外地招商接待费用管理制度.doc

华东城外地招商/接待费用管理制度（草案）
一、总则：
本制度目的是为帮助公司在外地招商工作及费用报销的管理规范；同时亦帮助员工及部门主管规划招商/接待工作安排。
二、 招商/接待费用的定义：
是指为完成公司经营目标需带领外地客户来我公司过程产生的费用。
具体分为公司招商人员出差费用、客人来往公司路途中产生的费用（含包车费、膳食费）、客人到达公司后产生的费用（含住宿费、招待费）三部分。
三、 招商人员出差及费用办理规定：
公司招商人员的出差程序及费用报销按公司《出差管理制度》中规定执行。
四、 客人来往公司路途中产生的费用报销办理规定：
1.招商人员在招商地确定客人人数及行程安排后填写《客人行程申请表》（见附件1）并经公司相关副总裁批准后提前一天将《客人行程申请表》交行政部、公关部；
2.招商客人用车原则上由行政部统一安排，行政部安排好后将车辆信息（车牌号、司机姓名、电话）通知招商人员；
3.客人的路途膳食费：按每人早中晚10元、20元、20元的标准执行；
4.客人路途中的其他消耗性费用及客人自驾车费用，原则上不予开支和报销；
5. 客人来往我公司路途中产生的费用而发生的相关费用（如膳食费，不含包车费用），由销售部招商人员单独填写《费用报销单》，不在《差旅费报销单》中填列；
6．由行政部安排的车辆费用由行政部负责报销，报销时需附有单次《租车合同》；
7. 销售部确需临时在外地租车的，需电话通知行政部并和出租车辆单位签订《租车合同》，填写《租车费用核销情况表》（见附件2）。营销人员租车后一周内，需把《租车合同》、《租车费用核销情况表》经行政部备案签收签字后，作为包车费用报销的依据。
四、客人到达公司后产生的费用报销办理规定：
1．公关部接经审批后的《客人行程申请表》安排客人的住宿并将相关信息通知招商人员；
2.招商客人到达公司后的吃住及费用，由公司公关部统一安排及报销，会计部不再接收营销人员单独为招商客人的招待费；
3.公关部在客人退离酒店一周内将住宿费、招待费填写《费用报销单》并经销售部审核后走费用报销流程。
五、本制度自批准公布日起实施，以前制度同时废止。

附件1 ： 客人行程申请表
客人资料
客人姓名

公司/机构

行程目的
参观华东城/样品房 业务洽谈 其它：
行程开始日期

行程完结日期

人 数

所需车辆座位数

车辆到达地点

车辆到达时间

膳食安排

住宿要求

其它配套要求

行程明细

日期
时间
参加人员
行 程 / 活 动
费用负责
华东城
客户
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

公司审批
发起人员

部 门

日 期

分管副总裁

公关部分管副总裁

附件2： 租车费用核销情况表

使用日期

经办人

租车事由

汽车公司名称

车型及车牌号

定额座位

是否签订租车合同

是否约定保险

往返地点及里程数

单车租金

司机签名

司机电话

部门负责人

分管副总裁

行政部备案签收

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责