行政岗位岗位职责表示例.doc

系统集成部管理秘书岗位职责表
序号
工作类别
工作内容
工作目标
遵循制度规范
工作开展方式方法
关联和输出
开展时间
1.
项目监管类
配置管理
确保资料提交的及时性、完整性、准确性
《系统集成部配置管理办法》
参见制度要求。对违规情况予以处罚并通报.
关联工件：
《项目实施计划》
《项目维护任务书》
《售前任务书》
项目所有输出工件
输出工件：
《资料配置清单》
《项目资料归档清单》
《差旅费用报销单》
事务触发:外出任务负责人提交出差核准单时和返司报账时；非外出任务负责人提交任务书时和任务结束及评价后
2.
现场管理—出差管理-出差核准
确保出差行为受许可并完成策划
《系统集成部项目现场管理办法及行为规范》
1. 出差前必须提交出差核准单
2. 实施项目提交实施计划；项目维护提交维护任务书;售前提交售前任务书（均由任务负责人提交）
3. 特殊情况可经经理许可。对违规情况可予以处罚
《出差核准单》
《项目实施计划》
《项目维护任务书》
《售前任务书》
事务出发:提交出差核准单时和返司报账时
3.
现场管理—出差管理—RTX联络信息变更管理
确保更新及时、填写规范
4. 员工到达出差目的地(含变更目的地）或返司半日后，对其RTX信息办公电话栏进行检查，检查更新是否及时和规范.
5. 对不符合规定的予以处罚

事务触发:位置变更时
4.
现场管理-作息时间管理和办公环境管理
确保及时制定作息时间和卫生轮值
抵达现场后督促提交作息时间表和卫生轮值表

事务触发：项目负责人抵达现场后
5.
现场管理—出差返回时间核销
确保符合考勤相关要求
根据差旅票据信息，在核准单上填写实际出差时间,并核对实际出勤时间是否符合考勤规定
《出差核准单》
事务触发：出差人员返司报账时
6.
现场管理—机房调试和土建施工现场管理要求
确保符合现场管理要求以提升现场实施形象
返回公司后,提交现场调试状态下环境整洁情况的照片和设备附件提交时的照片,通过此方式检查项目现场执行情况

事务触发：项目负责人返司报账时
7.
制度监管类
设备调试间管理
确保设备调试间的设备、材料安全，以及环境整洁
《设备调试间管理办法》
参见制度要求.
《设备调试任务单》
事务触发：部门内需要在调试间调试设备时
8.
考勤管理
确保在司和出差位置状态改变时的出勤正常
《系统集成部项目现场管理办法及行为规范》
公司相关考勤制度
在司:
1. 收集和保管好提交的（或填写的）各种出勤异常单据（请假单、出勤异常表、出差核准单），对于提交不及时的予以警告，屡教不改可做处罚
2. 每月初第三个工作日前完成上月考勤数据的汇总和分析,交由经理签字确认后提交综合部
附填写原则：
1. 造成出勤异常（没有正常的考勤刷卡记录）时就必须有相关单据,私事则为请假单,公事则为出勤异常表或出差核准单。
关联工件：
出勤异常单据
输出工件：
《系统集成部考勤汇总表》
《差旅费用报销单》
事务触发:发生出勤异常时；员工返司后（报账时)
定期：
月初
9.
员工行为规范－安全卫生环境管理
确保办公环境卫生和桌面整洁，及基本办公安全
《员工日常行为规范》
1. 工作日上半前10分钟，检查员工桌面卫生和桌面摆放；检查员工四周办公区域卫生；检查门窗、电灯、电脑(含显示器）和空调是否关闭，笔记本是否合上
2. 每周五下班前10分钟督促部门人员进行大扫除
3. 对明显违反相关要求的予以处罚，不明显的予以提醒

定期：
每周两次
10.
员工行为规范－岗位规范
确保工作时间遵章守纪
遇到以下情况予以处罚：
1. 工作时间做与工作无关的事情
2. 工作时间打电话使用免提键
3. 外出5分钟以上不携带手机；项目现场人员未24小时开机
4. 会议召开中手机响铃或做与会议无关事情
5. 离开办公区域时电脑锁屏
不定期
11.
服务类
出差配合
确保员工出差前工器具准备到位
《系统集成部项目现场管理办法及行为规范》
员工提交出差核准单或预知员工将发生出差行为时，根据其工作性质并通过与其交流,明确需携带的工器具，辅助任务负责人做好工器具的准备工作。

事务触发：项目负责人提交核准单时
12.
部门工器具管理
有效保管部门工器具并服务好员工领用

1. 按照要求监督员工出差前工器具的领用，及配合办理相关手续
2. 在员工出差返司后，监督工器具的归还及办理手续
3. 保证工器具实物的可靠保管及各项信息的实时性
4. 对于员工使用不慎造成的或正常的耗损，及时向经理请示处理办法
《系统集成部工器具信息表》
《系统集成部工器具领用台帐》
事务触发:项目负责人返司报账时及工器具领用归还时
13.
施工材料管理
有效维护施工材料库存信息并服务好项目领用

1. 有效配合项目负责人在制定采购计划时判断是否库存有料可用，而无需采购
2. 有效配合项目负责人在完成项目后进行余料的入库
3. 保证材料库存信息、领用和入库信息的完整性和实时性
《设备及材料库存信息表》
出入库登记
事务触发：项目负责人返司报账时及施工材料出入库时
14.
图书管理
有效维护重要图书和光盘信息并服务好员工领用

1. 当有新的图书、杂志和光盘产生时及时更新信息
2. 员工借阅和归还时办理好相关手续
《系统集成部图书信息表》
《系统集成部图书借阅台帐》
事务触发：图书等资料产生时和员工借阅归还时
15.
新员工入职引导
促进新员工适应新的工作环境，快速掌握相关规章制度
《新进员工入职管理办法》
按制度执行

事务触发:新进员工到职时
16.
部门网站维护
确保网站部分栏目数据及时更新

1. 用户数据及时更新
2. 工器具和材料信息及时更新（参见相应职责）
3. 项目信息及时更新
4. 图书信息及时更新
网站栏目数据
员工离职入职时；略；接收到新的合同签订或收款信息时
17.
公司新闻供稿
部门重要事项发生时

1. 典型项目（可请示经理判断）验收时可要求项目负责人供稿
2. 重大事项发生时,经理将安排人员供稿
3. 定稿后提交综合部

附：事务触发类归纳分析表
序号
主要触发事务
触发工作项
工作项内容概要
1.
员工提交出差核准单时
2、出差核准
收集核准单、实施计划、维护任务书、售前任务书
1、配置管理（为项目、现场或任务负责人）
制定配置项
11、出差配合(针对项目负责人）
辅助任务负责人做好工器具的准备工作
2.
12、部门工器具管理
工器具领用；工器具信息更新
3.
员工到达项目现场后
2、RTX联络信息变更管理
检查RTX信息办公电话栏
3、作息时间管理和办公环境管理（针对项目负责人）
督促提交作息时间表和卫生轮值表
4.
员工返司后
2、RTX联络信息变更管理
检查RTX信息办公电话栏
报账时
5、出差返回时间核销
根据差旅票据信息，在核准单上填写实际出差时间，并核对实际出勤时间是否符合考勤规定
5.
6、机房调试和土建施工现场管理要求执行检查(针对项目负责人）
提交现场调试状态下环境整洁情况的照片和资料提交时的照片,通过此方式检查项目现场执行情况
6.
1、配置管理（为项目、现场或任务负责人）
收集配置项、检查配置项、归档配置项
7.
12、部门工器具管理（针对项目负责人）
工器具归还和检查;工器具信息更新
8.
13、施工材料管理(针对项目负责人）
项目余料入库；施工材料信息更新