广告公司制作管理作业流程说明.doc

作业流程管理阐明

一.工作单开单总体流程

D联制管留存
制管至作业登记表登记
（1）、创意制作
A联钉于大工作袋面
转承接人
B联转创作部主管

（2）、媒体市调,资讯,行
销专案

A、B联转行销部

原件联转AE留存
C联转财务留存
客户
AE传递
营业主管确认（单位主管确认）

制管传递
AE传递
制管编工作单号/制作工作袋/建立资料库
合力部门主管确认（会同承接人签约）
AE传递
AE动工作单

二.工作单在创意部运作方式

(A) 前期:创意提案阶段
(B) 后期:执行制作阶段
(C)工作号阐明
(D)CHECK事项(A)内部作业流程（前期）

客户负责人开卡ßà客户总监确认
â
内部工作简报会
l 客户小组
l 创意小组
l 创意总监
l 媒介经理
â
流程督导登记卡号
设置工作袋，分发工作卡
l 工作卡原件 à客户负责人
l 工作袋附工作卡à创意组长
l 工作卡复本 à创意总监
à流程督导
à财务

â
流程督导于拟案前一天提醒
客户负责人/创意总监/媒介经理作提案准备
â
拟案（参与：客户小组/创意小组/媒介小组）
流程督导复印提案资料并存档
â
客户负责人询制作估价
程序：客户负责人
â
制作ßà创意组长
â
客户负责人
â
提案/报价

注：
l 修正工作同此作业流程，由客户负责人开修正卡。
l 修正超过三次，由客户小组同客户重新讨论/修改方略。

(B)内部作业流程（后期）

客户确认 à 客户负责人开修正卡（制作用,同一卡号）
提案/报价 â
分发修正卡
l 修正卡原件 à客户负责人
l 修正卡复本 à创意组长
à制作管理
à流程督导
å æ
客户负责人 制作负责人 ä 客户负责人à客户
客户付款ßà请款 提书面进度 à创意组长
æ 流程管理
â
制作负责人发包制作 à 第三协作单位
â
流程于竣工前三天提醒 若发生意外，制作管理须
制作管理（印刷/制作） 立即书面汇报客户负责人
及创意组长
â
制作验收发包工作 ßà 创意总监确认
告知客户负责人接受
流程搜集样品存档
â
客户负责人结卡
â
告知财务部结算
â
工作袋存档

(C)内部工作卡号阐明

A：代表内容 1、客户服务
2、方略方案
3、提案、比稿
C：代表内容 1、创意发想
2、创作修正
3、制作
M：代表内容 1、媒介资讯
2、媒介计划
3、市场资讯

例：创意工作卡（C-YT990920-1）
C:代表创意
YT：代表客户名称
990920：代表工作开始执行日期99年9月20日（YY/MM/DD）
1：代表工作次序号

(D)、工作单开单需Check事项：

AE/Client
*提案阐明
*请款单
AE/Traffic
*AE确认准时交件
*电脑登录
*工作袋存档
*记录成本

Traffic
*设置工作单号码
*制作工作表袋
*登录Deadline
*外发合力厂商
*开立预估单
Creative
*发想Rough Idea
*稿件制作
*如需任何协助支援，填具PO单经制管外发
*按Deadline完毕工作
*Rehearsal提案预习(AE+AD+CD)
*承接人依工作时数填写工作
Creative
*确认工作内容
有关资料
工作进度
Deadline
*签名、画押
AE
*开立工作单
*搜集市场有关资料
*理想工作时间
*Brief资料
（A）创意提案阶段

AE/Client
*平面交稿
*CF交片（B Copy）
*确认与签收
*请款单
核可后
（！）媒体购置
（2）印刷发包
*选择制片企业及导演
*开立及确认作业（PPM…）
*A Copy & B Copy看片（承接人+AD+CD）
Traffic
*设置工作单号码
*制作工作袋
*登录Deadline
*厂商协助

Creative/Produce
*确认工作内容、进度、资料
*签名、画押
AE & Creative
*按不同样制作项目分别开立工作单
*附客户核可画面、文字、脚本
*确定期间表

*资料
AE/Traffic
*AE/确认准时交件
*电脑登录（结案）
*大、小工作袋存档
*记录成本（小工作袋）
*开立结帐袋
Creative/F/A Produce/Creative
*制稿/插图/摄影/喷修/输出/标色。。。
*按Deadline完毕工作
*如需执行发包，填具PO单，经由制管外发，开立估价单
*确认稿件，签名画押
*承接人依工作时数填写工时
（B）执行制作阶段
工作单开单与工作执行须知：
1) 工作单需COPY四份。
2) 工作单之开立，原则上是一件工作一张工作单；若为提案阶段时，可将所有制作物开在同一工作单内，如NP,MG,POSTER等，一旦提案通过需执行时，则必须将所有制作物个别分开开立一张新旳工作单。
3) AE动工作单需详填开单日期、完毕交件日期、内容、Billable, Non-Billable,及业务主管签名、创意部主管签名、承接人签名后，再将工作单转至制管编号。（绝不可以“以与创意人员讨论过”而不写，或修改时仅以口头告知而不开单。如遇客户所给资料局限性时，AE应搜集齐全再动工作单。）
4) 与创意组头确认及协议工作进度，含创意idea沟通及完毕日期Deadline，并由创意执行人员签字认定。
5) 制管编列工作单号码，制作工作袋。
a）制管将工作袋交予承接人进行制作。
b）工作袋将全程跟随承接人并附有有关资料，如文献件影本…等。
c）工作袋及资料是不可分离亦不可遗失，请个人固定工作袋寄存位置。
d）制管将按工作袋编号，搜集所有有关单据，如PO单、签单、发票…等。
6) 创意人员在发想过程，需有完整旳创意想法，先与业务及CD进行创意检视后，再进行稿件制作。
*请注意；任何内部修改与沟通，Deadline是不可更改，必需准时完毕。
7) 如为完稿（需列印色稿）或打样之稿件须盖“校对确认章”，交有关人员签认无误后，始得出稿。
8) 当一件工作完毕时，工作袋应随附所有资料传回AE再转回制管
(a)执行者需将实际工作单内工作并签名。
(b)承接人将正片或底片交由制管归档、保留。
(c)业务将有关资料存档（如：商品，简介，阐明书…等）。

9) 色稿经客户确认，则进入执行阶段，单纯个案可加开后续工作单，如原为大型提案，则先Close原工作单，再依单项工作另开新工作单。
10) 工作单之关闭由AE告知，即于每月20-23日由AE列出可结帐工作单码号至制管处Close工作袋，制管于24-27日间整顿结算工作成本后交AE填写请款金额，开立请款单，经客户签核后，AE附上请款资料告知会计开立发票向客户请款。
11) 新签约客户，AE需将向客户旳收费原则转制管与财务各留执一份。
12) 已结帐之工作单，若需再执行时，则需另开一张新工作单。
13) 业务人员获得客户签认旳估价，需复印一份至 制管留存。
14）修正单流程图相似，但工作号以原始工作号为准。

三．外发工作单（PO单）流程

AE传递
制管开始前估价，AE开估价请款单（请款单）
AE Copy一份已签认估价单予制管
制管Copy一份留存
制管确认/寻找合力厂商
执行者（会同制管）Brief工作内容给合力厂商
厂商传递
AE传递
厂商FAX
制管，厂商沟通，谈价
制管联络
执行者传递
执行者传递
财务切传票，开票付款
转财务呈总经理核签
制管查对、重整、记录填请款单
厂商于月底寄发票于制管
制管于工作进行中控制进度
执行者继续进行内部作业
制管发包合力厂商工作执行
客户签认
合力厂商向制管提报价单（成本）
主管核签
制管开立企业对客户旳估价单给AE/主管签认
执行者填PO单
工作完毕交回执行者QC完毕之稿件（会制成）
PO 单开单须知：

1) 、PO单需COPY两份：
第一联交制管留存，作为追讨及查对根据。
第二联交由厂商带回，与请款时随发票结帐。
2) 、工作执行时需制管协助外包事项如摄影、模特儿、彩印输出、脚本绘制、电脑修片、扫描、网络制片、印刷…等，应事先填写PO单告知。
3) 、PO单工作阐明栏旳填写应详尽，若处电子档时应注明档名、使用软体…等。
4) 、创意、制作人员应注意查证厂商签单与否有无错误，并加注工作单号码后（必要时需详述发包内容），转制管审核确认，归入成本。
5) 、于工作结束向客户请款后，若执行者仍发既有外付单据未列报时，其费用由担任此工作Team旳人员共同责任分摊。

四、出稿流程

所有稿件需交成品至制管处留存（至少1分）
P．S：平面制作物由AE提供；媒体由经销部提供。
（3）客户留存（Ex：海报…）
AE传递
（1）AE转媒体发稿
（2）AE转创意会制管发包
Client签认
客户总监签认
执行者传递
文案、色稿、打样或半成品盖印品管确认章
AE校对及检视签认
AE传递
AE传递
执行者传递
制管重整可结帐工作成本明细及欲请款明细

五、工作结案流程
AE告知Close工作单号码
财务记录报表
对客户请款
财务/会计确认开发票
制管结案归档
制管重整可结帐工作成本明细及欲请款明细
客户总监主管确认
AE确认后，入电脑制作结帐请款单
Client签认
制管传递
依可结帐之工作单号，向各
合力单位重整所发生之单据
AE传递
AE传递
AE传递
AE传递
制管传递
AE传递或会计邮递
财务部每月根据工作号列出工作项目群
财务传递

外发工作单

客户 Client:
商品Product: 工作单号Job No.
开单日期Date opened:
完毕日期Due date:
上午下午 ： 前
承包单位(企业) 制管 主管签名 申请发件人
工作项目Job Item:

摄影Photography

脚本storyboard

喷修Airbrush

插画Illustration

电脑修片
Computer Retouching

冲洗/Dupl.

彩色影印Color Xerox

设计Design

完稿
Finished Art Work

打字typing

租片Film Rent

翻译Translation

道具准备Props

色稿Color pint-out

拷贝/CF Tape Copy

印刷Printing

网片制作Color

TVCF/影片制作
Film production

输入(扫描)/Scan

其他 other
工作阐明Job Description:
执行内容(附件):
120正(负)片 张 135正(负)片 张 4*5正(负)片 张
反射稿 张 其他
使用机器及软体:  PC MAC Photoshop  PageMaker Quark
Illustrator  Freehand
档案名称及格式: DOC TXT TIFF JPEG PICT Photoshop
字型: 文鼎 华康 其他
磁片: 640MO 片 230MO 片 磁片 片

发包预算Budge：
实际费用Actual Cost：

外发申请单

客户 Client:
商品Product: 工作单号Job No.
开单日期Date opened:
完毕日期Due date:
预算Budget:  Billable  Non-billable
工作阐明Job Description:

签订：
客户总监 执行人 创意总监 制管