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1、7 XXXXXXXXX公司 行政部 部门管理手册 行政部 2011年 月 目 录 第一条 部门职责………………………………………03 第二条 岗位职责………………………………………04 2.1行政部主任岗位职责……………………。04 2。2行政管理员岗位职责……………………。06 2。3行政部水电工岗位职责…………………。08 2.4行政部客车驾驶员岗位职责…………….09 2。5行政部小车司机岗位职责……………….11 2。6行政部环境保护者岗位职责……………。12 第一条 部门职责 基本信息 部门名称 行政部 部门编码
2、 直接领导 部门人员编制 15人 主要职责 职责模块 职责项 房屋管理 l 负责公司房屋检查,发现问题及时报修 基建管理 l 负责基建手续办理及施工现场工作协调, 固定资产管理 l 负责固定资产登记及账务管理，定期进行资产清对及维修服务 消防、水电管理 l 负责公司消防安全和水电设施管理，定期检查设施、设备运行情况 保安保洁管理 l 负责公司安全保卫和保洁工作,不定期检查保安值班、卫生状况 食堂管理 l 负责食堂伙食及卫生管理 绿化管理 l 负责公司绿化管理工作 车辆管理 l 负责驾驶员及公司车辆的调度及管理，做好车辆维修、用油登记 工装管理
3、 l 负责工装的订购、发放和登记 电话、网络管理 l 负责公司电话网络维护、增补、调整、费用结算 物业费用管理 l 负责收取分公司租用房屋、乘班车、使用水电等物业费用 行为规范管理 l 负责7S检查、协助相关部门进行员工日常行为规范的监督与管理 办公用品管理 l 负责办公用品保管、发放、登记、核算、请购申请报批 相关证件审核 l 负责营业执照、组织机构代码证、特种设备年检 接待工作 l 负责协助相关部门做好公司来客接待相关工作 临时工作 l 完成领导交办的临时性工作 部门架构 行政部主任 行政管理员 水电工 网络管理员1 食堂
4、管理员 驾驶员 财产保护者 环境保护者3 第二条 岗位职责 2.1行政部主任岗位职责 基本信息 职位名称 行政部主任 所在部门 行政部 职位设置日期 职类 直接上级 总经理 下属职位 行政管理员、水电工、司机、保安、保洁、网管 职位职责 职责模块 应负职责 1、贯彻领导指示 l 传达公司领导指示精神 l 布署公司工作计划 l 落实公司规定 l 更新岗位描述 l 进行工作分配 l 做好员工协调、沟通 2、拟订部门工作计划和相关制度 l 拟订本部门工作计划 l 制定配套管理制度 l 进行细化实施 l 月末检查考评 3
5、日常行政后勤管理 l 抓好伙食、保洁、水电、环境、车辆等事务管理 l 为公司举办各项活动提供后勤保障 l 创造良好的工作环境 l 提供优质后勤服务 4、落实行为规范、做好7检查 l 抓好员工行为规范和7S管理制度落实 l 不定期进行规范落实和7S检查 l 做好检查记录和评比公布 l 确保工作常态化 5、加强公司安保及外部行政事务联系 l 定期召开保安会议，分析治安形势,检查制度落实 l 加强与公安、管委会等职能部门沟通掌握治安情况 l 随时掌握社情动态，做好工作协调 6、做好基建管理工作 l 做好新建项目报建 l 筹措项目招标文件 l 组织议标、定标 l
6、 拟签施工协议 l 组织工程施工 l 进行现场协调 l 监督施工质量 7、做好来客接待相关事宜 l 安排制作欢迎字幕 l 开启电梯、玻璃门 l 检查贵宾室、多功能厅卫生 l 准备香烟、水果 l 事情插布道旗 l 安排照相、摄像 l 引领外来车辆停放 l 准备好公司礼品 8、办理特种设备、营业执照、代码证审核 l 按时办理特种设备检验 l 做营业执照、代码证年检 l 承办新设立企业营业执照、代码证报批 9、审定年度办公用品预算 l 核定各部门上报计划 l 安排分批采购 l 登记入库进账 10、完成领导交办的其他工作 l 受领任务后进行工作分配 l 做
7、好前期准 l 按时完成任务 主要工作依据 （编写该职位说明书的依据：规章制度、流程、任命文件等) 序号 文件名 签发日期 签发部门 文件编号 任职资格 学历 大学本科或以上学历，行政后勤管理等相关专业 工作经验 五年以上行政后勤管理工作经验 资格证书 知识技能 · 熟悉国家相关法律法规 · 具备扎实行政后勤管理理论基础，并能指导相关的工作 · 具备很强的组织管理能力、沟通协调能力及系统思考能力 · 具备很强的压力处理及问题解决能力 · 具备良好的职业道德及较强的敬业精神 素质要求 · 亲
8、和力 书面表达能力 逻辑思维能力 2.2行政管理员岗位职责 基本信息 职位名称 行政管理员 所在部门 行政部 职位设置日期 职类 直接上级 行政部主任 下属职位 职位职责 职责模块 应负职责 1、房屋水电管理 l 不定时进行房、水、电检查 l 及时维修房、水、电出现的一般问题 l 发现疑难问题不能处理的应及时报批，组织维修 l 对维修部位跟踪检查 2、固定资产、低值易耗品管理 l 对新购资产登记入账，办理签字领用 l 对损坏资产及时组织维修 l 对报废资产根据批准报废单减账 l 对闲置资产进行调配
9、 l 不定期检查资产使用情况，每年与财务进行一次资产核对 3、办公用品管理 l 根据批准的办公用品计划选购办公用品 l 进行登记入库 l 周3下午对所需部门发放领用 4、物业费核算 l 按照租赁协议核定房租水电费 l 填制物业收费通知单 l 报承租单位领导签字收费 5、结算电话、网络、水电费 l 接收费通知单后，进行项目核对 l 填制付费明细表 l 填报付款申请单 l 取回报销发票报批冲账 6、绿化管理 l 及时清理绿化带杂物 l 不定期给花草施肥浇水 l 搞好花草修剪 l 根据虫害喷洒农药 l 适时做好厂区环境美化 7、车辆安排与管理 l 定期检查出
10、车登记 l 查看车辆完好情况 l 合理安排车辆 l 督促证照办理 l 登记费用开支 8、消防安全管理 l 经常进行消防、水电设施安全隐患排查 l 做好检查登记 l 定期检查灭火器气压 l 及时更换过期灭火器 l 发现老化电源、插座及时更换 9、保安保洁管理 l 督促保安、保洁落实相关制度 l 不定期检查保安值班情况 l 查看值班登记 l 检查公共区域卫生情况 l 抓好保洁工作落实 10、工装发放管理 l 根据员工需要，联系服装厂商 l 安排入选厂商制作 l 购入后办理登记入库 l 造册发放 11、食堂管理 l 督促食堂制订食谱 l 抓好饮食环境卫
11、生 l 督促购置新鲜食物 l 保员工正点就餐 l 定期公布收支情况 l 制作餐费报表 l 报请财务审核报批 12、协同大型活动布置 l 受领任务 l 积极筹备 l 积极筹备 l 协同完成 13、对外相关业务的联系办理 l 保持与片警联系 l 了解辖区治安状况 l 加强公司安全防范 l 做好对外沟能 l 掌握相关信息 14、其它工作 l 接受任务 l 研究方案 l 主动完成 l 不打折扣 工作要求 · 具备与本职工作相关的专业知识 · 熟悉电算化知识 · 有一定的组织协调和沟通能力 主要工作依据 （编写该职位说明书的依据：规章制度、流程、任命文件等） 序号 文件名 签发日期 签发部门 文件编号 任职资格 学历 大学专科或以上学历 工作经验 三年以上物业管理工作经验 资格证书 工作标准 · 熟悉本职工作，按时完成本职工作任务 · 掌握本职范围内的工作动态，及时发现和处置相关问题 素质要求 · 能力素质：语言表达能力 逻辑思维能力 协调能力 · 品格素质：具备良好的职业道德及较强的敬业精神；较强的全局意识和团队合作精神；责任心强 7
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