工作文档标准化管理制度.doc

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上海贝尔综合代维项目
工作文档标准化管理制度

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目录Contents

1. 目的 3
2. 适用范围 3
3. 术语和定义 3
4. 职责权限 3
5. 工作文档管理内容 3

1. 目的
通过对综合代维项目内文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。

2. 适用范围
本制度适用于综合代维项目内所有公务文书、文件和资料的管理。

3. 术语和定义
3.1 公文：指综合代维项目部在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。
3.2 制度（程序）：指要求综合代维项目部成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。
3.3 办法：指综合代维项目部针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
3.4 标准：指综合代维项目部对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
3.5 规章制度：综合代维项目内各种制度、规定、办法的泛称。
3.6 记录：指综合代维项目内对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。

4. 职责权限
4.1 总部综合管理部负责公司级制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
4.2 各综合代维项目部负责本项目内相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
4.3 总部综合管理部负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各项目部文件资料管理情况进行监督检查。
4.4 各综合代维项目部负责以本项目部名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。

5. 工作文档管理内容
5.1 文件资料的编写格式
5.1.1 文件资料的用纸标准：
各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则：
5.1.2.1
根据文件内容的编排划分章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。
5.1.2.2
“章”应左起书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。
5.1.2.3
“条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4.1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。
5.1.2.4
“章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写。
5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。
l 文件资料标题一般采用一号宋体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字。
l 纵向行文排版时，A4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、 右边距为26mm ,上下行跨为1.15倍行跨；
l 横向行文排版时，A4型纸页边距分别为 上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm,上下行跨为1.15倍行跨；
5.1.4 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。

5.2 文件资料的撰写格式及内容
5.2.1 格式及内容：
一般由目的、适用范围、职责权限、文件内容等内容构成。根据不同文件的需要不同，可灵活使用。
5.2.2 公文格式及内容：

l 一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关等部分组成。
l 发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
l 一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。
l 成文日期，以领导签发日期为准，联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。
l 应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。
5.2.3 规章制度格式及内容：
规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行标准等组成内容。

5.3 文件资料的拟写要求：
5.3.1 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。若提出新的政策规定，要切实可行、并加以说明。
5.3.2 情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。
5.3.3 用词用字准确，人名、地名、数字、引文规范。文内若使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。引用公文应当先引用标题，后引用发文字号，日期应当写具体的年月日。
5.3.4 须使用国家法定计量单位。
5.3.5 文件资料中的数字，除词、词组、惯用词，以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5.4 文件资料的审批程序
5.4.1 公司级/部门级文件审批要求。
总部综合管理部根据职责权限起草的公司级/部门级文件，应遵守上海贝尔“ASB规章、流程与体系文件管理规定”中的相关要求。
5.4.2 各综合代维项目部根据职责权限起草本项目部相关公文，经分公司领导审核，主管领导批准后，由各项目部加盖本项目部印章并印发。

5.5 文件和资料的修改
文件和资料发放使用后，如需更改，由原文件编写单位更新相关文档，并注明文件版本号、发布日期等信息，报审批人审核批准，原发文单位将更新后文件或资料重新发送给相关人员。

文件结束
End of Document
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版本
ED
1
发布时间
Release Date

密级
Level
无/None
文件编号
Document Number

6/6