广告公司制作管理作业流程说明.doc

作业流程管理阐明一.工作单开单总体流程D联制管留存 制管至作业登记表登记（1）、创意制作A联钉于大工作袋面 转承接人B联转创作部主管（2）、媒体市调,资讯,行 销专案 A、B联转行销部原件联转AE留存C联转财务留存客户AE传递营业主管确认（单位主管确认）制管传递AE传递制管编工作单号/制作工作袋/建立资料库合力部门主管确认（会同承接人签约）AE传递AE动工作单二.工作单在创意部运作方式(A) 前期:创意提案阶段(B) 后期:执行制作阶段 (C)工作号阐明 (D)CHECK事项(A)内部作业流程（前期）客户负责人开卡客户总监确认内部工作简报会l 客户小组l 创意小组l 创意总监l 媒介经理流程督导登记卡号设置工作袋，分发工作卡l 工作卡原件客户负责人l 工作袋附工作卡创意组长l 工作卡复本创意总监 流程督导 财务 流程督导于拟案前一天提醒 客户负责人/创意总监/媒介经理作提案准备 拟案（参与：客户小组/创意小组/媒介小组）流程督导复印提案资料并存档 客户负责人询制作估价程序：客户负责人制作创意组长客户负责人提案/报价注：l 修正工作同此作业流程，由客户负责人开修正卡。l 修正超过三次，由客户小组同客户重新讨论/修改方略。(B)内部作业流程（后期）客户确认客户负责人开修正卡（制作用,同一卡号）提案/报价 分发修正卡l 修正卡原件客户负责人l 修正卡复本创意组长 制作管理 流程督导 客户负责人制作负责人 客户负责人客户客户付款请款提书面进度 创意组长 流程管理 制作负责人发包制作第三协作单位 流程于竣工前三天提醒 若发生意外，制作管理须 制作管理（印刷/制作） 立即书面汇报客户负责人 及创意组长 制作验收发包工作创意总监确认 告知客户负责人接受 流程搜集样品存档 客户负责人结卡 告知财务部结算 工作袋存档(C)内部工作卡号阐明 A：代表内容 1、客户服务 2、方略方案 3、提案、比稿 C：代表内容 1、创意发想 2、创作修正 3、制作 M：代表内容 1、媒介资讯 2、媒介计划 3、市场资讯 例：创意工作卡（C-YT990920-1） C:代表创意 YT：代表客户名称 990920：代表工作开始执行日期99年9月20日（YY/MM/DD） 1：代表工作次序号 (D)、工作单开单需Check事项： AE/Client*提案阐明*请款单 AE/Traffic*AE确认准时交件*电脑登录*工作袋存档*记录成本 Traffic*设置工作单号码*制作工作表袋*登录Deadline*外发合力厂商*开立预估单 Creative*发想Rough Idea*稿件制作*如需任何协助支援，填具PO单经制管外发*按Deadline完毕工作*Rehearsal提案预习(AE+AD+CD)*承接人依工作时数填写工作 Creative*确认工作内容有关资料工作进度 Deadline*签名、画押 AE*开立工作单*搜集市场有关资料*理想工作时间*Brief资料 （A）创意提案阶段 AE/Client*平面交稿*CF交片（B Copy）*确认与签收*请款单 核可后（！）媒体购置（2）印刷发包*选择制片企业及导演*开立及确认作业（PPM）*A Copy & B Copy看片（承接人+AD+CD） Traffic*设置工作单号码*制作工作袋*登录Deadline*厂商协助 Creative/Produce*确认工作内容、进度、资料*签名、画押 AE & Creative*按不同样制作项目分别开立工作单*附客户核可画面、文字、脚本*确定期间表*资料 AE/Traffic*AE/确认准时交件*电脑登录（结案）*大、小工作袋存档*记录成本（小工作袋）*开立结帐袋 Creative/F/A Produce/Creative*制稿/插图/摄影/喷修/输出/标色。*按Deadline完毕工作*如需执行发包，填具PO单，经由制管外发，开立估价单*确认稿件，签名画押*承接人依工作时数填写工时 （B）执行制作阶段工作单开单与工作执行须知：1) 工作单需COPY四份。2) 工作单之开立，原则上是一件工作一张工作单；若为提案阶段时，可将所有制作物开在同一工作单内，如NP,MG,POSTER等，一旦提案通过需执行时，则必须将所有制作物个别分开开立一张新旳工作单。3) AE动工作单需详填开单日期、完毕交件日期、内容、Billable, Non-Billable,及业务主管签名、创意部主管签名、承接人签名后，再将工作单转至制管编号。（绝不可以“以与创意人员讨论过”而不写，或修改时仅以口头告知而不开单。如遇客户所给资料局限性时，AE应搜集齐全再动工作单。）4) 与创意组头确认及协议工作进度，含创意idea沟通及完毕日期Deadline，并由创意执行人员签字认定。5) 制管编列工作单号码，制作工作袋。 a）制管将工作袋交予承接人进行制作。 b）工作袋将全程跟随承接人并附有有关资料，如文献件影本等。 c）工作袋及资料是不可分离亦不可遗失，请个人固定工作袋寄存位置。 d）制管将按工作袋编号，搜集所有有关单据，如PO单、签单、发票等。6) 创意人员在发想过程，需有完整旳创意想法，先与业务及CD进行创意检视后，再进行稿件制作。 *请注意；任何内部修改与沟通，Deadline是不可更改，必需准时完毕。7) 如为完稿（需列印色稿）或打样之稿件须盖“校对确认章”，交有关人员签认无误后，始得出稿。8) 当一件工作完毕时，工作袋应随附所有资料传回AE再转回制管 (a)执行者需将实际工作单内工作并签名。 (b)承接人将正片或底片交由制管归档、保留。 (c)业务将有关资料存档（如：商品，简介，阐明书等）。9) 色稿经客户确认，则进入执行阶段，单纯个案可加开后续工作单，如原为大型提案，则先Close原工作单，再依单项工作另开新工作单。10) 工作单之关闭由AE告知，即于每月20-23日由AE列出可结帐工作单码号至制管处Close工作袋，制管于24-27日间整顿结算工作成本后交AE填写请款金额，开立请款单，经客户签核后，AE附上请款资料告知会计开立发票向客户请款。11) 新签约客户，AE需将向客户旳收费原则转制管与财务各留执一份。12) 已结帐之工作单，若需再执行时，则需另开一张新工作单。13) 业务人员获得客户签认旳估价，需复印一份至 制管留存。14）修正单流程图相似，但工作号以原始工作号为准。三外发工作单（PO单）流程AE传递制管开始前估价，AE开估价请款单（请款单）AE Copy一份已签认估价单予制管制管Copy一份留存制管确认/寻找合力厂商执行者（会同制管）Brief工作内容给合力厂商厂商传递AE传递厂商FAX制管，厂商沟通，谈价制管联络 执行者传递执行者传递财务切传票，开票付款转财务呈总经理核签制管查对、重整、记录填请款单厂商于月底寄发票于制管制管于工作进行中控制进度执行者继续进行内部作业制管发包合力厂商工作执行客户签认合力厂商向制管提报价单（成本）主管核签制管开立企业对客户旳估价单给AE/主管签认执行者填PO单工作完毕交回执行者QC完毕之稿件（会制成）PO 单开单须知：1) 、PO单需COPY两份： 第一联交制管留存，作为追讨及查对根据。 第二联交由厂商带回，与请款时随发票结帐。2) 、工作执行时需制管协助外包事项如摄影、模特儿、彩印输出、脚本绘制、电脑修片、扫描、网络制片、印刷等，应事先填写PO单告知。3) 、PO单工作阐明栏旳填写应详尽，若处电子档时应注明档名、使用软体等。4) 、创意、制作人员应注意查证厂商签单与否有无错误，并加注工作单号码后（必要时需详述发包内容），转制管审核确认，归入成本。5) 、于工作结束向客户请款后，若执行者仍发既有外付单据未列报时，其费用由担任此工作Team旳人员共同责任分摊。四、出稿流程所有稿件需交成品至制管处留存（至少1分）PS：平面制作物由AE提供；媒体由经销部提供。（3）客户留存（Ex：海报）AE传递（1）AE转媒体发稿（2）AE转创意会制管发包Client签认客户总监签认执行者传递文案、色稿、打样或半成品盖印品管确认章AE校对及检视签认AE传递AE传递执行者传递制管重整可结帐工作成本明细及欲请款明细五、工作结案流程AE告知Close工作单号码财务记录报表对客户请款财务/会计确认开发票制管结案归档制管重整可结帐工作成本明细及欲请款明细客户总监主管确认AE确认后，入电脑制作结帐请款单Client签认制管传递依可结帐之工作单号，向各合力单位重整所发生之单据AE传递AE传递AE传递AE传递制管传递AE传递或会计邮递财务部每月根据工作号列出工作项目群财务传递外发工作单 客户 Client: 商品Product: 工作单号Job No. 开单日期Date opened:完毕日期Due date:上午下午 ： 前承包单位(企业) 制管 主管签名 申请发件人工作项目Job Item:摄影Photography脚本storyboard喷修Airbrush插画Illustration电脑修片Computer Retouching冲洗/Dupl.彩色影印Color Xerox设计Design完稿Finished Art Work打字typing租片Film Rent翻译Translation道具准备Props色稿Color pint-out拷贝/CF Tape Copy印刷Printing网片制作ColorTVCF/影片制作Film production输入(扫描)/Scan其他 other 工作阐明Job Description:执行内容(附件):120正(负)片 张 135正(负)片 张 4*5正(负)片 张 反射稿 张 其他 使用机器及软体: PC MAC Photoshop PageMaker Quark Illustrator Freehand 档案名称及格式: DOC TXT TIFF JPEG PICT Photoshop字型: 文鼎 华康 其他 磁片: 640MO 片 230MO 片 磁片 片 发包预算Budge：实际费用Actual Cost：外发申请单 客户 Client: 商品Product: 工作单号Job No. 开单日期Date opened: 完毕日期Due date:预算Budget: Billable Non-billable工作阐明Job Description: 签订：客户总监 执行人 创意总监 制管