行政部组织结构与责权规范管理(下).doc

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行政部组织结构与责权规范管理（下）目录第五章安全保密管理一、安全主管岗位职责二、安全专员岗位职责三、电梯设备巡视记录表四、电梯维修保养记录 1．电梯月维修保养记录 2．电梯季维修保养记录 3．电梯年维修保养记录五、值班登记日志表六、保安执勤日志表七、外出员工登记表八、来宾出入登记表九、安全状况检查表十、防火设施检查表十一、安全事故报告书十二、突发事故报告表十三、事故统计汇总表十四、人员出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全检查管理流程十七、突发事件处理流程第六章车辆管理一、车辆主管岗位职责二、司机岗位职责三、车辆登记表四、车辆检查表 1．车辆检查日志 2．车辆检点表五、车辆请修表六、保养记录表七、车辆加油表 1．车辆加油申请表 2．车辆加油记录表八、用车申请表 1．用车申请表 2．车辆使用申请表九、派车记录单十、车辆事故单 1．车辆事故现场记录单 2．车辆事故报告单十一、用车记录表 1．司机用车记录表 2．车辆使用日志表 3．车辆使用状况月报表十二、车辆费用表 1．车辆费用报销单 2．车辆费用月度统计表十三、事故处理流程十四、车辆管理流程 1．车辆使用流程 2．车辆加油管理流程 3．车辆安全管理流程十五、肇事处理流程图十六、车辆费用额度控制程序图第七章总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责二、总务后勤专员岗位职责三、宿舍管理专员岗位职责四、食堂管理专员岗位职责五、保洁人员岗位职责六、绿化人员岗位职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表 1．住宿申请表 2．住宿人员资料卡 3．宿舍分配申请表 4．住宿登记表 5．宿舍检查登记表 6．宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表 1．卫生区域划计划表 2．清洁工作安排表 3．卫生状况检查表 4．清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程 1．宿舍管理方案制定流程 2．员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章公关事务管理一、公关事务主管岗位职责二、公关事务专员岗位职责三、商务接待安排表四、公务接待审批表五、公关活动策划表六、危机预警处理表七、危机记录分析表八、重要接待流程九、危机处理流程十、媒体宣传流程十一、接待规格表十二、例外事项工作安排表第五章安全保密管理一、安全主管岗位职责职责1 安排值班，保障公司财产物资安全职责3 进行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏职责4 进行公司信息系统维护和管理，保证资源内部共享和安全职责5 进行公司治安制度设计，保障公司内部安全职责6 进行消防管理，避免重大火灾事故的发生职责2 进行员工出入管理，保障员工安全二、安全专员岗位职责职责1 具体安排公司值班人员和年度值班排班计划职责3 对公司的重要信息进行专门管理职责4 维护公司信息系统，保证公司信息安全职责5 处理公司内部的治安事件职责6 随时进行消防检查，保障消防安全职责2 制定人员出入管理规定，保障员工工作时间内的人身安全三、电梯设备巡视记录表巡视时间备注电梯编号序号运行监控项目 1 机房温度、湿度 2 曳引电动机温度、润滑油、紧固情况 3 减速箱油位油色、连轴器紧固情况 4 限速器、机械选层器运行情况 5 控制柜的继电器工作情况 6 制动器 7 变压器、电抗器、电阻器 8 对讲机、警铃、应急灯 9 轿箱内照明、风扇 10 厅外轿内指层灯及指令按钮 11 厅门及轿门踏板清洁 12 开关门有无异常 13 井道底坑情况 14 各种标示物及救援工具情况 15 电梯运行舒适感电梯值班员：负责人：四、电梯维修保养记录 1．电梯月维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果机房 1 曳引轮清洁 2 限速器及电器接点检查 3 制动闸瓦磨损检查 4 选层器详查 5 控制柜各机电接点清洁，各接触器、继电器电阻机身及井道 1 干电池、蓄电池检查 2 内外门耦合检查、清扫、注油 3 内外吊门轮、限位轮，外门关闭器，路轨检查清扫 4 内外门闸锁及门联锁开关内部及接点清洁 5 门联锁接线检查 6 接合板装置 7 各种开关接点检查 8 钢带清扫，抹油,钢带开关检查 9 限速钢丝抹试 10 井底各设备检查，清扫,抹油维修保养人验证人 2．电梯季维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果机房 1 电动机冷却风扇注油 2 电源总开关 3 控制盘、讯号盘清扫，紧引线螺丝机身及井道 1 门机各装置箱内部检查 2 门电机、电阻箱、接点盒内部检查 3 门机械牙箱、连杆、链条、皮带检查 4 加轨装置与路轨间隙检查 5 检查主钢丝的磨损、清洁、张力平衡 6 轿厢风扇检查及清洁 7 底坑缓冲器油量检查及清洁维修保养人验证人 3．电梯年维修保养记录维修保养项目清理检查调查记录不良情况部分记录及处理结果机房 1 减速箱换油 2 各种润滑油更换 3 电动机定子、转子气隙测量 4 曳引轮槽磨损情况检查 5 制动器解体大修及线圈电流测定机身及井道 1 选层器牙箱换油 2 安全系统及限速器动作试验 3 安全器及夹轨拆卸、清洗 4 曳引机、行车速度、平衡装置检测 5 制动盘各接线螺丝固定 6 门电机牙箱、润滑油更换 7 中途箱，轿底接线箱螺丝紧固 8 主缆、保险缆加缆油 9 井道内各路轨、各腰刀等牢固 10 井底油压缓冲器清洗换油，有效动作确定 11 井道内及井底大扫除 12 劳动局电梯年检维修保养人验证人五、值班登记日志表部门职称姓名时间巡查时间检查及处理事项加班部门人数工作内容时间电话访客货物进出收发备注六、保安执勤日志表年月日厂长总务室主任保安队长次数 1 2 3 4 5 6 7 报告事项责任签名巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤巡逻内勤打卡时间安全联络 1 2 3 4 5 异常报告七、外出员工登记表年月日所属部门姓名入厂时间出厂时间事由备注登记者八、来宾出入登记表访问时间：年月日时分来宾姓名：识别证号码：来宾服务单位：来宾地址：来宾电话: 来访事由：受访者签名: 离厂时间: 备注: 九、安全状况检查表检验项目待改善项目其他备注复检 1．消防 □无法使用 □道路阻塞 2．灭火道 □失效 □走道阻塞 □缺少 3．走道 □阻塞 □脏乱 4．门 □阻塞 □损坏 5．窗 □损坏 □不清洁 6．地板 □不洁 □损坏 7．厂房 □破损 □漏水 8．楼梯 □损坏 □阻塞 □脏乱 9．厕所 □除臭 □漏水 □损坏 10．办公桌椅 □损坏 11．工作桌椅 □损坏 □污损 12．餐厅桌椅 □损坏 13．厂房四周 □脏乱 □废弃未用 14．一般机器 □保养不良 □基础松动 15．高压线 □基础不稳 □保养不良 16．插座开关 □损坏 □不安全 17．电线 □损坏 18．给水 □漏水 □排水不良 19．仓库 □零乱 □防水防盗不良 20．废料 □未处理 □放置零乱 21．其他主管: 检验员: 十、防火设施检查表编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果编号检查结果异常处理对策检查结果说明部门负责人：检查员：十一、安全事故报告书年月日事故内容事故人见证人所属部门出事地点发生日期年月日发生时间早上时下午时发生原因事故状况处置方式根本对策追踪检查认可：审核: 制表：十二、突发事故报告表事故发生部门：填报日期：年月日事故种类发生时间发生地点灾变经过伤亡情况财产损失直接费用间接费用费用合计善后处理原因分析防止对策改善计划签报批示栏总经理（副)经理劳动安全卫生管理部门意见部门主管填表十三、事故统计汇总表单位: 事故类别年月后果部门设备施工交通小计去年同期伤害频率备注件伤(人）死（人）件伤（人）死（人）件伤(人）死（人) 件伤（人）死（人) 件伤(人) 死（人）本年去年职工电力本月累计设备本月累计检修本月累计运输本月累计其他本月累计总计本月累计民众本月累计备注伤害次数×106 注：伤害频率＝总工时数主管：经办：十四、人员出入管理流程 ①核实开始人员进入公司 ③登记结束放行出示进入管理凭证人员离开公司出具相关部门证明 ②出示离开管理凭证审核放行登记审核保安部员工所在部门进出人员十五、消防安全管理流程消防人员行政部行政人员制定消防管理制度定期检查审核审批 ①明确消防管理专区落实分工与职责资料保管安装消防电话落实值班人员收到消防信息记录信息 ②通知消防队收到通知单确认事项消防结束后注明事项立即行动收回通知单签字确认签字确认报送财务部 ③统计所用费用 ④消防事项存档备案审批审批结束开始行政经理总经理十六、安全检查管理流程总经理行政部行政经理各职能部门审核开始确定安全检查制度审核审批 ①规定各部门自我检查明确统一检查规定确定安全检查内容定期自我检查制定安全检查形式 ②定期检查记录检查结果 ③明确奖惩措施 ④奖惩结果存档备案审核审批审批结束十七、突发事件处理流程开始审批结束报告事件审核 ①报案配合保护现场 ②调查事件总结经验处理事件救护伤员配合 ③事件备案审核保安主管保安部员工第六章车辆管理一、车辆主管岗位职责职责1 制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本职责3 组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行职责4 受理各部门、公司领导用车计划或申请，职责5 根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车职责6 全面负责司机的考勤管理及司机值班安排职责7 根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作职责8 每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收职责9 负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作职责10 对车辆各项费用进行初审、登记，每月对费用支付情况综合分析职责11 制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理职责2 根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划职责12 负责安全事故的调查及处理职责13 完成行政部经理交代的其他工作二、司机岗位职责职责1 认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查职责3 安全行车，并做好行车记录职责4 保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态，职责5 按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细职责7 协助车载物品的搬运和送货职责8 负责公司车辆的管理与存放职责9 完成车辆主管交给的其他任务职责2 认真参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能职责6 协助办理停车场、牌照、年检、保险理赔等事项三、车辆登记表 1．车辆登记列表项次车辆类别车号司机购置日期购买价格引擎号码排气量保险单编号小客大客小货大货 1 2 3 1．车辆登记卡使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内容购置价格经销商附属品 ¨收音机 ¨放音机 ¨热风 ¨冷风驾驶员住址电话住址电话 2．车辆出入登记表 ××公司车辆出入门证（存根） ××公司车辆出入门证编号人数编号人数部门部门车型车号车型车号用车人姓名会客人姓名事由事由出入时间时分入警卫签字出入时间时分入警卫签字时分出时分出四、车辆检查表 1．车辆检查日志使用时间自月日时分至月日时分目的地同车者使用目的司机开车前检查日志开车前检查检查车辆四周刮伤 □无 □有后视镜 □无 □有爆裂 □无 □有胎压 □正常 □不正常备台及千斤顶 □无 □有检查车底漏水 □无 □有漏机油 □无 □有打开引擎盖冷却水量坐驾驶座汽油剩量喇叭 □佳 □不佳方向灯 □佳 □不佳雨刷 □佳 □不佳灯关 □佳 □不佳出发时间时分回公司时间时分指针所示距离自 km至 km(共 km) 被给汽油量用后检查异状 □无 □有故障处及行车过程中性能不佳状况 2．车辆检点表车号：项目星期洗车加油记录车况记录维修记录备炷汽油机油金额配件外观操控维修内容金额加油里程数换油里程轮胎音响冷气星期一星期二星期三星期四星期五星期六合计主管：填表人：五、车辆请修表表单编号：日期：年月日车号请修前里程数请修申请人请修项目 1． 2． 3．损坏原因 1． 2． 3．预算金额修理厂家审核意见 1． 2． 3．管理部门审核部门总经理主管主管经办人经办人六、保养记录表车号发动机号公司编号使用单位主要使用人司机保养记录年度保养项目金额保养前里程表数经手人（签章）主管（签章）月日合计本月费用汽油金额保养金额修理金额合计七、车辆加油表 1．车辆加油申请表申请人申请日期年月日车牌号码剩余油量升预计加油量实际加油量预计油费实际油费加油审批车辆主管签字行政部经理签字财务部经理签字（票据粘贴处）报销审批 2．车辆加油记录表车牌号码车型加油日期司机（经办人）加油前油量指数所加油量油费最终审批人八、用车申请表 1．用车申请表申请部门: 申请日期：年月日申请人 □私用 □公用用车起止时间起止用车事由 1． 2． 3．目的地行车路线预计行程申请部门经理用车人行政部经理车辆主管司机附注 1．用车起止时间、目的地必须如实、详细填写 2．事由栏依事项分列 3．车辆预计停留时间为1小时说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交司机班班长留存。 2．车辆使用申请表第一联行政部留存。申请人部门同行人数计划用车时间段日时至日时部门负责人签字派车人签字目的地 1．事由 1． 2． 2． 3． 3．备注备注第二联交司机，车辆使用后由司机交回行政部. 申请人部门同行人数计划用车时间段日时至日时部门负责人签字派车人签字目的地 1．事由 1． 2． 2． 3． 3．以下内容由司机在用车完毕后填写，交回行政部备查共计行车里程公里汽油升用车人签字有无违章罚款或事故原因备注九、派车记录单使用部门司机随行人数用车事由 1． 2． 3．起止地点自至用车时间自日时分至日时分（共计时分）用车里程自公里至公里(共计公里）用车类型车型车号管理部门主管使用部门主管经办人使用人十、车辆事故单 1．车辆事故现场记录单司机乘车人员部门事故发生时间年月日（□上午 □下午时分）事故种类 □1．人车相撞（□轻伤 □住院 □重伤 □病危 □死亡） □2．车辆本身(□颠覆 □冲撞 □冲出路外 □零件损坏 □其他) □3．车辆相撞（□擦撞 □追撞 □冲撞 □其他）发生地点事故原因当事人对方姓名姓名性别性别单位单位本人地址本人地址联络方式联络方式公司地址公司地址车种年份车种年份车辆号码车辆号码驾照号码驾照号码 (可附现场照下来的照片）备注 2．车辆事故报告单报告人: 报告日期：年月日事故描述发生时间发生地点见证人签名警察签名处理结果我方资料对方资料司机姓名年龄姓名部门住址电话出车事由身份 □驾驶 □行人 □其他同车人员其他人公司名称驾照种类地址编号驾照种类驾照编号取照时间车型取照时间车型车号年份车号年份车辆损坏部分及程度 1． 2．车辆损坏部分及程度 1． 2．相关意见 1． 2．相关意见 1． 2．损坏程度车辆板金损坏程度车辆板金烤漆烤漆零件零件其他其他合计合计人身人身物品物品其他其他保险公司保险公司保险单号码保险单号码行政部经理：主管副总：填表人：十一、用车记录表 1．司机用车记录表车号用车部门用车人事由开往地点用车时间用车要求派车意见以下内容由司机填写用车记录时间地点司机用车前里程数用车后里程数备注附注 1．使用流程：用车申请人→派车审批→用车→司机填写→行政部留存 2．填写要点：（1）用车人栏，可填用车者及随行人数;（2)用车要求栏应为车型等；(3）用车时间，要有弹性范围;（4)备注栏可填特殊事项，如合用车、交通事故等 2．车辆使用日志表行驶耗油：司机及车号：经办人：日期：年月日使用者证明（签名) 出发里程表指数时刻地点到达里程表指数时刻行驶时间事由本次行驶距离公里计算耗油量升工程耗油: 司机及车号: 经办人：日期：年月日使用者证明（签名）前次结存升本次结存升使用量升出发里程表指数时刻工作内容完毕里程表指数时刻行驶时间小计 3．车辆使用状况月报表月份：年月车号类别司机行驶里程汽油费保养修理事故次数小客大客小货大货汽车本月累计本月累计本月累计本月累计汽油使用记录年加油数量金额加油时路码表行驶里程行驶累积数使用人司机月日起数止数合计本月费用汽油金额保养金额修理金额总计审核人: 复核人：填表人：十二、车辆费用表 1．车辆费用报销单 □公有车辆 □私有车辆日期: 年月日起讫时间月日至月日共天费用类别 □油费 □过桥费 □维修保养费凭证张数张张张报销金额元元元报销事由 □公有交通车辆 □特殊人员专用车辆 □私有车辆出差或出勤合计金额核准人证明人人经手人附凭证共张. 2．车辆费用月度统计表月份: 年月保险费修理保养费过桥费汽油费上月里程表数说明金额说明金额说明金额说明金额本月里程表数本月行驶里程数本月总费用每公里费用每公里汽油费用合计合计合计合计备注汽油费用明细日期金额经手人日期金额经手人日期金额经手人十三、事故处理流程开始审批审核总经理行政总监行政部司机收到事故消息组建事故处理小组 ②协助交管部门现场处理事故发生事故 ①现场应急处理接受处罚 ③编写事故分析报告 ④拟定事故处理办法审核实施处罚结果存档提供事故现场报告结束事故责任书十四、车辆管理流程 1．车辆使用流程开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息 ②调配车辆安排司机检查车辆 ③提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束 ①办理车辆使用手续行政部经理交代的其他工作办理车辆使用手续行政经理行政部员工 2．车辆加油管理流程财务部开始 ①提出车辆加油申请审批结束审核填写加油记录表审核行政部经理行政部司机 ②预借油费查看车辆剩余油量支付油费索取票据 ③车辆加油审批 ④报销结算 3．车辆安全管理流程行政部相关人员车管单位是否是否通过 ①制定车辆安全管理计划发布车辆安全管理规定确定车辆安全管理要点组织实施车辆安全管理制度对车辆安全管理进行巡检 ②组织车辆参加年审接受车辆年审进行整改审核并更新年审记录 ③年审记录存档结束开始车辆安全巡检记录十五、肇事处理流程图报告事故上报事故赶赴现场勘察现场鉴定事故事故处理肇事赔偿现场应急处理肇事司机肇事司机行政部经理公司相关人员公司相关人员公司相关人员公司相关人员肇事司机肇事处分规定表十六、车辆费用额度控制程序图未超额度超过额度邮件形式用车人：在出车单上签名确认用车人：用车申请（经部门经理批准）车辆主管：派车司机：填写出车单车辆主管：用车费用核算并录入管理系统财务部：审核、报销开始车辆主管报领导审批用车人：确认结束车辆主管：费用汇总、核定各部门剩余额度所超额度不予报销，各部门承担第七章总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责职责1 协助总务后勤主管建立总务后勤管理制度职责3 员工食堂、伙食管理职责4 企业清洁卫生管理职责5 企业环境、绿化管理职责2 员工宿舍分配、管理职责6 公司文化建设，休闲、文化娱乐活动管理职责7 其他后勤保障事务管理职责8 完成领导临时交办的其他工作二、总务后勤专员岗位职责职责1 协助总务后勤主管完成日常行政工作职责3 协助员工宿舍管理专员进行员

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