新疆名仕管家经纪服务合同管理制度.doc

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经纪服务合同及档案管理制度
（试行）
为进一步加强经纪服务合同管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化，特制定合同档案管理制度。
一、经纪服务合同档案管理原则
1、经纪服务合同归档后由客服部负责管理、登记造册；确保档案的完整、完全和有效；
2、各门店应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定店长为合同文档管理；
3、经纪服务合同的保存期限不得少于5年；
4、各门店员工可在客服部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导签字同意后，方可办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借；。
二、经纪服务合同管理办法及领用程序
1、经济服务合同由客服部印制，合同以业务种类性质及使用年月进行分类编号由财务部以业务种类性质及使用年月进行分类、编号、登记、盖章及备案；客服部统一在财务部领取后再派发到门店；
2、印制的各类合同必须与公司审核确认稿件一致；
3、各门店需要领用经纪服务合同应提前一天向客服部申请，讲明领用种类及数量；
4、经纪服务合同由客服部派发到各店面，店面在领用时需登记领用种类、日期、领用店、领用份数、编号等信息后由领用人签字确认；

25、门面领用的合同资料当月领取，当月最后一日核销，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；
36、客服部于当月核销各门店领用已使用或未使用的合同资料，财务部于次月2日前核销客服部领取的已使用或未使用的合同资料；。
4、各门店需要领用经纪服务合同应提前一天向客服部申请，讲明领用种类及数量；
5、客服部印制的各类合同必须是经过公司审核确认稿件一致，报财务部登记备案后方可有效使用；
6、经纪服务合同由客服部派发到各店面，店面在领用时需登记领用种类、日期、领用店、领用份数、编号等信息后由领用人签字确认。
三、经纪服务合同领用数量及使用注意事项
1、委托售房协议（独家或非独家）：
合同一式二份，客户和公司各执一份。
协议留存附件：卖方身份证、房产证或权属证明、各种票据复印件；属共有的还需提供共有人身份证复印件及共有人同意证明。
注意事项：经纪人在签订合同后24小时内将合同送到客服部，客服部审核后及时将房源发布。
留存及领取数量： 10份；。
2、看房确认书：
确认书一式一份，公司留存，客户不留。
确认书留存附件：看房人身份证复印件。
留存及领取数量：20份。
3、购买房付款收条：
一式两份，客户和公司各执一份。
财务部领取，原则上各店应带客户到公司签订该收条。
4、委托出租协议：
协议一式二份，客户和公司各执一份。
协议留存附件：出租方房产证或房产权属证明、身份证复印件。
注意事项：经纪人在签订合同后24小时内将合同送到客服部，客服部审核后及时将房源发布。
留存及领取数量：10份。
5、租赁协议：
协议一式三份，三方各一份。
协议留存附件：出租方房产权属证明、身份证复印件及承租方身份证复印件。留存及领取数量：5份。
6、居间确认书：
确认书一式三份，三方各一份。
租赁确认在门店签订，买卖确认在公司签订。
留存及领取数量：5份（房屋租赁）。
7、转让合同，各门店不留存，一律到公司签订。
8、经纪服务合同应当由执行该业务的房地产经纪人签名或两名房地产经纪人协理签名，并注明注册证号，加盖公司印章。

四、服务合同归档
1、房屋买卖业务服务合同归档要件：
（1）委托出售协议+看房确认书+居间确认书+转让合同+房屋移交书+房屋资料移交书+房源资料审核单；
（2）买方客户身份证复印件+户口簿复印件+婚姻证明；卖房客户夫妻双方身份证+户口簿复印件+婚姻证明；
(3)原房屋权属证明复印件（房产证+土地证+买卖合同+各类票据）；
(4)现房屋权属证明复印件（房产证+土地证+各类票据）。
2、房屋租赁业务服务合同归档要件：
（1）委托出租协议+看房确认书+居间确认书+房屋租赁合同；
（2）出租、承租方身份证复印件；
（3）房产证、房产权属证明复印件或商品房买卖合同复印件。
3、经纪人办理完结经纪服务业务后，将上述资料整理完善后交客服部审核存档，客服部将完善后的资料移交财务部审核核发相应提成，财务审核后将资料归客服部存档备查，资料移交均应出具移交确认书。
五、遗失处罚制度：
1、盖章的经纪服务合同丢失一份，处责任人200元罚款，并由责任人附解释信一封，保证该协议不给公司带来不必要的损失。
2、有公司统一编号的，没有盖章的协议资料丢失一份，处以门店50元罚款，并有责任人附解释信一封，保证该协议不给公司带来不必要的损失。
3、签订委托协议后不及时交到公司客服部登记信息的，将处以门店50元罚款。
4、签订委托协议所提交的附件不全的不予登记房源信息。
5、业务办理终结后服务合同未按归档要件提供完整的，暂停发提成。
6、违反规定签订的经纪服务合同造成公司或他人损失的由当事人承担全部责任。

报行政部审批
业管部
2011年9月14日
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