完整的文件资料编号规则.doc

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1 目的
确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。
2 范围
适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
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1.完整的文件资料、记录编号规则

1 目的
确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。
2 范围
适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
3 文件的编号与格式
□□□ / ×× ×× — ××××
编制年份（发文年）
顺序号
分类号
企业代号
4 质量体系文件编号格式说明
4.1 质量体系文件编号规则
4.1.1 企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：
WNO——机动车检测有限公司
4.1.2 文件分类号标识：
QM——质量手册 QP——程序文件
QR——质量记录 QJ——检测作业指导书
QL——管理制度 QS——设备操作规程
QZ——仪器设备自校规范 QH——仪器设备期间核查规程
QT——其它
4.1.3 顺序标识： 此文件在系列文件中的顺序号。
4.1.4 年份号标识：发布此文件的年份编号。
4.1.5 版次编号：对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需
要换版时，以大写英文字母标识，修改和换版的规定见《文件控制程序》。
4.1.6 例如：
质量管理体系质量手册编号：WNO/QM 01—2013
表示该文件是：公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。
4.2 外来文件编号
4.2.1 外来文件的接收，应先经办公室接收，经办公室识别是否属于受控文件。外来非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件编号方式编号，受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号。
4.2.2 企业代号标识同4.1.1。
4.2.3 文件分类号标识：
FG——法律法规
BZ——国际国家标准
JS——技术资料
QT——顾客和供方等相关方文件
4.2.3 顺序标识： 按收集先后顺序编号
4.2.4 年份号标识：按收集时间的年份编号。
4.3 行政性文件收发编号
行政性文件编号如下：
XXX [XXXX] 第X号
发文顺序号
发文年份
公司代号
公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识。
4.4 文件的发放
4.4.1 对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号，以加盖“受控文件” 章方式手动填写，“受控文件” 章应包含一下内容：
受 控 文 件
分发号

持有人

发文时间

4.4.2 受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别，其编制年号由发文年月来代替，按部门分类应有唯一性代码予以区别。
4.4.3 文件分类号标识：
JZ——机构认证
GL——管理层（总经理、质量负责人、技术负责人）
CD——档案室存档
XZ——办公室
SL——受理大厅
AJ——安检车间
HJ——环保监测车间
4.4.4 顺序标识： 按各部门编制人员顺序编号，应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。顺序号以01开始编号。
4.4.5 年份号标识：按发放时间的年份编号。
4.4.6 文件层次标识：可省略。
4.4.7 发文时间：按持有人签收的时间编写。机构认证需要的文件可以不用填写。
4.4.8 例如：
受 控 文 件
分发号
WNO/SL02-2013
持有人
Xxx
发文时间
2013年10月21日

表示该文件为：机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有，分发时间为2013年10月21日，WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识。
4.4.9 非受控文件的发放以行政行文形式分发。
4.5 文件的存档
存档文件的编号按《档案管理程序》执行。
5 相关文件
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1 目的
确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。
2 范围
适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
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