连锁企业经营管理手册.doc

经营管理手册第一章 组织机构一、 配送中心的组织结构 二、 分店的组织结构 第二章 基本原则一、 配送中心的运作方式配送中心和各分店之间实行购销分离、一级管理、管理优化、规模效益。配送中心对各分店行使经营管理和财务管理的直接指挥权，各分店在配送中心的统一管理下按规定实行统一价格，统一营销策划，统一促销，统一商品布局。二、 商品采购的方式1. 凡纳入配送中心的商品，各分店无权独立进货。2. 主力商品，配送中心有库存，配送中心产生主力订单。3. 合力商品，配送中心无库存，配送直接产生合力订单。4. 各分店与供货方不发生业务关系，只按订单（及供货方送货单）验收供货方的商品。5. 纳入配送中心管理的联营商品由配送中心统一签订协议，统一扣率，统一售价，统一结算。三、 价格管理制度对于统一进货的商品由配送中心统一制定零售价，统一变价，统一折扣。四、 分店与配送中心的分工及其互相关系1. 配送中心对各分店行使经营管理和财务管理的直接指挥权。2. 配送中心可根据分店的要货单及时配送。3. 分店要货，配送中心无库存时，配送中心要积极组织，如分店要货，配送中心没有，不允许分店自行进货。4. 供货方直送分店的商品退换货由配送中心协调分店完毕，主力商品通过返仓单进行退货解决。5. 结算由配送中心统一完毕。五、 管理系统的综合优化1. 实行进销分离，严格控制分店的进货权，减少分店的管理人员。2. 实行统一结算，分店不负责与供货方的结算。3. 扩大进货批量，减少进货成本，控制进货风险。4. 统一管理库存，减少资金占用。5. 依托信息系统，实行规范管理。第三章 业务流程连锁统一经营经代销商品流转模式根据连锁经营的特性，经代销商品在整个系统中以下面一种形式完毕它的闭环循环。配送中心采购员经与供货方联系，引进新商品或补入老商品。采购员与供货方签订订单，拟定商品进价。供货方凭订单和送货单进货，主力商品送到仓库，由保管员收货；合力商品送到分店，经收货员验货，由柜组接货。仓库商品经配货拔到分店柜组。柜组商品可发生销售，由配送中心统一汇总，生成销售成本，通过结算的方式回到供货方。这时配送中心产生毛利。下面将具体阐述进销存各环节具体操作方法。1. 主力商品即集中采购、统一进货，商品验收入库后统一配送至门店的商品。1. 提供相关证件；2填写“客户管理表”； 供货商 退货单 相关证件 1审查供货商相关证件；准 2审查“客户管理表”；入 3录入“客户管理表”，建立供货商档案。签 1洽谈协议条款；约 2填写“商品进货登记表”，拟定商品供货明细。 客户管理表 业务部 相关证件 客户管理表 商品进货登记表1 审核协议并签章；2 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；5商品抽样质量检查；6确认“客户管理表”；7录入、确认“商品进货登记表”；8录入、确认协议； 协议厂商送货 商品管理中心 协议 商品进货登记表 1 机制“订货单”；2 凭“订货单”向供货商提出订货。业务部 1、 依据“订货单”点数验货；2、 在“订货单”上据实填写实收数量；3、 打印“商品验收单”；4、 商品入库、保管、配送。 配送中心商品验收单 配货单 返仓单1、 接货、验货；2、 商品陈列。 门 店1、 自选商品；2、 统一收银。 POS小票 顾 客1、统一结算。 财务部2合力商品： 即由于商品保质期、供货周期短等因素，不宜于统一配货，委托 供货商直接供货至门店的商品。1. 提供相关证件；2填写“客户管理表”； 供货商 退货单 相关证件 1审查供货商相关证件；准 2审查“客户管理表”；入 3录入“客户管理表”，建立供货商档案。签 1洽谈协议条款；约 2填写“商品进货登记表”，拟定商品供货明细。 客户管理表 业务部 相关证件 客户管理表 商品进货登记表3 审核协议并签章；4 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；5商品抽样质量检查；6确认“客户管理表”；7录入、确认“商品进货登记表”；8录入、确认协议； 协议厂商送货 商品管理中心 协议 商品进货登记表 3 机制“订货单”；4 凭“订货单”向供货商提出订货。业务部 5、 依据“订货单”点数验货；6、 在“订货单”上据实填写实收数量；7、 打印“商品验收单”；8、 商品陈列。 门 店商品验收单 3、 自选商品；4、 统一收银。 POS小票 顾 客1、统一结算。 财务部 第一部分：新品进店一 进店流程 1、新户新品1. 提供相关证件一式两份；2填写“客户管理表”一式两联； 供货商 1审查供货商相关证件；准 2审查“客户管理表”；入 3录入“客户管理表”，建立供货商档案。 1洽谈协议条款，填写协议一式四份；签 2填写“商品进货登记表”一式两联，拟定商品 供货明细；约 3自留供货商相关证件一份；“客户管理表”一 联，其余单据转至商管课。 相关证件 客户管理表 业务部 相关证件 客户管理表 商品进货登记表 协议5 审核协议并签章；6 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；5商品抽样质量检查；6确认“客户管理表”；7录入、确认“商品进货登记表”；8录入、确认协议；9自留供货商相关证件、协议各一份；“客户管理表”、 “商品进货登记表”各一联，其余单据分送至各部门： (1) .财务部：协议一份； (2）.业务部：协议两份；“商品进货登记表”一联。 协议订货单 商品管理中心 协议 商品进货登记表 1 机制“订货单”一式两联；2 自留协议一份；“商品进货登记表”、“订货单”各一联，将另一份协议和一联“订货单”转供货商;3 供货商凭“订货单”供货。 业务部 2旧户新品1、提供相关证件一式两份。 供货商 准 1、审查供货商相关证件。入 1洽谈协议条款，填写协议一式四份；签 2填写“商品进货登记表”一式两联，拟定商品 供货明细；约 3自留供货商相关证件一份，其余单据转至商品 管理中心。 相关证件 业务部 相关证件 商品进货登记表 协议1 审核协议并签章；2 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；3 商品抽样质量检查；4 录入、确认“商品进货登记表”；7录入、确认协议；8自留供货商相关证件、协议各一份；“商品进货登记表”一联，其余单据分送至各部门： (1) .财务部：协议一份； (2）.业务部：协议两份；“商品进货登记表”一联。 协议订货单 商品管理中心 协议 商品进货登记表 1 机制“订货单”一式两联；2 自留协议一份；“商品进货登记表”、“订货单”各一联，将另一份协议和一联“订货单”转供货商；3 供货商凭“订货单”供货。 业务部 二票据 业 务 1 客户管理表 （一式两联） 商 管 业 务 2商品进货登记表 （一式两联） 商 管 业 务 3 合 同 商 管 （一式四份） 财 务 供 货 商 业 务 4 订 货 单 （一式两联） 仓储/门店 三说明：1 供货商提供的相关证件涉及：营业执照、法人委托书、生产许可证、代理授权书、专业认证标志证书、名优品质标志证书、卫生许可证、卫生检疫许可证、税务登记证、商标注册证、进口商品检查证明、海关卫生检疫证明、进口商品密码破译方法、省市质检报告及产品生产所依标准（代码、编号、名称）、商品质量保证书一份；2 物价质检员在供货商准入时即对新品进行抽样质量检查，并在商品进 货登记表上签字；3业务部机制订货单含税进价时，保存两位小数；4商管课对商品编码、商品定价实行复核的原则；5商管课维护商品信息、物价、协议时，实行录入人、确认人分离的原则；6“订货单”应按供货商分库制单。第二部分：旧品补货1 填写“要货单”；2 转单至门店/仓储。一 补货流程 门店营业组/仓库 要货单 1审核“要货单”、店长签字；2录入“要货单”；3转单至配送组（传真或网络传输）。 门 店/仓储 配 送 组1、根据“要货单”生成“订货单”。 1 机制“订货单”并加盖部门专用章；2 凭“订货单”向供货商提出订货。业 务 部 二票据： 门店营业组/库房 要 货 单 （一式两联） 门店/仓储 三说明：1“要货单”应按门店营业组或分库制单，并区分主力/合力商品；2“要货单”、“订货单”上商品的数量原则上应当是包装含量的整数倍。3自动订单成为完毕补货的最重要的手段。 第三部分：商品购进一 购进流程 1主力商品配 送 组供 货 商 自提 厂商送货 1 根据“订货单”点数验货；2 在“订货单”上据实填写实收数量、签字；3 机制“商品验收单”， 并在其供货商联加盖“货已收讫”章；4 分单至各部门；5 商品存放； 订货单 仓 储 2合力商品1、凭“订货单”备货、送货至门店。供货商1 认真核对“要货单”、“订货单”；2 根据“订货单”点数验货；3 在“订货单”上据实填写实数数量，签字；4 机制“商品验收单”，并在其供货商联加盖“货已收讫”章；5 分单至各部门；6 商品陈列。 厂商送货门 店二 票据： 财 务 商品验收单 仓储/门店 （一式四联） 业 务 供货商 三说明： 1业务部、仓储、门店分别将“订货单”与“商品验收单”捏对存档； 2录入、确认“商品验收单”，实行录入人、确认人分离的原则。第四部分：商品配货 一、 配货流程1 填写“要货单”；2 转单至门店。门店营业组 要货单1 审核“要货单”，店长签字；2 录入“要货单”；3 转单至配送组（传真或网络传输）。门 店 1 根据“要货单”机制“配货单”。2 按“配货单”备货；3 货、单同行配送至门店。配送组 配货单1根据“配货单”接货、验货；2据实填写实收数量；3上网做配货接货。门 店 二票据： 财 务 仓 储 配 货 单 门 店 （一式四联） 配 送 第五部分：商品返仓 一返仓流程门店营业组1填写“滞销商品报批单”。 滞销商品报批单1审核“滞销商品报批单”；2店长签字后逐级报批；3转单至配送组。门 店 1做返仓收货计划；2告知门店收货日期。配 送 组 1 依据“滞销商品报批单”按期将商品下架、封存；2 根据商品下架实数机制“返仓单”。门 店 返仓单 1 按期到门店收货；2 货、单一并送至仓储；3返仓接货；4分单至各部门。配 送 组 二票据： 门 店 1滞销商品报批单 （一式两联） 配 送 财 务 2 返 仓 单 仓 储 （一式四联） 门 店 配 送 三说明： 1“滞销商品报批单”逐级报批程序： 店长 部门经理 主管付总； 2门店、配送课分别将“滞销商品报批单”与“返仓单”捏对存档。第六部分：商品退货一. 退货流程 1仓储退货仓储1整理待退商品；2填写“滞销商品报批单”；3课长签字后逐级报批；4转单至业务部。 滞销商品报批单业务部1与供货商协调；2依据“滞销商品报批单”机制“退货单”；3分单至各部门。 退货单1照单备货；2发货。仓储 供货商1 收货；2“退货单”签章或传真告知业务部。 2门店退货：1） 主力商品 执行返仓流程 执行仓储退货流程2）合力商品1填写“滞销商品报批单”。门店营业组 滞销商品报批单1 审核“滞销商品报批单”；2 店长签字后逐级报批；3 转单至业务部，由业务部与供货商协调并拟定退货日；4 按期将待退商品下架、封存；5 根据商品下架实数机制“退货单”；6 分单至各部门。门 店 退货单1按期到门店收货。供货商 二票据： 仓储/门店 1 滞销商品报批单 （一式两联） 业 务 财 务 2退 货 单 仓储/门店 （一式四联） 业 务 供货商 三说明： 1仓储课/门店、业务部分别将“滞销商品报批单”与“退货单”捏对存档； 2“滞销商品报批单”审批程序： 仓储主管/门店店长 配送中心经理/门店管理部经理 主管付总。 第七部分：清退 一清退流程1 填写“滞销商品报批单”；2 经理审核。业 务 部 滞销商品报批单 门店管理部1经理签字。1、 门店主管副总签字；2、 业务主管副总签字。办 公 室核 算 课1核对债权债务；2课长签字。1与供货商协调；2办理退货；3告知商管课办理清退。业 务 部 二票据： 业 务 滞销商品报批单 （一式两联） 商 管三说明： 1退货程序： 清退商品所有存放于各门店，执行门店退货业务程序； 清退商品所有存放于库房，执行仓储退货业务程序； 清退商品部分存放于各门店、部分存放于库房，先执行商品返仓业务程序，再执行商品仓储退货业务程序。 2供货商信息解决： 由商管课上网进行供货商信息解决，清退某一品牌或清户。 第八部分：调价一 调价流程：1常规调售价1物价员填写“调价单”；2主管审核；3经理签字；4总经理签批；5录入、下发变价信息；6分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调价单”更换价签。 门 店 2供货商调售价1提出调价申请。 供货商 业务部1 填写“调价申请表”；2 经理审核；3 主管付总签字；4 转单至商管课。 调价申请表1 物价员根据“调价申请表”填写“调价单”；2 主管审核；3 经理签字；4 总经理签批；5 录入、下发变价信息；6 分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调价单”更换价签。门 店 3.促销调售价1 填写“调价申请表”；2 主管审核；3 经理签字；4 主管付总签字；5 转单至商管课。 促销部门 调价申请表1物价员根据“调价申请表”填写“调价单”；2主管审核；3经理签字；4总经理签批；5录入、下发变价信息；6分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调价单”更换价签或明示。 门 店 4供货商调进价1提出调进价建议。 供货商 业务部5 填写“调进价申请表”；6 经理审核；7 主管付总签字；8 转单至商管课。 调进价申请表7 物价员根据“调进价申请表”填写“调进价单”；8 主管审核；9 经理签字；10 总经理签批；11 录入、下发变进价信息；12 分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调进价单”财务做帐。财务二、