经销商会议流程(标准版).doc

经销商会议（标准版）
一、会议名称
XX地区xxx经销商会议（订货会）暨新产品展示会
二、会议目的:
为旺季动员最大限度占用每个经销商的专用资金,从而造成其它品牌的铺货压力。最大限度调动经销商对xxx的销售热情和忠诚度。公布该区域贯穿整个旺季的市场运作思路和阶段性工作布署。宣传xxx企业理念和营销文化，提高经销商的经营素质.
三、会议筹备：
1、准备周期:
周密的会议筹备要用5～7天
成立会务组、作出会议费用预算，拟定会议议题.
准备会议用品：礼品、奖品、横幅、背景、展览道具……
选择合适的会场及会议时间，统筹食、宿、行问题。
作好会议幻光片并以传真形式下发会议通知。
2、会议筹备
会场布置及最后与会名单确认及跟催。
3、会议正式召开。
会后政策执行、效果跟踪等善后事宜处理。
4、经销商会议费用预算。
5、会议备品准备:做到事事有人负责，件件有人准备.
6需要准备的文件类：
《文件通知》、《经销商意见反馈表》、 《产品报价单》、《经销商奖励制度》、《促销活动方案》、《会议签到表》、《订货单》、《会议议程》、纸、笔、文件袋、宣传用印刷品。其他会议备品准备。
7、会场布置类：横幅、口语标语、会议室指示牌、展台、样品、托架、彩盒堆头、海报、灯箱、广告碟、促销品、宣传单、新产品、电视机、VCD机。
8、会议备品准备
演讲用品类：话筒、功放笔记本电脑一台、投影仪一台、白板一块、油笔二支、板擦一块、讲台、激光笔。摄影人员2名、摄像人员1名。
人员用品：工作证、促销服、饮品、纪念品、对讲机。
9、会议通知：
尽可能让客户全部参加以正式文件下发通知，并写明议程,申明与会的必要性和文件的严谨性。发文后10分钟电话跟催,进一步明确人员、地点、时间及会议参加的不可推拖性。在会议开始前一个小时再作一次跟催和确认。县区的客户要提前通知和报到，一般是路远的先到。
10、会议时间：
一般是选择下午，按经验来讲，上午客户一般起床晚，会议开始时间迟,较为被动,但下午时间与会人员容易困倦，所以开头必须精彩而紧张，建议会议时间是2:00报到，230～5：30会议进程，6:00结束用餐。
11、会前事宜
我们不要让业务员错过任何与客户沟通的机会.一般来讲，先到的比较孤单无聊，所以要作以下事宜：
让经销商填写《经销商意见表》、业务员与经销商作简短的沟通、让经销商看产品报或看新产品。
切记：千万要让业务员主动打招呼，陌生的要主动交换名片，不可冷落一个客户。
即便如此，根据我们承办经销商会议的经验总结，我们仍然发现了诸多不足，觉得还是很多小事没有做细,总结列举了20条，在以后举办会议时需要注意的细节：
1、 会务组未能在开会期间召开小型预备会议,确定当天或第二天工作内容、注意事项及负责人缺乏各种会议管理表格，例:业务人员与客户对应表、实到代表确认表、返程时间表、客户及会务组住宿安排表等，会后自由活动的详细分工不到位、不明确；
2、 会议后旅游日出游人数与计划人数严重不符，会务组未能在出游前晚最后确定人员；
3、 客户人员调整住房、中途退会、离场等变动情况，现场负责人未能及时通知会务组；
    4、客户的亲属关系未注明,导致会务组将客户夫妻分房安排；客户亲属旅游安排也因人员上报不及时而疏漏；
    5、会议内容分工的主要负责人不能随意换岗；特殊情况换岗需做好充分转接工作；
    6、参会客户的姓名、性别、人数及着装码数等基本情况不清晰,导致会务组安排住宿及发放礼品难度加大;
    7、每日用餐时应交代后续的相关安排,反复提示；
    8、经销商发言的资料准备不充分,发言内容与幻灯资料不一致；
    9、无专人引导或标识指引会议室位置及座位安排（特别是在会议第一天）;
    10、娱乐活动过于单调、无趣.晚间可考虑座谈会、放映营销参考片或其它形式的娱乐活动；
    11、会刊没有认真、充分校稿；
    12、调查问卷方面：
    ①因无明显标识“转反面”导致部分经销商未能全部填写问卷；
    ②对工程师的调查未注明前任和现任；
    ③问卷仍存在错别字；
    ④原定的发言代表未能参会，但与其发言有关的调查题没有及时从问卷上删除。
    13、未安排同品牌经销商座谈;
    14、未设计对会议主持人的评价调查；
    15、机场、车站接站车中途改变路线未及时通报，让一批客人随车接公司内部人员的做法不妥；
    16、极少数业务人员同客户一起消费时，处理不当，个人消费转嫁至公司；
    17、吃喝娱乐占时偏多，费用也太高；
    18、内部参会人员未一一明确，安排亦欠妥;
    19、未及时提供与会代表通讯录；
    20、会议筹划启动稍晚，造成相关布置及配置准备不充分。
四、会议议程
1、介绍总公司新产品及旺季的战略（信心和雄心）
—-广告：绝对性的品牌广告优势。
--特价产品：优秀的品质、震撼的价格.
—-高端产品：xxx垄断上游资源。
—-利润：以量取胜,高价机高利、低价机中利。
2、促销：不间断的活动促销、介绍总公司新产品及旺季的战略
3、新产品介绍：
4、希望：
5、旺季期间对各位经销商的奖励方案,为有效地实施我们的战略意图
五、会议的结束
会议要以热烈的气氛结束，使每个商家都感觉到信心十足，学了东西而不虚此行，为以后的会议铺路。
会后的聚餐要把握分寸,过犹不及.
会上承诺的事情会后一定要按时办理。
跟踪会议效果，反馈会议工作的不足.
落实会议精神。
附件：
经销商会议、客户年度会议的迎宾仪式方案
为了充分展示企业的人文环境和企业文化，体现中国人热情好客的习俗，设计一下迎宾仪式方案:
流程：
一、 会场（酒店大堂)迎接
由礼仪小姐陪同公司领导迎接来宾,迎接来宾的领导人数在3—5人间。
二、会场门前迎接
由六名礼仪小姐、20名工作人员组成的欢迎队伍列于通道两侧，礼仪小姐献花、同时，鼓乐声起，两队醒狮献舞.总经理带领公司全体中层以上干部在门口迎接，开始全程摄像。
三、 会议室
1、 会议室悬挂横幅,礼仪小姐迎宾至座位。
2、 会议室活动结束后,带来宾参观工厂（公司),
送别
1、 中层以上干部及来宾合影留念。
2、 礼仪小姐及工作人员到队欢送,醒狮表演.
基本要求：
1、 场景工具
1） 彩色旗100面--200面。
2） 悬挂吊幅的大气球两个或四个（直径2。5米)
3） 门口及会议室、前横幅各备一条。
4） 各种类鲜花、绿色植物布满道路两旁。
5） 鲜花四束
6) 礼宾花炮两串万响及花炮一支。
7) 通道铺红色地毡.
8) 音响设备或军乐队
2、  人员
1) 礼仪小姐    6名
2) 保安员       20人
3） 醒狮队两对  （8人）
4） 专业摄像师、摄影师
5) 司仪         1人