全 巡检记录 十五、肇事处理流程图 报告事故 上报事故 赶赴现场 勘察现场 鉴定事故 事故处理 肇事赔偿 现场应急处理 肇事司机 肇事司机 行政部经理 公司相关人员 公司相关人员 公司相关人员 公司相关人员 肇事司机 肇事处分规定表 十六、车辆费用额度控制程序图 未超额度 超过额度 邮件形式 用车人：在出车单上签名确认 用车人：用车申请（经部门经理批准） 车辆主管：派车 司机：填写出车单 车辆主管：用车费用核算并录入管理系统 财务部：审核、报销 开始 车辆主管报领导审批 用
50、车人：确认 结束 车辆主管：费用汇总、核定各部门剩余额度 所超额度不予报销，各部门承担 第七章 总务后勤管理 一、总务后勤主管岗位职责 职责1 协助总务后勤主管建立总务后勤管理制度 职责3 员工食堂、伙食管理 职责4 企业清洁卫生管理 职责5 企业环境、绿化管理 职责2 员工宿舍分配、管理 职责6 公司文化建设，休闲、文化娱乐活动管理 职责7 其他后勤保障事务管理 职责8 完成领导临时交办的其他工作 二、总务后勤专员岗位职责 职责1 协助总务后勤主管完成日常行政工作 职责3 协助员工宿舍管理专员进行员
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